Une liste de contrôle simple Remote pour un onboarding efficace

L'intégration efficace des nouveaux employés est cruciale, car elle donne le ton pour toute la durée de leur emploi au sein de l'entreprise. Remote onboarding peut être un excellent moyen de rationaliser le processus d'intégration, mais il n'est pas sans poser de problèmes. 

L'un des principaux obstacles à l'intégration dans remote est de s'assurer que tous les employés de remote ont accès à la technologie et aux outils de communication nécessaires. Il peut s'agir de logiciels de réunions virtuelles, de vidéoconférences, de partage de fichiers, etc. 

Un autre défi consiste à veiller à ce que les employés de remote puissent rester en contact avec les autres membres de l'équipe. Cela peut se faire par des rencontres régulières ou des appels d'équipe, ainsi que par des outils de gestion de projets collaboratifs ou des plateformes de collaboration en ligne telles que Slack ou Trello.

Pour surmonter ces difficultés, il est important de mettre l'accent sur la flexibilité et la commodité de remote onboarding. Avec les bons outils et la bonne préparation, remote onboarding peut être un processus simple et efficace qui aide les employés et les employeurs à tirer le meilleur parti de leur expérience professionnelle. En outre, il est important d'être proactif et de fournir aux employés de remote toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions. Il peut s'agir de matériel de formation en ligne, de listes de contrôle pour l'intégration ou d'autres outils et ressources numériques.

Cependant, la création d'un processus d'intégration efficace peut être facilitée si vous savez à quoi vous attendre à chaque étape - en particulier lorsque vous travaillez à distance. Il existe de nombreuses options et façons de procéder, et il peut être difficile de savoir par où commencer. Cette simple liste de contrôle remote vous aidera à créer un processus rationalisé, à la fois efficace et efficient.

Une liste de contrôle simple Remote pour un onboarding efficace

Examinons une simple liste de contrôle remote que vous pouvez utiliser pour rationaliser le processus.

1. Outils de technologie et de communication

Avez-vous mis en place toutes les mesures nécessaires pour que les employés de remote aient accès à la technologie et aux outils de communication nécessaires ? Il peut s'agir de logiciels de réunions virtuelles tels que Donut pour des réunions de rattrapage programmées et des activités sociales telles que des jeux, de vidéoconférences telles que Zoom et Google Meet pour des réunions en direct et des formations, de partage de fichiers tels que Google Drive, Dropbox ou Onedrive, d'outils de documentation tels que Notion et Google Docs et bien d'autres encore.

Si ce n'est pas le cas, envisagez de fournir ces outils ou de donner aux employés une formation sur la façon de les utiliser efficacement. tl;dv est un excellent outil à utiliser pour créer des vidéos standard telles que des vidéos aidant les nouveaux employés et les clients à utiliser certaines fonctions et certains outils. Dans l'ensemble, disposer d'un outil de gestion des employés à 360° comme Workday et Eddy peut être déterminant pour obtenir des taux de réussite élevés en matière de fidélisation des employés et de productivité, car ils vous aident à gérer chaque employé au niveau personnel et organisationnel. 

Les choses à considérer :

1. Assurez-vous que le nouvel employé a accès à tous les outils de vidéoconférence utilisés par l'entreprise. 
2. Aide L'employé configure la vidéoconférence sur mesure et a accès aux manuels d'utilisation.
3. Assurez-vous que la connexion Internet de l'employé ne sera pas un obstacle et qu'elle est suffisamment stable pour faciliter les vidéoconférences et le travail. 1,5 Mbps devrait être le minimum pour faciliter les réunions en ligne et les activités professionnelles générales. 
4. Tous les éléments technologiques, qu'il s'agisse de logiciels ou de matériel, ont-ils été correctement configurés pour ou par l'employé ? 
5. Envoyez tous les équipements du poste de travail, y compris les ordinateurs, les écouteurs, la souris, le clavier et les autres éléments de travail. 
6. Organisez une session avec l'équipe informatique

2. Restez connecté

Existe-t-il un plan permettant aux employés de remote de rester en contact avec les autres membres de l'équipe ? Il peut s'agir de réunions régulières ou d'appels d'équipe, ainsi que d'outils de gestion de projets collaboratifs ou de plateformes de collaboration en ligne telles que tl;dv, Google Docs, Slack ou Trello.

