A integração é um processo importante tanto para os funcionários quanto para os empregadores. Ela define o tom da nova relação de trabalho, ajuda os recém-chegados a se sentirem bem-vindos e incluídos e serve de orientação quanto às expectativas e responsabilidades. Não é surpresa que as melhores empresas coloquem seus funcionários no centro de tudo o que fazem. 

A Northpass descobriu que as empresas com uma experiência de integração estruturada apresentaram um aumento de 60% na receita em relação ao ano anterior. Mas os processos de integração estruturados não trouxeram apenas melhorias financeiras, mas também um aumento de 63% na satisfação do cliente. Funcionários satisfeitos estão mais bem posicionados para deixar os clientes satisfeitos. Algumas organizações tornaram-se especialistas em priorizar os funcionários e conquistaram uma reputação excelente por meio de um processo de integração personalizado ou genérico. 

Existem muitas maneiras diferentes de integrar novos funcionários, mas alguns métodos são mais eficazes do que outros. É importante encontrar um que se adapte à cultura da sua empresa e que forneça aos novos funcionários todas as informações necessárias para que tenham sucesso.  

Nesta postagem do blog, vamos dar uma olhada em três exemplos dos melhores processos de integração de funcionários, dos quais podemos aprender. Cada uma dessas organizações descobriu como tornar seu processo de integração eficiente, eficaz e acolhedor para os novos funcionários. Continue lendo para descobrir o que torna seus programas de integração tão especiais!

O que é a integração de novos funcionários?

O que é o processo de integração virtual?

A integração de funcionários é o processo de apresentar aos novos contratados a organização, suas responsabilidades profissionais e a cultura da empresa. Ela os ajuda a se adaptar à nova função e a se sentir à vontade no novo ambiente. O objetivo da integração de funcionários é ajudar os novos contratados a se adaptarem ao novo cargo de forma rápida e eficaz, para que possam ser produtivos e contribuir para o sucesso da empresa.

Os melhores programas de integração de funcionários são adaptados às necessidades da empresa e dos próprios funcionários. São programas abrangentes que fornecem aos novos contratados todas as informações necessárias para que tenham sucesso em suas novas funções. Além disso, garantem que os funcionários se sintam bem-vindos e integrados à cultura da empresa.

Qual é a melhor experiência de integração?

Experiência de integração virtual

Pode ser tentador pensar que uma excelente experiência do funcionário consiste em uma infraestrutura tecnológica sofisticada, um aplicativo ou até mesmo muitas atividades sociais e benefícios. Sim, tudo isso contribui para proporcionar a melhor experiência de integração do funcionário, mas usá-los apenas como tática não é suficiente. Os melhores processos de integração são memoráveis e motivadores. A integração deve ser uma experiência bidirecional, na qual a empresa aprende sobre você e você sobre a empresa. Uma das maneiras mais fáceis de tornar a integração personalizada é usar ideias como um centro de conhecimento online. Criar vídeos sobre vários tópicos de integração, informações da empresa e instruções sobre funções-chave ajudará o novo funcionário a se atualizar rapidamente e exatamente quando precisar. Com tl;dv, você não precisa criar esses vídeos toda vez que um novo funcionário ingressa na sua organização. Basta permitir que as diversas partes interessadas gravem seus vídeos no tl;dv eles ficarão hospedados lá para que qualquer novo funcionário possa acessá-los e adquirir tudo o que precisa, sempre que precisar, sem que superiores ou gerentes precisem tirar tempo para treiná-los. Com o monitoramento de tempo por IA, você também pode obter visibilidade sobre como os novos contratados gastam seu tempo, ajudando a otimizar a jornada de integração tanto em termos de produtividade quanto de equilíbrio. Ela deve ser planejada, bem executada e dinâmica. Isso economizará tempo e liberará os gerentes e seus colegas para socializar e conhecer os membros da equipe, em vez de gastar tempo precioso em longas horas de reuniões e treinamentos. 

3 exemplos de uma boa integração de funcionários

O que faz uma boa reunião de integração

1. GitLab

A GitLab é uma empresa que oferece um gerenciador de repositórios Git baseado na web. É conhecida por sua cultura remote e foi eleita um dos Melhores Lugares para Trabalhar em 2019 pelo Glassdoor.

A experiência de integração do GitLab é bastante abrangente. Os novos contratados recebem um e-mail de boas-vindas no primeiro dia, que inclui links para todos os recursos necessários para começarem a trabalhar. Além disso, existe um sistema de mentores, no qual cada novo contratado é acompanhado por um funcionário experiente que pode ajudá-lo com quaisquer dúvidas ou preocupações que possa ter.

