Todo el mundo sabe que una revisión de ventas es cuando te sientas con uno de tus representantes de ventas y evalúas su rendimiento basándote en criterios preestablecidos. Pero no todo el mundo sabe cómo realizar bien una revisión de ventas.
Cuando decimos bien, por supuesto, queremos decir de una forma que mejore tus procesos de venta actuales, eleve el rendimiento de tu equipo de ventas y te ayude a identificar claramente las áreas que debes mejorar de cara al futuro.
Al final de este artículo, sabrás exactamente cómo analizar el rendimiento para mejorar tus procesos de venta.
"Todos necesitamos personas que nos den su opinión. Así es como mejoramos".
Metodologías de revisión de ventas
Las metodologías de revisión de ventas son la columna vertebral de tu análisis. Proporcionan estructura y contexto a la hora de evaluar el rendimiento de tu equipo, permitiéndote analizar los problemas, destacar los éxitos y, mediante decisiones basadas en datos, apoyar el crecimiento de tu equipo.
He aquí algunas de las metodologías más utilizadas:
Análisis de Ganancias/Pérdidas
En pocas palabras, esta metodología consiste en descubrir por qué se ganó o se perdió un acuerdo. Este conocimiento te da la posibilidad de repetir (para las victorias) o evitar (para las derrotas) los mismos pasos en el futuro.
Normalmente, los acuerdos de venta anteriores se analizan desde la perspectiva del vendedor y del comprador. Esto te ayuda a meterte en sus cabezas para averiguar qué fue bien y qué no fue tan bien. Lo ideal es que realices análisis de pérdidas y ganancias entre 2 y 4 semanas después de cada operación cerrada. Puedes hacerlos por lotes para que sean más fáciles.
Cuando analices los datos para tu revisión de ventas, es probable que empieces con un ratio de victorias/pérdidas. Esto puede seguirse de representante a representante para ver cómo mejoran con el tiempo. Sin embargo, una forma más avanzada de hacerlo sería hacer un seguimiento de la tasa de victorias competitivas de tu representante (la tasa a la que cierra el trato por delante de al menos un competidor). Esto te permite aprovechar datos más complejos sobre qué tácticas utilizar cuando tu cliente potencial está indeciso entre tu marca o un competidor concreto.
Revisión del oleoducto
La razón principal para realizar una revisión del pipeline es evaluar y priorizar las oportunidades de venta que tus representantes tienen en cola. Si hay algo que impide que los prospectos pasen a la siguiente fase del pipeline, se pondrá de manifiesto aquí y podrás resolverlo rápidamente.
Es esencial supervisar la gestión del proceso para comprender el recorrido del cliente desde el primer contacto hasta la incorporación. También puedes realizar un seguimiento de las métricas clave, como la tasa de conversión de clientes potenciales y el coste de adquisición de clientes, para ayudarte en la revisión de tu pipeline. Notarás tendencias durante las distintas etapas, lo que te permitirá ser muy específico sobre cómo deben proceder tus representantes de ventas.
Salesforce recomienda realizar al menos dos revisiones de pipeline al mes, y asegurarse de que sean individuales y no de todo el equipo. Así te aseguras de centrar la atención en tratos concretos y no en conceptos generales.
Revisiones de ofertas
Una revisión de acuerdos es una reunión entre tú y uno de tus representantes, en la que desglosáis los acuerdos individuales para averiguar la probabilidad de conseguir una venta y qué tipo de estrategias podéis utilizar para que ese acuerdo supere la línea. El objetivo es garantizar que los acuerdos no caigan en el último obstáculo.
Análisis de las métricas de rendimiento
El análisis de las métricas de rendimiento es el proceso de examinar cada uno de los indicadores clave de rendimiento para evaluar lo bien que lo están haciendo tus representantes de ventas. En concreto, quieres evaluar la calidad y la cantidad de sus acuerdos, así como su eficacia y productividad generales.
