Örnek Alınabilecek En İyi Çalışan Oryantasyon Deneyimlerinden 3 Örnek

İşe alım süreci, hem çalışanlar hem de işverenler için önemli bir süreçtir. Bu süreç, yeni iş ilişkisinin temelini oluşturur, yeni gelenlerin kendilerini hoş karşılanmış ve topluluğun bir parçası olarak hissetmelerine yardımcı olur ve beklentiler ile sorumluluklar konusunda bir rehber sunar. En iyi şirketlerin, yaptıkları her şeyin merkezine çalışanlarını koymaları hiç de şaşırtıcı değildir. 

Northpass, yapılandırılmış bir işe alım sürecine sahip şirketlerin gelirlerinde bir önceki yıla göre %60’lık bir artış kaydettiğini ortaya koydu. Ancak yapılandırılmış işe alım süreçlerinin getirdiği tek fayda bu değil; müşteri memnuniyetinde de %63’lük bir artış sağlandı. Mutlu çalışanlar, müşterileri mutlu etmek için daha elverişli bir konumdadır. Bazı kuruluşlar, çalışanlara odaklanma konusunda öncü hale gelmiş ve markalı ya da genel bir işe alım süreci sayesinde olağanüstü bir itibar kazanmıştır. 

Yeni çalışanları işe alıştırmanın pek çok farklı yolu vardır, ancak bazı yöntemler diğerlerinden daha başarılıdır. Şirket kültürünüze uygun olan ve yeni çalışanlara başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlayan bir yöntem bulmak önemlidir.  

Bu blog yazısında, örnek alınabilecek en iyi çalışan oryantasyon süreçlerinden üç tanesine göz atacağız. Bu kuruluşların her biri, oryantasyon süreçlerini yeni çalışanlar için verimli, etkili ve sıcak bir deneyim haline getirme yolunu bulmuştur. Oryantasyon programlarını bu kadar özel kılan şeyin ne olduğunu öğrenmek için okumaya devam edin!

Çalışan Oryantasyonu Nedir?

Çalışan oryantasyonu, yeni çalışanları kuruma, görev sorumluluklarına ve şirket kültürüne alıştırma sürecidir. Bu süreç, çalışanların yeni rollerine geçiş yapmalarına ve yeni ortamlarında kendilerini rahat hissetmelerine yardımcı olur. Çalışan oryantasyonunun amacı, yeni işe alınanların yeni işlerine hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarını destekleyerek, üretken olmalarını ve şirketin başarısına katkıda bulunmalarını sağlamaktır.

En iyi çalışan oryantasyon programları, şirketin ve çalışanların ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanır. Bu programlar kapsamlıdır ve yeni işe başlayanlara yeni görevlerinde başarılı olmak için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlar. Ayrıca, çalışanların kendilerini hoş karşılanmış hissetmelerini ve şirket kültürüne dahil olmalarını sağlar.

En İyi İşe Alış Deneyimi Nedir?

Harika bir çalışan deneyiminin, gösterişli bir teknoloji yığını, bir uygulama ya da hatta çok sayıda sosyal etkinlik ve avantajdan oluştuğunu düşünmek cazip gelebilir. Evet, bunların hepsi en iyi çalışan oryantasyon deneyimini sağlamak için yararlıdır, ancak bunları sadece bir taktik olarak kullanmak yeterli olmaz. En iyi çalışan süreçleri, akılda kalıcı ve motive edicidir. İşe alım süreci, hem şirketin sizi hem de sizin şirketi tanıdığı iki yönlü bir deneyim olmalıdır. İşe alım sürecini kişiselleştirmenin en kolay yollarından biri, çevrimiçi bilgi merkezi gibi fikirlerden yararlanmaktır. Çeşitli işe alım konuları, şirket bilgileri ve kilit rol talimatları hakkında videolar hazırlamak, yeni çalışanın ihtiyaç duyduğu anda bilgilere hızlı ve doğru bir şekilde ulaşmasına yardımcı olacaktır. tl;dv ile, yeni bir çalışan kuruluşunuza her katıldığında bu videoları hazırlamak zorunda kalmazsınız. Çeşitli paydaşların tl;dv üzerinde videolarını kaydetmelerine izin vermeniz yeterlidir tl;dv bu videolar tl;dv üst düzey yöneticilerin veya yöneticilerin eğitim için zaman ayırmasına gerek kalmadan, yeni çalışanların ihtiyaç duydukları anda erişip gerekli tüm bilgileri edinebilecekleri şekilde platformda barındırılır. AI zaman izleme özelliği sayesinde, yeni işe alınanların zamanlarını nasıl harcadıklarına dair görünürlük de elde edebilir ve hem verimlilik hem de iş-yaşam dengesi açısından oryantasyon sürecini optimize edebilirsiniz. Bu süreç planlı, iyi yürütülen ve dinamik olmalıdır. Bu sayede zamandan tasarruf edilir ve yöneticiler ile ekip arkadaşları, uzun saatler süren toplantı ve eğitimlere değerli zamanlarını harcamak yerine, sosyalleşip ekip üyelerini tanıma fırsatı bulurlar. 

