Przejdź do treści
Wdrażanie nowych pracowników to ważny proces zarówno dla nich samych, jak i dla pracodawców. Wyznacza ono kierunek nowych relacji zawodowych, pomaga nowym pracownikom poczuć się mile widzianymi i częścią zespołu oraz wyjaśnia oczekiwania i obowiązki. Nic dziwnego, że najlepsze firmy stawiają swoich pracowników w centrum wszystkich swoich działań.
Firma Northpass odkryła, że przedsiębiorstwa stosujące ustrukturyzowane procesy wdrażania nowych pracowników odnotowały 60-procentowy wzrost przychodów w ujęciu rok do roku. Jednak ustrukturyzowane procesy wdrażania przyniosły nie tylko wzrost przychodów, ale także 63-procentowy wzrost zadowolenia klientów. Zadowoleni pracownicy mają większe szanse na zapewnienie satysfakcji klientom. Niektóre organizacje osiągnęły mistrzostwo w dbaniu o pracowników i zyskały znakomitą reputację dzięki spersonalizowanym lub standardowym procesom wdrażania.
Istnieje wiele różnych sposobów wdrażania nowych pracowników, ale niektóre z nich są skuteczniejsze od innych. Ważne jest, aby znaleźć taki, który pasuje do kultury Twojej firmy i zapewnia nowym pracownikom wszystkie informacje niezbędne do osiągnięcia sukcesu.
W tym wpisie na blogu przyjrzymy się trzem przykładom najlepszych procesów wdrażania nowych pracowników, z których warto czerpać inspirację. Każda z tych organizacji znalazła sposób na to, by proces wdrażania był sprawny, skuteczny i przyjazny dla nowych pracowników. Zapraszamy do lektury, aby dowiedzieć się, co sprawia, że ich programy wdrażania są tak wyjątkowe!
Czym jest wdrażanie nowych pracowników?
Wdrażanie nowych pracowników to proces zapoznawania ich z organizacją, zakresem obowiązków oraz kulturą firmy. Pomaga im to w przejściu do nowej roli i odnalezieniu się w nowym środowisku. Celem wdrażania nowych pracowników jest pomoc nowym pracownikom w szybkim i skutecznym dostosowaniu się do nowej pracy, tak aby mogli być produktywni i przyczyniać się do sukcesu firmy.
Najlepsze programy wdrażania nowych pracowników są dostosowane do potrzeb zarówno firmy, jak i samych pracowników. Mają one kompleksowy charakter i zapewniają nowym pracownikom wszystkie informacje niezbędne do odniesienia sukcesu na nowym stanowisku. Sprawiają również, że pracownicy czują się mile widziani i włączeni w kulturę firmy.
Jak wygląda najlepszy proces wdrażania nowych pracowników?
Można ulec pokusie, by sądzić, że doskonałe doświadczenia pracownicze składają się z zaawansowanych rozwiązań technologicznych, aplikacji, a nawet licznych wydarzeń towarzyskich i dodatkowych korzyści. Owszem, wszystkie te elementy sprzyjają zapewnieniu najlepszego wdrożenia nowego pracownika, ale samo ich wykorzystanie jako taktyki nie wystarczy. Najlepsze procesy związane z pracownikami są niezapomniane i motywujące. Wdrażanie powinno być doświadczeniem dwustronnym, w którym firma poznaje Ciebie, a Ty poznajesz firmę. Jednym z najprostszych sposobów na spersonalizowanie wdrażania jest wykorzystanie takich pomysłów, jak internetowe centrum wiedzy. Tworzenie filmów na różne tematy związane z wdrażaniem, informacje o firmie i instrukcje dotyczące kluczowych ról pomogą nowemu pracownikowi szybko nadrobić zaległości w zakresie informacji dokładnie wtedy, gdy ich potrzebuje. Dzięki tl;dv nie musisz tworzyć tych filmów za każdym razem , gdy do organizacji dołącza nowy pracownik. Wystarczy, że pozwolisz różnym interesariuszom nagrać swoje filmy na tl;dv będą one tam przechowywane, aby każdy nowy pracownik miał do nich dostęp i mógł zdobyć wszystko, czego potrzebuje, kiedy tylko tego potrzebuje, bez konieczności poświęcania czasu przez przełożonych lub menedżerów na szkolenie. Dzięki funkcji śledzenia czasu opartej na sztucznej inteligencji możesz również uzyskać wgląd w to, jak nowi pracownicy spędzają swój czas, co pomaga zoptymalizować proces wdrażania pod kątem zarówno produktywności, jak i równowagi. Powinien on być zaplanowany, dobrze przeprowadzony i dynamiczny. Pozwoli to zaoszczędzić czas i uwolni menedżerów oraz ich współpracowników od konieczności spędzania cennych godzin na długich spotkaniach i szkoleniach, dając im możliwość nawiązania kontaktów towarzyskich i poznania członków zespołu.
