La incorporación de nuevos empleados es esencial para cualquier empresa. Puede ser la diferencia entre un empleado productivo y feliz y otro que se siente perdido y frustrado. El objetivo principal de un proceso de incorporación de empleados es conseguir que el nuevo empleado se ponga al día lo antes posible, al tiempo que se asimila a la cultura de la empresa.
Los empleados que se sienten bien incorporados están 18 veces más comprometidos y generan más productividad. Cuando se trata de la incorporación de empleados, la cifra de oro del coste ronda los 4.125 dólares. Pero, ¿merece la pena? No lo dudes. Las organizaciones que tienen sistemas de incorporación de empleados racionalizados obtienen un 250% más de crecimiento de los ingresos, con un 190% adicional de los beneficios de las organizaciones que no tienen sistemas de incorporación de empleados mal desarrollados.
Crear una buena experiencia de incorporación requiere tiempo y esfuerzo, pero al final merece la pena. Hay muchas formas de crear una experiencia de incorporación eficaz, pero estos consejos te ayudarán a empezar.
Cómo hacer más eficiente la incorporación de los empleados
El primer paso que hay que dar para crear una gran experiencia de incorporación de empleados es hacer que el proceso sea lo más eficiente posible. Esto puede implicar la creación de sistemas y procesos que ayuden a los nuevos empleados a encontrar fácilmente la información que necesitan y a aclimatarse a sus funciones.
1. Planifique con antelación.
Es importante invertir tiempo y esfuerzo en desarrollar un proceso de incorporación bien diseñado que satisfaga las necesidades específicas de su empresa y sus empleados. Esto puede incluir decidir cómo se formará a los empleados, cómo se proporcionará feedback o cómo colaborarán los diferentes equipos durante este proceso. La utilización de un sistema ATS puede ayudar en gran medida a agilizar los procedimientos de contratación e incorporación, haciendo que todo el proceso sea más eficiente y organizado.
Si su organización cuenta actualmente con un proceso de incorporación, póngalo en relación con el nuevo plan. No tiene que descartarlo todo. Busque activamente los comentarios de los empleados actuales sobre el proceso de incorporación, y utilice esa información para perfeccionar su proceso. Los verdaderos procesos de incorporación no tienen fin, sólo se mejoran con el tiempo y evolucionan con la organización y sus necesidades. Pero no busque la perfección. Planifique, construya un proceso, envíelo y luego utilice los comentarios para mejorar su proceso con el tiempo.
Para enviar un proceso lo suficientemente bueno, concéntrese en conseguir que algunos nuevos contratados prueben la primera versión de su proceso. A partir de ahí, se puede mejorar con los comentarios, que son un elemento clave de cualquier proceso de incorporación sólido. Podrá reducir el tiempo dedicado a las reuniones y otros aspectos del onboarding que consumen demasiado tiempo y obtener más tiempo para construir una buena relación con el nuevo empleado a través de actividades sociales como los juegos.
2. Utiliza la tecnología de forma inteligente.
Hay una gran variedad de herramientas y tecnologías que pueden utilizarse para apoyar la incorporación de los empleados, como sistemas de gestión del aprendizaje como tl;dv para crear bases de conocimientos en vídeo, herramientas de comunicación como Slack, y herramientas de gestión de proyectos como Trello o plataformas de videoconferencia como Zoom y Google Meet.
Podrías utilizar un software completo de gestión de RRHH como Zoho, Zavvy o Monday para racionalizar todo el desarrollo de los empleados, supervisar los progresos y establecer lo que hay que hacer para alcanzar los objetivos de la organización. Del mismo modo, los sistemas de gestión del rendimiento como Primalogik ayudan con el compromiso y la motivación de los empleados. Te permite obtener un feedback de 360 grados para conocer los puntos fuertes y débiles del empleado y le ayuda a establecer objetivos alineados con la organización. Es importante elegir la tecnología adecuada a tus necesidades y asegurarte de que los empleados tienen los conocimientos necesarios para utilizarla con eficacia.
Una de las frustraciones del onboarding es que los miembros del equipo tienen que grabar sesiones o tienen que estar en sesiones en directo para poner al día a los nuevos empleados sobre los valores, estrategias y herramientas fundamentales de la empresa. Los gerentes que participan en el onboarding del nuevo empleado pueden grabar tanto vídeos estándar como personalizados en función de los vídeos que se realicen y de los empleados para los que se cree el material. La incorporación de material preelaborado a su proceso es una de las mejores maneras de automatizar su incorporación, hacer más cosas y obtener todos los beneficios de un proceso de incorporación racionalizado.
