Öğrenilecek En İyi Çalışan Oryantasyon Deneyimlerinden 3 Örnek

İşe alım süreci hem çalışanlar hem de işverenler için büyük önem taşır. Bu süreç, yeni iş ilişkisinin temelini oluşturur, yeni çalışanların kendilerini kabul edilmiş ve topluluğun bir parçası olarak hissetmelerine yardımcı olur ve beklentiler ile sorumluluklar konusunda bir rehber işlevi görür. En iyi şirketlerin, yaptıkları her şeyin merkezine çalışanlarını koyması hiç de şaşırtıcı değildir. 

Northpass, yapılandırılmış bir işe alım süreci uygulayan şirketlerin gelirlerinde bir önceki yıla göre %60'lık bir artış kaydettiğini ortaya koydu. Ancak yapılandırılmış işe alım süreçlerinin getirdiği tek fayda gelir artışı değildi; müşteri memnuniyetinde de %63'lük bir artış sağlandı. Mutlu çalışanlar, müşterileri mutlu etmek için daha uygun bir konumdadır. Bazı kuruluşlar, çalışanlarına odaklanma konusunda öncü hale gelmiş ve markalı ya da genel bir işe alım süreci sayesinde olağanüstü bir itibar kazanmıştır. 

Yeni çalışanları işe alıştırmanın pek çok farklı yolu vardır, ancak bazı yöntemler diğerlerinden daha başarılıdır. Şirket kültürünüze uygun olan ve yeni çalışanlara başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlayan bir yöntem bulmak önemlidir.  

Bu blog yazısında, örnek alınabilecek en iyi çalışan oryantasyon süreçlerinden üç tanesine göz atacağız. Bu kuruluşların her biri, oryantasyon süreçlerini yeni çalışanlar için verimli, etkili ve sıcak bir deneyim haline getirmeyi başarmıştır. Oryantasyon programlarını bu kadar özel kılan unsurları öğrenmek için okumaya devam edin!

Çalışan Oryantasyonu Nedir?

Çalışan oryantasyonu, yeni çalışanları kuruma, görev ve sorumluluklarına ve şirket kültürüne alıştırma sürecidir. Bu süreç, çalışanların yeni rollerine uyum sağlamalarına ve yeni ortamlarında kendilerini rahat hissetmelerine yardımcı olur. Çalışan oryantasyonunun amacı, yeni işe alınanların yeni işlerine hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarını destekleyerek, üretken olmalarını ve şirketin başarısına katkıda bulunmalarını sağlamaktır.

En iyi çalışan oryantasyon programları, şirketin ve çalışanların ihtiyaçlarına göre özel olarak tasarlanır. Bu programlar kapsamlıdır ve yeni işe başlayanlara yeni görevlerinde başarılı olmaları için ihtiyaç duydukları tüm bilgileri sağlar. Ayrıca, çalışanların kendilerini hoş karşılanmış hissetmelerini ve şirket kültürüne dahil olmalarını sağlar.

En İyi İşe Alış Deneyimi Nedir?

Harika bir çalışan deneyiminin, sofistike bir teknoloji altyapısı, bir uygulama ya da hatta çok sayıda sosyal etkinlik ve avantajdan oluştuğunu düşünmek cazip gelebilir. Evet, bunların hepsi en iyi çalışan oryantasyon deneyimini sunmak için yararlıdır, ancak bunları sadece bir taktik olarak kullanmak yeterli olmaz. En iyi çalışan süreçleri, akılda kalıcı ve motive edicidir. İşe alım süreci, şirketin sizi tanıdığı kadar sizin de şirketi tanıdığınız iki yönlü bir deneyim olmalıdır. İşe alım sürecini kişiselleştirmenin en kolay yollarından biri, çevrimiçi bilgi merkezi gibi fikirleri kullanmaktır. Çeşitli işe alım konuları, şirket bilgileri ve önemli rol talimatları hakkında videolar hazırlamak, yeni çalışanın ihtiyaç duyduğu anda bilgileri hızlı ve doğru bir şekilde öğrenmesine yardımcı olacaktır. tl;dv ile, yeni bir çalışan kuruluşunuza katıldığında bu videoları her seferinde hazırlamanız gerekmez. Çeşitli paydaşların tl;dv videolarını kaydetmelerine izin verin tl;dv bu videolar tl;dv üst düzey yöneticilerin veya yöneticilerin onları eğitmek için zaman ayırmasına gerek kalmadan, yeni çalışanların ihtiyaç duydukları anda ihtiyaç duydukları her şeye erişip edinebilmeleri için orada barındırılacaktır. AI zaman takibi ile, yeni işe alınanların zamanlarını nasıl geçirdiklerini de görebilir ve hem üretkenlik hem de denge açısından oryantasyon sürecini optimize edebilirsiniz. Bu süreç planlı, iyi yürütülen ve dinamik olmalıdır. Bu, zamandan tasarruf sağlayacak ve yöneticiler ile ekip arkadaşlarının uzun saatler süren toplantı ve eğitimlere değerli zamanlarını harcamak yerine sosyalleşip ekip üyelerini tanımalarına olanak tanıyacaktır. 