3 przykłady skutecznego wdrażania nowych pracowników
1. GitLab
GitLab to firma oferująca internetowy menedżer repozytoriów Git. Słynie z kultury remote i została uznana przez serwis Glassdoor za jedno z najlepszych miejsc pracy w 2019 roku.
Proces wdrażania nowych pracowników w GitLab jest bardzo kompleksowy. Pierwszego dnia nowi pracownicy otrzymują wiadomość powitalną zawierającą linki do wszystkich materiałów potrzebnych do rozpoczęcia pracy. Firma stosuje również system opieki, w ramach którego każdy nowy pracownik zostaje przydzielony do doświadczonego pracownika, który służy mu pomocą w razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości.
Pierwszego dnia nowi pracownicy zwiedzają remote firmy i poznają swój zespół. Otrzymują również egzemplarz Podręcznika GitLab, który zawiera wszystkie niezbędne informacje o firmie – od kultury i wartości po zasady i procedury.
2. Amazon
Amazon to światowy gigant handlu elektronicznego, który w 2019 roku został uznany przez serwis Glassdoor za jedno z najlepszych miejsc pracy. Program wdrożeniowy Amazona nosi nazwę „Welcome Home” i ma na celu pomóc nowym pracownikom w szybkim i skutecznym wdrożeniu się w nową rolę.
Program „Welcome Home” rozpoczyna się dwudniowym szkoleniem wprowadzającym w siedzibie głównej firmy Amazon w Seattle. Podczas tego szkolenia nowi pracownicy zapoznają się z profilem działalności firmy i jej kulturą organizacyjną, a także poznają swój zespół. Odbywają również wycieczkę po kampusie i mają okazję spotkać się z innymi pracownikami Amazona.
Po zakończeniu wprowadzenia nowi pracownicy przechodzą tygodniowe szkolenie, które obejmuje wszystkie zagadnienia – od obsługi klienta po procedury bezpieczeństwa. Pod koniec tygodnia zdają egzamin końcowy sprawdzający ich wiedzę z zakresu materiału omówionego podczas szkolenia.
3. Google
Google to światowy gigant technologiczny, który w 2019 roku został uznany przez serwis Glassdoor za jedno z najlepszych miejsc pracy. Program wdrożeniowy Google nosi nazwę „Google Launchpad” i ma na celu pomóc nowym pracownikom w szybkim i skutecznym wdrożeniu się w nową rolę.
Program Launchpad rozpoczyna się dwudniowym szkoleniem wprowadzającym w siedzibie głównej Google w Mountain View w Kalifornii. Podczas tego szkolenia nowi pracownicy zapoznają się z profilem działalności firmy i jej kulturą organizacyjną, a także poznają swój zespół. Odbywają również wycieczkę po kampusie i mają okazję spotkać się z innymi pracownikami Google.
Po zakończeniu wprowadzenia nowi pracownicy przechodzą tygodniowe szkolenie, które obejmuje wszystkie zagadnienia – od obsługi klienta po procedury bezpieczeństwa. Pod koniec tygodnia zdają egzamin końcowy sprawdzający ich wiedzę z zakresu materiału omówionego podczas szkolenia.
Co decyduje o skutecznym wdrożeniu nowego pracownika? (Pomysły na wirtualne wdrożenie)
1. Komunikacja i technologia
Czy zapewniasz remote odpowiednie technologie i narzędzia komunikacyjne, których potrzebują? Oprogramowanie do spotkań wirtualnych, takie jak Donut, można wykorzystać do organizowania spotkań integracyjnych, wydarzeń towarzyskich oraz udostępniania plików za pośrednictwem serwisów takich jak Google Drive, Dropbox czy OneDrive, a także narzędzi do tworzenia dokumentacji, takich jak Notion i Google Docs.
