新入社員の受け入れは、どの企業にとっても必要不可欠です。生産的で幸せな従業員と、迷いや不満を感じている従業員との違いは、このプロセスにあります。新入社員の受け入れプロセスの主な目的は、新入社員をできるだけ早くスピードアップさせると同時に、企業文化に溶け込ませることです。
オンボーディングがうまくいっていると感じる従業員は、18倍も献身的に働き、より多くの生産性を生み出しています。オンボーディングにかかる費用は、4,125ドルと言われています。しかし、その価値はあるのでしょうか。もちろんです。合理的な従業員のオンボーディングシステムを持っている組織は、貧しい従業員のオンボーディングシステムを持っていない組織よりもさらに190％の利益と250％以上の収益の伸びを得る。
優れたオンボーディング・エクスペリエンスを作るには時間と労力がかかりますが、最終的にはそれだけの価値があります。効果的なオンボーディング・エクスペリエンスを作る方法はたくさんありますが、これらのヒントは、あなたが始めるのに役立つことでしょう。
従業員のオンボーディングを効率化する方法
新入社員の受け入れ態勢を整えるには、まず、そのプロセスを可能な限り効率化することが必要です。そのためには、新入社員が必要な情報を簡単に見つけ、自分の役割に慣れることができるようなシステムやプロセスを構築することが必要です。
1.前もって計画する
オンボーディング・プロセスの策定には、時間と労力を投資し、企業や従業員独自のニーズに合ったものを用意することが重要です。これには、従業員のトレーニング方法、フィードバックの方法、またはこのプロセス中に異なるチームがどのように協力するかを決定することも含まれます。ATSシステムを活用することで、採用や入社手続きの合理化を大幅に支援し、プロセス全体をより効率的かつ組織的なものにすることができます。
現在、あなたの組織でオンボーディングプロセスがある場合は、新しいプランにそれをマッピングします。すべてを捨てる必要はありません。オンボーディング・プロセスに関する従業員の意見を積極的に聞き、その情報をもとに、プロセスをより洗練されたものにしましょう。真のオンボーディングプロセスに終わりはなく、時間の経過とともに改善され、組織とそのニーズに応じて進化していきます。しかし、完璧を求めるのは禁物です。計画を立て、プロセスを構築し、出荷し、フィードバックを受けて、時間をかけてプロセスを改善しましょう。
十分なプロセスを構築するためには、数人の新入社員にプロセスの最初のバージョンをテストしてもらうことに重点を置いてください。フィードバックは、強固なオンボーディングプロセスの重要な構成要素です。また、ゲームなどのソーシャル活動を通じて、新入社員と良好な関係を築くための時間を確保することができます。
2.テクノロジーを賢く使う。
ビデオナレッジベースを構築するためのtl;dv のような学習管理システム、Slack のようなコミュニケーションツール、Trello のようなプロジェクト管理ツール、Zoom やGoogle Meet のようなビデオ会議プラットフォームなど、従業員のオンボーディングをサポートするために使用できるツールやテクノロジーはさまざまです。
Zoho、Zavvy、Mondayのような完全な人事管理ソフトウェアを使用すれば、すべての従業員開発を合理化し、進捗状況を監視し、組織の目標を達成するために何が必要かを確立することができる。同様に、Primalogikのようなパフォーマンス管理システムは、従業員のエンゲージメントとモチベーションの向上を支援する。360度フィードバックを得ることで、従業員の長所と短所を知ることができ、組織に沿った目標を設定するのに役立ちます。ニーズに合ったテクノロジーを選択し、それを効果的に使うために必要なスキルを従業員に持たせることが重要です。
オンボーディングのフラストレーションの1つは、会社の重要な価値観、戦略、ツールについて新入社員に理解を深めてもらうために、チームメンバーがセッションを録画したり、ライブセッションに参加したりしなければならないことです。新入社員のオンボーディングに携わるマネージャーは、作成するビデオとその資料がどの社員のために作成されるかに応じて、標準的なビデオだけでなく、カスタムビデオを録画することができます。オンボーディングを自動化し、より多くの仕事をこなし、合理化されたオンボーディングプロセスのメリットを最大限に引き出すには、プロセスに既製の資料を追加することが最適な方法の一つです。