İyi Çalışan Oryantasyonuna İlişkin 3 Örnek

1. GitLab

GitLab, web tabanlı bir Git depo yöneticisi sunan bir şirkettir. remote kültürleriyle tanınan şirket, Glassdoor tarafından 2019 yılında “Çalışmak İçin En İyi Yerler”den biri olarak seçilmiştir.

GitLab’ın işe alım süreci çok kapsamlıdır. Yeni işe alınan çalışanlar, ilk günlerinde işe başlamak için ihtiyaç duydukları tüm kaynaklara yönlendiren bağlantıları içeren bir hoş geldiniz e-postası alırlar. Ayrıca, her yeni çalışanın, sorularına veya endişelerine yardımcı olabilecek deneyimli bir çalışanla eşleştirildiği bir “buddy” sistemi de mevcuttur.

Yeni işe alınan çalışanlara ilk günlerinde şirketin remote gezdirilir ve ekibiyle tanıştırılırlar. Ayrıca, şirketin kültüründen ve değerlerinden politikalarına ve prosedürlerine kadar bilmeleri gereken her şeyi içeren GitLab El Kitabı’nın bir kopyası da kendilerine verilir.

2. Amazon

Amazon, Glassdoor tarafından 2019 yılında “Çalışmak İçin En İyi Yerler”den biri olarak seçilen küresel bir e-ticaret devidir. Amazon’un işe alım sonrası oryantasyon programı “Welcome Home” olarak adlandırılır ve yeni işe alınan çalışanların yeni görevlerine hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarına yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.

“Welcome Home” programı, Seattle’daki Amazon genel merkezinde düzenlenen iki günlük oryantasyonla başlar. Oryantasyon sırasında yeni işe alınan çalışanlara şirket ve kurum kültürü hakkında genel bir bilgi verilir ve ekip üyeleriyle tanıştırılırlar. Ayrıca kampüs turuna katılırlar ve diğer Amazon çalışanlarıyla tanışma fırsatı bulurlar.

Oryantasyonun ardından, yeni işe alınan çalışanlara müşteri hizmetlerinden güvenlik prosedürlerine kadar her konuyu kapsayan bir haftalık bir eğitim programı verilir. Haftanın sonunda, eğitimde işlenen konularla ilgili bilgilerini ölçmek amacıyla bir final sınavına girerler.

3. Google

Google, Glassdoor tarafından 2019 yılında “Çalışmak İçin En İyi İş Yerleri”nden biri olarak seçilen küresel bir teknoloji devidir. Google’ın işe alım sonrası oryantasyon programı “Google Launchpad” olarak adlandırılır ve yeni işe alınan çalışanların yeni görevlerine hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarına yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.

Launchpad programı, Kaliforniya’nın Mountain View kentindeki Google genel merkezinde düzenlenen iki günlük bir oryantasyon programıyla başlar. Oryantasyon süresince yeni işe alınan çalışanlara şirket ve kurum kültürü hakkında genel bir bilgi verilir ve ekip üyeleriyle tanıştırılırlar. Ayrıca kampüs turuna katılırlar ve diğer Google çalışanlarıyla tanışma fırsatı bulurlar.

Oryantasyonun ardından, yeni işe alınan çalışanlara müşteri hizmetlerinden güvenlik prosedürlerine kadar her konuyu kapsayan bir haftalık bir eğitim programı verilir. Haftanın sonunda, eğitimde işlenen konularla ilgili bilgilerini ölçmek amacıyla bir final sınavına girerler.

Harika Bir Çalışan Oryantasyon Programını Neler Oluşturur? (Sanal Oryantasyon Fikirleri)

1. İletişim ve teknoloji

remote ihtiyaç duydukları uygun teknoloji ve iletişim araçlarına sahip olmalarını sağlıyor musunuz? Donut gibi sanal toplantı yazılımları, durum değerlendirme toplantıları ve sosyal etkinlikler düzenlemek için kullanılabilir; ayrıca Google Drive, Dropbox, OneDrive gibi dosya paylaşım platformları ile Notion ve Google Docs gibi belge düzenleme araçları da bu amaçla kullanılabilir.