No primeiro dia, os novos contratados fazem um tour pelo remote da empresa e são apresentados à equipe. Eles também recebem um exemplar do Manual do GitLab, que contém tudo o que precisam saber sobre a empresa, desde sua cultura e valores até suas políticas e procedimentos.

2. Amazon

A Amazon é uma gigante global do comércio eletrônico que foi eleita uma das Melhores Empresas para Trabalhar em 2019 pelo Glassdoor. O programa de integração da Amazon chama-se “Welcome Home” e foi concebido para ajudar os novos contratados a se adaptarem à sua nova função de forma rápida e eficaz.

O programa “Welcome Home” começa com uma orientação de dois dias na sede corporativa da Amazon, em Seattle. Durante a orientação, os novos contratados recebem uma visão geral da empresa e de sua cultura, além de serem apresentados à sua equipe. Eles também fazem um tour pelo campus e têm a oportunidade de conhecer outros funcionários da Amazon.

Após a orientação, os novos contratados participam de um programa de treinamento com duração de uma semana, que abrange desde atendimento ao cliente até procedimentos de segurança. No final da semana, eles fazem uma prova final para avaliar seus conhecimentos sobre o conteúdo abordado no treinamento.

3. Google

O Google é uma gigante global do setor de tecnologia que foi eleita uma das Melhores Empresas para Trabalhar em 2019 pelo Glassdoor. O programa de integração do Google chama-se “Google Launchpad” e foi concebido para ajudar os novos contratados a se adaptarem à sua nova função de forma rápida e eficaz.

O Launchpad começa com uma orientação de dois dias na sede corporativa do Google em Mountain View, Califórnia. Durante a orientação, os novos contratados recebem uma visão geral da empresa e de sua cultura, além de serem apresentados à sua equipe. Eles também fazem um tour pelo campus e têm a oportunidade de conhecer outros funcionários do Google.

Após a orientação, os novos contratados participam de um programa de treinamento com duração de uma semana, que abrange desde atendimento ao cliente até procedimentos de segurança. No final da semana, eles fazem uma prova final para avaliar seus conhecimentos sobre o conteúdo abordado no treinamento.

O que torna uma integração de funcionários excelente? (Ideias para integração virtual)

Por que o Remote Onboarding é preferível ao Onboarding tradicional

1. Comunicação e tecnologia

Você está garantindo que remote tenham acesso à tecnologia e às ferramentas de comunicação adequadas de que precisam? Softwares para reuniões virtuais, como o Donut, podem ser usados para agendar reuniões de atualização, atividades sociais e compartilhamento de arquivos — como Google Drive, Dropbox e OneDrive —, além de ferramentas de documentação, como Notion e Google Docs.

2. Mantenha-se conectado

A empresa possui um sistema que permita remote manter contato com seus colegas? Isso poderia incluir chamadas em equipe ou conversas regulares. O Slack é perfeito para acompanhar o andamento do trabalho e, quando for necessário enviar um tutorial ou uma breve mensagem em vídeo de vez em quando, basta tl;dv deixar que eles respondam quando tiverem tempo. Além de ser útil para comunicações assíncronas, isso alivia a pressão associada à integração, proporcionando uma experiência psicologicamente mais tranquila para os novos contratados. 

Para ajudar seus novos funcionários a se adaptarem culturalmente, você pode implementar sistemas eficazes, como mentoria, coaching e o sistema de acompanhamento entre colegas. Se a comunicação for formalizada, eles ficarão mais abertos a interagir com essas pessoas. O Zavvy é uma excelente ferramenta que automatiza a gestão de funcionários. Ele também otimiza o sistema de acompanhamento entre colegas, de modo que não exerça pressão indevida sobre outros funcionários, como mentores, coaches e colegas de trabalho.

É uma ótima ideia realizar sessões de atualização. O Donut permite que você crie uma programação automatizada para todas as sessões de atualização. Isso vai poupar o trabalho de enviar convites manualmente e realizar as tarefas relacionadas a cada sessão.

3. Levar em conta as preferências

Certifique-se de levar em conta as preferências e necessidades dos membros atuais da equipe e dos novos funcionários ao criar sua experiência de integração. Não há dois funcionários iguais, e pode ser difícil conhecer alguém em apenas alguns dias.

Para agilizar a integração dos funcionários, é importante conhecer as preferências básicas deles. Em que fuso horário eles residem? Que efeito seus fusos horários terão na dinâmica de trabalho deles e de sua equipe? Eles se sentem mais à vontade com reuniões síncronas ou ao vivo? Eles são capazes de fazer alterações ou se integrar aos sistemas existentes? Eles podem ser mais introvertidos e preferir o modo assíncrono (nesse caso tl;dv fazer parte de sua estratégia de comunicação, treinamento e integração), apenas quando for absolutamente necessário. Essas podem parecer perguntas pessoais, e isso está correto. Mas a integração não se resume apenas à empresa e aos seus objetivos. Os funcionários são seres humanos, e toda empresa que deseja ter sucesso precisa reconhecer esse fato e usá-lo bem para motivar os novos funcionários. Compreender a dinâmica do seu novo contratado ajudará você a recebê-lo melhor na sua cultura. 