Métricas como la tasa de conversión de clientes potenciales, el tamaño medio de los acuerdos y la duración del ciclo de ventas pueden darte indicaciones sobre el rendimiento de tus representantes de ventas. El seguimiento de estas métricas te ayuda a realizar los ajustes de ventas necesarios para ayudar a tu equipo a alcanzar sus objetivos de trabajo. Puedes utilizar herramientas de informes como Funnel o alternativas para empezar a seguir y controlar estas métricas.
Análisis DAFO
El análisis DAFO(Debilidades, Amenazas, Fortalezas yOportunidades ) es una técnica para evaluar a tu equipo de ventas en esos cuatro componentes. El análisis te ayuda a evaluar los puntos fuertes y débiles de tu equipo, mientras que las oportunidades y amenazas son factores externos que debes tener en cuenta y actualizar periódicamente.
El análisis DAFO es estupendo para identificar áreas clave de mejora mediante un mejor conocimiento de uno mismo. Si quieres una mejor planificación estratégica, una mejor toma de decisiones y un uso eficaz de los recursos de tu equipo, aplicar el análisis DAFO con regularidad mantendrá a tu equipo bajo control.
Para más detalles, ¡consulta este ejemplo de análisis DAFO a continuación!
Revisiones trimestrales de la empresa
Las revisiones comerciales trimestrales implican una revisión exhaustiva de los resultados de ventas de tu equipo, la progresión de los objetivos y las estrategias aplicadas. Puede ser directamente para ventas, pero también suele implicar la colaboración interfuncional con marketing, desarrollo de productos y otros departamentos.
Es una forma estupenda de destacar las mejores partes del trimestre, así como las partes en las que podrías haberlo hecho mejor. Te brinda la oportunidad de ofrecer soluciones prácticas para redondear todo el proceso. Céntrate en los KPI, las cuestiones de reflexión y las estrategias futuras para seguir mejorando tu éxito general.
El papel de los datos en los procesos de revisión de ventas
Los datos son el alma de tu revisión de ventas. Utilízalos sabiamente para descubrir información en bruto sobre las distintas fases de tu proceso de ventas. ¿Qué hay que mejorar? ¿Qué funciona tan bien que deberías evitar tocarlo a toda costa? Los datos te dirán...
En particular, los datos te permiten
- Seguimiento de los KPI. El seguimiento de los KPI te proporciona la mejor información sobre la eficacia de tus estrategias de ventas. También te ayuda a identificar áreas en las que mejorar, lo que te permite tomar mejores decisiones.
- Analiza el pipeline. Cuando analizas el pipeline, estás perfeccionando cada una de las etapas de la venta. Te ayuda a identificar los cuellos de botella y las áreas fuertes, pero también los problemas que hay que suavizar.
- Utiliza metodologías. Los datos dan vida a las metodologías de ventas. Te muestran qué métodos te aportan éxito de forma sistemática, orientan a tu equipo sobre dónde mejorar y dibujan una imagen clara de lo que realmente quieren los clientes.
- Previsión de ventas. Sin datos, predecir con exactitud sería casi imposible. Sólo tendrías una corazonada. Hay montones de métodos diferentes de previsión de ventas que puedes utilizar con los datos adecuados, y te permiten planificar eficazmente el futuro.
- Da retroalimentación. Los datos impulsan el feedback que proporcionas a tu equipo. Puedes utilizar las métricas de rendimiento para dar consejos respaldados por pruebas que alguien pueda entender inmediatamente y poner en práctica.
Métricas clave para el seguimiento del éxito tras la implantación
Si alguna vez te has preguntado si tus revisiones de ventas marcan realmente la diferencia, la respuesta está en las métricas. Realiza un seguimiento de los resultados después de una revisión de ventas para ver de primera mano si las percepciones se traducen en resultados tangibles.
En la infografía que aparece a continuación, verás las métricas que los propios vendedores consideran más importantes para mejorar.
Echemos un vistazo más profundo a las métricas clave de las que debes hacer un seguimiento después de haber implementado tus revisiones de ventas.
- Margen de beneficio medio. El margen de beneficio medio compara el porcentaje de ventas con los beneficios reales que has obtenido.