Una vez realizados los contenidos de vídeo, pueden servir a todos los nuevos empleados durante años, ahorrando tiempo y dando a los distintos responsables tiempo para centrarse en asuntos más urgentes de la empresa. Ahorrar tiempo está muy bien, pero sólo se puede capturar suficiente material en una sola sesión de onboarding. Con los vídeos, los centros de conocimiento, etc., puede dar a sus nuevos empleados la oportunidad de desarrollarse constantemente a medida que crecen en la organización.
La etapa final de cualquier sistema de incorporación es su ampliación. Un objetivo destacado de cualquier proceso de incorporación es poder atender a los empleados de diferentes socios con diferentes necesidades. Hasta que no se consiga esto, la ampliación será un problema. Y, en esencia, su organización no crecerá tanto como podría hacerlo sin un proceso de incorporación racionalizado.
3. Evaluar y ajustar según sea necesario.
Una vez que haya implementado su proceso de incorporación de empleados, es importante evaluar cómo está funcionando y hacer los ajustes necesarios.
Esto puede incluir la recopilación de opiniones de los empleados o los directivos o la introducción de cambios en la estructura o el contenido del proceso de incorporación. Los comentarios son una parte crucial de cualquier proceso de incorporación. Si quiere tener éxito con su incorporación, tómese en serio los comentarios. Realice encuestas de opinión tanto a los empleados antiguos como a los nuevos.
Aprende qué aspectos del onboarding les gustan y cuáles no. A través del tiempo y de mucha retroalimentación, puedes acercarte a un sistema que funcione por sí solo. Una forma fácil de hacerlo es utilizar la retroalimentación de entender las cosas que tienen que repetirse en cualquier proceso de onboarding.
Haz vídeos con tl;dv, crea documentación para ellos y automatiza el proceso para que los nuevos empleados aprendan por sí mismos. Un ejemplo es el manual de GitLab, en el que se describen todos los detalles sobre el funcionamiento de la empresa y la forma en que los empleados deben realizar sus tareas diariamente.
4. Recuerde que la incorporación es un viaje, no un destino.
La incorporación es un proceso continuo que debe continuar durante el primer año de empleo y más allá. La incorporación de los empleados es la oportunidad perfecta para comprometerse con los nuevos empleados y ayudarles a sentirse parte del equipo.
Intente crear oportunidades para la socialización y la creación de redes, y proporcione apoyo si se sienten abrumados. Si te centras en las necesidades de tus empleados y evolucionas con sus necesidades y prioridades cambiantes, puedes crear una experiencia de incorporación de empleados eficaz que favorezca el éxito a largo plazo.
5. Sé creativo.
La incorporación no tiene por qué ser aburrida. Sea creativo y piense en formas nuevas e innovadoras de involucrar a sus empleados. Prueba a utilizar la gamificación, las redes sociales o incluso la realidad virtual para animar las cosas y hacer que el proceso de incorporación sea más divertido.
6. Manténgase organizado.
Mantener el proceso de incorporación organizado es clave para crear una experiencia satisfactoria tanto para los nuevos empleados como para los directivos. Esto puede incluir el uso de herramientas de flujo de trabajo o la programación de controles regulares con todas las partes involucradas en el proceso. Con las herramientas y la organización adecuadas, puede crear una gran experiencia de incorporación de empleados que los prepare para el éxito desde el primer día.
7. Manténgalo simple.
Cuando se trata de la incorporación de los empleados, menos es más. Intente centrarse en la información y los procedimientos esenciales que los nuevos empleados necesitan conocer, y evite abrumarlos con demasiada información a la vez. Con tl;dv, puedes educar completamente a todos los nuevos empleados sin tener que configurar una incorporación que tome todo el tiempo de los empleados clave cada vez que tengas una nueva contratación. Siempre puede añadir nuevos contenidos a su panel de control de tl;dv para reflejar las nuevas políticas, estrategias y valores de la empresa. Manteniendo las cosas simples, puedes ayudar a los empleados a asimilar sus nuevas funciones de manera más rápida y efectiva.
8. ¡Diviértete!
Por último, pero no menos importante, no olvide divertirse con el proceso de incorporación de sus empleados. Es una gran oportunidad para conocer a sus nuevos empleados y ayudarles a sentirse parte del equipo. Aproveche este momento para establecer relaciones y crear recuerdos que durarán mucho tiempo después de que el proceso de incorporación haya terminado.
Otras estrategias para mejorar el proceso de incorporación de los empleados son
- Proporcionar controles regulares con los gerentes y colegas para proporcionar retroalimentación y responder a cualquier pregunta.
