Ir al contenido
La incorporación es un proceso importante tanto para los empleados como para los empleadores. Marca la pauta de la nueva relación laboral, ayuda a los recién llegados a sentirse bienvenidos e integrados, y sirve de guía para conocer las expectativas y responsabilidades. No es de extrañar que las mejores empresas pongan a sus empleados en el centro de todo lo que hacen.
Northpass descubrió que las empresas con un proceso de incorporación estructurado registraban un aumento del 60 % en sus ingresos respecto al año anterior. Pero los procesos de incorporación estructurados no solo trajeron consigo mejoras en los ingresos, sino también un aumento del 63 % en la satisfacción de los clientes. Los empleados contentos están en mejores condiciones para hacer felices a los clientes. Algunas organizaciones se han convertido en referentes a la hora de centrarse en los empleados y se han ganado una reputación excelente gracias a un proceso de incorporación, ya sea específico de la marca o genérico.
Hay muchas formas diferentes de incorporar a los nuevos empleados, pero algunos métodos funcionan mejor que otros. Es importante encontrar uno que se adapte a la cultura de tu empresa y que proporcione a los nuevos empleados toda la información que necesitan para tener éxito.
En esta entrada del blog, vamos a ver tres ejemplos de los mejores procesos de incorporación de empleados de los que podemos aprender. Cada una de estas organizaciones ha sabido cómo hacer que su proceso de incorporación sea eficiente, eficaz y acogedor para los nuevos empleados. ¡Sigue leyendo para descubrir qué hace que sus programas de incorporación sean tan especiales!
¿Qué es la incorporación de empleados?
La incorporación de empleados es el proceso de presentar a los nuevos empleados la organización, sus responsabilidades laborales y la cultura de la empresa. Les ayuda a adaptarse a su nuevo puesto y a sentirse cómodos en su nuevo entorno. El objetivo de la incorporación de empleados es ayudar a los nuevos contratados a adaptarse a su nuevo trabajo de forma rápida y eficaz, para que puedan ser productivos y contribuir al éxito de la empresa.
Los mejores programas de incorporación de empleados se adaptan a las necesidades tanto de la empresa como de los empleados. Son completos y proporcionan a los nuevos contratados toda la información que necesitan para tener éxito en su nuevo puesto. Además, se aseguran de que los empleados se sientan bienvenidos e integrados en la cultura de la empresa.
¿Cuál es la mejor experiencia de incorporación?
Puede resultar tentador pensar que una gran experiencia para los empleados consiste en un sofisticado conjunto de herramientas tecnológicas, una aplicación o incluso un montón de actividades sociales y ventajas. Sí, todo eso es bueno para ofrecer la mejor experiencia de incorporación a los empleados, pero usarlo solo como una táctica no es suficiente. Los mejores procesos de incorporación son memorables y motivadores. La incorporación debe ser una experiencia bidireccional en la que la empresa aprenda sobre ti y tú sobre la empresa. Una de las formas más fáciles de personalizar la incorporación es utilizar ideas como un centro de conocimiento online. Crear vídeos sobre diversos temas de incorporación, información de la empresa e instrucciones clave sobre el puesto ayudará al nuevo empleado a ponerse al día rápidamente y justo cuando lo necesite. Con tl;dv, no tienes que crear estos vídeos cada vez que un nuevo empleado se incorpore a tu organización. Simplemente deja que las distintas partes interesadas graben sus vídeos en tl;dv estos se alojarán allí para que cualquier nuevo empleado pueda acceder a ellos y adquirir todo lo que necesite cuando lo necesite, sin que los superiores o los gerentes tengan que dedicar tiempo a formarlos. Con el seguimiento del tiempo mediante IA, también puedes obtener visibilidad sobre cómo emplean su tiempo los nuevos contratados, lo que ayuda a optimizar el proceso de incorporación tanto en términos de productividad como de equilibrio. Debe estar planificado, bien ejecutado y ser dinámico. Esto ahorrará tiempo y liberará a los gerentes y a sus compañeros para socializar y conocer a los miembros del equipo, en lugar de dedicar un tiempo precioso a largas horas de reuniones y formación.
3 ejemplos de una buena incorporación de empleados
1. GitLab
GitLab es una empresa que ofrece un gestor de repositorios Git basado en la web. Se caracterizan por su cultura remote y han sido nombrados uno de los mejores lugares para trabajar en 2019 por Glassdoor.
La experiencia de incorporación de GitLab es muy completa. Los nuevos empleados reciben un correo electrónico de bienvenida el primer día con enlaces a todos los recursos que necesitan para empezar. Además, cuentan con un sistema de compañeros, en el que a cada nuevo empleado se le asigna un compañero con experiencia que puede ayudarle con cualquier duda o problema que tenga.
