Luci, motore, azione! Nell'era moderna, quasi tutti stanno facendo dei provini per il loro prossimo ruolo grazie all'ascesa dei software di videoconferenza. Remote ha fatto passi da gigante negli ultimi anni, ma per i responsabili delle assunzioni e gli stakeholder questa tecnologia rappresenta anche una nuova fantastica risorsa per migliorare il processo di reclutamento: la possibilità di registrare i colloqui con i candidati.

Questo processo può suscitare un po' di apprensione. Non tutti si sentono a proprio agio quando vengono ripresi e questo può aggiungere un po' di pressione e nervosismo al candidato. Tuttavia, purché venga ottenuto il consenso e vengano adottati e rispettati i corretti protocolli di protezione dei dati, registrare i colloqui con i candidati può aiutarti a prendere la decisione giusta, e spesso meno costosa, quando si tratta della tua prossima assunzione.

In questo articolo

Quindi, POSSO registrare un colloquio di lavoro?

La risposta è semplice: sì. È possibile registrare i colloqui di lavoro a condizione che vengano rispettate le leggi e le normative vigenti in materia di protezione dei dati. In Europa si tratta del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e negli Stati Uniti delle linee guida della Federal Trade Commission (FTC).

Queste norme stabiliscono che è necessario ottenere il consenso della persona che viene registrata prima di procedere alla registrazione. Ciò significa che è necessario assicurarsi che il candidato sia consapevole che il colloquio verrà registrato e che sia d'accordo. È inoltre buona norma spiegare al candidato con chi verrà condivisa la registrazione e per quale motivo. Se qualcuno si presenta per un ruolo nel marketing, sarà necessario un contributo da parte dello sviluppo prodotti, ad esempio, e perché?

È inoltre necessario fornire garanzie in merito alla protezione dei dati e alle modalità di conservazione e utilizzo delle riprese. Il candidato deve essere informato dei propri diritti ai sensi del GDPR/FTC, compreso il diritto di richiedere la cancellazione della registrazione, se lo desidera.

Una volta ottenuto il consenso, sei libero di registrare!

Quali sono alcuni dei vantaggi della registrazione delle interviste?

Ci sono diversi motivi per cui registrare i colloqui è diventata un'opzione così popolare per molti reclutatori e responsabili delle risorse umane.

La registrazione delle interviste consente una reale flessibilità

Gli stakeholder e i dirigenti senior tendono ad essere molto impegnati e spesso faticano a svolgere tutti i compiti che devono svolgere in una tipica giornata lavorativa. Effettuando interviste registrate, è possibile garantire che tutti i decisori siano coinvolti nel processo, sia in tempo reale che tramite la registrazione da guardare in un secondo momento.

Gli stakeholder e i responsabili delle decisioni possono quindi visionare le risposte dei candidati con calma, il che significa che i giorni dedicati alla sincronizzazione dei calendari, all'assegnazione di intere giornate lavorative ai colloqui con i candidati e a più turni di colloqui potrebbero diventare un ricordo del passato.

Le interviste registrate offrono un processo di reclutamento più equo

Allo stesso modo, per i potenziali dipendenti, i colloqui registrati possono essere condotti in una fascia oraria conveniente, senza che il candidato debba spostarsi o assentarsi dal proprio attuale posto di lavoro.

Oltre a offrire maggiori opportunità di fissare facilmente i colloqui nel calendario dei candidati, ciò può anche ridurre gli ostacoli associati al processo di colloquio tradizionale. Ciò rappresenta essenzialmente un'opportunità per un processo di reclutamento complessivamente molto più inclusivo e può contribuire ad attirare un numero maggiore di candidati.


In particolare, i reclutatori possono utilizzare uno strumento come tl;dv per isolare particolari clip che mostrano realmente la personalità e i punti di forza di un candidato, in modo da poterli evidenziare rapidamente agli altri membri.

In definitiva, registrare i colloqui riduce i pregiudizi nel reclutamento, consentendo a una gamma più diversificata di parti interessate di avere voce in capitolo nelle assunzioni. 

