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Le riunioni non devono necessariamente essere dei vampiri che succhiano tempo ed energia dalla tua vita professionale. Viviamo in un'epoca di mania delle riunioni, ma come ospite puoi dare un esempio migliore. Che il tuo team sia ibrido o remote, questi semplici consigli ti aiuteranno a rendere le riunioni brevi, piacevoli ed efficienti.
Le astronavi della Federazione sono il luogo di lavoro ideale. Escludendo la minaccia sempre presente di alieni ostili che prendono possesso dei corpi dei tuoi colleghi, ci sono molti aspetti da apprezzare. Eleganti uniformi spaziali, replicatori di pasti, avventure interplanetarie e, naturalmente, riunioni efficaci. In Star Trek, le riunioni si svolgono solo in caso di emergenze. Tutti sono preparati con i propri contributi e la riunione termina quando viene presa una decisione. Il futuro sembra efficiente. Grazie, Vulcaniani!
Ma cosa si può fare oggi, se la dipendenza del tuo team dalle riunioni rasenta l'ossessione? Come possiamo cambiare la pericolosa abitudine di accettare ogni singolo invito a una riunione?
Le riunioni possono essere fantastiche per il brainstorming, il processo decisionale, il miglioramento del morale e la discussione generale. Tuttavia, molte aziende sviluppano una dipendenza malsana da esse, accettando come norma riunioni consecutive. Con l'aumento remote, il problema sta solo peggiorando. I nostri calendari sono più disordinati del mercatino dell'usato di una nonna. Il risultato? Stanchezza da riunioni infinite, insoddisfazione sul lavoro e calo della produttività.
Perché le riunioni sono diventate così inefficaci in un mondo Remote ibrido?
Nel 2020, il MIT ha pubblicato uno studio secondo cui solo il 50% del tempo delle riunioni viene utilizzato in modo efficace. Per chiunque abbia sofferto durante un workshop di due ore solo per rendersi conto che solo 10 minuti erano rilevanti per lui, questa statistica non sarà una sorpresa. Ma c'è di più. Uno studio dell'Harvard Business Review rivela che il 71% dei manager ritiene che le riunioni causino perdite in termini di profitti e produttività alla propria organizzazione. Accidenti. In seguito al passaggio al mondo remote ibrido, molte organizzazioni stanno tenendo più riunioni che mai.
Sai una cosa? È comprensibile. Se non puoi più discutere qualcosa con Susan mentre è al distributore dell'acqua, è più probabile che la chiami in una Zoom . Inoltre, i manager con problemi di fiducia possono vedere le videochiamate regolari come un modo per assicurarsi che i dipendenti siano alla loro scrivania (se sei un manager con problemi di fiducia, ti consigliamo di consultare un terapeuta).
Ma comprensibile non significa giustificabile. Tutto ciò significa che il lavoratore della conoscenza medio trascorre circa l'85% del proprio tempo in riunioni. Inutile dire che questo lascia pochissimo tempo per svolgere il lavoro vero e proprio. È pericoloso che la stanchezza da riunioni e l'inefficienza abbiano anche dimostrato di avere un effetto negativo sul benessere psicologico dei dipendenti.
Consigli per organizzare riunioni efficaci (ispirati dai Vulcaniani)
- Stabilire se la riunione è assolutamente necessaria.
- Ridurre il numero complessivo delle riunioni.
- Invita meno partecipanti.
- Sii rigoroso riguardo alla durata delle riunioni.
- Preparati, ma senza esagerare.
- Definisci immediatamente l'obiettivo.
- Condividere in anticipo l'ordine del giorno e i materiali della riunione.
- Impara dalle riunioni registrate.
- Rimani sulla strada giusta.
- Consenti ai partecipanti di andarsene in qualsiasi momento.
- Ottimizza la concentrazione e l'attenzione.
- Incoraggiare le conversazioni sociali al di fuori delle riunioni.
- Non lasciate che le emozioni influenzino la riunione.
Le riunioni senza intoppi non sono tutto quando si tratta del successo della tua organizzazione, ma sono un fattore significativo. Con YouTube a portata di clic e il pulsante "muto" a nostra disposizione, è più facile che mai distrarsi durante una riunione noiosa.