İyi Çalışan Oryantasyonuna 3 Örnek

1. GitLab

GitLab, web tabanlı bir Git depo yöneticisi sunan bir şirkettir. remote şirket kültürüyle tanınan GitLab, Glassdoor tarafından 2019 yılının En İyi İş Yerleri arasında gösterilmiştir.

GitLab’ın işe alım süreci oldukça kapsamlıdır. Yeni işe alınan çalışanlar, ilk günlerinde işe başlamak için ihtiyaç duydukları tüm kaynaklara yönlendiren bağlantılar içeren bir hoş geldiniz e-postası alırlar. Ayrıca, her yeni çalışanın, sorularına veya endişelerine yardımcı olabilecek deneyimli bir çalışanla eşleştirildiği bir “buddy” sistemi de bulunmaktadır.

Yeni işe alınan çalışanlara ilk günlerinde şirketin remote gezdirilir ve ekibiyle tanıştırılır. Ayrıca, şirketin kültüründen değerlerine, politikalarından prosedürlerine kadar bilmeleri gereken her şeyi içeren GitLab El Kitabı’nın bir kopyası da kendilerine verilir.

2. Amazon

Amazon, Glassdoor tarafından 2019 yılının En İyi İş Yerleri arasında gösterilen küresel bir e-ticaret devidir. Amazon’un işe alım sonrası oryantasyon programı “Welcome Home” adını taşımaktadır ve yeni çalışanların yeni görevlerine hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarına yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.

Welcome Home programı, Seattle’daki Amazon genel merkezinde düzenlenen iki günlük oryantasyonla başlar. Oryantasyon sırasında yeni işe alınan çalışanlara şirket ve kurum kültürü hakkında genel bir bilgi verilir ve ekip üyeleriyle tanıştırılırlar. Ayrıca kampüs turuna katılırlar ve diğer Amazon çalışanlarıyla tanışma fırsatı bulurlar.

Oryantasyonun ardından, yeni işe alınan çalışanlara müşteri hizmetlerinden güvenlik prosedürlerine kadar her konuyu kapsayan bir haftalık bir eğitim programı verilir. Haftanın sonunda, eğitimde işlenen konularla ilgili bilgilerini ölçmek üzere bir final sınavına girerler.

3. Google

Google, Glassdoor tarafından 2019 yılının En İyi İş Yerleri arasında gösterilen küresel bir teknoloji devidir. Google’ın işe alım sonrası oryantasyon programı “Google Launchpad” olarak adlandırılır ve yeni işe alınan çalışanların yeni görevlerine hızlı ve etkili bir şekilde uyum sağlamalarına yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.

Launchpad, Kaliforniya’nın Mountain View kentindeki Google genel merkezinde düzenlenen iki günlük bir oryantasyon programıyla başlar. Oryantasyon sırasında yeni işe alınan çalışanlara şirket ve kurum kültürü hakkında genel bir bilgi verilir ve ekip üyeleriyle tanıştırılırlar. Ayrıca kampüs turuna katılırlar ve diğer Google çalışanlarıyla tanışma fırsatı bulurlar.

Oryantasyonun ardından, yeni işe alınan çalışanlara müşteri hizmetlerinden güvenlik prosedürlerine kadar her konuyu kapsayan bir haftalık bir eğitim programı verilir. Haftanın sonunda, eğitimde işlenen konularla ilgili bilgilerini ölçmek üzere bir final sınavına girerler.

Harika Bir Çalışan Oryantasyon Programını Neler Oluşturur? (Sanal Oryantasyon Fikirleri)

1. İletişim ve teknoloji

remote ihtiyaç duydukları doğru teknoloji ve iletişim araçlarına sahip olduklarından emin misiniz? Donut gibi sanal toplantı yazılımları, bilgilendirme toplantıları ve sosyal etkinlikler düzenlemek için kullanılabilir; ayrıca Google Drive, Dropbox, OneDrive gibi dosya paylaşım araçları ile Notion ve Google Dokümanlar gibi belge düzenleme araçları da bu amaçla kullanılabilir.