Você pode conhecer melhor seus clientes, como seus hobbies e coisas favoritas, para ajudá-lo a criar um presente personalizado e fazer com que se sintam mais à vontade. Com essas informações, você pode elaborar um plano eficaz e abrangente para ajudá-los a dar o melhor de si.

4. Recursos adicionais

Existem outros recursos que você possa oferecer remote ? Materiais de treinamento on-line, listas de verificação para integração e manuais são algumas opções possíveis. Independentemente da situação, remote precisam ter todas as informações necessárias para ter sucesso em seu novo cargo.

O Manual do GitLab é um excelente exemplo de um manual do funcionário perfeito. Tem 2.400 páginas e contém todas as informações de que um funcionário do GitLab precisa. A função do funcionário determinará os recursos de que ele precisa, como histórico ou informações sobre clientes.

Para proporcionar a eles uma espécie de “máquina do tempo” dos eventos, tl;dv compartilhar as gravações feitas com tl;dv . Eles poderiam acessar todo o conhecimento acumulado pela organização e construir uma compreensão sólida do sistema. O tl;dv ser utilizado como um centro de aprendizagem para os funcionários. Ele contém sessões pré-gravadas e compartilhamento de tela que mostram aos funcionários como realizar as tarefas.

Esses vídeos podem ser acessados sob demanda, para que os funcionários possam assisti-los sempre que precisarem atualizar seus conhecimentos. Os funcionários podem pular as partes dos vídeos que já conhecem e concentrar-se no que é mais importante no momento, com a ajuda das transcrições e dos marcadores de tempo.

5. Check-ins

É recomendável que você tenha um plano para realizar reuniões regulares remote usando o Donut. Isso pode ser feito por meio de videoconferências no Zoom, no Happy Hour, por telefone ou por chat no Slack. Isso garantirá que todos estejam em sintonia e que quaisquer problemas ou preocupações sejam resolvidos o mais rápido possível.

Para discutir a nova função e outros detalhes, o funcionário deve se reunir com seu gerente. Após a aprovação do RH, o gerente deve se reunir com o novo funcionário para definir os próximos passos. Os gerentes devem estabelecer um plano de acompanhamento e chegar a um acordo sobre esse plano com os novos funcionários. Essas reuniões de acompanhamento devem ser realizadas nas duas primeiras semanas, nas quatro semanas e após dois meses. Isso permite que o gerente acompanhe o progresso e o ajuda a entender como a empresa funciona.

Essas reuniões devem incluir a primeira reunião em que o novo funcionário é informado sobre seus KPIs, OKRs e como eles serão avaliados, incluindo o progresso na integração à empresa. O Notion pode hospedar uma lista de sessões de treinamento obrigatórias de integração com marcadores de verificação, para que os funcionários possam marcar cada uma delas após concluí-las. A Buffer faz um bom trabalho ao manter toda a documentação e instruções importantes para a integração no Notion. A empresa opera totalmente remote sua fundação. Existem também ferramentas como o Trello para acompanhar o progresso e o Zavvy para gerenciar funcionários.

Quando se trata de fazer um trabalho bem feito, a execução é fundamental. Vídeos sobre como obter os melhores resultados, dicas, táticas e estratégias para realizar as tarefas com mais rapidez e eficiência podem ser gravados pelos melhores funcionários ou gerentes usando tl;dv todos os demais possam aprender com eles, incluindo os novos contratados. Esse centro de conhecimento vai poupar muito tempo, estresse e frustração a todos e colocá-los em uma posição privilegiada para ter sucesso na sua empresa. A cereja do bolo é que eles podem aprender no seu próprio ritmo e quando precisarem, sem ter que marcar reuniões demoradas novamente. 

6. Feedback

Por fim, você deve solicitar feedback tanto dos seus remote quanto dos membros da equipe atual durante o processo de integração. Isso ajudará você a identificar quaisquer áreas que precisem de melhorias e a ajustar sua lista de verificação remote .

Conclusão

Seguindo essas etapas, você poderá criar a melhor experiência de integração para seus remote . É importante focar na pessoa e não apenas no processo. Com a ajuda de tecnologias como tl;dv, Donut e Slack, você pode garantir que cada novo funcionário da sua empresa tenha tudo o que precisa para ter sucesso.