Ciò significa che è più importante che mai rendere ogni riunione significativa. In tl;dv, remote è il principio che ci guida ogni giorno: ecco quindi una panoramica approfondita dei nostri migliori consigli per organizzare riunioni efficaci.
Aspetta, hai davvero bisogno di una riunione?
Sfida quella voce interiore che istintivamente grida "sì"! Le riunioni sono come coperte di sicurezza su cui ci rifugiamo quando ci troviamo di fronte a un problema, a qualcosa di sconosciuto o a qualsiasi cosa complessa. È nostro istinto convocare una riunione ogni volta che sul lavoro si presenta qualcosa di nuovo. Comunque sia, pianificare e partecipare alle riunioni è altamente dannoso per il "lavoro profondo" e il "flusso".
Il MIT ha coniato il termine "sindrome da recupero post-riunione" per descrivere il tempo sprecato subito dopo una riunione, quando i partecipanti si sentono svuotati di energia e faticano a rituffarsi in ciò che stavano facendo prima della riunione.
Dobbiamo iniziare a considerare le riunioni come eccezioni, non come la norma.
Quindi chiediti: "Ne vale davvero la pena?" A volte la risposta è "sì", ma il più delle volte ti accorgerai che una riunione non è così necessaria.
Adattarsi con successo a un mondo remote ibrido significa trovare alternative moderne alle riunioni. Un'ottima opzione è quella di utilizzare uno schermo e un registratore vocale per mostrare rapidamente ai colleghi su cosa si sta lavorando. Saltate la riunione e registrate invece un tutorial. Una volta che vi sarete abituati a spiegare il vostro contributo in brevi video, potrete iniziare a rifiutare gli inviti.
Inoltre, un clip di due minuti clip molto più veloce da produrre e da guardare rispetto a un lungo testo inviato tramite Slack. A proposito di Slack, sapevate che la piattaforma dispone di una una fotocamera, un registratore vocale e uno schermo integrati? Si tratta di un'ottima alternativa alle riunioni e quei temuti messaggi lunghi come saggi.
Un altro vantaggio dei video brevi ed esplicativi è che possono essere visualizzati e commentati in modo asincrono. La prossima volta che desideri verificare o spiegare qualcosa, prova a farlo tramite un clip anche solo un messaggio vocale.
Ridurre il numero delle riunioni (letteralmente della metà)
"Less is more" (meno è meglio). Chiunque abbia coniato questa frase si riferiva sicuramente alle riunioni. Ecco una sfida che vale la pena accettare: provate a ridurre del 50% il numero di riunioni mensili. Probabilmente vi accorgerete che il lavoro svolto sarà lo stesso (se non di più!) e con molti meno grattacapi.
Uno dei motivi più comunemente citati per le riunioni frequenti è la difficoltà di riunire tutti contemporaneamente. Se non riesci a riunire l'intero gruppo, basta organizzare una seconda riunione, giusto?
Sbagliato.
Oh, e ogni volta che una nuova persona viene introdotta a un progetto, facciamo un'altra sessione introduttiva di un'ora, ok?
Stahp.
Un approccio asincrono riduce la necessità di organizzare più riunioni. Registrando le riunioni e rendendo queste registrazioni accessibili a chiunque non abbia potuto partecipare, i tuoi colleghi potranno recuperare le informazioni nel momento che preferiscono.
Inoltre, questo aiuta a velocizzare il processo di inserimento di una nuova persona. Basta indirizzarla verso le riunioni precedenti più importanti o formative. Fornire l'accesso a una libreria piena di demo, workshop e presentazioni registrati garantirà un'esperienza di inserimento il più agevole possibile, sia per il principiante e per te.
Zoom Google Meet Zoom come tl;dv consentono di contrassegnare con un timestamp i momenti importanti delle riunioni registrate, in modo da poter condividere immediatamente le parti più rilevanti con chiunque non abbia potuto partecipare. Oltre l'85% dei nostri utenti afferma che questo processo consente loro di risparmiare ore di tempo. Niente male per un plug-in gratuito per browser.