- Crecimiento interanual. El crecimiento interanual se centra en los resultados financieros de tu empresa en comparación con los de hace exactamente un año en el mismo mes.
- Crecimiento de los ingresos. Puedes medir el aumento del crecimiento global de los ingresos generados después de haber hecho tus revisiones.
- Tasa de conversión de clientes potenciales. Puedes hacer un seguimiento del porcentaje de clientes potenciales que se convierten en clientes después de haber implementado mejoras.
- Tasa de retención de clientes. Cuando hayas ajustado tus estrategias, medir el porcentaje de clientes que has retenido es un indicador real de la fidelidad de los clientes.
- Valor de vida del cliente. Evaluando el valor total que aporta un cliente tras la implantación, puedes hacerte una buena idea de los niveles de satisfacción de tus clientes.
- Duración del ciclo de ventas. La duración de tus ciclos de venta es un indicador importante de la fluidez de tu pipeline.
- Coste de adquisición de clientes. Asegúrate de que estás controlando los niveles de coste que supone adquirir nuevos clientes. Si sigue siendo alto después de la implantación, quizá debas empezar a examinar la calidad.
- Puntuación del promotor neto. Si tus clientes recomiendan tu servicio o producto, serás recompensado con una puntuación NPS alta. Sin embargo, si buscas formas de mejorar la satisfacción y fidelidad de tus clientes, comprender Cómo mejorar la puntuación del promotor neto puede ayudarte a tomar medidas estratégicas para impulsar el compromiso y obtener mejores resultados.
Cómo hacer una revisión de ventas
Está muy bien saber qué datos rastrear y qué metodologías utilizar, pero ¿cómo se hace realmente una revisión de ventas?
He aquí algunas directrices básicas:
- Recopila información. Recopila todos tus datos de ventas para el periodo de revisión elegido (por ejemplo, semanal, mensual, trimestral).
- Analiza los resultados de ventas. Compara las cifras de ventas de tus representantes con los objetivos fijados. En el proceso, selecciona a los que obtienen mejores resultados y a los que necesitan un sutil empujón en la dirección correcta.
- Crea una estructura y un esquema. Resume todos tus hallazgos y crea una revisión en la que se analicen: los resultados, los objetivos frente a la realidad, los retos y cuáles son los siguientes pasos para mejorar el rendimiento de tu representante de ventas.
- Revisión del borrador. Piensa cómo vas a presentar tu borrador. ¿Cómo se lo entregarás a tus representantes de ventas para que tenga el mayor impacto?
- Presenta la revisión. Presenta y comparte la revisión con cada miembro de tu equipo. Repasa cada sección y recalca las mejores formas de mejorar continuamente.
Cómo hacer una revisión de ventas con mejores procesos
Reconozcámoslo: cualquiera puede seguir estos cinco sencillos pasos y crear una reseña de ventas estándar. Pero tú quieres más.
¿Cómo crear una revisión de ventas con mejores procesos de venta?
- Enfócalo positivamente. La crítica puede ser dura en el mejor de los casos, así que cuando critiques durante una revisión del rendimiento de ventas, asegúrate de que sea una crítica constructiva que se centre en aprender de los errores en lugar de culpar a los demás. Así podrás sugerir mejoras y mantener alta la moral.
- Sé flexible. Con las revisiones de ventas, tienes que ser adaptable. Las métricas en las que te centras pueden cambiar con el tiempo. Por ejemplo, puede que a alguien le cueste convertir clientes potenciales, así que adapta un plan basado en los datos para realizar un seguimiento de su tasa de conversión de clientes potenciales para la próxima vez.
- Define objetivos procesables. Siempre que realices una revisión de ventas, asegúrate de que las acciones que defines para tu equipo son procesables y fáciles de seguir. Al establecer objetivos claros, consigues que todos estén en la misma página al instante. Vuelve a comprobarlo preguntando si todo está claro antes de dejarles ir. Mejor aún, pídeles que te reciten los pasos con sus propias palabras.