Le interviste registrate sono ottime per la crescita dei membri del team

Un vantaggio, non solo per l'azienda ma anche per il dipendente, è che un colloquio registrato può contribuire allo sviluppo personale. Disporre di una registrazione del nuovo membro del personale, realizzata poco prima che inizi a lavorare per voi, completa di obiettivi di carriera, punti di forza e punti deboli, consente a voi e al vostro team di creare piani di formazione personalizzati per aiutarlo a crescere. Questi colloqui registrati possono essere utilizzati come punto di riferimento per misurare la crescita e la traiettoria di ogni dipendente, contribuendo ad aumentare la fidelizzazione a lungo termine.

Le interviste registrate consentono ad altre parti interessate di esprimere la propria opinione.

Hai mai sentito dire che "due teste sono meglio di una"?

Questo è particolarmente vero quando si tratta di prendere decisioni e, più specificamente, quando si tratta di assumere nuovi membri del team.

Uno dei grandi vantaggi delle interviste registrate è che possono essere facilmente condivise con altre parti interessate all'interno dell'azienda, come quelle di reparti diversi o anche di sedi diverse. Ciò consente a un numero maggiore di persone di contribuire al processo decisionale e aiuta a garantire che venga scelto il candidato migliore per il ruolo. C'è una reale possibilità di coinvolgere le opinioni di altre persone, in particolare quelle che normalmente non sarebbero incluse nel processo di reclutamento, ma la cui attività quotidiana sarà influenzata da una nuova assunzione.

Potrebbe trattarsi, ad esempio, del team che formerà il nuovo assunto o anche della persona che lavorerà a più stretto contatto con lui/lei quotidianamente.

Coinvolgere una più ampia gamma di parti interessate nel processo di reclutamento può aiutare a evitare potenziali conflitti futuri e garantire che tutti siano soddisfatti della decisione finale.

 

Le interviste registrate forniscono un feedback prezioso

Le interviste registrate non solo sono ottime per assicurarsi di assumere la persona giusta per il ruolo, ma possono anche fornire un feedback prezioso, sia per il candidato che per l'intervistatore.

Riascoltare le registrazioni delle interviste ti permette di cogliere dettagli che potresti non aver notato al momento. Potrebbe trattarsi, ad esempio, del modo in cui un candidato ha risposto a una domanda specifica o persino del suo tono di voce. Sono dettagli che possono aiutarti a comprendere meglio il vero carattere di una persona e a capire se è adatta al tuo team.

Allo stesso modo, le registrazioni possono essere utilizzate anche per fornire un feedback agli intervistatori stessi. Ciò potrebbe essere utile per formare i nuovi reclutatori o semplicemente per fornire loro alcuni suggerimenti su come migliorare la loro tecnica. Dopo tutto, lo scopo di un colloquio è quello di conoscere il candidato, quindi tutto ciò che contribuisce a rendere il processo più efficiente è un vantaggio!

Sembra tutto fantastico, ma quali sono gli svantaggi di registrare le interviste?

Sebbene la registrazione delle interviste offra indubbiamente numerosi vantaggi, non si tratta di un processo perfetto e privo di inconvenienti. Esistono ancora alcuni svantaggi che devono essere presi in considerazione quando si valuta l'opportunità di aggiungere la registrazione di interviste video al proprio processo.

Può rendere nervoso il candidato

Uno dei principali svantaggi è che, per alcuni candidati, essere ripresi può essere un'esperienza molto intimidatoria. Ciò è particolarmente vero per coloro che non sono abituati a stare davanti alla telecamera o che in genere si innervosiscono durante un colloquio.

Questo può farli sentire nervosi e in difficoltà, il che ovviamente non è l'ideale se stai cercando di conoscerli meglio! In alcuni casi, potrebbe persino portare al loro ritiro dal processo.

Il candidato potrebbe preferire un dialogo spontaneo.

Un altro svantaggio è che, per alcuni candidati, il formato registrato può risultare molto artificioso e innaturale. Questo perché potrebbero essere abituati a dialoghi spontanei in un contesto di colloquio, piuttosto che al formato più strutturato di un colloquio registrato.

Questo può rendere difficile per loro mostrare realmente la propria personalità e potrebbe influire sulla decisione finale che verrà presa.

Un singolo intervistatore potrebbe tralasciare domande fondamentali.

