3 Beispiele für die besten Erfahrungen beim Onboarding von Mitarbeitern, von denen Sie lernen können

Das Onboarding ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber ein wichtiger Prozess. Es gibt den Ton für das neue Arbeitsverhältnis vor, hilft neuen Mitarbeitern, sich willkommen und integriert zu fühlen, und bietet einen Leitfaden für Erwartungen und Verantwortlichkeiten. Es überrascht nicht, dass die besten Unternehmen ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt all ihrer Aktivitäten stellen. 

Northpass stellte fest, dass Unternehmen mit einem strukturierten Onboarding-Prozess im Jahresvergleich eine Umsatzsteigerung von 60 % verzeichnen konnten. Doch strukturierte Onboarding-Prozesse führten nicht nur zu Umsatzsteigerungen, sondern auch zu einer um 63 % höheren Kundenzufriedenheit. Zufriedene Mitarbeiter sind besser in der Lage, Kunden zufrieden zu stellen. Einige Unternehmen haben sich darauf spezialisiert, den Fokus auf ihre Mitarbeiter zu legen, und sich durch einen markenspezifischen oder generischen Onboarding-Prozess einen hervorragenden Ruf erworben. 

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, neue Mitarbeiter einzuarbeiten, doch manche Methoden sind erfolgreicher als andere. Es ist wichtig, eine Methode zu finden, die zu Ihrer Unternehmenskultur passt und neuen Mitarbeitern alle Informationen liefert, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein.  

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen Blick auf drei Beispiele für vorbildliche Einarbeitungsprozesse, von denen man lernen kann. Jedes dieser Unternehmen hat einen Weg gefunden, seinen Einarbeitungsprozess effizient, effektiv und für neue Mitarbeiter einladend zu gestalten. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, was ihre Einarbeitungsprogramme so besonders macht!

Was versteht man unter Mitarbeiter-Onboarding?

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist der Prozess, bei dem neue Mitarbeiter in das Unternehmen, ihre Aufgabenbereiche und die Unternehmenskultur eingeführt werden. Es hilft ihnen, sich in ihre neue Rolle einzufinden und sich in ihrem neuen Umfeld wohlzufühlen. Das Ziel des Onboardings ist es, neuen Mitarbeitern zu helfen, sich schnell und effektiv in ihre neue Stelle einzufinden, damit sie produktiv arbeiten und zum Erfolg des Unternehmens beitragen können.

Die besten Einarbeitungsprogramme für neue Mitarbeiter sind auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter zugeschnitten. Sie sind umfassend und vermitteln neuen Mitarbeitern alle Informationen, die sie benötigen, um in ihrer neuen Position erfolgreich zu sein. Außerdem sorgen sie dafür, dass sich die Mitarbeiter willkommen und in die Unternehmenskultur integriert fühlen.

Was ist die beste Onboarding-Erfahrung?

Man könnte versucht sein zu glauben, dass eine hervorragende Mitarbeitererfahrung aus einem ausgeklügelten Technologie-Stack, einer App oder sogar zahlreichen sozialen Aktivitäten und Vergünstigungen besteht. Ja, all das trägt dazu bei, das bestmögliche Onboarding-Erlebnis für neue Mitarbeiter zu schaffen, doch sie lediglich als taktisches Mittel einzusetzen, reicht nicht aus. Die besten Mitarbeiterprozesse sind einprägsam und motivierend. Das Onboarding sollte eine wechselseitige Erfahrung sein, bei der das Unternehmen ebenso viel über Sie erfährt wie Sie über das Unternehmen. Eine der einfachsten Möglichkeiten, das Onboarding persönlich zu gestalten, ist der Einsatz von Ideen wie einem Online-Wissensportal. Das Erstellen von Videos zu verschiedenen Onboarding-Themen, Unternehmensinformationen und Anleitungen für wichtige Aufgaben hilft dem neuen Mitarbeiter, sich schnell und genau dann auf den neuesten Stand zu bringen, wenn er die Informationen benötigt. Mit tl;dv müssen Sie diese Videos nicht jedes Mal neu erstellen, wenn ein neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eintritt. Lassen Sie einfach die verschiedenen Beteiligten ihre Videos auf tl;dv aufnehmen tl;dv diese werden dort gehostet, sodass jeder neue Mitarbeiter jederzeit auf alles zugreifen und sich das Nötige aneignen kann, ohne dass Vorgesetzte oder Manager Zeit für Schulungen aufwenden müssen. Dank der KI-basierten Zeiterfassung erhalten Sie zudem Einblick darin, wie neue Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, was dabei hilft, den Onboarding-Prozess sowohl im Hinblick auf Produktivität als auch auf Work-Life-Balance zu optimieren. Dieser sollte gut geplant, sorgfältig durchgeführt und dynamisch gestaltet sein. Das spart Zeit und gibt Managern und ihren Teammitgliedern die Freiheit, Kontakte zu knüpfen und die Teammitglieder kennenzulernen, anstatt wertvolle Zeit in stundenlangen Meetings und Schulungen zu verbringen. 

