La incorporación es un proceso importante tanto para los empleados como para los empresarios. Establece el tono de la nueva relación laboral, ayuda a los recién llegados a sentirse bienvenidos e incluidos y proporciona una guía de expectativas y responsabilidades. No es de extrañar que las mejores empresas hagan de sus empleados el centro de todo lo que hacen.
Northpass descub rió que las empresas con una experiencia de incorporación estructurada tenían una mejora del 60% en los ingresos año tras año. Pero no sólo se produjeron mejoras gracias a los procesos de incorporación estructurados, sino también una mejora del 63% en la satisfacción del cliente. Los empleados felices están mejor posicionados para hacer felices a los clientes. Algunas organizaciones se han convertido en campeonas en centrarse en los empleados y se han ganado una reputación estelar a través de un proceso de incorporación de marca o genérico.
Hay muchas formas diferentes de incorporar a los nuevos empleados, pero algunos métodos tienen más éxito que otros. Es importante encontrar uno que se adapte a la cultura de su empresa y que proporcione a los nuevos empleados toda la información que necesitan para tener éxito.
En esta entrada del blog, echaremos un vistazo a tres ejemplos de los mejores procesos de incorporación de empleados para aprender de ellos. Cada una de estas organizaciones ha sabido cómo hacer que su proceso de incorporación sea eficiente, eficaz y acogedor para los nuevos empleados. Siga leyendo para descubrir qué hace que sus programas de incorporación sean tan especiales.
¿Qué es la incorporación de los empleados?
La incorporación de los empleados es el proceso de presentación de los nuevos empleados a la organización, sus responsabilidades laborales y la cultura de la empresa. Les ayuda a hacer la transición a su nuevo papel y a sentirse cómodos en su nuevo entorno. El objetivo de la incorporación de los empleados es ayudar a los nuevos contratados a adaptarse a su nuevo trabajo de forma rápida y eficaz para que puedan ser productivos y contribuir al éxito de la empresa.
Los mejores programas de incorporación de empleados se adaptan a las necesidades de la empresa y de los empleados. Son exhaustivos y proporcionan a los nuevos empleados toda la información que necesitan para tener éxito en su nuevo puesto. También se aseguran de que los empleados se sientan bienvenidos e incluidos en la cultura de la empresa.
¿Cuál es la mejor experiencia de incorporación?
Puede ser tentador pensar que una gran experiencia del empleado consiste en una pila de tecnología de lujo, una aplicación, o incluso un montón de actividades sociales y ventajas. Sí, todo esto es bueno para proporcionar la mejor experiencia de incorporación de los empleados, pero utilizarlos como táctica no es suficiente. Los mejores procesos para empleados son memorables y motivadores. La incorporación debe ser una experiencia bidireccional en la que la empresa aprenda sobre usted y usted sobre la empresa. Una de las formas más sencillas de hacer que la incorporación sea personal es utilizar ideas como un centro de conocimientos en línea. La creación de vídeos sobre diversos temas de incorporación, información de la empresa e instrucciones sobre las funciones clave ayudará al nuevo empleado a ponerse al día con la información de forma rápida y en el momento en que la necesite. Con tl;dv, no es necesario hacer estos vídeos cada vez que un nuevo empleado se incorpore a su organización. Basta con que las distintas partes interesadas graben sus vídeos en tl;dv y quedarán alojados allí para que cualquier nuevo empleado pueda acceder a ellos y adquirir todo lo que necesite siempre que lo necesite sin que los superiores o los directivos tengan que dedicar tiempo a formarlos. Debe ser algo planificado, bien ejecutado y dinámico. Esto ahorrará tiempo y liberará a los directivos y a sus compañeros de equipo para que socialicen y conozcan a los miembros del equipo en lugar de dedicar un tiempo precioso a largas horas de reuniones y formación.
3 ejemplos de buena incorporación de empleados
1. GitLab
GitLab es una empresa que ofrece un gestor de repositorios Git basado en web. Son conocidos por su cultura remote-first y han sido nombrados uno de los Mejores Lugares para Trabajar en 2019 por Glassdoor.
La experiencia de incorporación de GitLab es muy completa. Los nuevos empleados reciben un correo electrónico de bienvenida en su primer día que incluye enlaces a todos los recursos que necesitan para empezar. También tienen un sistema de compañeros, en el que cada nuevo contratado se empareja con un empleado con experiencia que puede ayudarle con cualquier pregunta o duda que tenga.
El primer día, los nuevos empleados visitan las oficinas de la empresa en remote y son presentados a su equipo. También se les entrega una copia del Manual de GitLab, que contiene todo lo que necesitan saber sobre la empresa, desde su cultura y valores hasta sus políticas y procedimientos.
