La incorporación de nuevos empleados es esencial para cualquier empresa. Puede ser la diferencia entre un empleado productivo y feliz y otro que se sienta perdido y frustrado. El objetivo principal del proceso de incorporación de un empleado es conseguir que el nuevo empleado se ponga al día lo antes posible, al tiempo que se asimila a la cultura de la empresa.
Los empleados que se sienten bien incorporados están 18 veces más comprometidos, generando más productividad. Cuando se trata de la incorporación de un empleado, la cifra de oro del coste ronda los 4.125 dólares. Pero, ¿merece la pena? Por supuesto. Las organizaciones que tienen sistemas de incorporación de empleados racionalizados obtienen un 250% más de crecimiento de los ingresos, con un 190% adicional de los beneficios de las organizaciones que no tienen sistemas de incorporación de empleados mal desarrollados.
Crear una buena experiencia de incorporación requiere tiempo y esfuerzo, pero al final merece la pena. Hay muchas formas de crear una experiencia de incorporación eficaz, pero estos consejos te ayudarán a empezar.
Cómo hacer más eficaz la incorporación de empleados
El primer paso que hay que dar para crear una gran experiencia de incorporación de empleados es hacer que el proceso sea lo más eficiente posible. Esto puede implicar establecer sistemas y procesos que ayuden a los nuevos empleados a encontrar fácilmente la información que necesitan y a aclimatarse a sus funciones.
1. Planifica con antelación.
Es importante invertir tiempo y esfuerzo en desarrollar un proceso de incorporación bien diseñado que satisfaga las necesidades específicas de tu empresa y tus empleados. Esto puede incluir decidir cómo se formará a los empleados, cómo se les proporcionará feedback o cómo colaborarán los distintos equipos durante este proceso. Utilizar un sistema ATS puede ayudar mucho a agilizar los procedimientos de contratación e incorporación, haciendo que todo el proceso sea más eficaz y organizado.
Si tu organización tiene actualmente un proceso de incorporación, relaciónalo con el nuevo plan. No tienes que descartarlo todo. Busca activamente la opinión de los empleados actuales sobre el proceso de incorporación, y utiliza esa información para perfeccionarlo. Los verdaderos procesos de incorporación no tienen fin, sólo se mejoran con el tiempo y evolucionan con la organización y sus necesidades. Pero no busques la perfección. Planifica, construye un proceso, envíalo y luego utiliza los comentarios para mejorar tu proceso con el tiempo.
Para enviar un proceso lo suficientemente bueno, céntrate en conseguir que unos cuantos nuevos contratados prueben la primera versión de tu proceso. Amplíalo con los comentarios, que son un elemento clave de cualquier proceso de incorporación sólido. Podrás reducir el tiempo dedicado a reuniones y otros aspectos del onboarding que consumen demasiado tiempo y conseguir más tiempo para construir una buena relación con el nuevo empleado mediante actividades sociales como juegos.
2. Utiliza la tecnología con prudencia.
Hay una gran variedad de herramientas y tecnologías que pueden utilizarse para apoyar la incorporación de los empleados, como sistemas de gestión del aprendizaje como tl;dv para crear bases de conocimientos en vídeo, herramientas de comunicación como Slack, y herramientas de gestión de proyectos como Trello o plataformas de videoconferencia como Zoom y Google Meet.
Podrías utilizar un software completo de gestión de RRHH como Zoho, Zavvy o Monday para racionalizar todo el desarrollo de los empleados, supervisar los progresos y establecer lo que hay que hacer para alcanzar los objetivos de la organización. Del mismo modo, los sistemas de gestión del rendimiento como Primalogik ayudan con el compromiso y la motivación de los empleados. Te permite obtener un feedback de 360 grados para conocer los puntos fuertes y débiles del empleado y le ayuda a establecer objetivos alineados con la organización. Es importante elegir la tecnología adecuada a tus necesidades y asegurarte de que los empleados tienen los conocimientos necesarios para utilizarla con eficacia.
Una de las frustraciones del onboarding es que los miembros del equipo tengan que grabar sesiones o tengan que estar en sesiones en directo para poner al día a los nuevos empleados sobre valores, estrategias y herramientas fundamentales de la empresa. Los gestores implicados en el onboarding del nuevo empleado pueden grabar tanto vídeos estándar como personalizados, en función de los vídeos que se hagan y de los empleados para los que se cree el material. Añadir material preelaborado a tu proceso es una de las mejores formas de automatizar la incorporación, hacer más cosas y obtener todas las ventajas de un proceso de incorporación racionalizado.