2. Bağlantıda kalın

Şirketin, remote iş arkadaşlarıyla iletişim halinde kalmalarını sağlayan bir sistemi var mı? Bu sistem, ekip görüşmelerini veya düzenli durum kontrolünü içerebilir. Slack, durum kontrolü yapmak için idealdir tl;dv ara sıra bir eğitim kılavuzu veya kısa bir video mesajı göndermeniz gerektiğinde, tl;dv çalışanların uygun oldukları zamanda yanıt vermelerini sağlayabilirsiniz. Bu sistem sadece eşzamansız iletişim için yararlı olmakla kalmaz, aynı zamanda işe alım sürecinin getirdiği baskıyı da ortadan kaldırarak yeni işe alınanlar için psikolojik açıdan daha rahatlatıcı bir deneyim sunar. 

Yeni çalışanlarınızın kurumsal kültüre uyum sağlamasına yardımcı olmak için mentorluk, koçluk ve eşleştirme sistemleri gibi etkili yöntemleri devreye sokabilirsiniz. İletişim süreci resmileştirilirse, çalışanlar bu kişilerle iletişim kurmaya daha açık hale gelirler. Zavvy, çalışan yönetimini otomatikleştiren mükemmel bir araçtır. Ayrıca, eşleştirme sisteminizi de kolaylaştırarak mentorlar, koçlar ve iş arkadaşları gibi diğer çalışanlar üzerinde gereksiz bir baskı yaratmamasını sağlar.

Gecikmiş toplantılar düzenlemek harika bir fikir. Donut, tüm gecikmiş toplantılar için otomatik bir takvim oluşturmanıza olanak tanır. Bu sayede her toplantı için davetiyeleri manuel olarak göndermek ve ilgili işlemleri yapmakla uğraşmanıza gerek kalmaz.

3. Tercihleri göz önünde bulundurun

Oryantasyon sürecini oluştururken, mevcut ekip üyelerinizin ve yeni çalışanlarınızın tercihlerini ve ihtiyaçlarını mutlaka göz önünde bulundurun. Hiçbir çalışan birbirinin aynısı değildir ve birini sadece birkaç gün içinde tanımak zor olabilir.

Çalışanların işe alım sürecini hızlandırmak için, çalışanlarınızın temel tercihlerini bilmek önemlidir. Hangi saat diliminde yaşıyorlar? Zaman dilimleri, kendilerinin ve ekibinin çalışma dinamikleri üzerinde ne gibi bir etkiye sahip olacak? Senkron veya canlı toplantılardan hangisini daha rahat buluyorlar? Değişiklik yapabilir veya mevcut sistemlere entegre olabilirler mi? Daha içe dönük olabilirler ve sadece kesinlikle gerekli olduğunda asenkron toplantıları tercih edebilirler (bu durumda tl;dv , iletişim, eğitim ve işe alım süreçlerinizin bir parçası tl;dv ). Bunlar kişisel sorular gibi görünebilir ve bu doğru olur. Ancak işe alım süreci sadece şirket ve hedefleriyle ilgili değildir. Çalışanlar insandır ve başarılı olmayı uman her şirket bu gerçeği kabul etmeli ve yeni çalışanları motive etmek için bunu iyi bir şekilde kullanmalıdır. Yeni çalışanlarınızın dinamiklerini anlamak, onları kültürünüze daha iyi bir şekilde kabul etmenize yardımcı olacaktır. 

Müşterilerinizin hobileri ve sevdikleri şeyler gibi konularda daha fazla bilgi edinebilir, böylece onlara kişiselleştirilmiş bir hediye hazırlayabilir ve kendilerini daha rahat hissetmelerini sağlayabilirsiniz. Bu bilgilerle, onların en iyi hallerine ulaşmalarına yardımcı olacak etkili ve kapsamlı bir plan oluşturabilirsiniz.

4. Ek Kaynaklar

remote sunabileceğiniz başka kaynaklar var mı? Çevrimiçi eğitim materyalleri, işe alım kontrol listeleri ve el kitapları gibi seçenekler düşünülebilir. Durum ne olursa olsun, remote yeni işlerinde başarılı olabilmeleri için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmaları gerekir.

GitLab El Kitabı, kusursuz bir çalışan el kitabının harika bir örneğidir. 2400 sayfa uzunluğundaki bu kitap, GitLab’da çalışan bir kişinin ihtiyaç duyabileceği tüm bilgileri içermektedir. Çalışanın görevine göre, müşteri geçmişi veya bilgiler gibi ihtiyaç duyduğu kaynaklar belirlenir.