2. Bağlantıda kalın

Şirketin, remote iş arkadaşlarıyla iletişim halinde kalmalarını sağlayan bir sistemi var mı? Bu sistem, ekip görüşmelerini veya düzenli durum kontrolünü içerebilir. Slack, durum kontrolü yapmak için mükemmeldir; ara sıra bir eğitim kılavuzu veya kısa bir video mesajı göndermeniz gerektiğinde, tl;dv şeklinde özetleyip çalışanların uygun oldukları zamanda yanıt vermelerini sağlayabilirsiniz. Bu sistem sadece eşzamansız iletişim için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda işe alım sürecine eşlik eden baskıyı da ortadan kaldırarak yeni işe alınanlar için psikolojik açıdan daha rahatlatıcı bir deneyim sunar. 

Yeni çalışanlarınızın kültürel uyum sürecine yardımcı olmak için mentorluk, koçluk ve eşlik sistemi gibi etkili uygulamaları devreye sokabilirsiniz. İletişim süreci resmileştirilirse, çalışanlar bu kişilerle iletişim kurmaya daha açık hale gelirler. Zavvy, çalışan yönetimini otomatikleştiren mükemmel bir araçtır. Ayrıca, eşlik sisteminizi de kolaylaştırarak mentorlar, koçlar ve iş arkadaşları gibi diğer çalışanlar üzerinde gereksiz bir baskı oluşmasını önler.

Gecikmiş toplantılar düzenlemek harika bir fikir. Donut, tüm gecikmiş toplantılar için otomatik bir program oluşturmanıza olanak tanır. Bu sayede, her toplantı için davetiyeleri manuel olarak göndermek ve ilgili görevleri yerine getirmekle uğraşmanıza gerek kalmaz.

3. Tercihleri göz önünde bulundurun

Oryantasyon deneyiminizi oluştururken, mevcut ekip üyelerinizin ve yeni çalışanlarınızın tercihlerini ve ihtiyaçlarını mutlaka göz önünde bulundurun. Hiçbir çalışan birbirine benzemez ve birini sadece birkaç gün içinde tanımak zor olabilir.

Çalışanların işe alım sürecini hızlandırmak için, çalışanlarınızın temel tercihlerini bilmek önemlidir. Hangi saat diliminde yaşıyorlar? Zaman dilimleri, kendilerinin ve ekibinin çalışma dinamikleri üzerinde ne gibi bir etki yaratacak? Eşzamanlı mı yoksa canlı toplantılarda mı daha rahat hissederler? Değişiklik yapabilir veya mevcut sistemlere entegre olabilirler mi? Daha içe dönük olabilirler ve yalnızca kesinlikle gerekli olduğunda eşzamansız iletişimi tercih edebilirler (bu durumda tl;dv , iletişim, eğitim ve işe alım süreçlerinizin bir parçası tl;dv ). Bunlar kişisel sorular gibi görünebilir ve bu doğru bir gözlemdir. Ancak işe alım süreci sadece şirket ve hedefleriyle ilgili değildir. Çalışanlar da insandır ve başarılı olmayı hedefleyen her şirket, bu gerçeği kabul etmeli ve yeni çalışanları motive etmek için bunu iyi bir şekilde kullanmalıdır. Yeni işe aldığınız kişinin dinamiklerini anlamak, onu şirket kültürünüze daha iyi bir şekilde dahil etmenize yardımcı olacaktır. 

Müşterileriniz hakkında, örneğin hobileri ve en sevdikleri şeyler gibi konularda daha fazla bilgi edinebilir, böylece kişiselleştirilmiş bir hediye hazırlayabilir ve onların kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlayabilirsiniz. Bu bilgilerle, onların en iyi hallerine ulaşmalarına yardımcı olacak etkili ve kapsamlı bir plan oluşturabilirsiniz.

4. Ek Kaynaklar

remote sunabileceğiniz başka kaynaklar var mı? Çevrimiçi eğitim materyalleri, işe alım kontrol listeleri ve el kitapları, tüm bunlar olası seçeneklerdir. Durum ne olursa olsun, remote yeni işlerinde başarılı olabilmeleri için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmaları gerekir.