Una vez realizados los contenidos de vídeo, pueden servir a todos los nuevos empleados durante años, ahorrando tiempo y dando a los distintos responsables tiempo para centrarse en asuntos más urgentes de la empresa. Ahorrar tiempo está muy bien, pero sólo se puede capturar suficiente material en una única sesión de incorporación. Con vídeos, centros de conocimiento y mucho más, puedes dar a tus nuevos empleados la oportunidad de desarrollarse constantemente a medida que crecen en la organización.
La etapa final de cualquier sistema de incorporación es escalarlo. Un objetivo destacado de cualquier proceso de incorporación es que sea capaz de servir a empleados de distintos socios con distintas necesidades. Hasta que esto no se consiga, la ampliación será un problema. Y en esencia, tu organización no crecerá tanto como podría sin un proceso de incorporación racionalizado.
3. Evalúa y ajusta según sea necesario.
Una vez que hayas puesto en marcha tu proceso de incorporación de empleados, es importante evaluar cómo va y hacer los ajustes necesarios.
Esto puede incluir la recogida de opiniones de los empleados o directivos, o la introducción de cambios en la estructura o el contenido del proceso de incorporación. El feedback es una parte crucial de cualquier proceso de incorporación. Si quieres tener éxito con tu incorporación, tómate en serio las opiniones. Realiza encuestas de opinión tanto a los antiguos empleados como a los nuevos.
Aprende qué aspectos del onboarding les gustan y cuáles no. Con el tiempo y mucha retroalimentación, puedes acercarte a un sistema que funcione por sí solo. Una forma fácil de hacerlo es utilizar la retroalimentación para comprender las cosas que tienen que repetirse en cualquier proceso de incorporación.
Haz vídeos con tl;dv, crea documentación para ellos y automatiza el proceso para que los nuevos empleados aprendan por su cuenta. Un ejemplo es el manual de GitLab, que describe con todo detalle cómo funciona la empresa y cómo se espera que los empleados realicen sus tareas a diario.
4. Recuerda que la incorporación es un viaje, no un destino.
La incorporación es un proceso continuo que debe continuar durante el primer año de empleo y más allá. La incorporación de los empleados es la oportunidad perfecta para comprometerse con los nuevos empleados y ayudarles a sentirse parte del equipo.
Intenta crear oportunidades para la socialización y la creación de redes, y proporciónales apoyo si se sienten abrumados. Si te centras en las necesidades de tus empleados y evolucionas con sus necesidades y prioridades cambiantes, puedes crear una experiencia de incorporación eficaz que favorezca el éxito a largo plazo.
5. Sé creativo.
La incorporación no tiene por qué ser aburrida. Sé creativo y piensa con originalidad para encontrar formas nuevas e innovadoras de implicar a tus empleados. Prueba a utilizar la gamificación, las redes sociales o incluso la realidad virtual para animar las cosas y hacer que el proceso de incorporación sea más divertido.
6. Mantente organizado.
Mantener organizado el proceso de incorporación es clave para crear una experiencia satisfactoria tanto para los nuevos empleados como para los directivos. Esto puede incluir el uso de herramientas de flujo de trabajo o la programación de reuniones periódicas con todas las partes implicadas en el proceso. Con las herramientas y la organización adecuadas, puedes crear una gran experiencia de incorporación que prepare a tus empleados para el éxito desde el primer día.
7. Hazlo sencillo.
Cuando se trata de la incorporación de un empleado, menos es más. Intenta centrarte en la información y los procedimientos esenciales que deben conocer los nuevos empleados, y evita abrumarlos con demasiada información de golpe. Con tl;dv, puedes educar completamente a todos los nuevos empleados sin tener que organizar una incorporación que quite todo el tiempo a los empleados clave cada vez que tengas una nueva contratación. Siempre puedes añadir nuevos contenidos a tu tablero tl;dv para reflejar las nuevas políticas, estrategias y valores de la empresa. Manteniendo las cosas sencillas, puedes ayudar a los empleados a asimilarse a sus nuevas funciones con mayor rapidez y eficacia.
8. ¡Diviértete!
Por último, pero no por ello menos importante, ¡no olvides divertirte con el proceso de incorporación de tus empleados! Es una gran oportunidad para conocer a tus nuevos empleados y ayudarles a sentirse parte del equipo. Utiliza este tiempo para construir relaciones y crear recuerdos que durarán mucho después de que el proceso de incorporación haya terminado.