È inoltre opportuno tenere presente che l'intervistatore potrebbe inavvertitamente tralasciare domande fondamentali durante la registrazione dell'intervista. Ciò può accadere perché potrebbe lasciarsi trasportare dal momento e dimenticare di porre determinate domande, oppure perché potrebbe non voler essere ripreso mentre pone domande delicate.

Ciò potrebbe ovviamente avere un forte impatto sulla decisione finale che verrà presa, poiché alcune informazioni chiave sul candidato potrebbero non essere state raccolte.

Inoltre, con una sola persona che conduce il colloquio e riferisce i risultati con una registrazione, potrebbero esserci domande o punti di vista fondamentali che non vengono presi in considerazione, semplicemente perché non rientrano nel campo visivo dell'intervistatore. Un responsabile delle risorse umane potrebbe non conoscere i dettagli dei processi di vendita, ad esempio, oppure, nel caso di un ruolo tecnico, un reclutatore potrebbe non essere in grado di porre le domande più approfondite necessarie in merito alle conoscenze tecniche.

Il candidato deve poter contare sul rispetto delle norme in materia di protezione dei dati.

Quando si effettuano registrazioni, è importante garantire il rispetto delle norme sulla protezione dei dati. Ciò significa garantire che la registrazione sia conservata in modo sicuro e che vi abbiano accesso solo coloro che hanno necessità di visionarla.

Per alcuni candidati, questo potrebbe essere motivo di grande preoccupazione, in particolare se temono che i loro dati possano essere gestiti in modo improprio o divulgati. Ciò potrebbe renderli diffidenti nei confronti dell'intero processo e scoraggiarli dal partecipare pienamente. Un consiglio è quello di spiegare al candidato per quanto tempo esattamente verrà conservata la registrazione e informarlo che ha il diritto di richiederne la cancellazione in qualsiasi momento.

Se eseguita correttamente e con tatto, la registrazione dei colloqui rende il processo di reclutamento molto più equo e fluido, sia per il datore di lavoro che per il candidato.

Come registrare un'intervista

Esistono diversi modi per registrare un'intervista. Il più comune è utilizzare uno strumento di videoconferenza, come Zoom Google Meet. Sebbene questi strumenti consentano di registrare, solitamente comportano un certo livello di amministrazione o costi aggiuntivi, il che significa che potrebbe essere necessario ottenere l'autorizzazione da un amministratore della propria organizzazione o aggiornare il proprio piano.

Un'altra opzione è quella di utilizzare un software gratuito per la registrazione delle riunioni, come tl;dv. Questa pratica Zoom o estensione per Chrome è un'ottima soluzione quando si desidera selezionare clip che mettono in evidenza i punti di forza di un candidato e condividerle con gli stakeholder che hanno poco tempo a disposizione. È anche possibile aggiungere ogni domanda del colloquio come timestamp alla registrazione (durante o dopo il colloquio), in modo che i colleghi possano saltare le risposte dei candidati che non li interessano.

Riducendo la necessità di colloqui di follow-up e consolidando un più ampio ventaglio di contributi da parte degli stakeholder, i reclutatori possono ampliare il processo di reclutamento online e prendere decisioni più rapidamente. Dopotutto, essere la prima offerta del tuo candidato preferito è un grande vantaggio! Inoltre, tl;dv essere utilizzato anche per rafforzare la loro esperienza remote .

Ecco una procedura dettagliata su come accompagnare un potenziale nuovo dipendente attraverso l'intero processo di colloquio registrato.

1. Ottenere il consenso

Prima del colloquio, spiega al candidato che verrà registrato. In questo modo, potrà prepararsi mentalmente e non sarà colto alla sprovvista quando inizierà la registrazione.

2. Controllo tecnico (e doppio controllo!)

Imposta il metodo di registrazione scelto e assicurati che funzioni correttamente.

3. Premere GO

Avvia la registrazione e poi procedi con l'intervista come al solito. Con tl;dv impostare l'avvio automatico della registrazione quando ti unisci alla riunione. Non dovrai più preoccuparti di dimenticare di premere il pulsante giusto o di avviare la registrazione a metà, facile e veloce!

4. Premere STOP

Una volta terminato il colloquio, interrompi la registrazione e ringrazia il candidato per il tempo dedicato. In alternativa, puoi semplicemente terminare la riunione e le registrazioni verranno salvate. Puoi anche stare tranquillo sapendo che l'intero colloquio è stato trascritto, pronto per essere tradotto se necessario, da tl;dv.