Introduisez des systèmes puissants tels que le coaching, les mentors et les systèmes de compagnonnage pour aider vos nouveaux employés à s'assimiler correctement sur le plan culturel. Ils seront également plus ouverts à la communication avec ces parties si elle est formalisée. Zavvy est un outil formidable qui vous aide non seulement à automatiser les processus de gestion des employés, mais aussi à rationaliser votre système de jumelage afin de vous assurer qu'il n'exerce pas une pression excessive sur d'autres employés tels que les coachs, les mentors et les autres collègues.

Il est idéal d'organiser des sessions de rattrapage. Donut peut vous aider à créer un calendrier automatisé de toutes les sessions de rattrapage afin que vous n'ayez pas à envoyer manuellement des invitations et à effectuer les tâches connexes à chaque fois qu'une session a lieu. 

Les choses à considérer : 

1. Veillez à ce que le nouvel employé soit mis en contact avec des personnes de plusieurs départements au cours de ses premières semaines.
2. Configuration d'une série d'e-mails de bienvenue automatisés
3. Des systèmes de communication doivent être mis en place pour les nouveaux employés, tels que le courrier électronique, le canal Slack et d'autres outils. L'équipe informatique devrait disposer d'une liste de toutes les plateformes de communication à l'intention des nouveaux employés. 
4. Un système de compagnonnage, de mentorat ou de coaching a-t-il été mis en place ? 
5. Communiquez aussi fréquemment que possible avec les sessions asynchrones et en direct. Les arrangements doivent être bien communiqués à chaque fois
6. Les attentes doivent être bien communiquées. Les indicateurs clés de performance, les critères d'évaluation, les délais, etc. doivent être clairement définis. Comment les évaluations de performance seront-elles menées ?
7. L'employé est-il ajouté à toutes les listes de courriels de communication interne pertinentes ?
8. Assurez un accès facile aux rôles, aux responsabilités ainsi qu'aux avantages. 
9. Organisez les premières réunions nécessaires à l'avance, par exemple avec les RH, le manager, l'équipe et l'ensemble de l'organisation. 
10. D'autres programmes tels que les réunions mensuelles, les réunions de rattrapage et l'itinéraire des activités sociales doivent être créés et partagés avec les nouveaux employés.

3. Tenir compte des préférences

Lors de la création de votre liste de contrôle pour l'intégration remote , veillez à prendre en compte les besoins et les préférences de votre équipe actuelle et de vos nouveaux employés. Il n'y a pas deux employés identiques et il est difficile de connaître parfaitement une personne en l'espace d'un jour ou deux.

Mais pour accélérer l'intégration des employés, vous devez connaître certaines préférences personnelles de base des employés. Dans quels fuseaux horaires vivent-ils ? Comment ces fuseaux horaires vont-ils affecter ou modifier la dynamique de travail pour eux et les autres membres de l'équipe ? Préfèrent-ils les réunions en direct ou asynchrones ? Cela correspond-il à des systèmes déjà existants, ou des changements peuvent-ils être apportés pour eux ? Peut-être sont-ils plus introvertis et préfèrent-ils les réunions asynchrones et les réunions en direct uniquement en cas de nécessité absolue.

Le fait de connaître des détails supplémentaires sur eux en tant que personne, tels que leurs intérêts, leurs passe-temps, leurs choses préférées, etc., peut vous aider à leur envoyer des cadeaux et à les rendre plus à l'aise et très heureux de travailler avec vous. Armé de ces informations, vous êtes prêt à créer un plan complet et efficace pour les amener à donner le meilleur d'eux-mêmes.

Les choses à considérer : 

1. Prévoir les fuseaux horaires
2. Partager des calendriers pour faciliter l'organisation de réunions.
3. Introverti ou extraverti ? Quelles sont les meilleures façons de communiquer ? L'équipe doit être au courant de ces informations et de la manière de se comporter avec les nouveaux employés. 
4. Demandez-leur quelles sont leurs attentes
5. Quels sont leurs intérêts ? 
6. Évaluez dans quelle mesure les dispositions prises les mettent à l'aise. Y a-t-il place à l'amélioration ?

4. Ressources supplémentaires

Avez-vous des ressources supplémentaires que les employés de remote pourraient trouver utiles ? Il peut s'agir de matériel de formation en ligne, de listes de contrôle pour l'intégration, de manuels ou d'autres outils et ressources numériques. Quoi qu'il en soit, il est important d'être proactif et de fournir aux employés de remote toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions.