Algunas otras estrategias para mejorar tu proceso de incorporación de empleados incluyen:
- Realiza comprobaciones periódicas con jefes y compañeros para darles tu opinión y responder a cualquier pregunta.
- Crear expectativas claras sobre el tiempo que tardará el empleado en aprender todas las habilidades necesarias, para que se sienta apoyado durante todo el proceso.
- Ofrecer programas de tutoría o entrenamiento que emparejen a los nuevos empleados con miembros experimentados del equipo que puedan orientarles y responder a sus preguntas.
En general, la clave para crear una experiencia de incorporación de empleados eficaz es ser proactivo a la hora de abordar cualquier posible reto y dar a los nuevos empleados el apoyo que necesitan para tener éxito. Centrándote en la eficacia y manteniendo un entorno positivo y de apoyo, puedes ayudar a tus nuevos empleados a sentirse cómodos y seguros en sus funciones desde el primer día.
Cómo asimilar a los nuevos empleados a la cultura de la empresa
Además de poner al día a los nuevos empleados sobre sus funciones, también es importante asimilarlos a la cultura de la empresa. Esto puede suponer un reto, sobre todo si la cultura de la empresa es muy diferente a la que están acostumbrados.
Sin embargo, hay algunas estrategias que puedes utilizar para que la transición sea más suave:
- Comunica claramente los valores de la empresa y cómo deben reflejarse en el trabajo diario.
- Anima a los nuevos empleados a participar en actividades y eventos sociales, como copas después del trabajo o salidas para fomentar el espíritu de equipo.
- Ayúdales a conectar con otros empleados presentándoles a personas con intereses similares.
- Fomenta la comunicación abierta y los comentarios, para que los nuevos empleados se sientan cómodos haciendo preguntas y compartiendo sus ideas.
Dedicar tiempo a asimilar a los nuevos empleados a la cultura de la empresa es esencial para crear una gran experiencia de incorporación. Ayudándoles a comprender los valores de la empresa y cómo encajan en el lugar de trabajo, puedes hacer que sientan que pertenecen a ella desde el primer día.
Crear una gran experiencia de incorporación requiere tiempo y esfuerzo, ¡pero merece la pena!
Asegurarte de que tus empleados tienen una gran experiencia de incorporación no ocurre de la noche a la mañana. Se necesita tiempo y esfuerzo para crear un proceso eficiente y garantizar que los nuevos empleados se asimilan adecuadamente a la cultura de la empresa. Sin embargo, la inversión merece la pena. Los empleados que se sienten apoyados y valorados durante el proceso de incorporación tienen más probabilidades de permanecer en la empresa y ser empleados productivos y felices. Así que, si quieres crear una gran experiencia de incorporación de empleados, estos consejos te ayudarán a empezar.
Cómo mejorar la incorporación virtual
Si quieres mejorar la incorporación de nuevos empleados a tu empresa, una estrategia que puedes considerar es utilizar herramientas virtuales. La incorporación virtual de empleados puede ofrecer una serie de ventajas, como:
- Reducir el tiempo y el coste de la formación permitiendo el aprendizaje en línea es posible y ridículamente fácil con tl;dv.
- Ayudar a los empleados a aprender a su propio ritmo y acceder a la información en distintos formatos, como vídeo o contenido escrito. Una vez más, tl;dv es la herramienta más sencilla que existe para crear contenidos automatizados de incorporación de empleados a tu propio ritmo.
- Permitir que los jefes y colegas remote proporcionen orientación y comentarios de forma continua.
- Crear una experiencia coherente para todos los nuevos empleados, independientemente de su ubicación o función.
Para implantar eficazmente la incorporación de empleados virtuales, es importante planificar con antelación y crear directrices claras sobre cómo funcionará el proceso. Esto puede incluir decidir qué tecnologías se van a utilizar, cómo se espera que aprendan los empleados y cómo proporcionar retroalimentación y apoyo. Si dedicas tiempo a planificar, te asegurarás de que la experiencia de incorporación de tus empleados virtuales sea eficiente y eficaz.
Importancia de una buena experiencia de incorporación de empleados
La incorporación de empleados es el proceso de aclimatar a los nuevos empleados a sus funciones y responsabilidades dentro de una empresa. Es importante tener una buena experiencia de incorporación por varias razones:
1. Reducir las tasas de rotación
Los nuevos empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva tienen menos probabilidades de abandonar la empresa durante el primer año.
2. Aumentar la productividad
Los empleados que reciben una formación completa durante la incorporación tienen más probabilidades de ser productivos en sus puestos.