5. Salva

Assicurati di salvare la registrazione in un luogo sicuro e di condividerla solo con chi ha bisogno di vederla. Con tl;dv, tutto viene automaticamente archiviato in modo sicuro nel cloud, quindi non devi preoccuparti di perderlo.

6. Modifica secondo necessità

Se utilizzi uno strumento di registrazione dello schermo, potresti voler modificare eventuali problemi tecnici o pause prima di condividerlo con altri. tl;dv la possibilità di contrassegnare, modificare e clip i momenti clip , anche con indicazione dell'ora.

7. Condividere con altri soggetti interessati e responsabili delle decisioni

Una volta che sei soddisfatto della registrazione, condividila con gli altri soggetti coinvolti nel processo di reclutamento. Potrebbe trattarsi del responsabile delle assunzioni, di altri membri della commissione esaminatrice o persino del candidato stesso, se desidera rivedere la propria performance. Anche in questo caso, se utilizzi tl;dv, il candidato riceverà immediatamente una copia nella sua casella di posta elettronica. Ciò gli consentirà di vedere in prima persona come si è comportato e gli offrirà l'opportunità di contattarti se ritiene di aver tralasciato qualcosa.

8. Prendi una decisione!

Dopo che tutti hanno avuto modo di esaminare le registrazioni, è il momento di decidere chi assumere. Questo può essere fatto in modo rapido ed efficiente riascoltando le registrazioni, prendendo appunti sui punti chiave e collaborando in modo asincrono. Grazie alla registrazione dell'intero processo, potete essere certi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che il candidato riceva una valutazione equa della propria performance.

Registrare le interviste è la nuova norma?

remote ha cambiato radicalmente il nostro modo di lavorare in ambito digitale. Sempre più aziende stanno scoprendo l'efficienza e la scalabilità della registrazione di riunioni, presentazioni, tutorial e persino colloqui. Stiamo assistendo a una tendenza che punta verso la normalizzazione della registrazione dei colloqui virtuali con i candidati. 

Questo richiede sicuramente un cambiamento di mentalità nel modo in cui affrontiamo i colloqui. Tradizionalmente, i colloqui sono stati conversazioni intimidatorie, rigide ed eccessivamente formali. Concentrandosi sul mettere a proprio agio il candidato e dando alla conversazione un tocco più umano, è più facile accettare l'idea di registrare il colloquio. In definitiva, i vantaggi sia per l'organizzazione che per il candidato sono enormi. Noi di tl;dv è così che reclutiamo tutti i nostri dipendenti!

Riteniamo che registrare i colloqui virtuali contribuisca ad eliminare i pregiudizi inconsci, consentendo di raccogliere i pareri di una più ampia gamma di parti interessate, senza richiedere troppo tempo a nessuno. Inoltre, permette al candidato di rivedere il proprio colloquio e assicurarsi di non aver tralasciato alcuna informazione importante.

Inoltre, può essere un ottimo punto di riferimento per tracciare la crescita e lo sviluppo della tua azienda nel suo complesso.

Grazie a brevi filmati dei candidati, potrai verificare se il tuo processo di reclutamento sta attirando le persone giuste. Se desideri migliorare il tuo stile di intervista, potrai imparare dai momenti che sono andati bene e da quelli meno positivi (a causa di informazioni poco chiare o domande formulate in modo inadeguato). Una registrazione offre una grande quantità di informazioni e chiarimenti che non sono disponibili quando ci si affida a uno stile di intervista analogico.

Se si intervistano diversi candidati nell'arco di diversi giorni, è difficile ricordare i punti di forza individuali di ciascuno. Con una registrazione, non è necessario affidarsi completamente alla propria memoria su ciò che hanno detto su questo o quell'argomento, né affidarsi esclusivamente all'opinione di coloro che erano presenti al colloquio. Nel complesso, una registrazione può aumentare notevolmente le possibilità di un candidato di lasciare una prima impressione duratura.

La prossima volta che ti presenterai a un colloquio di lavoro, perché non impressionare il selezionatore chiedendo se puoi registrare la conversazione con un registratore per riunioni?