El primer día, a los nuevos empleados se les hace un recorrido por la remote de la empresa y se les presenta a su equipo. También se les entrega una copia del Manual de GitLab, que contiene todo lo que necesitan saber sobre la empresa, desde su cultura y valores hasta sus políticas y procedimientos.
2. Amazon
Amazon es un gigante mundial del comercio electrónico que ha sido nombrado uno de los mejores lugares para trabajar en 2019 por Glassdoor. El programa de incorporación de Amazon se llama «Welcome Home» y está diseñado para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a su nuevo puesto de forma rápida y eficaz.
El programa «Welcome Home» empieza con una sesión de orientación de dos días en la sede central de Amazon en Seattle. Durante la orientación, a los nuevos empleados se les ofrece una visión general de la empresa y su cultura, y se les presenta a su equipo. Además, se les hace un recorrido por el campus y tienen la oportunidad de conocer a otros empleados de Amazon.
Tras la sesión de orientación, los nuevos empleados reciben un programa de formación de una semana de duración que abarca desde la atención al cliente hasta los procedimientos de seguridad. Al final de la semana, realizan un examen final para evaluar sus conocimientos sobre los temas tratados en la formación.
3. Google
Google es un gigante tecnológico mundial que ha sido nombrado uno de los mejores lugares para trabajar en 2019 por Glassdoor. El programa de incorporación de Google se llama «Google Launchpad» y está diseñado para ayudar a los nuevos empleados a adaptarse a su nuevo puesto de forma rápida y eficaz.
El programa Launchpad empieza con una sesión de orientación de dos días en la sede central de Google en Mountain View, California. Durante la orientación, a los nuevos empleados se les ofrece una visión general de la empresa y su cultura, y se les presenta a su equipo. Además, se les hace un recorrido por el campus y tienen la oportunidad de conocer a otros empleados de Google.
Tras la sesión de orientación, los nuevos empleados reciben un programa de formación de una semana de duración que abarca desde la atención al cliente hasta los procedimientos de seguridad. Al final de la semana, realizan un examen final para evaluar sus conocimientos sobre los temas tratados en la formación.
¿Qué hace que la incorporación de un empleado sea un éxito? (Ideas para la incorporación virtual)
1. Comunicación y tecnología
¿Te aseguras de que remote dispongan de la tecnología y las herramientas de comunicación adecuadas que necesitan? Se puede utilizar software para reuniones virtuales, como Donut, para programar reuniones informales, actividades sociales y compartir archivos a través de servicios como Google Drive, Dropbox u OneDrive, así como herramientas de documentación como Notion y Google Docs.
2. Mantente conectado
¿Cuenta la empresa con un sistema que permita a remote mantenerse en contacto con sus compañeros? Podría incluir llamadas en equipo o reuniones periódicas. Slack es perfecto para estar al tanto de cómo van las cosas y, cuando necesites enviar algún tutorial o un breve mensaje de vídeo de vez en cuando, tl;dv dejar que respondan cuando les venga bien. No solo es útil para la comunicación asincrónica, sino que también alivia la presión que conlleva la incorporación, lo que proporciona una experiencia más relajante a los nuevos empleados.
Para ayudar a tus nuevos empleados a adaptarse culturalmente, puedes implantar sistemas eficaces como los de mentores, coaching y compañeros de apoyo. Si se formaliza la comunicación, estarán más dispuestos a hablar con estas personas. Zavvy es una herramienta excelente que automatiza la gestión de los empleados. Además, optimiza tu sistema de compañeros de apoyo para que no suponga una presión excesiva para otros empleados, como mentores, coaches y compañeros de trabajo.
Es una idea genial organizar sesiones de puesta al día. Donut te permite crear un calendario automático para todas las sesiones de puesta al día. Así te ahorrarás el trabajo de enviar invitaciones a mano y de hacer todas las tareas relacionadas en cada sesión.
3. Ten en cuenta las preferencias
Asegúrate de tener en cuenta las preferencias y necesidades tanto de los miembros actuales de tu equipo como de los nuevos empleados a la hora de diseñar tu proceso de incorporación. No hay dos empleados iguales y puede resultar difícil conocer bien a alguien en tan solo unos días.
Para agilizar la incorporación de los empleados, es importante conocer sus preferencias básicas. ¿En qué zona horaria viven? ¿Qué efecto tendrán sus zonas horarias en la dinámica de trabajo tanto de ellos como de su equipo? ¿Se sienten más cómodos con reuniones sincrónicas o en directo? ¿Son capaces de realizar cambios o integrarse en los sistemas existentes? Quizás sean más introvertidos y prefieran lo asincrónico (en ese caso, tl;dv formar parte de tu estrategia de comunicación, formación e incorporación), solo cuando sea absolutamente necesario. Puede que estas preguntas te parezcan personales, y tienes razón. Pero la incorporación no se limita a la empresa y sus objetivos. Los empleados son personas y toda empresa que quiera tener éxito debe reconocer este hecho y aprovecharlo bien para motivar a los nuevos empleados. Entender la dinámica de tu nueva contratación te ayudará a darles una mejor bienvenida a tu cultura.
