オンボーディングは、従業員と雇用主双方にとって重要なプロセスです。新入社員が歓迎され、仲間に加わっていると感じられるようにし、期待や責任に関するガイドを提供するのです。優れた企業が、従業員をすべての活動の中心に据えているのは、当然のことです。
Northpassは、オンボーディングを構造化した企業は、前年比で60%収益が向上したことを明らかにしました。しかし、構造化されたオンボーディングプロセスから生まれたのは改善だけでなく、顧客満足度も63%向上しました。従業員が幸せであればあるほど、顧客を幸せにすることができるのです。一部の組織は、従業員に焦点を当てることでチャンピオンとなり、ブランドまたは一般的なオンボーディングプロセスを通じて輝かしい評判を獲得しています。
新入社員の入社式にはさまざまな方法がありますが、中にはより成功する方法もあります。自社の文化に合った方法を見つけ、新入社員が成功するために必要なすべての情報を提供することが重要です。
今回のブログでは、オンボーディングプロセスの優れた事例を3つ紹介します。これらの企業は、オンボーディングプロセスを効率的、効果的、そして新入社員を歓迎する方法を見つけ出しています。彼らのオンボーディングプログラムの特徴は何なのか、ぜひご覧ください。
従業員オンボーディングとは
オンボーディングとは、新入社員に組織や職務、企業文化などを紹介するプロセスのことです。新入社員が新しい役割に移行し、新しい環境で快適に過ごすことができるようにします。オンボーディングの目的は、新入社員が新しい仕事に迅速かつ効果的に適応し、生産性を高めて会社の成功に貢献できるようにすることです。
最高のオンボーディングプログラムは、企業と従業員のニーズに合わせて作られています。包括的で、新入社員が新しい役割で成功するために必要なすべての情報を提供します。また、従業員が歓迎され、企業文化に溶け込んでいると感じられるようにします。
最高のオンボーディングエクスペリエンスとは？
優れた従業員体験とは、豪華な技術スタックやアプリ、あるいは多くのソーシャル活動や特典で構成されていると考えたくなるかもしれません。しかし、これらを戦術として用いるのでは、十分ではありません。最高のオンボーディングプロセスとは、記憶に残りやすく、モチベーションを高めるものです。オンボーディングは、会社があなたについて学ぶだけでなく、あなたが会社について学ぶという双方向の体験であるべきなのです。オンボーディングを個人的なものにする最も簡単な方法の1つは、オンラインナレッジハブなどのアイデアを利用することです。オンボーディングのさまざまなトピック、会社情報、重要な役割の指示に関するビデオを作成すれば、新入社員が必要なときに素早く情報をキャッチアップすることができます。 tl;dvを使えば、新入社員が入社してきたときにいつでもビデオを作る必要はありません。新入社員が必要なときにいつでもアクセスできるよう、さまざまな関係者がビデオをtl;dv に記録しておけば、上層部や管理職が時間を割いてトレーニングしなくても、必要なときに必要なものをすべて取得することができます。これは計画的で、よく実行され、ダイナミックであるべきです。そうすることで、時間の節約になり、マネージャーやチームメイトは長時間の会議やトレーニングに貴重な時間を費やすことなく、チームメンバーとの交流や親睦を深めることができるようになるのです。
良いオンボーディングの3つの例
1.ギトラボ
GitLabはウェブベースのGitリポジトリマネージャーを提供する企業だ。remote-firstのカルチャーで知られ、Glassdoorによって2019年のBest Places to Workに選ばれている。
GitLabのオンボーディングエクスペリエンスは、非常に包括的です。新入社員には初日に歓迎のメールが送られ、そこには仕事を始めるために必要なすべてのリソースへのリンクが含まれています。また、バディシステムというものがあり、新入社員は経験豊富な社員とペアを組み、質問や懸念事項があれば助けてもらうことができます。
初日、新入社員はremote のオフィスを案内され、チームを紹介されます。また、GitLabハンドブックも渡されます。このハンドブックには、会社の文化や価値観からポリシーや手順まで、会社について知っておくべきことがすべて書かれています。
2.アマゾン
Amazonは、Glassdoorが選ぶ2019年の「Best Places to Work」に選ばれた世界的なEコマースの巨人です。Amazonのオンボーディングプログラムは「Welcome Home」と呼ばれ、新入社員が迅速かつ効果的に新しい役割に移行できるように設計されています。