Onlara olayların bir zaman makinesi sunmak için, tl;dv ile yapılan kayıtlar tl;dv . Böylece tüm kurumsal bilgi birikimine erişebilir ve sistem hakkında sağlam bir kavrayış geliştirebilirler. tl;dv , bir çalışan eğitim merkezi olarak tl;dv . Bu platform, çalışanlara işlerin nasıl yapıldığını gösteren önceden kaydedilmiş oturumlar ve ekran paylaşımları içerir.

Bu videolara isteğe bağlı olarak erişilebilir; böylece çalışanlar bilgilerini tazelemek istediklerinde istedikleri zaman bu videoları izleyebilirler. Çalışanlar, metinler ve zaman damgaları sayesinde videoların zaten bildikleri kısımlarını atlayabilir ve o anda en önemli olan noktalara odaklanabilirler.

5. Check-in işlemleri

Donut ile remote düzenli olarak iletişim kurmak için bir planınız olmalı. Bu, Zoom veya Happy Hour üzerinden video konferans, telefon görüşmeleri ya da Slack üzerinden sohbetler yoluyla gerçekleştirilebilir. Bu sayede herkesin aynı bilgilere sahip olması ve her türlü sorun veya endişenin mümkün olan en kısa sürede çözülmesi sağlanacaktır.

Yeni görev ve diğer ayrıntıları görüşmek üzere, çalışan yöneticisiyle bir araya gelmelidir. İnsan Kaynakları tarafından onaylandıktan sonra, yönetici yeni çalışanla görüşerek sonraki süreçlerin gidişatını belirlemelidir. Yöneticiler, takip planını oluşturmalı ve yeni çalışanlarla bir takip planı üzerinde anlaşmalıdır. Bu bilgilendirme toplantıları ilk iki hafta, dört hafta ve iki ay sonra yapılmalıdır. Bu, yöneticinin ilerlemeyi takip etmesini sağlar ve şirketin nasıl işlediğini anlamasına yardımcı olur.

Bu toplantılar, yeni çalışanın KPI’larını, OKR’lerini ve bunların nasıl ölçüleceğini (şirkete uyum sağlama sürecindeki ilerleme dahil) öğrendiği ilk toplantıyı da içermelidir. Notion, çalışanların tamamladıkları eğitimleri işaretleyebilmeleri için zorunlu oryantasyon eğitimlerinin yer aldığı bir liste barındırabilir. Buffer, oryantasyonla ilgili tüm önemli belgeleri ve talimatları Notion’da tutma konusunda başarılı bir iş çıkarıyor. Şirket, kurulduğu remote tamamen remote çalışıyor. Ayrıca, ilerlemeyi takip etmek için Trello ve çalışanları yönetmek için Zavvy gibi araçlar da bulunmaktadır.

Bir işi doğru yapmak söz konusu olduğunda, uygulamaya büyük önem verilir. En iyi sonuçları elde etmenin yolları, işleri daha hızlı ve daha iyi halletmeye yönelik ipuçları, taktikler ve stratejiler içeren videolar, en yetkin çalışanlar veya yöneticiler tarafından tl;dv kullanılarak kaydedilebilir ve yeni çalışanlar da dahil tl;dv herkesin öğrenmesi tl;dv . Bu bilgi merkezi, çalışanlarınızın çok fazla zaman, stres ve hayal kırıklığından kurtulmasını sağlayacak ve şirketinizde başarıya ulaşmaları için onları hazır bir zemine oturtacaktır. Bunun en güzel yanı ise, çalışanların zaman alan toplantılar düzenlemeye gerek kalmadan, kendi hızlarında ve ihtiyaç duydukları anda öğrenebilmeleridir. 

6. Geri bildirim

Son olarak, işe alım sürecinde hem remote hem de mevcut ekip üyelerinizden geri bildirim almalısınız. Bu, iyileştirilmesi gereken alanları belirlemenize ve remote kontrol listenizi buna göre düzenlemenize yardımcı olacaktır.

Sonuç

Bu adımları izleyerek, remote için en iyi işe alım deneyimini yaratabilirsiniz. Sadece sürece değil, bireye odaklanmanız gerekir. tl;dv, Donut ve Slack gibi teknolojilerin yardımıyla, şirketinizdeki her yeni çalışanın başarıya hazır olmasını sağlayabilirsiniz.