GitLab El Kitabı, kusursuz bir çalışan el kitabının harika bir örneğidir. 2400 sayfa uzunluğundaki bu kitap, GitLab’da çalışan bir kişinin ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içermektedir. Çalışanın görevine göre, müşteri geçmişi veya bilgiler gibi ihtiyaç duyduğu kaynaklar belirlenir.

Onlara olayların bir zaman makinesi sunmak amacıyla, tl;dv ile yapılan kayıtlar tl;dv . Böylece tüm kurumsal bilgi birikimine erişebilir ve sistem hakkında sağlam bir kavrayış geliştirebilirler. tl;dv , bir çalışan eğitim merkezi olarak tl;dv . Bu platform, çalışanlara işlerin nasıl yapıldığını gösteren önceden kaydedilmiş oturumlar ve ekran paylaşımları içerir.

Bu videolara isteğe bağlı olarak erişilebilir; böylece çalışanlar bilgilerini tazelemek istediklerinde bu videoları izleyebilirler. Çalışanlar, transkriptler ve zaman damgaları sayesinde videoların zaten bildikleri kısımlarını atlayabilir ve o anda en önemli olan konulara odaklanabilirler.

5. Check-in'ler

Donut ile remote düzenli olarak iletişim kurmak için bir planınız olmalı. Bu, Zoom veya Happy Hour üzerinden video konferans, telefon görüşmeleri ya da Slack üzerinden sohbetler yoluyla gerçekleştirilebilir. Bu sayede herkesin aynı bilgilere sahip olması ve her türlü sorun veya endişenin mümkün olan en kısa sürede çözülmesi sağlanacaktır.

Yeni görev ve diğer ayrıntıları görüşmek üzere, çalışan yöneticisiyle bir görüşme yapmalıdır. İnsan Kaynakları tarafından onaylandıktan sonra, yönetici yeni çalışanla bir araya gelerek sonraki süreçlerin gidişatını belirlemelidir. Yöneticiler, takip planını oluşturmalı ve yeni çalışanlarla bu plan üzerinde mutabık kalmalıdır. Bu durum değerlendirme toplantıları ilk iki hafta, dört hafta ve iki ay sonra yapılmalıdır. Bu, yöneticinin ilerlemeyi takip etmesini sağlar ve şirketin işleyişini anlamasına yardımcı olur.

Bu toplantılar, yeni çalışanın KPI’larını, OKR’lerini ve bunların nasıl ölçüleceğini (şirkete uyum sağlama sürecindeki ilerleme dahil) öğrendiği ilk toplantıyı da içermelidir. Notion, çalışanların tamamladıkları her bir oturumu işaretleyebilmeleri için zorunlu oryantasyon eğitim oturumlarının bir listesini barındırabilir. Buffer, oryantasyonla ilgili tüm önemli belgeleri ve talimatları Notion’da tutma konusunda başarılı bir iş çıkarıyor. Şirket, kurulduğu remote tamamen remote çalışıyor. Ayrıca, ilerlemeyi takip etmek için Trello ve çalışanları yönetmek için Zavvy gibi araçlar da mevcuttur.

Bir işi doğru yapmak söz konusu olduğunda, uygulama her şeyden önemlidir. En iyi sonuçları elde etmenin yolları, işleri daha hızlı ve daha iyi halletmeye yönelik ipuçları, taktikler ve stratejiler içeren videolar, en iyi çalışanlar veya yöneticiler tarafından tl;dv kullanılarak kaydedilebilir tl;dv yeni çalışanlar da dahil tl;dv herkes tl;dv videolardan yararlanabilir. Bu bilgi merkezi, çalışanlara çok fazla zaman, stres ve hayal kırıklığından kurtaracak ve şirketinizde başarıya ulaşmaları için onları hazır bir konuma getirecektir. Bunun en güzel yanı ise, çalışanların zaman alan toplantılar düzenlemeye gerek kalmadan, kendi hızlarında ve ihtiyaç duydukları anda öğrenebilmeleridir. 

6. Geri Bildirim

Son olarak, işe alım sürecinde hem remote hem de mevcut ekip üyelerinizden geri bildirim almalısınız. Bu, iyileştirilmesi gereken alanları belirlemenize ve remote kontrol listenizi buna göre düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Sonuç

Bu adımları izleyerek, remote için en iyi çalışan oryantasyon deneyimini yaratabilirsiniz. Sadece sürece değil, bireye odaklanmanız gerekir. tl;dv, Donut ve Slack gibi teknolojilerin yardımıyla, şirketinizdeki her yeni çalışanın başarıya hazır olmasını sağlayabilirsiniz.