一度ビデオコンテンツを作れば、今後何年にもわたってすべての新入社員の役に立つことができ、時間の節約にもなり、担当の各マネージャーはより緊急性の高い会社の問題に集中する時間を確保することができます。時間を節約することは素晴らしいことですが、1回のオンボーディングセッションで撮影できる資料は限られています。ビデオやナレッジハブなどを活用すれば、新入社員が組織内で成長する過程で、常に自己啓発する機会を提供することができます。
オンボーディングシステムの最終段階は、システムのスケーリングです。オンボーディングプロセスの優れた目標のひとつは、異なるパートナーの異なるニーズを持つ従業員に対応できるようにすることです。それが達成されるまでは、スケーリングが問題になります。そして本質的には、合理化されたオンボーディングプロセスがなければ、組織はそれほど成長しないでしょう。
3.必要に応じて評価・調整する。
オンボーディングプロセスを導入したら、その状況を評価し、必要に応じて調整することが重要です。
これには、従業員や管理職からのフィードバックの収集、オンボーディングプロセスの構造や内容の変更が含まれるかもしれません。オンボーディングプロセスにおいて、フィードバックは非常に重要な要素です。オンボーディングを成功させたいのであれば、フィードバックに真剣に取り組んでください。新入社員だけでなく、古株の社員からもフィードバック調査を行いましょう。
オンボーディングのどの部分が気に入られ、どの部分が気に入られていないのかを知ることができます。時間をかけ、多くのフィードバックを得ることで、自走するシステムに近づけることができます。そのための簡単な方法は、どんなオンボーディングプロセスでも繰り返さなければならないことを理解することからフィードバックを利用することです。
tl;dv でビデオを作成し、そのドキュメントを作成し、新入社員が自分で学習できるようにプロセスを自動化します。例えば、GitLabのハンドブックには、会社がどのように運営されているか、社員が毎日どのように仕事をすることが期待されているか、といった詳細が隅々まで記載されています。
4.オンボーディングは目的地ではなく、旅であることを忘れないでください。
オンボーディングは、入社1年目以降も継続的に行うべきプロセスです。オンボーディングは、新入社員と関わり、彼らがチームの一員であることを実感してもらう絶好の機会です。
社交やネットワーキングの機会を設け、負担を感じている場合はサポートするようにしましょう。従業員のニーズに焦点を当て、変化するニーズや優先順位に合わせて進化させることで、長期的な成功を支える効果的なオンボーディングエクスペリエンスを実現することができます。
5.クリエイティブになる
オンボーディングは退屈なものではありません。創造力を発揮して、既成概念にとらわれず、従業員を惹きつける新しい革新的な方法を考えましょう。ゲーミフィケーションやソーシャルメディア、さらにはバーチャルリアリティを活用して、入社式をより楽しいものにしましょう。
6.整理整頓をする。
新入社員と管理職の双方が成功するためには、オンボーディングプロセスを常に整理しておくことが重要です。これには、ワークフローツールの使用や、プロセスに関与するすべての関係者との定期的なチェックインの予定が含まれます。適切なツールと組織で、新入社員が初日から成功できるような、優れたオンボーディングエクスペリエンスを実現することができます。
7.シンプルにすること
新入社員の受け入れに関しては、「少ないほど良い」のです。新入社員が知るべき重要な情報と手順に焦点を当て、一度に多くの情報を与えて圧倒することは避けるようにしましょう。tl;dv を使えば、新入社員が入るたびに主要な従業員の時間をすべて使ってオンボーディングを設定する必要がなく、すべての新入社員を完全に教育することができます。 tl;dv ダッシュボードには、新しい会社の方針、戦略、価値観を反映させるために、常に新しいコンテンツを追加することができます。シンプルにすることで、社員がより早く、効果的に新しい役割に同化できるようになります。
8.楽しもう