Un bon exemple de manuel de l'employé parfait est le manuel de GitLab, qui, une fois imprimé, compte 2 400 pages contenant toutes les informations dont un employé de GitLab aurait besoin. En fonction du rôle que l'employé est appelé à jouer, il peut avoir besoin de ressources personnalisées, telles que l'historique et les informations relatives aux clients.

Les réunions enregistrées sur tl;dv pourraient être partagées avec eux pour leur permettre de remonter le temps jusqu'aux événements qui se sont produits bien avant leur arrivée. De cette façon, ils auraient un accès total aux enseignements de l'organisation et pourraient acquérir une solide compréhension de la façon dont les choses fonctionnent. tl;dv pourrait également servir de centre d'apprentissage unique pour les employés, avec des sessions préenregistrées approfondies et des démonstrations, telles que des partages d'écran, sur la façon de procéder de manière pratique.

Comme ces vidéos sont à la demande, elles peuvent permettre aux employés de les revoir à tout moment s'ils ont besoin de rafraîchir leurs connaissances ou d'apprendre quelque chose. Grâce aux horodatages et aux transcriptions, les employés peuvent facilement sauter les aspects des vidéos qu'ils connaissent déjà et se concentrer uniquement sur ce dont ils ont besoin à ce moment-là. 

Les choses à surveiller :

1. Existe-t-il une base de connaissances ? Un catalogue d'informations précieuses est-il toujours accessible ?
2. Qui peut être contacté en cas de problème ? 
3. Ont-ils accès à l'annuaire du personnel ?
4. Ont-ils accès au manuel des RH ?

5. Enregistrements

Assurez-vous d'avoir mis en place un plan de vérification régulière des employés de remote avec Donut, que ce soit par vidéoconférence avec Zoom ou Happy Hour, par des conversations téléphoniques, par des chats sur Slack ou par d'autres moyens. Cela permettra de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et que les préoccupations ou les problèmes sont abordés dès que possible.

Le nouvel employé doit avoir un entretien individuel avec son supérieur hiérarchique direct pour discuter de son rôle et d'autres détails. La rencontre avec le manager doit déterminer le déroulement du reste du processus d'intégration après le passage par les RH. Le manager doit fixer la marche à suivre pour le suivi et convenir d'un rendez-vous avec le nouvel employé. L'idéal est d'organiser ces réunions de rattrapage après deux semaines, quatre semaines et deux mois. Le manager peut ainsi suivre les progrès accomplis et aider le nouveau collaborateur à comprendre l'entreprise et son fonctionnement tel qu'il a été prévu.

Au cours de ces réunions, en particulier la première, le nouvel employé doit être informé de ses indicateurs clés de performance (KPI), de ses objectifs de performance (OKR) et de la manière dont ses performances seront contrôlées et mesurées, y compris ses progrès en matière d'assimilation dans l'entreprise. Un répertoire des sessions de formation obligatoires pour l'intégration pourrait être hébergé sur Notion avec des coches pour permettre à l'employé de cocher chacune d'entre elles après les avoir parcourues avec succès. Mais en dehors de Notion, il existe d'autres outils comme Trello pour suivre les progrès et Zavvy pour gérer l'employé. 

6. Retour d'information

Enfin, veillez à demander l'avis des employés de remote et de votre équipe existante tout au long du processus d'intégration. Cela vous aidera à identifier les points à améliorer et à apporter les ajustements nécessaires à votre liste de contrôle d'intégration remote .

Vous pouvez créer une liste de contrôle d'intégration remote qui soit à la fois complète et efficace en suivant les idées ci-dessus. Si vous prenez le temps de planifier votre intégration imminente et de prendre en compte les besoins de toutes les parties concernées, vous pouvez rationaliser le processus d'intégration remote et aider les employés remote à s'épanouir dans leurs nouvelles fonctions.

Que doit-on inclure dans l'intégration virtuelle ?

Lors de la création d'une liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants sur le site remote , quelques éléments clés doivent être inclus. Tout d'abord, il est important de présenter le nouvel employé à l'équipe et de donner un aperçu de la culture et des valeurs de l'entreprise. Cela aidera les employés de remote à sentir qu'ils font partie de l'équipe dès le premier jour. Vous pouvez y parvenir en envoyant une série de courriels, en organisant des sessions de chat en ligne et en organisant des réunions. 