ウェルカムホームは、シアトルにあるアマゾン本社での2日間のオリエンテーションから始まります。オリエンテーションでは、新入社員は会社概要や企業文化について説明を受け、所属するチームを紹介されます。また、キャンパス内を見学し、他のアマゾンの社員と知り合う機会もあります。
オリエンテーションの後、新入社員は1週間の研修で、接客から安全対策までを学びます。1週間の研修の最後には、研修で学んだ内容を確認するための期末テストが行われます。
3.グーグル
Googleは、Glassdoorが選ぶ2019年の「働きがいのある会社」の1つに選ばれている世界的なハイテク大手企業です。Googleのオンボーディングプログラムは「Google Launchpad」と呼ばれ、新入社員が新しい職務に迅速かつ効果的に移行できるように設計されています。
Launchpadは、カリフォルニア州マウンテンビューにあるGoogle本社で2日間のオリエンテーションを受けるところから始まります。オリエンテーションでは、新入社員は会社の概要と文化について説明を受け、所属するチームを紹介されます。また、キャンパス内を見学し、他のグーグル社員と知り合う機会もあります。
オリエンテーションの後、新入社員は1週間の研修で、接客から安全対策までを学びます。1週間の研修の最後には、研修で学んだ内容を確認するための期末テストが行われます。
優れたオンボーディングとは？（バーチャルオンボーディングのアイデア）
1.コミュニケーションとテクノロジー
remote 従業員が必要とする適切なテクノロジーやコミュニケーションツールを確保できていますか？Donutのようなバーチャルミーティング用のソフトウェアは、キャッチアップミーティングやソーシャルアクティビティのスケジュール、Google Drive、Dropbox、Onedriveなどのファイル共有、NotionやGoogle Docsなどのドキュメント作成ツールに使用できます。
2.接続を維持する
会社は、remote 、社員が同僚と連絡を取り合えるようなシステムを導入していますか？チームコールや定期的なチェックインなどが考えられる。Slackはチェックアップに最適で、時折チュートリアルや短いビデオメッセージを送る必要があるときは、 tl;dv 、自分の時間に返信してもらえばいい。Slackは非同期のコミュニケーションに適しているだけでなく、オンボーディングに伴うプレッシャーから解放され、新入社員にとって心理的に落ち着く体験ができる。
新入社員の文化的適応を助けるために、メンター、コーチング、バディシステムなどの強力なシステムを導入するとよいでしょう。コミュニケーションが形式化されていれば、こうした人たちとのコミュニケーションにオープンになってくれるはずです。Zavvy（ザビー）は、従業員管理を自動化する優れたツールです。また、バディシステムを合理化し、メンター、コーチ、同僚など他の従業員に過度なプレッシャーを与えないようにすることができます。
キャッチアップセッションを開催するのは、とても良いアイデアです。Donutでは、すべてのキャッチアップセッションの自動スケジュールを作成することができます。これにより、セッションごとに手動で招待状を送ったり、関連タスクを実行する手間を省くことができます。
3.嗜好を考慮する
オンボーディングエクスペリエンスを作成する際には、現在のチームメンバーと新入社員の好みやニーズを必ず考慮するようにしてください。同じ社員は2人といませんし、たった数日で相手を知ることは難しいでしょう。
従業員の入社を迅速にするためには、従業員の基本的な好みを知ることが重要です。彼らはどのタイムゾーンに住んでいるのか？タイムゾーンによって、社員とそのチームのワークダイナミクスにどのような影響があるのでしょうか。社員は同期会議とライブ会議のどちらが好きか？既存のシステムを変更したり、統合したりすることができるでしょうか。彼らは内向的で、非同期を好むかもしれません（その場合、tl;dv はコミュニケーション、トレーニング、オンボーディングスタックの一部になるかもしれません）、絶対に必要なときだけ。これらは個人的な質問のように思えるかもしれませんし、それは正しいでしょう。しかし、オンボーディングは会社やその目的だけの問題ではありません。社員は人間であり、成功を願うすべての企業はその事実を認識し、新入社員のモチベーションを高めるためにそれをうまく利用する必要があるのです。新入社員の行動を理解することで、彼らをより良い文化に迎え入れることができるのです。
