L'intégration est un processus important tant pour les employés que pour les employeurs. Il donne le ton de la nouvelle relation de travail, aide les nouveaux arrivants à se sentir accueillis et inclus, et fournit un guide des attentes et des responsabilités. Il n'est pas surprenant que les meilleures entreprises placent leurs employés au centre de toutes leurs activités.
Northpass a découvert que les entreprises ayant une expérience d'accueil structurée ont vu leurs revenus augmenter de 60 % d'une année sur l'autre. Mais les processus d'intégration structurés n'ont pas apporté que des améliorations, ils ont également permis d'accroître de 63 % la satisfaction des clients. Des employés heureux sont mieux placés pour rendre les clients heureux. Certaines organisations sont devenues des champions de l'attention portée aux employés et ont acquis une excellente réputation grâce à un processus d'accueil de marque ou générique.
Il existe de nombreuses façons d'intégrer les nouveaux employés, mais certaines méthodes sont plus efficaces que d'autres. Il est important de trouver une méthode qui corresponde à la culture de votre entreprise et qui fournisse aux nouveaux employés toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir.
Dans cet article de blog, nous allons examiner trois exemples des meilleurs processus d'intégration des employés dont nous pouvons nous inspirer. Chacune de ces organisations a su rendre son processus d'intégration efficient, efficace et accueillant pour les nouveaux employés. Lisez la suite pour découvrir ce qui rend leurs programmes d'intégration si spéciaux !
Qu'est-ce que l'intégration des employés ?
L'intégration des employés est le processus qui consiste à présenter aux nouveaux employés l'organisation, leurs responsabilités professionnelles et la culture de l'entreprise. Il les aide à faire la transition vers leur nouveau rôle et à se sentir à l'aise dans leur nouvel environnement. L'objectif de l'intégration des employés est d'aider les nouvelles recrues à s'adapter rapidement et efficacement à leur nouvel emploi afin qu'elles puissent être productives et contribuer au succès de l'entreprise.
Les meilleurs programmes d'intégration des employés sont adaptés aux besoins de l'entreprise et des employés. Ils sont complets et fournissent aux nouvelles recrues toutes les informations dont elles ont besoin pour réussir dans leur nouveau rôle. Ils veillent également à ce que les employés se sentent bienvenus et intégrés dans la culture de l'entreprise.
Quelle est la meilleure expérience d'embarquement ?
Il peut être tentant de penser qu'une bonne expérience pour les employés consiste en un ensemble de technologies sophistiquées, une application ou même de nombreuses activités sociales et avantages. Oui, tous ces éléments sont bons pour offrir la meilleure expérience d'accueil aux employés, mais les utiliser comme tactique ne suffira pas. Les meilleurs processus pour les employés sont mémorables et motivants. L'intégration doit être une expérience à double sens, dans laquelle l'entreprise apprend à vous connaître et vous à connaître l'entreprise. L'une des façons les plus simples de personnaliser l'intégration est d'utiliser des idées telles qu'un centre de connaissances en ligne. En réalisant des vidéos sur divers sujets liés à l'intégration, des informations sur l'entreprise et des instructions sur les rôles clés, vous aiderez le nouvel employé à obtenir des informations rapidement et au moment où il en a besoin. Avec tl;dv, vous n'avez pas besoin de réaliser ces vidéos à chaque fois qu'un nouvel employé rejoint votre organisation. Il suffit de laisser les différentes parties prenantes enregistrer leurs vidéos sur tl;dv et elles seront hébergées là pour que tout nouvel employé puisse y accéder et acquérir tout ce dont il a besoin quand il en a besoin, sans que les supérieurs ou les managers aient à prendre du temps pour le former. Le projet doit être planifié, bien exécuté et dynamique. Cela permettra de gagner du temps et de libérer les managers et leurs collaborateurs pour qu'ils puissent socialiser et apprendre à connaître les membres de l'équipe au lieu de passer un temps précieux dans de longues heures de réunions et de formation.
3 exemples d'un bon accueil des employés
1. GitLab
GitLab est une entreprise qui propose un gestionnaire de référentiel Git basé sur le web. Elle est connue pour sa culture remote-first et a été nommée l'un des meilleurs lieux de travail en 2019 par Glassdoor.
L'expérience d'accueil de GitLab est très complète. Les nouveaux employés reçoivent un courriel de bienvenue le premier jour, qui contient des liens vers toutes les ressources dont ils ont besoin pour commencer. Il existe également un système de jumelage, dans lequel chaque nouvelle recrue est jumelée à un employé expérimenté qui peut l'aider à répondre à toutes ses questions ou préoccupations.
Le premier jour, les nouveaux employés visitent les bureaux de l'entreprise ( remote ) et sont présentés à leur équipe. Ils reçoivent également une copie du GitLab Handbook, qui contient tout ce qu'ils doivent savoir sur l'entreprise, de sa culture et ses valeurs à ses politiques et procédures.