Puedes conocer mejor a tus clientes, como sus aficiones y lo que más les gusta, para ayudarte a crear un regalo personalizado y hacer que se sientan más a gusto. Con esta información, podrás elaborar un plan eficaz y completo para ayudarles a dar lo mejor de sí mismos.
4. Recursos adicionales
¿Hay algún otro recurso que puedas ofrecer remote ? Los materiales de formación en línea, las listas de verificación para la incorporación y los manuales son algunas de las opciones posibles. Sea cual sea la situación, remote deben disponer de toda la información necesaria para tener éxito en su nuevo puesto de trabajo.
El Manual de GitLab es un ejemplo perfecto de manual para empleados. Tiene 2400 páginas y contiene toda la información que un empleado de GitLab podría necesitar. El puesto que ocupe el empleado determinará los recursos que necesite, como el historial de clientes o la información de estos.
Para ofrecerles una especie de «máquina del tiempo» de los acontecimientos, tl;dv compartir las grabaciones realizadas con tl;dv . Así podrían acceder a todo el conocimiento acumulado de la organización y adquirir una comprensión sólida del sistema. El tl;dv utilizarse como centro de formación para los empleados. Contiene sesiones pregrabadas y vídeos de pantalla compartida que muestran a los empleados cómo hacer las cosas.
Se puede acceder a estos vídeos bajo demanda, por lo que los empleados pueden verlos siempre que necesiten refrescar sus conocimientos. Gracias a las transcripciones y las marcas de tiempo, los empleados pueden saltarse las partes que ya conocen y centrarse en lo que les resulte más importante en cada momento.
5. Registros
Deberías tener un plan para mantener un contacto regular remote a través de Donut. Esto se puede hacer mediante videoconferencias con Zoom, Happy Hour, llamadas telefónicas o chats por Slack. Así te asegurarás de que todos estén perfectamente al tanto de todo y de que cualquier problema o duda se resuelva lo antes posible.
Para hablar sobre el nuevo puesto y otros detalles, el empleado debería reunirse con su jefe. Una vez que lo haya aprobado RR. HH., el jefe debería reunirse con el nuevo empleado para marcar el rumbo de lo que viene. Los jefes deben trazar un plan de seguimiento y acordarlo con los nuevos empleados. Estas reuniones de seguimiento deben celebrarse durante las dos primeras semanas, a las cuatro semanas y al cabo de dos meses. Esto permite al jefe hacer un seguimiento del progreso y le ayuda a entender cómo funciona la empresa.
Estas reuniones deberían incluir la primera sesión en la que se informe al nuevo empleado de sus KPI, OKR y cómo se medirán, incluyendo su progreso en la integración en la empresa. Notion podría albergar una lista de sesiones de formación obligatorias para la incorporación con casillas de verificación, para que los empleados puedan marcar cada una de ellas una vez completadas. Buffer hace un buen trabajo al mantener toda la documentación e instrucciones importantes para la incorporación en Notion. La empresa ha funcionado remote totalmente remote su fundación. También hay herramientas como Trello para hacer un seguimiento del progreso y Zavvy para gestionar a los empleados.
Cuando se trata de hacer bien un trabajo, la ejecución lo es todo. Los mejores empleados o directivos podrían grabar vídeos sobre cómo sacar el máximo partido, consejos, tácticas y estrategias para hacer las cosas más rápido y mejor usando tl;dv todos los demás puedan aprender de ellos, incluidos los nuevos empleados. Este centro de conocimientos les ahorrará un montón de tiempo, estrés y frustración, y les pondrá en una posición ideal para triunfar en tu empresa. La guinda del pastel es que pueden aprender a su propio ritmo y cuando lo necesiten, sin tener que volver a organizar reuniones que te quitan tanto tiempo.
6. Retroalimentación
Por último, deberías pedir opiniones tanto a tus remote como a los miembros actuales de tu equipo durante el proceso de incorporación. Esto te ayudará a identificar cualquier aspecto que requiera mejoras y a ajustar tu lista de verificación remote .
Conclusión
Si sigues estos pasos, podrás crear la mejor experiencia de incorporación para tus remote . Debes centrarte en la persona y no solo en el proceso. Con la ayuda de herramientas tecnológicas como tl;dv, Donut y Slack, podrás asegurarte de que todos los nuevos empleados de tu empresa tengan todo lo necesario para triunfar.