お客様の趣味や好きなものなど、お客様について詳しく知ることで、お客様に合わせたプレゼントができ、より安心感を与えることができます。これらの情報をもとに、効果的で包括的なプランを作成し、相手のベストな状態をサポートすることができるのです。
4.その他のリソース
remote 従業員に提供できる他のリソースはありますか？オンライン・トレーニング資料、入社時のチェックリスト、ハンドブックなどが考えられます。どのような状況であろうと、remote 、従業員は新しい仕事で成功するために必要な情報をすべて持っている必要があります。
GitLabのハンドブックは、完璧な従業員ハンドブックの好例といえる。2400ページにも及ぶこのハンドブックには、GitLabの社員が必要とするすべての情報が含まれています。従業員の役割によって、顧客の履歴や情報など、必要なリソースが決まります。
イベントのタイムマシンを提供するために、tl;dv で作成した記録は共有することができます。彼らは、すべての組織の学習にアクセスすることができ、システムをしっかりと理解することができるようになります。tl;dv は、従業員の学習センターとして使用することができます。これには、録画されたセッションと画面共有が含まれ、従業員が物事を行う方法を示しています。
これらのビデオはオンデマンドでアクセスできるので、社員は知識をリフレッシュする必要があるときにいつでも見直すことができます。また、トランスクリプトとタイムスタンプにより、すでに知っている部分をスキップして、その時点で最も重要なことに集中することができます。
5.チェックイン
Donutと定期的にremote 、従業員のチェックインを行う計画を立てるべきだ。これは、Zoom のビデオ会議、ハッピーアワー、電話での会話、Slackを使ったチャットなどで行うことができる。こうすることで、全員がまったく同じページに立ち、問題や懸念があればできるだけ早く解決することができる。
新しい役割やその他の詳細について話し合うために、従業員は上司と面談する必要があります。人事部の承認を得た後、マネージャーは新入社員と面談し、残りの方向性を決める必要があります。マネージャーはフォローアップの計画を立て、新入社員との間で合意しておく必要があります。このキャッチアップ・ミーティングは、最初の2週間、4週間、そして2ヶ月後に行うのが望ましい。こうすることで、マネージャーは進捗状況を把握することができ、会社がどのように運営されているかを理解することができるのです。
これらのミーティングには、新入社員が自分のKPIやOKR、そして会社に溶け込むための進捗状況などの測定方法を認識する最初のミーティングも含まれるはずだ。Notionは、オンボーディング・トレーニングの必須セッションのリストをチェックマーク付きでホストし、従業員が各トレーニングを完了した後に確認できるようにすることができる。Bufferは、オンボーディングのための重要な文書や指示をすべてNotionに保管するという良い仕事をしている。同社は創業以来、完全にremote 。また、進捗を追跡するTrelloや従業員を管理するZavvyなどのツールもある。
仕事を正しく行うには、実行することが重要です。より速く、より良く物事を成し遂げるための最も効果的な方法、ヒント、戦術、戦略に関するビデオを、優秀な社員やマネージャーが tl;dv を使って録画し、新入社員を含む他の全員がそこから学ぶことができるようにすることができます。このナレッジハブは、新入社員の時間、ストレス、フラストレーションを軽減し、会社で成功するための足場を固めてくれるでしょう。さらに、自分のペースで、必要なときに、時間のかかるミーティングを設定することなく、学習できることも大きな魅力です。
6.フィードバック
最後に、オンボーディング・プロセスにおいて、remote の社員と既存のチームメンバーの両方からフィードバックを求めるべきです。これにより、改善が必要な部分を特定し、remote のオンボーディング・チェックリストを調整することができます。
結論
これらのステップに従うことで、remote 、従業員にとって最高のオンボーディング・エクスペリエンスを生み出すことができる。プロセスだけでなく、個人に焦点を当てる必要がある。 tl;dv 、Donut、slackの ようなテクノロジーの助けを借りて、あなたの会社のすべての新入社員が成功するために設定されていることを確認することができます。
