Il 2022 sarà all'insegna della SESSIONE PLENARIA

Allora, cos'è una sessione plenaria?

Per prima cosa, che cos'è esattamente una sessione plenaria?

Significato della sessione plenaria

Una sessione plenaria è definita come: "una riunione in cui tutti i membri di un'organizzazione (come un organo legislativo) o tutti i membri di una particolare commissione o sezione della stessa possono riunirsi e svolgere le proprie attività".

Cosa significa esattamente? Significa che tutti si riuniscono e possono comunicare contemporaneamente, praticamente quello che oggi chiameremmo una teleconferenza. Quello che prima conoscevamo come teleconferenza era quello che potevamo fare, ma poi la tecnologia si è evoluta e ora possiamo effettivamente videochattare e collaborare con ancora più persone!

Ma che dire di quei fastidiosi fusi orari?

Come fare in modo che tutti possano partecipare contemporaneamente? È qui che le sessioni plenarie si rivelano estremamente utili, poiché rendono molto più facile la partecipazione di più membri provenienti da diverse parti del mondo (si pensi a luoghi lontani come l'Australia o l'Europa). Come si dovrebbe procedere? Beh, ci sono due componenti principali:

1. Logistica:

La prima cosa da fare è decidere quale sarà lo scopo di questa sessione plenaria. Da quello che possiamo capire, sembra piuttosto semplice: se il tuo obiettivo è quello di riunire tutti i membri del team provenienti da tutto il mondo in un'unica stanza in modo che possano interagire e collaborare tra loro tramite chat video, allora è proprio quello che ci vuole!

2. Comunicazione:

Se si tratta semplicemente di una conversazione telefonica o via e-mail, anche questo metodo funzionerà, ma cosa succede se l'argomento richiede che le persone parlino ad alta voce e alzino la mano? In tal caso, sarà necessario disporre di un'attrezzatura audiovisiva (ad esempio, un software che colleghi ciò che si dice con ciò che dice un'altra persona attraverso il microfono).

Sessioni plenarie delle sorelle

Esistono diversi tipi di riunioni online simili alle sessioni plenarie. Tra queste figurano le assemblee pubbliche, le riunioni generali, le riunioni di sincronizzazione dei team e qualsiasi altro formato di riunione dell'intero team o dell'azienda.

Sessioni plenarie: vantaggi

Allora, che cosa sono le sessioni plenarie e perché dovrebbero interessarmi? Ecco cosa abbiamo da dire al riguardo:

1. Efficacia in termini di costi:

In primo luogo, sarà molto più economico che far arrivare tutti in aereo e sistemarli in un hotel solo per poche ore di collaborazione!

2. Produttività:

Le sessioni plenarie consentono di riunire persone provenienti da team o reparti diversi affinché possano collaborare al raggiungimento degli stessi obiettivi. Ciò significa che il lavoro procede molto più rapidamente in ogni area, poiché non vi sono ostacoli causati dal fatto che diversi team lavorano contemporaneamente su obiettivi diversi: un team completa ciò che deve fare e poi passa al compito successivo, mentre l'altro lavora al proprio durante quel tempo.

3. Efficienza:

Potrebbe sembrare un po' strano, ma le sessioni plenarie consentono effettivamente di essere più produttivi perché non si perde tempo! In altre parole, ciò significa che le persone non si allontanano per conto proprio e non si perdono nel processo.

4. Collaborazione:

Una sessione plenaria consente alle persone di diversi team di collaborare tra loro anche se normalmente non lavorano insieme. Ciò che questo comporta per la vostra azienda è che tutti possono mettere in campo ciò che sanno fare meglio (le loro conoscenze, competenze ed esperienze), conferendo al vostro progetto un potenziale molto maggiore di quello che un singolo individuo potrebbe realizzare da solo!

Questo tipo di sessioni sono perfette per eventi dal vivo e digitali. Il vantaggio principale di questo tipo di sessioni è che favoriscono la comunicazione tra partecipanti, relatori e sponsor, generando un maggior numero di post sui blog, tweet e buzz, ovvero quello che noi chiamiamo engagement.

Come posso organizzare una sessione plenaria di successo?

Come garantire che la sessione plenaria sia coinvolgente, formativa e interessante? Come garantire che tutti i partecipanti alla sessione plenaria traggano beneficio dall'incontro? Ecco i nostri consigli preferiti!

– Rendilo educativo

– Concentra la tua sessione su un unico obiettivo o argomento

– Assicurati che ciò che dici sia effettivamente ascoltato da tutti, in modo che possano apprendere ciò che viene presentato.

– Prevedete un momento strutturato per domande e risposte.

– Assicurati che quello che dici sia quello che loro ascoltano

– Organizza un'attività divertente o creativa, come una giornata di volontariato aziendale (questo rafforza davvero lo spirito di squadra).

