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Sarebbe difficile trovare qualcuno, oltre a Monica Gellar, che ami organizzare le cose. Il più delle volte, le persone preferiscono portare a termine il lavoro e lasciare l'organizzazione a qualcun altro. Fortunatamente, esistono strumenti di documentazione che consentono di risparmiare tempo e rendono quasi automatica l'organizzazione e l'archiviazione delle informazioni essenziali della vostra azienda.
Perché essere maniaci del controllo quando esisteun software di documentazione che svolge questo ruolo al posto nostro?
Che cos'è uno strumento di documentazione?
Uno strumento di documentazione è un modo per un'azienda di archiviare e organizzare le informazioni critiche in modo che vi sia un'unica fonte di verità.
Funge da manuale per le aziende, facilitando l'inserimento dei nuovi assunti e promuovendo la trasparenza e la condivisione delle conoscenze. È paragonabile a Wikipedia, ma per la propria azienda. Tutto è collegato e incrociato in modo che le informazioni importanti siano facili da trovare.
Perché gli strumenti di documentazione sono importanti?
Gli strumenti di documentazione riducono i silos di informazioni, garantendo che tutti possano accedere alle stesse informazioni dalla stessa fonte. Riducono al minimo gli errori potenzialmente causati da incomprensioni derivanti da informazioni incomplete o obsolete. Utilizzando una piattaforma di documentazione, è possibile creare team di lavoro remote asincroni più solidi.
Gli 8 migliori strumenti di documentazione
Se stai cercando il miglior software di documentazione, abbiamo selezionato per te le 7 migliori opzioni. Le abbiamo suddivise in base a ciò che potresti voler organizzare.
Senza ulteriori indugi, ecco gli 8 migliori strumenti di documentazione che ti aiuteranno a organizzare la tua azienda.
1. Document360 – Ideale per documenti scritti
Document360 è ampiamente considerato il migliore in assoluto tra gli strumenti di documentazione, ma tale livello di competenza ha un prezzo. E non è certo economico.
In breve, Document360 è uno strumento di documentazione perfetto per creare manuali utente. Dispone di un editor all'avanguardia che consente di creare categorie e sottocategorie di contenuti che possono essere facilmente spostati tramite un'interfaccia utente intuitiva di tipo drag-and-drop.
Ancora più importante, Document360 è una soluzione ibrida in grado di unire la documentazione destinata ai clienti con i tuoi documenti interni. Dispone di funzionalità SEO, promemoria per la revisione dei contenuti e persino analisi che ti aiutano a monitorare il modo in cui i lettori interagiscono con i tuoi documenti.
Il piano più economico ti costerà 99 dollari al mese. C'è anche un piano gratuito, ma avrai solo 50 articoli e 1 GB di spazio di archiviazione, oltre a una serie limitata di funzionalità.
2. Confluence – Ideale per i modelli predefiniti
Se desideri un aiuto nella creazione del tuo wiki interno, Confluence potrebbe essere la soluzione migliore per te. Confluence, uno dei software di documentazione più longevi e conosciuti del settore, appartiene alla stessa società madre di altri software di collaborazione di alto livello come Trello, quindi sai di essere in buone mani. Infatti, la società Atlassian ha recentemente fatto notiziaremote essendo stata una delle prime aziende a creare la figura del chief remote , con il compito di affrontare in modo proattivo i problemi remote .
Poiché Atlassian è anche la società madre di Jira e Bitbucket, Confluence si integra perfettamente con questi prodotti, consentendoti di sfruttare al meglio l'intera suite.
Come strumento interno per la creazione di wiki, Confluence è uno dei migliori strumenti di documentazione grazie alle sue opzioni di modelli, che consentono di risparmiare ore di tempo grazie ai suoi design accuratamente studiati.
Sebbene non disponga di opzioni di personalizzazione avanzate e possa risultare difficile da utilizzare per una documentazione software più ampia e completa, Confluence rimane comunque un ottimo strumento per semplificare il processo di inserimento dei nuovi assunti e creare una guida di lavoro chiara e trasparente.