最後になりましたが、新入社員の入社式を楽しく行うことも忘れてはいけません。これは、新入社員のことを知り、彼らがチームの一員であることを実感できる絶好の機会です。この機会に人間関係を築き、入社式が終わった後もずっと続くような思い出を作りましょう。
このほか、オンボーディングプロセスを改善するための戦略として、以下のようなものがあります。
- 上司や同僚との定期的な面談を実施し、フィードバックを提供し、質問に答える。
- 必要なスキルを習得するためにどれくらいの時間がかかるのか、明確な見通しを立てることで、従業員がプロセス全体を通じてサポートされていると感じるようにする。
- 新入社員を指導し、質問に答えてくれる経験豊富なチームメンバーとペアを組むメンターシップやコーチングプログラムを提供する。
全体として、効果的なオンボーディングを実現する鍵は、潜在的な課題に積極的に取り組み、新入社員が成功するために必要なサポートを提供することです。効率を重視し、前向きで協力的な環境を維持することで、新入社員が初日から安心して自分の役割を果たすことができるようになります。
新入社員を社風になじませる方法
新入社員には、自分の役割を理解させるだけでなく、会社の文化に溶け込ませることも重要です。特に、新入社員が慣れ親しんだ企業文化と大きく異なる場合、この作業は困難を極めるでしょう。
しかし、よりスムーズに移行するための戦略もあります。
- 会社の価値観と、それを日々の仕事にどう反映させるべきかを明確に伝える。
- 新入社員には、仕事帰りの飲み会やチームビルディングのための外出など、社会的な活動やイベントに参加するよう勧めています。
- 同じ趣味を持つ人を紹介するなど、社員同士のつながりを大切にする。
- 新入社員が気軽に質問や意見を言えるように、オープンなコミュニケーションとフィードバックを奨励する。
新入社員を会社の文化に溶け込ませるために時間をかけることは、素晴らしい新入社員体験を実現するために欠かせません。新入社員が会社の価値観を理解し、自分がどのように職場に溶け込めるかを理解することで、入社初日から自分の居場所があるように感じてもらうことができます。
優れたオンボーディングエクスペリエンスを実現するには、時間と労力がかかりますが、それだけの価値があります。
新入社員の受け入れ態勢を整えることは、一朝一夕にはできません。効率的なプロセスを構築し、新入社員が適切に企業文化に溶け込めるようにするためには、時間と労力が必要です。しかし、それは投資に見合うだけの価値があります。オンボーディングプロセスでサポートされ、大切にされていると感じた社員は、会社にとどまり、生産的で幸せな社員となる可能性が高くなります。優れたオンボーディングエクスペリエンスを実現するために、これらのヒントを参考にしてください。
バーチャルオンボーディングの改善方法
新入社員の受け入れ態勢を改善したいとお考えなら、バーチャルツールの活用を検討されてはいかがでしょうか。バーチャルのオンボーディングは、以下のような多くのメリットを提供します。
- tl;dv 、オンライン学習が可能になり、トレーニングにかかる時間とコストを削減します。
- 従業員が自分のペースで学習し、ビデオや文書コンテンツなど、さまざまな形式の情報にアクセスできるようにする。しかし、tl;dv は、自分のペースで学習できるオンボーディングコンテンツを自動作成できる、最も簡単なツールです。
- remote マネージャーや同僚が継続的に指導やフィードバックを提供できるようにする。
- 場所や役割に関係なく、すべての新入社員に一貫した経験を提供すること。
バーチャル・オンボーディングを効果的に実施するためには、事前に計画を立て、そのプロセスの進め方について明確なガイドラインを作成することが重要です。これには、使用するテクノロジー、従業員の学習方法、フィードバックとサポートの提供方法などを決定することが含まれます。事前に時間をかけて計画を立てることで、バーチャル従業員への導入が効率的かつ効果的に行われるようになります。
優れたオンボーディングエクスペリエンスの重要性
オンボーディングとは、新入社員が会社での役割や責任に慣れるためのプロセスです。オンボーディングを充実させることは、いくつかの理由から重要です。
1.離職率の低減
オンボーディングがうまくいった新入社員は、最初の1年以内に会社を辞める可能性が低くなります。
2.生産性の向上
入社時に包括的なトレーニングを受けた社員は、その役割においてより高い生産性を発揮することができます。