3. Mejorar el compromiso
Los empleados que se sienten valorados y apoyados durante el proceso de incorporación tienen más probabilidades de comprometerse con su trabajo.
4. Construir la moral
Una experiencia de incorporación positiva puede ayudar a levantar la moral de los nuevos empleados y mejorar su percepción de la empresa.
La incorporación es una parte esencial de cualquier empresa, pero a menudo se pasa por alto. Es importante recordar que la incorporación no consiste sólo en formar a los nuevos empleados, sino también en hacer que se sientan bienvenidos y parte del equipo. Si dedicas tiempo a crear una buena experiencia de incorporación, puedes preparar a tus empleados para el éxito desde el primer día.
Hay muchas formas de crear una experiencia de incorporación eficaz, como utilizar herramientas virtuales, proporcionar una formación completa y centrarse en el compromiso y la moral. Tanto si quieres mejorar un proceso de incorporación existente como crear uno desde cero, estos consejos te ayudarán a empezar.
¿Cuáles son las 4 C del Onboarding?
Un componente clave de la incorporación eficaz de los empleados son las 4 C: colaboración, comunicación, cultura y coherencia. Estos componentes son esenciales para ayudar a los nuevos empleados a aclimatarse a la empresa y a sus funciones dentro de ella, y deben integrarse en todas las fases del proceso de incorporación.
Colaboración
La colaboración se refiere a cómo se comparten la información y los recursos entre los miembros del equipo durante la incorporación. Esto puede incluir cosas como proporcionar directrices claras sobre cómo deben interactuar los nuevos empleados con sus colegas y utilizar herramientas o plataformas de colaboración para facilitar el intercambio de información.
Comunicación
La comunicación implica la eficacia con la que los nuevos empleados pueden recibir y enviar mensajes dentro de la empresa. Esto puede incluir la comunicación de las expectativas en torno a los horarios de trabajo o los objetivos de desarrollo profesional, así como asegurarse de que existe el apoyo y la retroalimentación adecuados para los nuevos empleados a medida que se adaptan a sus funciones.
Cultura
La cultura se refiere al grado en que la cultura de la empresa se refleja en la incorporación. Esto puede implicar cosas como familiarizar a los nuevos empleados con los valores y tradiciones de la empresa; ofrecer oportunidades para conectar con colegas de distintos departamentos, o ayudar a los nuevos empleados a comprender cómo sus funciones apoyan la misión general de la empresa.
Coherencia
La coherencia se refiere al grado de consistencia y estructuración de la incorporación en los distintos equipos y ubicaciones de la organización. Esto puede incluir cosas como mantener un programa de formación centralizado utilizando tl;dv, establecer directrices claras sobre cómo debe completarse la incorporación o utilizar plantillas estandarizadas para la documentación y los materiales. La coherencia es fundamental para crear la experiencia perfecta de incorporación de empleados, porque es difícil determinar en qué te equivocas y en qué aciertas si sigues cambiando el proceso sin realizar estudios en profundidad. Utilizando una herramienta como tl;dv, dispones de un sistema coherente, automatizado y que ayuda a los nuevos contratados a incorporarse a su propio ritmo. Esto significa que siempre puedes evaluar la eficiencia y eficacia de tu material actual examinando el material en tl;dv y los efectos en los nuevos contratados que utilizaron el material.
Si incorporas estas 4 C a tu proceso de incorporación de empleados, puedes asegurarte de que los recién contratados están bien apoyados y preparados para tener éxito en sus funciones desde el primer día. Pero eso puede llevar mucho tiempo si hay nuevas contrataciones cada cierto tiempo. Una forma mejor de incorporar las 4C a tu incorporación es automatizar la incorporación de empleados con tl;dv. Todo lo que tienes que hacer es tener vídeos pregrabados con tl;dv y tenerlos en un sistema de onboarding donde los nuevos contratados puedan repasar el contenido en su tiempo libre. tl;dv te permite dejar notas en marcas de tiempo clave para resaltar las partes más importantes de cada vídeo. Esto ha ayudado a reducir las horas de incorporación de las empresas.
Conclusión
La incorporación es un componente crítico del éxito de cualquier empresa, y es crucial que este proceso se realice de forma eficiente y eficaz. Algunos elementos clave de una experiencia de incorporación eficiente incluyen proporcionar una formación completa a través de una herramienta de automatización de la incorporación de empleados como tl;dv te ahorrará toneladas de horas, centrarte en la colaboración y la comunicación, y garantizar la coherencia entre los distintos equipos y ubicaciones.