– Rendere la sessione plenaria interattiva e aprirla periodicamente alle domande.

– Siate preparati! Non improvvisate, preparate tutte le vostre risorse in anticipo in modo da poterle consultare facilmente in caso di necessità.

– Divertiti! Se quello che stai facendo non è coinvolgente, le persone perderanno rapidamente interesse. Assicurati quindi che la tua presentazione non sia solo istruttiva, ma anche divertente. Potresti ad esempio utilizzare storie di altre persone, esempi di cosa funziona e cosa non funziona, o anche video di altri progetti o presentazioni stimolanti.

Cosa NON fare durante una sessione plenaria?

Quando si ospita o si partecipa a una sessione plenaria, è opportuno evitare di compiere le seguenti azioni.

– Non divagare

– Non rendere troppo complicato ciò che dici

– Non divagare né insistere su ciò che è stato presentato: lascia che le persone riflettano per un momento su ciò che hanno appreso prima di passare ad altro.

– Non lasciarti coinvolgere da ciò che fanno gli altri e dal motivo per cui potrebbero non partecipare nel modo in cui vorresti. Se ciò che dici non viene ascoltato è perché non è rilevante per loro, quindi cambia argomento. Ci sono altri modi per comunicare ciò che deve essere detto oltre al semplice parlare ad alta voce. Sii creativo!

– Infine, non interrompere le persone quando fai domande o hai conversazioni informative con loro. Se quello che stai dicendo non è quello che vogliono sentire, non hanno motivo di parlarti, quindi lascia che finiscano di dire quello che hanno da dire prima di intervenire con le tue osservazioni.

Le sessioni plenarie non sono utilizzate da tutte le organizzazioni o aziende, quindi cosa significa questo?

Non tutte le organizzazioni sentono la necessità di organizzare sessioni plenarie, ma se la tua azienda ha bisogno di un'attività di team building davvero efficace, questo potrebbe essere uno dei migliori eventi che potresti scegliere! È ottimo per riunire persone che normalmente non avrebbero l'opportunità di lavorare insieme, il che significa che tutti i membri del tuo team saranno in grado di lavorare al meglio quando si tratterà di affrontare grandi progetti. Inoltre, offre un valore aggiunto ai partecipanti perché potranno incontrare nuove persone, stringere rapporti con persone che potrebbero diventare futuri partner o clienti, e ciò di cui ogni azienda ha bisogno è più contenuto! Quindi, in realtà, quello che state facendo è generare una grande quantità di contenuti multimediali che porteranno nuovi contatti, clienti e ricavi: quale modo migliore per generare valore per la vostra azienda?

Cosa significa questo per la mia sessione plenaria?

Ciò significa che se quello che state cercando è un evento in cui tutti possano apprendere cosa succede all'interno della propria organizzazione, perché ciò di cui si discute durante queste sessioni non esce dalla sala riunioni.

Che cos'è un podcast della sessione plenaria?

Ma cosa significa esattamente (nel contesto aziendale)? Beh, è piuttosto semplice: qualsiasi attrezzatura necessaria per garantire che tutti possano vedersi e ascoltarsi a vicenda per comunicare in modo efficace.

Ma cosa succede quando le persone non utilizzano le proprie apparecchiature, ma condividono invece un unico set di dispositivi? Sì, anche questo accade! E sebbene possa essere considerato meno preferibile rispetto alla comunicazione tramite i propri dispositivi (in modo che ciò che dicono non sia influenzato da ciò che dicono gli altri), tenete presente che questo sistema funziona ottimamente quando non c'è abbastanza tempo prima della sessione plenaria per consentire alle persone di configurare le proprie apparecchiature.

Considerazioni finali sulle sessioni plenarie

Quindi, ora sapete cos'è una sessione plenaria: fantastico! Sapete anche a cosa servono le sessioni plenarie e come sono in generale: ottimo! E quale modo migliore per concludere il nostro post sul blog se non con ciò che le sessioni plenarie possono offrire alla vostra azienda.

Le sessioni plenarie consentono di essere molto più produttivi, poiché consentono di passare da un argomento all'altro molto più rapidamente (poiché non si perde tempo quando ognuno lavora sui propri obiettivi). Consentono di collaborare con altre persone con cui non si lavora sempre insieme, il che a sua volta crea un potenziale molto maggiore in ciò che si sta facendo. Inoltre, le sessioni plenarie creano un ambiente più coinvolgente perché le personalità competenti, qualificate ed esperte di tutti vengono coinvolte, il che fa sentire tutti importanti e apprezzati. Infine, ma non meno importante, ciò che rende le sessioni plenarie così eccezionali è ciò che possono apportare alla vostra attività.