2. Amazon
Amazon est un géant mondial du commerce électronique qui a été désigné comme l'un des meilleurs endroits où travailler en 2019 par Glassdoor. Le programme d'accueil d'Amazon s'appelle "Welcome Home" et il est conçu pour aider les nouvelles recrues à effectuer une transition rapide et efficace vers leur nouveau rôle.
Welcome Home commence par une orientation de deux jours au siège social d'Amazon à Seattle. Au cours de cette orientation, les nouveaux employés ont un aperçu de l'entreprise et de sa culture, et ils sont présentés à leur équipe. Ils font également une visite du campus et ont la possibilité de rencontrer d'autres employés d'Amazon.
Après l'orientation, les nouveaux employés suivent un programme de formation d'une semaine qui couvre tout, du service à la clientèle aux procédures de sécurité. À la fin de la semaine, ils passent un examen final pour tester leurs connaissances du matériel couvert par la formation.
3. Google
Google est un géant mondial de la technologie qui a été désigné comme l'un des meilleurs endroits où travailler en 2019 par Glassdoor. Le programme d'accueil de Google s'appelle "Google Launchpad" et il est conçu pour aider les nouvelles recrues à effectuer une transition rapide et efficace vers leur nouveau rôle.
Launchpad commence par une orientation de deux jours au siège social de Google à Mountain View, en Californie. Au cours de cette orientation, les nouveaux employés ont un aperçu de l'entreprise et de sa culture, et sont présentés à leur équipe. Ils effectuent également une visite du campus et ont l'occasion de rencontrer d'autres employés de Google.
Après l'orientation, les nouveaux employés suivent un programme de formation d'une semaine qui couvre tout, du service à la clientèle aux procédures de sécurité. À la fin de la semaine, ils passent un examen final pour tester leurs connaissances du matériel couvert par la formation.
Qu'est-ce qui fait un bon accueil des employés (Idées d'accueil virtuel)
1. Communication et technologie
Vous assurez-vous que les employés de remote disposent des outils technologiques et de communication dont ils ont besoin ? Les logiciels de réunions virtuelles, tels que Donut, peuvent être utilisés pour planifier des réunions de rattrapage, des activités sociales et le partage de fichiers tels que Google Drive, Dropbox, Onedrive et des outils de documentation tels que Notion et Google Docs.
2. Restez connecté
L'entreprise a-t-elle mis en place un système permettant aux employés de remote de rester en contact avec leurs collègues ? Il peut s'agir d'appels d'équipe ou de rencontres régulières. Slack est parfait pour prendre des nouvelles et lorsque vous avez besoin d'envoyer un tutoriel occasionnel ou un court message vidéo, il vous suffit d'envoyer un message à tl;dv et de demander aux employés de répondre quand ils le souhaitent. Slack n'est pas seulement utile pour les communications asynchrones, il permet également d'alléger la pression liée à l'intégration en offrant une expérience plus apaisante sur le plan psychologique pour les nouveaux employés.
Pour aider vos nouveaux employés à s'adapter culturellement, vous pouvez introduire des systèmes puissants comme les mentors, le coaching et les systèmes de jumelage. Si la communication est formalisée, ils seront plus ouverts à communiquer avec ces personnes. Zavvy est un excellent outil qui automatise la gestion des employés. Il rationalise également votre système de jumelage afin qu'il n'exerce pas de pression excessive sur les autres employés, tels que les mentors, les coachs et les collègues.
C'est une bonne idée d'organiser des sessions de rattrapage. Donut vous permet de créer un calendrier automatisé pour toutes les sessions de rattrapage. Cela vous évitera d'avoir à envoyer manuellement des invitations et à effectuer les tâches connexes à chaque session.
3. Prendre en compte les préférences
Veillez à tenir compte des préférences et des besoins des membres actuels de votre équipe et de vos nouveaux employés lorsque vous créez votre expérience d'accueil. Il n'y a pas deux employés identiques et il peut être difficile d'apprendre à connaître quelqu'un en quelques jours seulement.
Pour accélérer l'intégration des employés, il est important de connaître les préférences de base de vos employés. Dans quel fuseau horaire résident-ils ? Quel effet leurs fuseaux horaires auront-ils sur leur dynamique de travail et celle de leur équipe ? Sont-ils plus à l'aise avec les réunions synchrones ou en direct ? Sont-ils capables d'apporter des changements ou de s'intégrer aux systèmes existants ? Ils peuvent être plus introvertis et préférer l'asynchrone (alors tl;dv pourrait faire partie de votre pile de communication, de formation et d'onboarding), uniquement en cas d'absolue nécessité. Ces questions peuvent sembler personnelles, et c'est vrai. Mais l'onboarding ne concerne pas seulement l'entreprise et ses objectifs. Les employés sont des êtres humains et toute entreprise qui espère réussir doit reconnaître ce fait et l'utiliser à bon escient pour motiver les nouveaux employés. Comprendre la dynamique de votre nouvelle recrue vous aidera à mieux l'accueillir dans votre culture.