Invita meno partecipanti
Non solo dovresti organizzare meno riunioni, ma dovresti anche invitare meno persone a partecipare. Le ricerche dimostrano che le riunioni con più di quattro partecipanti comportano il rischio che il contributo di qualcuno venga trascurato. Forbes raccomanda di non superare i sette partecipanti. Noi suggeriremmo un numero molto inferiore, anche se, se devi invitare un intero gruppo di persone, l'uso di strumenti di input anonimi come Menti può aiutare a incoraggiare i contributi dei tipi più silenziosi.
Dopotutto, le riunioni con molti partecipanti possono intimidire. Con così tante persone in linea, è inevitabile che qualcuno rimanga in silenzio, a disagio nell'esprimere il proprio contributo quando gran parte dello spazio è già occupato dai tipi più loquaci e dominanti.
Le riunioni più grandi sono anche più caotiche e non riuscire a offrire a ogni partecipante un ambiente confortevole in cui contribuire potrebbe costare alla tua organizzazione competenze e intuizioni preziose.
Riducete le dimensioni delle riunioni e date a tutti l'opportunità di far sentire la propria voce.
Sii rigoroso riguardo alla durata delle riunioni
Se partecipiamo a una riunione di un'ora su un argomento che richiede solo 20 minuti di discussione, ci mancherà quel senso di urgenza che altrimenti ci incoraggerebbe a rimanere concentrati. Non importa se l'argomento è "i gamberetti": se la riunione dura un'ora, i partecipanti troveranno il modo di parlare di gamberetti per un'ora. È un fenomeno davvero affascinante della vita lavorativa.
Lo psicologo organizzativo Steven Rogelberg è noto per il suo libro su come aiutare i team a raggiungere il "massimo rendimento". Il suo consiglio principale per migliorare la qualità delle riunioni è semplice: essere concisi.
Marissa Mayer, CEO di Yahoo, partecipa solo a riunioni che non durano più di dieci minuti. Quando rendiamo le riunioni più brevi, incoraggiamo i partecipanti a trattare più argomenti in meno tempo.
In altre parole, una riunione breve e incisiva ci permette di andare dritti al punto. Le riunioni dovrebbero raramente superare i trenta minuti.
Nei casi eccezionali in cui una riunione deve durare più di un'ora, assicurati che ci siano delle pause. Incoraggia i partecipanti ad alzarsi e sgranchirsi le gambe, preparare una tazza di tè, urlare dalla finestra o fare qualcos'altro di rilassante per qualche minuto. Torneranno alla chiamata rinfrescati e riconoscenti.
Preparati (ma senza esagerare)
La riunione in sé non è l'unica perdita di tempo. Anche le ore trascorse a prepararla sono tempo perso. D'altra parte, una riunione preparata male ti farà arrossire, mentre cerchi freneticamente il PDF giusto tra i tuoi download durante la condivisione dello schermo, sperando che nessuno abbia notato quel file intitolato ryan-gosling-holding-puppy.jpg.
Trovare il giusto equilibrio è fondamentale. È importante sentirsi sicuri prima di partecipare alla riunione, con tutto il materiale di presentazione pronto e caricato sullo schermo. Allo stesso tempo, però, non bisogna pensare troppo. Partecipare a una riunione con un'idea molto rigida di come dovrebbe svolgersi la discussione potrebbe soffocare la creatività. Lasciate spazio alla un po' spontaneità – specialmente nei workshop e in altre sessioni creative.
Definisci immediatamente l'obiettivo
Le riunioni efficaci dovrebbero concentrarsi su un obiettivo specifico, come ad esempio
a) imparare qualcosa insieme
b) risolvere problemi
c) condividere aggiornamenti
d) fare brainstorming
Il primo passo è conoscere con precisione l'argomento centrale e il risultato desiderato della riunione. In qualità di ospite, hai la responsabilità di tornare sull'obiettivo a intervalli regolari per garantire che la discussione rimanga in tema.
Condividere in anticipo l'ordine del giorno e i materiali
Organizzare una riunione senza un ordine del giorno è come partecipare a una gara di kayak senza remi. Non si va molto lontano.