Cependant, la tenue de réunions pour chaque séance d'accueil fait rapidement perdre du temps productif. La meilleure solution consiste donc à enregistrer tout ce dont les nouveaux employés, clients ou prospects ont besoin (selon le type d'accueil) à l'aide de tl;dv, et à partager les vidéos avec les participants. Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que les informations sont bien transmises. Utilisez des horodateurs pour mettre en évidence les points clés et les aider à assimiler les parties importantes de la vidéo. L'avantage de tout cela, c'est que vous recevez une notification lorsque votre vidéo est visionnée, ce qui vous permet d'assurer un suivi rapide et de vous assurer que tout se passe bien. Vous voulez gagner du temps ? Essayez ceci.

Ensuite, vous devez fournir aux employés de remote toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions. Il peut s'agir de descriptions de poste, de politiques de l'entreprise ou de matériel de formation. En outre, il est important de donner aux employés de remote l'accès à la technologie et aux outils de communication nécessaires. Il peut s'agir de logiciels de réunions virtuelles, de vidéoconférences, de partage de fichiers, etc. tl;dv est un excellent moyen de transmettre des informations essentielles. Qu'il s'agisse d'une session pour un nouveau client ou de l'intégration d'un nouvel employé, vous pouvez créer un catalogue de vidéos sur les FAQ et un centre de connaissances pour assurer une intégration plus rapide et à votre rythme.

Enfin, tout au long du processus d'intégration, il est essentiel d'obtenir l'avis des travailleurs de remote et de votre personnel actuel. Cela vous aidera à repérer les éventuelles lacunes et à apporter les modifications nécessaires à votre liste de contrôle d'intégration remote . Vous pouvez simplifier la procédure d'intégration remote en prenant le temps de réfléchir à l'avance et de prendre en compte les demandes de toutes les parties concernées.

Conseils pour Remote Onboarding

1. Communication

Tout d'abord, la communication est essentielle lorsqu'il s'agit de remote onboarding. Veillez à présenter le nouvel employé à l'équipe et à lui donner un aperçu de la culture et des valeurs de l'entreprise. En outre, donnez aux employés de remote l'accès à la technologie et aux outils de communication nécessaires. 

2. Formation

Donnez aux employés de remote toutes les informations dont ils ont besoin pour réussir dans leurs nouvelles fonctions. Il peut s'agir de descriptions de poste, de politiques de l'entreprise ou de matériel de formation. En outre, il est important d'être proactif en fournissant aux employés de remote l'accès à la technologie et aux outils de communication nécessaires.

3. Retour d'information

Enfin, il est important de demander l'avis des employés de remote et de votre équipe existante tout au long du processus d'intégration. Cela vous aidera à identifier les points à améliorer et à apporter les modifications nécessaires à votre liste de contrôle de l'intégration remote . En prenant le temps de planifier et de prendre en compte les besoins de toutes les parties concernées, vous pouvez rationaliser le processus d'intégration de remote et aider les employés de remote à s'épanouir dans leurs nouvelles fonctions.

Pourquoi l'onboarding Remote est-il préférable à l'onboarding traditionnel ?

L'intégration virtuelle est préférée aux méthodes d'intégration traditionnelles pour de bonnes raisons, compte tenu de notre nouveau monde et de l'essor de remote et des conditions de travail à domicile. 

Tout d'abord, remote onboarding est plus flexible et peut être adapté aux besoins de chaque employé ou client. 

En outre, remote onboarding permet aux employés de commencer à travailler immédiatement, sans avoir à attendre une réunion en personne ou une orientation. 

Enfin, remote onboarding est tout simplement plus pratique pour les deux parties - il n'est pas nécessaire de se préoccuper de la coordination des horaires ou de la recherche d'un lieu adéquat. Vous savez, coordonner des réunions entre différents fuseaux horaires peut s'avérer assez difficile.

Conclusion

C'est tout ce qu'il y a à faire ! Vous pouvez maintenant créer une liste de contrôle pour l'accueil de remote qui vous permettra de gagner du temps et d'aider les travailleurs de remote à réussir en suivant ces étapes faciles. Vous avez d'autres idées ? Ajoutez-les dans les commentaires ci-dessous, et n'oubliez pas d'essayer tl;dv gratuitement!