3 Beispiele für eine erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter

1. GitLab

GitLab ist ein Unternehmen, das einen webbasierten Git-Repository-Manager anbietet. Es ist für seine remote bekannt und wurde 2019 von Glassdoor zu einem der besten Arbeitgeber gekürt.

Das Onboarding bei GitLab ist sehr umfassend. Neue Mitarbeiter erhalten an ihrem ersten Tag eine Willkommens-E-Mail mit Links zu allen Ressourcen, die sie für den Einstieg benötigen. Außerdem gibt es ein Buddy-System, bei dem jeder neue Mitarbeiter einem erfahrenen Kollegen zugewiesen wird, der ihm bei Fragen oder Problemen zur Seite steht.

Am ersten Arbeitstag erhalten neue Mitarbeiter eine Führung durch die remote des Unternehmens und werden ihrem Team vorgestellt. Außerdem erhalten sie ein Exemplar des GitLab-Handbuchs, das alles enthält, was sie über das Unternehmen wissen müssen – von der Unternehmenskultur und den Werten bis hin zu den Richtlinien und Abläufen.

2. Amazon

Amazon ist ein globaler E-Commerce-Riese, der von Glassdoor zu einem der besten Arbeitgeber des Jahres 2019 gekürt wurde. Das Einarbeitungsprogramm von Amazon heißt „Welcome Home“ und soll neuen Mitarbeitern helfen, sich schnell und effektiv in ihre neue Rolle einzufinden.

„Welcome Home“ beginnt mit einer zweitägigen Einführungsveranstaltung in der Amazon-Zentrale in Seattle. Während dieser Veranstaltung erhalten neue Mitarbeiter einen Überblick über das Unternehmen und seine Kultur und lernen ihr Team kennen. Außerdem wird ihnen der Campus gezeigt, und sie haben die Gelegenheit, andere Amazon-Mitarbeiter kennenzulernen.

Nach der Einweisung durchlaufen neue Mitarbeiter ein einwöchiges Schulungsprogramm, das alle Bereiche vom Kundenservice bis hin zu Sicherheitsvorschriften abdeckt. Am Ende der Woche legen sie eine Abschlussprüfung ab, um ihre Kenntnisse über die in der Schulung behandelten Inhalte zu überprüfen.

3. Google

Google ist ein globaler Technologiegigant, der von Glassdoor zu einem der besten Arbeitgeber des Jahres 2019 gekürt wurde. Das Einarbeitungsprogramm von Google heißt „Google Launchpad“ und soll neuen Mitarbeitern helfen, sich schnell und effektiv in ihre neue Rolle einzufinden.

Das Launchpad-Programm beginnt mit einer zweitägigen Einführungsveranstaltung in der Google-Zentrale in Mountain View, Kalifornien. Während dieser Veranstaltung erhalten die neuen Mitarbeiter einen Überblick über das Unternehmen und seine Kultur und lernen ihr Team kennen. Außerdem wird ihnen der Campus gezeigt, und sie haben die Gelegenheit, andere Google-Mitarbeiter kennenzulernen.

Nach der Einweisung durchlaufen neue Mitarbeiter ein einwöchiges Schulungsprogramm, das alle Bereiche vom Kundenservice bis hin zu Sicherheitsvorschriften abdeckt. Am Ende der Woche legen sie eine Abschlussprüfung ab, um ihre Kenntnisse über die in der Schulung behandelten Inhalte zu überprüfen.

Was macht eine erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter aus? (Ideen für die virtuelle Einarbeitung)

1. Kommunikation und Technologie

Stellen Sie sicher, dass remote über die richtige Technologie und die Kommunikationsmittel verfügen, die sie benötigen? Mit Software für virtuelle Besprechungen wie Donut lassen sich Besprechungen zum Informationsaustausch und soziale Aktivitäten planen sowie Dateien über Dienste wie Google Drive, Dropbox und OneDrive austauschen und Dokumente mit Tools wie Notion und Google Docs bearbeiten.