2. Bądź na bieżąco
Czy firma dysponuje systemem umożliwiającym remote utrzymywanie kontaktu ze współpracownikami? Mogą to być rozmowy zespołowe lub regularne spotkania. Slack doskonale nadaje się do sprawdzania, co u innych, a gdy trzeba wysłać sporadyczny poradnik lub krótką wiadomość wideo, wystarczy tl;dv i poczekać, aż pracownicy odpowiedzą w dogodnym dla siebie czasie. Rozwiązanie to sprawdza się nie tylko w komunikacji asynchronicznej, ale także zmniejsza presję związaną z wdrażaniem nowych pracowników, zapewniając im bardziej komfortowe psychicznie doświadczenie.
Aby pomóc nowym pracownikom w adaptacji kulturowej, warto wprowadzić skuteczne rozwiązania, takie jak programy mentorskie, coaching oraz systemy partnerskie. Jeśli komunikacja zostanie sformalizowana, nowi pracownicy będą bardziej otwarci na kontakt z tymi osobami. Zavvy to doskonałe narzędzie, które automatyzuje zarządzanie pracownikami. Usprawnia ono również funkcjonowanie systemu partnerskiego, dzięki czemu nie wywiera nadmiernej presji na innych pracowników, takich jak mentorzy, coachowie i współpracownicy.
Organizowanie spotkań nadrabiających zaległości to świetny pomysł. Donut umożliwia utworzenie automatycznego harmonogramu wszystkich takich spotkań. Dzięki temu nie będziesz musiał ręcznie wysyłać zaproszeń ani wykonywać związanych z tym czynności przy każdym spotkaniu.
3. Weź pod uwagę preferencje
Tworząc program wdrażania nowych pracowników, pamiętaj o uwzględnieniu preferencji i potrzeb zarówno obecnych członków zespołu, jak i nowych pracowników. Nie ma dwóch identycznych pracowników, a poznanie kogoś w ciągu zaledwie kilku dni może być trudne.
Aby przyspieszyć proces wdrażania nowych pracowników, warto poznać ich podstawowe preferencje. W jakiej strefie czasowej mieszkają? Jaki wpływ będą miały ich strefy czasowe na dynamikę pracy ich samych i ich zespołu? Czy czują się bardziej komfortowo podczas spotkań synchronicznych czy na żywo? Czy są w stanie wprowadzać zmiany lub integrować się z istniejącymi systemami? Być może są bardziej introwertyczni i preferują komunikację asynchroniczną (wówczas tl;dv stać się częścią Twojego zestawu narzędzi do komunikacji, szkoleń i wdrażania), tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. Mogą się one wydawać pytaniami osobistymi i słusznie. Jednak wdrażanie nowych pracowników nie dotyczy wyłącznie firmy i jej celów. Pracownicy to ludzie, a każda firma, która chce odnieść sukces, musi to uznać i dobrze wykorzystać, aby motywować nowych pracowników. Zrozumienie dynamiki nowego pracownika pomoże Ci lepiej wdrożyć go w kulturę firmy.
Możesz dowiedzieć się więcej o swoich klientach – na przykład o ich zainteresowaniach i ulubionych rzeczach – co pomoże Ci przygotować spersonalizowany prezent i sprawić, że poczują się swobodniej. Dzięki tym informacjom możesz opracować skuteczny i kompleksowy plan, który pomoże im osiągnąć jak najlepsze wyniki.
4. Dodatkowe zasoby
Czy są jeszcze jakieś inne materiały, które możecie udostępnić remote ? Mogą to być materiały szkoleniowe online, listy kontrolne dotyczące wdrażania nowych pracowników oraz podręczniki. Niezależnie od sytuacji, remote muszą mieć dostęp do wszystkich informacji niezbędnych do odniesienia sukcesu w nowej pracy.
Podręcznik GitLab stanowi doskonały przykład idealnego podręcznika dla pracowników. Liczy on 2400 stron i zawiera wszystkie informacje, których potrzebuje pracownik GitLab. To, jakich zasobów potrzebuje pracownik, zależy od pełnionej przez niego funkcji – mogą to być na przykład dane dotyczące historii klientów lub inne informacje.