2. Amazon
Amazon es un gigante del comercio electrónico mundial que ha sido nombrado uno de los mejores lugares para trabajar en 2019 por Glassdoor. El programa de incorporación de Amazon se llama "Welcome Home" y está diseñado para ayudar a los nuevos contratados a hacer la transición a su nuevo papel de forma rápida y eficaz.
Welcome Home comienza con una orientación de dos días en la sede corporativa de Amazon en Seattle. Durante la orientación, los nuevos empleados reciben una visión general de la empresa y su cultura, y se les presenta su equipo. También se les da un recorrido por el campus y se les da la oportunidad de conocer a otros empleados de Amazon.
Tras la orientación, los nuevos empleados reciben un programa de formación de una semana de duración que abarca desde el servicio al cliente hasta los procedimientos de seguridad. Al final de la semana, realizan un examen final para comprobar sus conocimientos del material cubierto en la formación.
3. Google
Google es un gigante tecnológico mundial que ha sido nombrado uno de los mejores lugares para trabajar en 2019 por Glassdoor. El programa de incorporación de Google se llama "Google Launchpad" y está diseñado para ayudar a los nuevos contratados a incorporarse a su nuevo puesto de trabajo de forma rápida y eficaz.
Launchpad comienza con una orientación de dos días en la sede corporativa de Google en Mountain View, California. Durante la orientación, los nuevos empleados reciben una visión general de la empresa y su cultura, y se les presenta su equipo. También se les ofrece una visita al campus y la oportunidad de conocer a otros empleados de Google.
Tras la orientación, los nuevos empleados reciben un programa de formación de una semana de duración que abarca desde el servicio al cliente hasta los procedimientos de seguridad. Al final de la semana, realizan un examen final para comprobar sus conocimientos del material cubierto en la formación.
¿Qué es lo que hace que un empleado esté bien incorporado? (Ideas de incorporación virtual)
1. Comunicación y tecnología
¿Te aseguras de que los empleados de remote disponen de las herramientas tecnológicas y de comunicación que necesitan? Se puede utilizar software para reuniones virtuales, como Donut, para programar reuniones de puesta al día, actividades sociales y compartir archivos como Google Drive, Dropbox, Onedrive, y herramientas de documentación como Notion y Google Docs.
2. Manténgase conectado
¿Dispone la empresa de un sistema que permita a los empleados de remote mantenerse en contacto con sus colegas? Podría incluir llamadas de equipo o check-ins regulares. Slack es perfecto para estar al día y, cuando necesites enviar un tutorial ocasional o un breve mensaje de vídeo, basta con que lo escribas a tl;dv y ellos responderán en su propio tiempo. No solo es bueno para las comunicaciones asíncronas, sino que elimina la presión que conlleva la incorporación y proporciona una experiencia psicológicamente más relajante para los nuevos empleados.
Para ayudar a sus nuevos empleados a adaptarse culturalmente, puede introducir sistemas potentes como los mentores, el coaching y los sistemas de compañeros. Si la comunicación está formalizada, estarán más abiertos a comunicarse con estas personas. Zavvy es una excelente herramienta que automatiza la gestión de los empleados. También racionaliza tu sistema de amigos para que no suponga una presión excesiva para otros empleados, como mentores, entrenadores y compañeros de trabajo.
Es una gran idea celebrar sesiones de recuperación. Donut te permite crear un calendario automatizado para todas las sesiones de recuperación. Esto te ahorrará el esfuerzo de enviar manualmente las invitaciones y realizar las tareas relacionadas con cada sesión.
3. Tener en cuenta las preferencias
Asegúrese de tener en cuenta las preferencias y necesidades de los miembros de su equipo actual y de sus nuevos empleados al crear su experiencia de incorporación. No hay dos empleados iguales y puede ser difícil conocer a alguien en tan solo unos días.
Para agilizar la incorporación de los empleados, es importante conocer sus preferencias básicas. ¿En qué zona horaria residen? ¿Qué efecto tendrán sus husos horarios en la dinámica de trabajo de ellos y de su equipo? ¿Se sienten más cómodos con las reuniones sincrónicas o en directo? ¿Son capaces de realizar cambios o integrarse en los sistemas existentes? Puede que sean más introvertidos y prefieran la asincronía (entonces tl;dv podría formar parte de su pila de comunicación, formación e incorporación), sólo cuando sea absolutamente necesario. Estas preguntas pueden parecer personales, y es cierto. Pero el onboarding no se refiere sólo a la empresa y sus objetivos. Los empleados son seres humanos y toda empresa que espera tener éxito debe reconocer este hecho y utilizarlo bien para motivar a los nuevos empleados. Comprender la dinámica de su nueva contratación le ayudará a acogerla mejor en su cultura.