- Reflexiona sobre el éxito. Es una gran práctica comenzar tus revisiones de ventas con todo lo que ha ido bien durante el periodo revisado. Reflexionar, discutir y diseccionar el éxito sienta un precedente para el éxito futuro. Sé específico con los objetivos alcanzados para que los representantes sientan que han logrado algo de lo que deben sentirse orgullosos. Esto también puede conducir a tus primeros objetivos para el nuevo periodo: ¡más de lo mismo! Si no está roto, no lo arregles.
- Fomenta la autorreflexión. Provoca la reflexión y plantea preguntas directas para animar a los representantes de ventas a reflexionar sobre su propio rendimiento. Esto les servirá de plataforma para debatir abiertamente dónde creen que están sus puntos fuertes y qué necesitan mejorar.
- Visualiza el futuro. Durante estas revisiones, es crucial sentar las bases de un futuro exitoso. Cuando te dirijas a cada representante de ventas, proporciónale métricas de objetivos individuales que podáis seguir juntos.
Estos consejos pueden parecer bastante básicos a primera vista, pero son fundamentales para llevar tu juego de revisión de ventas al siguiente nivel. No hay que pasar por alto la capacidad de enmarcar estas revisiones como algo que el representante esperará con ilusión, en lugar de temer.
Tecnología para la mejora de la revisión estratégica de ventas
Hay una gran cantidad de herramientas de ventas en el mercado que puedes utilizar para mejorar las revisiones de ventas.
Aquí tienes varias categorías de herramientas para que les hinques el diente...
- Sistemas CRM. Lossistemas CRM ayudan a gestionar y organizar los datos de los clientes, al tiempo que agilizan y automatizan tareas cotidianas como el envío de seguimientos. Los CRM proporcionan información valiosa para las revisiones de ventas, ya que analizan tu rendimiento de ventas a través de la participación de los clientes y la salud de tu cartera de pedidos.
- Plataformas de capacitación de ventas. Las plataformas de capacitación de ventas están ahí para proporcionarte el mejor contenido de ventas, formación y herramientas para interactuar con éxito con los clientes. Cuando tienes los medios para hacer un seguimiento del compromiso, ya vas por delante.
- Herramientas de análisis de datos. Estas herramientas te ofrecen una visión increíble del comportamiento de los clientes. Si se utilizan con inteligencia, pueden ayudarte a identificar oportunidades de venta y a maximizar la eficacia de tu equipo.
- Herramientas de opinión y encuestas. Recogelas opiniones de los clientes para allanar el camino a un análisis más profundo. Puedes medir la satisfacción de los clientes de la empresa e identificar áreas de mejora para comentarlas en tus revisiones.
- Herramientas de videoconferencia. Al permitir las interacciones cara a cara, las herramientas de videoconferencia pueden facilitar una revisión virtual de las ventas. Esto te da la opción de compartir pantalla e incluso grabar, y luego utilizarla como guía/nota de aprendizaje.
Mejor aún, graba tu revisión de ventas con tl;dv para que puedas obtener informes generados por IA sobre todos tus representantes de ventas en un solo lugar. O mejor aún, haz que tus representantes graben sus llamadas de ventas con él y tendrás una repentina reserva de datos convincentes para utilizar en tus revisiones.
Mejora tus evaluaciones de ventas
Mejorar tus procesos de ventas mediante revisiones de ventas requiere que utilices información basada en datos para crear comentarios procesables y constructivos para tus representantes de ventas. Elige una metodología, escoge las métricas de seguimiento de cada representante de ventas y listo.
Si identificas áreas clave de mejora, estableces objetivos claros y revisas periódicamente a tu equipo de ventas, tus métricas producirán sistemáticamente mejores cifras, lo que permitirá mejoras continuas y éxito a largo plazo. Las revisiones del rendimiento de ventas con una mentalidad proactiva pueden administrarse fácilmente, sin embargo, para mejorar los procesos de ventas, deben manejarse con cuidado. Enfócalas de forma positiva para crear una sensación de entusiasmo en lugar de ansiedad.