- Crear expectativas claras sobre el tiempo que tardará el empleado en aprender todas las habilidades necesarias, para que se sienta apoyado durante todo el proceso.
- Ofrecer programas de tutoría o entrenamiento que pongan en contacto a los nuevos empleados con miembros experimentados del equipo que puedan orientarles y responder a sus preguntas.
En general, la clave para crear una experiencia de incorporación de empleados eficaz es ser proactivo a la hora de abordar cualquier posible reto y dar a los nuevos empleados el apoyo que necesitan para tener éxito. Si te centras en la eficiencia y en mantener un entorno positivo y de apoyo, puedes ayudar a tus nuevos empleados a sentirse cómodos y seguros en sus funciones desde el primer día.
Cómo asimilar a los nuevos empleados a la cultura de la empresa
Además de conseguir que los nuevos empleados se pongan al día en sus funciones, también es importante asimilarlos a la cultura de la empresa. Esto puede ser un reto, sobre todo si la cultura de la empresa es muy diferente a la que están acostumbrados.
Sin embargo, hay algunas estrategias que puede utilizar para ayudar a que la transición sea más suave:
- Comunicar claramente los valores de la empresa y cómo deben reflejarse en el trabajo diario.
- Anime a los nuevos empleados a participar en actividades y eventos sociales, como las copas después del trabajo o las salidas para fomentar el espíritu de equipo.
- Ayúdales a conectar con otros empleados presentándoles a personas con intereses similares.
- Fomente la comunicación abierta y la retroalimentación, para que los nuevos empleados se sientan cómodos haciendo preguntas y compartiendo sus ideas.
Dedicar tiempo a asimilar a los nuevos empleados a la cultura de la empresa es esencial para crear una gran experiencia de incorporación. Si les ayudas a entender los valores de la empresa y cómo encajan en el lugar de trabajo, puedes hacer que se sientan como en casa desde el primer día.
Crear una gran experiencia de incorporación requiere tiempo y esfuerzo, pero vale la pena.
Asegurarse de que sus empleados tienen una gran experiencia de incorporación no ocurre de la noche a la mañana. Se necesita tiempo y esfuerzo para crear un proceso eficiente y garantizar que los nuevos empleados se asimilen adecuadamente a la cultura de la empresa. Sin embargo, la inversión merece la pena. Los empleados que se sienten apoyados y valorados durante el proceso de incorporación tienen más probabilidades de quedarse en la empresa y ser empleados productivos y felices. Por lo tanto, si desea crear una gran experiencia de incorporación de empleados, estos consejos le ayudarán a empezar.
Cómo mejorar la incorporación virtual
Si desea mejorar la forma en que su empresa incorpora a los nuevos empleados, una estrategia que puede considerar es el uso de herramientas virtuales. La incorporación virtual de los empleados puede ofrecer una serie de beneficios, tales como:
- Reducir el tiempo y el coste de la formación permitiendo el aprendizaje en línea es posible y ridículamente fácil con tl;dv.
- Ayudar a los empleados a aprender a su propio ritmo y a acceder a la información en diferentes formatos, como vídeo o contenido escrito. Una vez más, tl;dv es la herramienta más sencilla que existe para crear contenidos automatizados de incorporación de empleados a su ritmo.
- Permitir que los directivos y colegas de remote proporcionen orientación y comentarios de forma continua.
- Crear una experiencia coherente para todos los nuevos empleados, independientemente de su ubicación o función.
Para implementar eficazmente la incorporación de empleados virtuales, es importante planificar con antelación y crear directrices claras sobre cómo funcionará el proceso. Esto podría incluir la decisión de qué tecnologías se utilizarán, cómo se espera que los empleados aprendan y cómo proporcionar retroalimentación y apoyo. Si se toma el tiempo necesario para planificar con antelación, puede asegurarse de que su experiencia de incorporación de empleados virtuales sea eficiente y eficaz.
La importancia de una buena experiencia de incorporación de los empleados
La incorporación de los empleados es el proceso de aclimatación de los nuevos empleados a sus funciones y responsabilidades dentro de la empresa. Es importante tener una buena experiencia de incorporación de los empleados por varias razones:
1. Reducir las tasas de rotación
Los nuevos empleados que tienen una experiencia de incorporación positiva tienen menos probabilidades de abandonar la empresa durante el primer año.
2. Aumentar la productividad
Los empleados que reciben una formación completa durante la incorporación tienen más probabilidades de ser productivos en sus funciones.