Vous pouvez en apprendre davantage sur vos clients, comme leurs loisirs et leurs activités préférées, pour vous aider à créer un cadeau personnalisé et les mettre plus à l'aise. Grâce à ces informations, vous pouvez créer un plan efficace et complet pour les aider à donner le meilleur d'eux-mêmes.
4. Ressources supplémentaires
Existe-t-il d'autres ressources que vous pouvez offrir aux employés de remote ? Des supports de formation en ligne, des listes de contrôle pour l'intégration et des manuels sont autant d'options possibles. Quelle que soit la situation, les employés de remote doivent disposer de toutes les informations nécessaires pour réussir dans leur nouvel emploi.
Le manuel de GitLab est un excellent exemple de manuel de l'employé parfait. Il compte 2 400 pages et contient toutes les informations dont un employé de GitLab a besoin. Le rôle de l'employé déterminera les ressources dont il a besoin, comme l'historique ou les informations sur les clients.
Pour leur donner un aperçu des événements, les enregistrements réalisés avec tl;dv pourraient être partagés. Ils pourraient accéder à tous les apprentissages de l'organisation et acquérir une solide compréhension du système. Le site tl;dv pourrait être utilisé comme centre d'apprentissage pour les employés. Il contient des sessions préenregistrées et des partages d'écran qui montrent aux employés comment faire les choses.
Ces vidéos sont accessibles à la demande, de sorte que les employés peuvent les revoir chaque fois qu'ils ont besoin de rafraîchir leurs connaissances. Grâce aux transcriptions et aux horodatages, les employés peuvent sauter les parties des vidéos qu'ils connaissent déjà et se concentrer sur ce qui est le plus important à ce moment-là.
5. Enregistrements
Vous devez avoir un plan de vérification régulière des employés de remote avec Donut. Cela peut se faire par vidéoconférence avec Zoom, Happy Hour, conversations téléphoniques ou chats via Slack. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que tous les problèmes ou préoccupations sont résolus aussi rapidement que possible.
Pour discuter de son nouveau rôle et d'autres détails, l'employé doit rencontrer son manager. Après avoir reçu l'approbation des RH, le manager doit rencontrer le nouvel employé pour définir l'orientation de la suite. Les managers devraient établir le plan de suivi et convenir d'un plan de suivi avec les nouveaux employés. Ces réunions de rattrapage doivent avoir lieu au cours des deux premières semaines, des quatre premières semaines et dans deux mois. Cela permet au manager de suivre les progrès et l'aide à comprendre le fonctionnement de l'entreprise.
Ces réunions devraient inclure la première réunion au cours de laquelle le nouvel employé est informé de ses KPI, OKR, et de la manière dont ils seront mesurés, y compris les progrès réalisés dans l'assimilation à l'entreprise. Notion pourrait héberger une liste des sessions de formation obligatoires pour l'intégration, avec des points de contrôle, afin que les employés puissent revoir chacune d'entre elles une fois qu'ils les ont suivies. Buffer fait du bon travail en conservant toute la documentation et les instructions importantes pour l'intégration sur Notion. L'entreprise fonctionne entièrement sur remote depuis sa création. Il existe également des outils tels que Trello pour suivre les progrès et Zavvy pour gérer les employés.
Lorsqu'il s'agit de bien faire un travail, l'exécution est reine. Des vidéos sur la façon d'obtenir le maximum de résultats, des astuces, des tactiques et des stratégies pour faire les choses plus vite et mieux pourraient être enregistrées par les meilleurs employés ou managers sur tl;dv pour que tous les autres puissent en tirer des enseignements, y compris les nouveaux employés. Ce centre de connaissances leur épargnera des tonnes de temps, de stress et de frustration et les mettra sur un piédestal prêt à réussir dans votre entreprise. La cerise sur le gâteau, c'est qu'ils peuvent apprendre à leur propre rythme et quand ils en ont besoin, sans avoir à organiser à nouveau des réunions qui font perdre du temps.
6. Retour d'information
Enfin, vous devriez solliciter les commentaires de vos employés remote et des membres de votre équipe actuelle au cours du processus d'intégration. Cela vous permettra d'identifier les points à améliorer et d'adapter votre liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants sur remote .
Conclusion
En suivant ces étapes, vous pouvez créer la meilleure expérience d'intégration pour vos employés sur le site remote . Vous devez vous concentrer sur l'individu et pas seulement sur le processus. Avec l'aide de technologies telles que tl;dv, Donut et Slack, vous pouvez vous assurer que chaque nouvel employé de votre entreprise est prêt à réussir.