2. Bleiben Sie in Verbindung

Verfügt das Unternehmen über ein System, das es remote ermöglicht, mit ihren Kollegen in Kontakt zu bleiben? Dazu könnten Team-Anrufe oder regelmäßige Check-ins gehören. Slack eignet sich hervorragend für den Austausch, und wenn Sie gelegentlich eine Anleitung oder eine kurze Videobotschaft senden müssen, können Sie tl;dv einfach als tl;dv (zu lang; habe tl;dv ) kennzeichnen und die Mitarbeiter in Ruhe darauf reagieren lassen. Das ist nicht nur gut für die asynchrone Kommunikation, sondern nimmt auch den Druck, der mit der Einarbeitung einhergeht, und sorgt so für eine psychologisch angenehmeres Erlebnis für neue Mitarbeiter. 

Um Ihren neuen Mitarbeitern die kulturelle Eingewöhnung zu erleichtern, können Sie wirksame Maßnahmen wie Mentorenprogramme, Coaching und Buddy-Systeme einführen. Wenn die Kommunikation formalisiert ist, sind die neuen Mitarbeiter eher bereit, mit diesen Personen in Kontakt zu treten. Zavvy ist ein hervorragendes Tool, das die Mitarbeiterverwaltung automatisiert. Es optimiert zudem Ihr Buddy-System, sodass es keinen übermäßigen Druck auf andere Mitarbeiter wie Mentoren, Coaches und Kollegen ausübt.

Es ist eine tolle Idee, Nachholtermine zu vereinbaren. Mit Donut kannst du einen automatisierten Zeitplan für alle Nachholtermine erstellen. So sparst du dir den Aufwand, bei jedem Termin manuell Einladungen zu versenden und die damit verbundenen Aufgaben zu erledigen.

3. Berücksichtigen Sie die Präferenzen

Berücksichtigen Sie bei der Gestaltung Ihres Onboarding-Prozesses unbedingt die Vorlieben und Bedürfnisse Ihrer derzeitigen Teammitglieder und Ihrer neuen Mitarbeiter. Kein Mitarbeiter gleicht dem anderen, und es kann schwierig sein, jemanden in nur wenigen Tagen kennenzulernen.

Um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu beschleunigen, ist es wichtig, die grundlegenden Präferenzen Ihrer Mitarbeiter zu kennen. In welcher Zeitzone leben sie? Welchen Einfluss haben ihre Zeitzonen auf die Arbeitsdynamik zwischen ihnen und ihrem Team? Fühlen sie sich bei synchronen oder Live-Meetings wohler? Sind sie in der Lage, Änderungen vorzunehmen oder sich in bestehende Systeme zu integrieren? Möglicherweise sind sie eher introvertiert und bevorzugen asynchrone Kommunikation (dann tl;dv Teil Ihres Kommunikations-, Schulungs- und Onboarding-Konzepts sein), und zwar nur, wenn es absolut notwendig ist. Das mögen persönliche Fragen sein, und das ist auch richtig so. Aber beim Onboarding geht es nicht nur um das Unternehmen und seine Ziele. Mitarbeiter sind Menschen, und jedes Unternehmen, das erfolgreich sein will, muss diese Tatsache anerkennen und sie geschickt nutzen, um neue Mitarbeiter zu motivieren. Wenn Sie die Dynamik Ihrer neuen Mitarbeiter verstehen, können Sie sie besser in Ihre Unternehmenskultur integrieren. 

Sie können mehr über Ihre Kunden erfahren, beispielsweise über ihre Hobbys und Vorlieben, um ein persönliches Geschenk zusammenzustellen und ihnen ein Gefühl der Vertrautheit zu vermitteln. Mit diesen Informationen können Sie einen effektiven und umfassenden Plan erstellen, der ihnen hilft, ihr Bestes zu geben.

4. Zusätzliche Ressourcen

Gibt es noch weitere Ressourcen, die Sie remote zur Verfügung stellen können? Online-Schulungsmaterialien, Checklisten für die Einarbeitung und Handbücher sind allesamt mögliche Optionen. Ganz gleich, um welche Situation es sich handelt: remote müssen über alle notwendigen Informationen verfügen, um in ihrer neuen Position erfolgreich zu sein.