È disponibile un piano gratuito per un massimo di dieci utenti, oppure è possibile pagare 5,75 $ per utente per un massimo di 35.000 utenti! Sono disponibili anche piani più avanzati.
3. tl;dv Il miglior strumento di documentazione per le riunioni
tl;dv è lo strumento di documentazione numero uno per le riunioni virtuali. Si tratta di un software di gestione delle riunioni che consente di registrare, trascrivere e tradurre le riunioni virtuali. È anche possibile aggiungere timestamp a Zoom o Google Meet in modo che i partecipanti non essenziali possano saltare la riunione e recuperare rapidamente in un secondo momento. Se la tua azienda è remote asincrona, tl;dv uno strumento fondamentale per tenere traccia delle riunioni di lavoro.
Tutti i verbali delle riunioni, le registrazioni e le trascrizioni vengono salvati nella tl;dv , consentendoti di accedere in modo permanente a tutte le riunioni virtuali del tuo team. Puoi trovare facilmente parti specifiche di una riunione cercando parole chiave e puoi organizzare diverse riunioni creando categorie in cui archiviarle.
Altre funzionalità di tl;dv, tra cui timestamp e clip, si integrano perfettamente con altri strumenti di documentazione come Notion.
Se avete bisogno di trovare il miglior software di documentazione per tenere traccia delle riunioni, tl;dv la scelta più ovvia. Con un potente piano gratuito e solo 20 dollari al mese per la versione pro, tl;dv molto più economico di molti altri strumenti di documentazione presenti in questo elenco.
4. Notion – Il migliore per la flessibilità
Notion complica le cose perché non è stato specificatamente progettato per essere uno strumento di documentazione. Tuttavia, ciò non significa che non sia in grado di svolgere egregiamente questo compito.
Strumento all-in-one per la gestione dei progetti, la pianificazione e l'archiviazione delle conoscenze, Notion può essere utilizzato per creare ogni tipo di documentazione. Non essendo stato progettato per la comunicazione con i clienti, Notion è destinato principalmente alle attività interne e al brainstorming.
Tuttavia, in combinazione con Engine.so, puoi utilizzare Notion per creare una splendida base di conoscenze. Ti consente di creare facilmente un hub di conoscenze che può essere pubblicato anche sul tuo sito web!
Notion offre modi unici di presentare le informazioni che gli conferiscono un vantaggio in termini di flessibilità rispetto ai suoi concorrenti nel campo degli strumenti di documentazione. È facile da imparare e da usare e, con piani a partire da 5 dollari al mese per utente, è anche conveniente. Lo svantaggio principale di Notion è che non è stato progettato per essere uno strumento di documentazione. Sebbene possa sicuramente essere utilizzato come tale, se state progettando una base di conoscenze complessa con centinaia di articoli interconnessi, potrebbe essere meglio scegliere uno strumento progettato appositamente per questo scopo.
5. ProofHub – Il migliore per combinare TUTTO
ProofHub è la soluzione ideale per le aziende che desiderano combinare la gestione dei progetti con una documentazione efficiente. Oltre a un'eccellente gestione delle attività, centralizza la documentazione grazie a funzionalità quali Note e File e documenti.
Ciò che lo contraddistingue è la sua suite collaborativa, in particolare lo strumento Discussioni, che garantisce che la documentazione rimanga aggiornata e interattiva. Con vantaggi aggiuntivi come il supporto multilingue e il white labeling, la personalizzazione è un gioco da ragazzi.
Quando si parla di prezzi, ProofHub offre un valore imbattibile. A 89 dollari al mese (fatturati annualmente) o 99 dollari al mese (fatturati mensilmente), è una tariffa fissa per un numero illimitato di utenti, che lo rende una scelta economicamente vantaggiosa per team di tutte le dimensioni.