3. Mejorar el compromiso
Los empleados que se sienten valorados y apoyados durante el proceso de incorporación son más propensos a comprometerse con su trabajo.
4. Construir la moral
Una experiencia de incorporación positiva puede ayudar a levantar la moral de los nuevos empleados y mejorar su percepción de la empresa.
La incorporación es una parte esencial de cualquier empresa, pero a menudo se pasa por alto. Es importante recordar que la incorporación no consiste sólo en formar a los nuevos empleados, sino también en hacer que se sientan bienvenidos y parte del equipo. Si se toma el tiempo necesario para crear una buena experiencia de incorporación, puede preparar a sus empleados para el éxito desde el primer día.
Hay muchas formas de crear una experiencia de incorporación eficaz, como el uso de herramientas virtuales, la formación exhaustiva y la atención al compromiso y la moral. Tanto si quieres mejorar un proceso de incorporación existente como crear uno desde cero, estos consejos te ayudarán a empezar.
¿Cuáles son las 4 C's del Onboarding?
Un componente clave de la incorporación eficaz de los empleados son las 4 C: colaboración, comunicación, cultura y coherencia. Estos componentes son esenciales para ayudar a los nuevos empleados a aclimatarse a la empresa y a sus funciones dentro de ella, y deben integrarse en todas las etapas del proceso de incorporación.
Colaboración
La colaboración se refiere a cómo se comparten la información y los recursos entre los miembros del equipo durante la incorporación. Esto puede incluir cosas como proporcionar directrices claras sobre cómo los nuevos empleados deben interactuar con sus colegas y utilizar herramientas o plataformas de colaboración para facilitar el intercambio de información.
Comunicación
La comunicación implica la eficacia con la que los nuevos empleados pueden recibir y enviar mensajes dentro de la empresa. Esto puede incluir la comunicación de las expectativas en torno a los horarios de trabajo o los objetivos de desarrollo profesional, así como asegurarse de que existe un apoyo y una retroalimentación adecuados para los nuevos empleados mientras se adaptan a sus funciones.
Cultura
La cultura se refiere a la medida en que la cultura de la empresa se refleja en la incorporación. Esto puede implicar cosas como familiarizar a los nuevos empleados con los valores y tradiciones de la empresa, ofrecer oportunidades para conectar con colegas de diferentes departamentos o ayudar a los nuevos empleados a entender cómo sus funciones apoyan la misión general de la empresa.
Consistencia
La coherencia se refiere al grado de consistencia y estructuración de la incorporación en los diferentes equipos y lugares de la organización. Esto puede incluir cosas como el mantenimiento de un programa de formación centralizado utilizando tl;dv, el establecimiento de directrices claras sobre cómo debe completarse la incorporación o el uso de plantillas estandarizadas para la documentación y los materiales. La coherencia es fundamental para crear la experiencia perfecta de incorporación de los empleados, ya que es difícil determinar en qué se equivoca y en qué acierta si sigue cambiando el proceso sin realizar estudios en profundidad. Utilizando una herramienta como tl;dv, tendrá un sistema consistente, automatizado y que ayudará a los nuevos contratados a incorporarse a su propio ritmo. Esto significa que siempre puede evaluar su material actual en cuanto a eficiencia y eficacia, examinando el material en tl;dv y los efectos en los nuevos contratados que utilizaron el material.
Al incorporar estas 4 C a su proceso de incorporación de empleados, puede asegurarse de que los recién contratados reciban el apoyo necesario y estén preparados para tener éxito en sus funciones desde el primer día. Pero esto puede llevar mucho tiempo si hay nuevas contrataciones cada cierto tiempo. Una forma mejor de incorporar las 4C a su incorporación es automatizar la incorporación de los empleados con tl;dv. Todo lo que hay que hacer es tener vídeos pregrabados con tl;dv y tenerlos en un sistema de onboarding donde los nuevos contratados puedan repasar el contenido en su tiempo libre. tl;dv permite dejar notas en los momentos clave para resaltar las partes más importantes de cada vídeo. Esto ha ayudado a reducir las horas de formación de las empresas.
Conclusión
La incorporación es un componente crítico de cualquier negocio exitoso, y es crucial que este proceso se realice de manera eficiente y eficaz. Algunos elementos clave de una experiencia de incorporación eficiente incluyen proporcionar una formación completa a través de una herramienta de automatización de la incorporación de empleados como tl;dv le ahorrará toneladas de horas, centrándose en la colaboración y la comunicación, y garantizando la coherencia entre los diferentes equipos y ubicaciones.