Aby zapewnić im swego rodzaju „maszynę czasu” wydarzeń, tl;dv udostępnić nagrania wykonane za pomocą tl;dv . Dzięki temu uzyskają dostęp do wszystkich zasobów wiedzy organizacji i będą mogli dogłębnie zrozumieć jej funkcjonowanie. Platforma tl;dv służyć jako centrum szkoleniowe dla pracowników. Zawiera ona wcześniej nagrane sesje oraz materiały z udostępnionym ekranem, które pokazują pracownikom, jak wykonywać poszczególne zadania.
Filmy te są dostępne na żądanie, dzięki czemu pracownicy mogą je obejrzeć w dowolnym momencie, gdy zechcą odświeżyć swoją wiedzę. Korzystając z transkrypcji i znaczników czasu, pracownicy mogą pominąć fragmenty filmów, które już znają, i skupić się na tym, co w danym momencie jest dla nich najważniejsze.
5. Zameldowania
Warto opracować plan regularnych spotkań remote za pośrednictwem Donut. Mogą to być wideokonferencje w Zoom, spotkania typu „Happy Hour”, rozmowy telefoniczne lub czaty na Slacku. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco z sytuacją, a wszelkie problemy i wątpliwości zostaną jak najszybciej rozwiązane.
Aby omówić nowy zakres obowiązków i inne szczegóły, pracownik powinien spotkać się ze swoim przełożonym. Po zatwierdzeniu przez dział kadr przełożony powinien spotkać się z nowym pracownikiem, aby ustalić dalszy plan działania. Kierownicy powinni opracować plan działań następczych i uzgodnić go z nowymi pracownikami. Spotkania podsumowujące powinny odbywać się w ciągu pierwszych dwóch tygodni, czterech tygodni oraz po upływie dwóch miesięcy. Pozwala to kierownikowi śledzić postępy i pomaga mu zrozumieć, jak działa firma.
Spotkania te powinny obejmować pierwsze spotkanie, podczas którego nowy pracownik zapoznaje się ze swoimi wskaźnikami KPI i celami OKR oraz sposobem ich pomiaru, w tym z postępami w procesie wdrażania się w firmie. W aplikacji Notion można utworzyć listę obowiązkowych szkoleń wprowadzających z polami do zaznaczenia, dzięki czemu pracownicy mogą odhaczać poszczególne pozycje po ich ukończeniu. Firma Buffer skutecznie przechowuje całą ważną dokumentację i instrukcje dotyczące wdrażania nowych pracowników w aplikacji Notion. remote powstania firma działa remote całkowicie remote . Istnieją również narzędzia, takie jak Trello do śledzenia postępów oraz Zavvy do zarządzania pracownikami.
Jeśli chodzi o prawidłowe wykonywanie zadań, najważniejsze jest ich skuteczne wdrożenie. Najlepsi pracownicy lub menedżerowie mogą nagrywać za pomocą tl;dv filmy pokazujące, jak osiągać najlepsze wyniki, a także zawierające wskazówki, taktyki i strategie pozwalające wykonywać zadania szybciej i lepiej tl;dv wszyscy inni, w tym nowi pracownicy, mogli się z nich uczyć. To centrum wiedzy pozwoli im zaoszczędzić mnóstwo czasu, stresu i frustracji oraz zapewni im solidną podstawę do osiągnięcia sukcesu w Twojej firmie. Wisienką na torcie jest to, że mogą uczyć się we własnym tempie i wtedy, kiedy tego potrzebują, bez konieczności organizowania kolejnych czasochłonnych spotkań.
6. Informacje zwrotne
Na koniec warto poprosić o opinie zarówno remote , jak i obecnych członków zespołu w trakcie procesu wdrażania nowych pracowników. Pomoże to zidentyfikować obszary wymagające poprawy i odpowiednio dostosować listę kontrolną remote .
Wnioski
Postępując zgodnie z tymi wskazówkami, możesz zapewnić swoim remote jak najlepsze wdrożenie do pracy. Należy skupić się na konkretnej osobie, a nie tylko na samym procesie. Korzystając z takich narzędzi jak tl;dv, Donut i Slack, możesz zadbać o to, by każdy nowy pracownik w Twojej firmie miał zapewnione warunki do osiągnięcia sukcesu.