Puedes saber más sobre tus clientes, como sus aficiones y cosas favoritas, para ayudarte a crear un regalo personalizado y hacer que se sientan más a gusto. Con esta información, puedes crear un plan eficaz y completo para ayudarles a ser lo mejor posible.
4. Recursos adicionales
¿Hay otros recursos que pueda ofrecer a los empleados de remote ? Los materiales de formación en línea, las listas de control de incorporación y los manuales son todas opciones posibles. Sea cual sea la situación, los empleados de remote necesitan disponer de toda la información necesaria para tener éxito en su nuevo trabajo.
El Manual de GitLab es un gran ejemplo de un perfecto manual del empleado. Tiene 2.400 páginas y contiene toda la información que necesita un empleado de GitLab. La función del empleado determinará los recursos que necesita, como el historial o la información de los clientes.
Para darles una máquina del tiempo de los acontecimientos, se podrían compartir las grabaciones realizadas con tl;dv . Podrían acceder a todos los aprendizajes de la organización y construir una sólida comprensión del sistema. El sitio tl;dv podría utilizarse como centro de aprendizaje para los empleados. Contiene sesiones pregrabadas y pantallas compartidas que muestran a los empleados cómo hacer las cosas.
Se puede acceder a estos vídeos bajo demanda para que los empleados puedan revisarlos siempre que necesiten refrescar sus conocimientos. Los empleados pueden saltarse partes de los vídeos que ya conocen y concentrarse en lo más importante en ese momento con las transcripciones y las marcas de tiempo.
5. Registros
Debes tener un plan para que los empleados de remote se reúnan periódicamente con Donut. Esto podría hacerse a través de videoconferencia con Zoom, Happy Hour, conversaciones telefónicas o chats a través de Slack. Esto asegurará que todo el mundo esté exactamente en la misma página y que cualquier problema o preocupación se resuelva lo antes posible.
Para discutir la nueva función y otros detalles, el empleado debe reunirse con su jefe. Una vez aprobado por RRHH, el directivo debe reunirse con el nuevo empleado para establecer la dirección del resto. Los directivos deben establecer el plan de seguimiento, y acordar un plan de seguimiento con los nuevos empleados. Estas reuniones de puesta al día deben celebrarse en las dos primeras semanas, en las cuatro semanas y dentro de dos meses. Esto permite al directivo hacer un seguimiento de los progresos y le ayuda a entender el funcionamiento de la empresa.
Estas reuniones deberían incluir la primera reunión, en la que el nuevo empleado conozca sus KPI, OKR y cómo se medirán, incluido el progreso en su asimilación a la empresa. Notion podría alojar una lista de sesiones de formación de incorporación obligatorias con marcas de verificación para que los empleados puedan revisar cada una de ellas después de haberlas completado. Buffer hace un buen trabajo guardando toda la documentación e instrucciones importantes para la incorporación en Notion. La empresa funciona totalmente en remote desde su fundación. También dispone de herramientas como Trello para hacer un seguimiento del progreso y Zavvy para gestionar a los empleados.
Cuando se trata de hacer bien un trabajo, la ejecución es el rey. Los vídeos sobre cómo obtener los mejores resultados, consejos, tácticas y estrategias para hacer las cosas más rápido y mejor podrían ser grabados por los mejores empleados o directivos utilizando tl;dv para que todos los demás aprendan de ellos, incluidos los nuevos empleados. Este centro de conocimiento les ahorrará toneladas de tiempo, estrés y frustración y les pondrá en un pedestal preparado para triunfar en su empresa. La guinda del pastel es que podrán aprender a su propio ritmo y cuando lo necesiten sin tener que volver a organizar reuniones que les hagan perder el tiempo.
6. Retroalimentación
Por último, durante el proceso de incorporación debe solicitar la opinión tanto de los empleados de remote como de los miembros actuales del equipo. Esto le ayudará a identificar las áreas que requieren mejoras y a ajustar su lista de control de incorporación a remote .
Conclusión
Si sigue estos pasos, podrá crear la mejor experiencia de incorporación para sus empleados en remote . Debes centrarte en el individuo y no sólo en el proceso. Con la ayuda de tecnologías como tl;dv, Donut y Slack, puedes asegurarte de que todos los nuevos empleados de tu empresa estén preparados para el éxito.