6. Dropbox Paper - Ideale per documenti interni
Dropbox Paper è un'ottima piattaforma di documentazione per creare documenti interni o mini wiki per il tuo team. Se i tuoi dipendenti hanno domande relative al lavoro, possono consultare facilmente i tuoi documenti interni e trovare la risposta che cercano. Puoi utilizzarlo per visualizzare testi, file multimediali e altri file in un unico posto.
Inoltre, Dropbox Paper è facilmente condivisibile e gli utenti possono anche aggiungere commenti o assegnare scadenze o traguardi. È una funzionalità eccezionale che lo rende uno dei migliori strumenti di documentazione disponibili. È anche gratuito se si dispone già di un account Dropbox, il che può essere estremamente vantaggioso per i team che utilizzano Dropbox come software di archiviazione.
Dropbox Paper ha un'interfaccia super facile da usare che rende divertente e creativo organizzare i tuoi documenti, cosa che altrimenti potrebbe annoiarti a morte. Tuttavia, non è proprio adatto per mostrare i documenti pubblicamente. Se hai l'ambizione di rendere visibile all'esterno il tuo wiki interno, allora Dropbox Paper probabilmente non fa per te.
7. Nuclino – Il migliore per struttura e visualizzazione
Nuclino è un software di documentazione progettato per organizzare i tuoi documenti interni nel modo più strutturato possibile. Da elenchi nidificati a tabelle, mappe mentali a bacheche Kanban, Nuclino ti aiuta a visualizzare il tuo flusso di lavoro come nessun altro strumento di documentazione è in grado di fare. Visualizzando la tua documentazione interna da questa prospettiva, puoi facilmente identificare i colli di bottiglia e monitorare i progressi del tuo team.
È uno strumento eccellente per remote che comunicano in modo asincrono, perché consente di consolidare tutto il lavoro in un unico strumento, riducendo al minimo i cambiamenti di contesto non necessari.
Con un'interfaccia utente pulita e intuitiva, Nuclino è progettato per garantire un lavoro senza intoppi. Il suo sistema di collegamenti interni in stile wiki consente di collegare facilmente articoli pertinenti. La parte migliore? Nuclino può essere modificato in modo collaborativo e simultaneo senza alcun problema di sincronizzazione. Non è necessario modificare e salvare affinché gli altri utenti possano vedere gli aggiornamenti. Tutto è automatico e il più semplice possibile.
Il piano standard parte da 5 dollari al mese per utente.
8. GitHub – Il miglior software di documentazione per sviluppatori
GitHub è una piattaforma di documentazione per sviluppatori creata con l'obiettivo di favorire la collaborazione. Se un'applicazione è open source, è probabile che i suoi repository di codice si trovino su GitHub. Si tratta di uno strumento di documentazione famoso in tutto il mondo, considerato il non plus ultra dai programmatori.
Puoi scegliere tra la sezione wiki principale di GitHub o GitHub Pages, che ti consente di avere una pagina gratuita, hosting e un dominio personalizzato. Se combini GitHub Pages con Jekyll, puoi creare siti accattivanti e moderni.
Uno dei principali svantaggi di GitHub è che richiede competenze di sviluppo per poterlo utilizzare in modo efficace. Potrebbe non essere accessibile a tutti i membri del tuo team. Può anche essere un po' difficile da navigare per chi non è esperto di tecnologia.
Se non ti dispiace che i tuoi repository siano pubblici, GitHub è completamente gratuito. Tuttavia, se il tuo team sta programmando una nuova applicazione o un nuovo sito web, probabilmente vorrai mantenere privato il tuo codice. In tal caso, il piano Team può costarti fino a 44 dollari all'anno per utente.
Organizza la tua documentazione interna
Come puoi vedere, esistono molti strumenti di documentazione diversi a seconda di ciò che devi organizzare. Ci auguriamo che questo elenco ti sia stato utile nel processo decisionale e che tu possa mettere da parte la tua Monica interiore e lasciare che una di queste piattaforme di documentazione faccia il lavoro sporco al posto tuo.