3.エンゲージメントの向上
入社時に評価され、サポートされていると感じた社員は、仕事に夢中になる可能性が高くなります。
4.士気を高める
オンボーディングをポジティブに体験することで、新入社員の士気を高め、会社に対する印象を良くすることができます。
オンボーディングはあらゆるビジネスにおいて不可欠な要素ですが、見過ごされがちです。オンボーディングは、単に新入社員を教育するだけでなく、社員がチームの一員として歓迎されていると感じられるようにすることが重要です。新入社員の受け入れに時間をかけることで、初日から成功するための準備ができるのです。
効果的なオンボーディングを実現するには、バーチャルツールの使用、包括的なトレーニングの提供、エンゲージメントとモラルの重視など、さまざまな方法があります。既存のオンボーディングプロセスを改善する場合でも、一から作り直す場合でも、これらのヒントを参考にすれば、すぐに始められます。
オンボーディングの4つのCとは？
効果的なオンボーディングのための重要な要素の1つは、4つのC、すなわちコラボレーション、コミュニケーション、カルチャー、一貫性です。これらの要素は、新入社員が会社とその中での自分の役割に慣れるために不可欠であり、オンボーディングプロセスのすべての段階に組み込まれるべきものです。
コラボレーション
コラボレーションとは、オンボーディング期間中にチームメンバー間で情報やリソースを共有する方法を指します。これには、新入社員が同僚とどのように交流すべきかの明確なガイドラインを示したり、情報共有を促進するコラボレーションツールやプラットフォームを使用したりすることが含まれます。
コミュニケーション
コミュニケーションとは、新入社員が社内でいかに効果的にメッセージを受け止め、発信できるかということです。これには、仕事のスケジュールや能力開発目標に関する期待事項を伝えたり、新入社員が自分の役割に適応するために十分なサポートやフィードバックがあるかどうかを確認したりすることが含まれます。
文化
文化とは、オンボーディングに企業文化がどれだけ密接に反映されているかを意味します。新入社員が会社の価値観や伝統に慣れること、異なる部署の同僚と交流する機会を提供すること、自分の役割が会社全体の使命をどのように支えているかを理解させることなどが含まれます。
一貫性
一貫性とは、組織内のさまざまなチームや場所において、オンボーディングがいかに一貫性を持ち、構造化されているかを意味します。例えば、 tl;dv を使ってトレーニングプログラムを一元管理したり、オンボーディングの完了方法に関する明確なガイドラインを設定したり、文書や資料の標準的なテンプレートを使用したりすることが考えられます。なぜなら、深く研究することなくプロセスを変え続ければ、どこで問題が起きていて、どこで正しいのかを判断することが難しくなるからです。 tl;dv のようなツールを使うことで、一貫性があり、自動化され、新入社員が自分のペースで入社できるようなシステムを手に入れることができます。つまり、tl;dv 、その教材を使った新入社員への効果を検証することで、現在の教材の効率と効果を常に評価することができるのです。
この4つのCをオンボーディング・プロセスに取り入れることで、新入社員をしっかりとサポートし、初日からその役割で成功するための準備を整えることができます。しかし、時々新入社員が入るような場合は、時間がかかることがあります。オンボーディングに4Cを取り入れるより良い方法は、tl;dv を使って従業員のオンボーディングを自動化することです。 tl;dv 、 あらかじめ録画しておいたビデオをオンボーディング・システムに取り込み、新入社員が自分の時間にコンテンツを確認できるようにするだけだ。tl;dv 、各ビデオの重要な部分を強調するために、重要なタイムスタンプにメモを残すことができる。これにより、企業のオンボーディング時間を短縮することができる。
結論
オンボーディングは、ビジネスを成功させるための重要な要素であり、このプロセスを効率的かつ効果的に行うことが非常に重要です。オンボーディングを効率的に行うための重要な要素として、 tl;dv のようなオンボーディング自動化ツールによる包括的なトレーニングの提供、コラボレーションとコミュニケーションの重視、異なるチームや拠点間での一貫性の確保などがあります。