Das GitLab-Handbuch ist ein hervorragendes Beispiel für ein perfektes Mitarbeiterhandbuch. Es umfasst 2400 Seiten und enthält alle Informationen, die ein Mitarbeiter bei GitLab benötigt. Je nach Rolle des Mitarbeiters variieren die benötigten Ressourcen, wie beispielsweise Kundenhistorie oder Informationen.

Um ihnen eine Art Zeitmaschine für Ereignisse an die Hand zu geben, tl;dv mit tl;dv erstellte Aufzeichnungen geteilt werden. So hätten sie Zugriff auf alle Erkenntnisse des Unternehmens und könnten sich ein fundiertes Verständnis des Systems aneignen. tl;dv als Lernzentrum für Mitarbeiter genutzt werden. Es enthält aufgezeichnete Sitzungen und Bildschirmübertragungen, die den Mitarbeitern zeigen, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind.

Diese Videos sind auf Abruf verfügbar, sodass die Mitarbeiter sie sich jederzeit ansehen können, wenn sie ihr Wissen auffrischen möchten. Mithilfe der Transkripte und Zeitstempel können die Mitarbeiter bereits bekannte Abschnitte überspringen und sich auf das konzentrieren, was gerade am wichtigsten ist.

5. Einchecken

Sie sollten einen Plan für regelmäßige Rücksprachen mit remote über Donut erstellen. Dies kann über Videokonferenzen mit Zoom, Happy Hour, Telefongespräche oder Chats über Slack erfolgen. So stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und etwaige Probleme oder Bedenken so schnell wie möglich geklärt werden.

Um die neue Position und weitere Einzelheiten zu besprechen, sollte sich der Mitarbeiter mit seinem Vorgesetzten treffen. Nach der Genehmigung durch die Personalabteilung sollte der Vorgesetzte ein Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter führen, um die weitere Vorgehensweise festzulegen. Vorgesetzte sollten einen Plan für Folgegespräche erstellen und diesen mit den neuen Mitarbeitern vereinbaren. Diese Nachbesprechungen sollten in den ersten zwei Wochen, nach vier Wochen und nach zwei Monaten stattfinden. So kann der Vorgesetzte den Fortschritt verfolgen und den neuen Mitarbeitern helfen, die Arbeitsweise des Unternehmens zu verstehen.

Zu diesen Besprechungen sollte auch das erste Treffen gehören, bei dem der neue Mitarbeiter über seine KPIs und OKRs sowie darüber informiert wird, wie diese gemessen werden, einschließlich der Fortschritte bei der Eingliederung in das Unternehmen. In Notion könnte eine Liste der obligatorischen Onboarding-Schulungen mit Abhakfeldern angelegt werden, damit die Mitarbeiter jede einzelne nach Abschluss abhaken können. Buffer nutzt Notion sehr gut, um alle wichtigen Unterlagen und Anweisungen für das Onboarding zu verwalten. Das Unternehmen arbeitet remote seiner Gründung vollständig remote . Es gibt auch Tools wie Trello zur Fortschrittsverfolgung und Zavvy zur Mitarbeiterverwaltung.

Wenn es darum geht, eine Aufgabe richtig zu erledigen, ist die Umsetzung entscheidend. Videos darüber, wie man die besten Ergebnisse erzielt, sowie Tipps, Taktiken und Strategien, um Dinge schneller und besser zu erledigen, könnten von den besten Mitarbeitern oder Führungskräften mithilfe von tl;dv aufgezeichnet werden, tl;dv alle anderen, einschließlich neuer Mitarbeiter, davon lernen können. Diese Wissensplattform wird ihnen jede Menge Zeit, Stress und Frust ersparen und sie auf die beste Ausgangsposition bringen, um in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein. Das Tüpfelchen auf dem i ist, dass sie in ihrem eigenen Tempo lernen können, wann immer sie es brauchen, ohne wieder zeitraubende Meetings ansetzen zu müssen. 

6. Rückmeldung

Zu guter Letzt sollten Sie während des Einarbeitungsprozesses sowohl von Ihren remote als auch von Ihren bestehenden Teammitgliedern Feedback einholen. So können Sie Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungsbedarf besteht, und Ihre Checkliste remote entsprechend anpassen.

Schlussfolgerung

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie Ihren remote die bestmögliche Einarbeitungserfahrung bieten. Dabei sollten Sie den Fokus auf den Einzelnen legen und nicht nur auf den Prozess. Mit Hilfe von Technologien wie tl;dv, Donut und Slack können Sie sicherstellen, dass jeder neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen optimal auf den Erfolg vorbereitet ist.