L'ordine del giorno non si limita a definire l'obiettivo, ma fornisce indicazioni chiare sul tempo che i partecipanti dovrebbero dedicare a ciascun punto. Offre agli invitati un'idea più chiara della reale necessità della loro partecipazione e, in tal caso, permette loro di capire più o meno in quale momento della riunione potrebbero voler intervenire.
Quando si assegna il tempo ai diversi punti dell'ordine del giorno, è bene prevedere sempre qualche minuto in più per eventuali discussioni aggiuntive. Se una discussione supera il tempo assegnato, è bene segnare il momento in cui è stata interrotta (consigliamo uno strumento di timestamp come tl;dv). In questo modo sarà possibile riprendere facilmente gli argomenti non conclusi in un altro momento.
Allo stesso modo, è consigliabile condividere in anticipo relazioni, diapositive o altro materiale di presentazione, per consentire agli invitati di familiarizzare con l'argomento prima della chiamata. Fornite a tutti coloro che non possono partecipare alla chiamata una sintesi di ciò che verrà presentato.
Impara dalle riunioni registrate
Se le tue riunioni tendono a deragliare e non sai perché, perché non riesaminare la chiamata per analizzarne il focus e lo svolgimento? Affrontare una riunione passata con la mentalità "cosa è andato bene?" e "cosa avrebbe potuto andare meglio?" è un ottimo modo per ottenere spunti che possono essere applicati in futuro.
Potresti notare che un partecipante è stato regolarmente interrotto. Forse noterai che Steven era completamente impreparato e ha passato cinque minuti a trafficare con la sua presentazione PowerPoint. Ci sono stati momenti in cui la riunione si è trascinata? La chiamata si è conclusa in modo tempestivo e concreto? Una connessione Internet scadente ha rallentato il lavoro? Identificare le cause comuni delle riunioni inefficaci è il primo passo per eliminarle.
Parcheggia quel pensiero
A volte durante una riunione viene sollevata un'idea fantastica che, sebbene totalmente irrilevante per l'ordine del giorno, necessita di un ulteriore approfondimento. In qualità di ospite, dovresti essere in grado di identificare quando la riunione prende una piega inaspettata (ma potenzialmente preziosa) e decidere se allontanarti momentaneamente dall'ordine del giorno o "accantonare" l'argomento per un altro momento. Se alla fine decidi di accantonare un argomento importante, assicurati di contrassegnare con un timestamp o evidenziare il momento della chiamata.
Informare i partecipanti che possono andarsene quando vogliono.
Perché è così tabù dire "questa riunione non mi interessa più, me ne vado"? Se ti ritrovi intrappolato in una riunione che hai capito non ti sarà utile per il tuo lavoro, vattene e basta.
Una dirigente aziendale mi ha colpito una volta per aver immediatamente capito che due dipendenti erano stati coinvolti inutilmente nella riunione. Li ha invitati ad andarsene dopo soli due minuti dall'inizio della chiamata. Con quel semplice gesto, i due dipendenti hanno recuperato un'ora del loro tempo che altrimenti sarebbe andata completamente sprecata.
Anche Elon Musk una volta ha detto: "Esci da una riunione o interrompi una telefonata non appena ti rendi conto che non stai apportando alcun valore aggiunto. Non è scortese andarsene, è scortese costringere qualcuno a rimanere e fargli perdere tempo."
A volte quel miliardario egocentrico, amante degli anime e appassionato di sostanze psichedeliche, ha davvero qualcosa di rilevante da dire, dopotutto.
Ottimizza la concentrazione e l'attenzione
Niente multitasking. Telecamere accese. Telefoni fuori portata. Queste regole di base valgono sia per i padroni di casa che per gli invitati, e anche se tali principi non dovrebbero essere applicati, comunicandoli regolarmente come "obiettivi della riunione" si incoraggeranno più persone ad adottarli nel tempo.
In definitiva, non si tratta tanto di "regole di base" quanto di "consigli per concentrarsi". Molti partecipanti alle riunioni hanno difficoltà a mantenere l'attenzione, quindi alcuni potrebbero apprezzare sinceramente che l'organizzatore inizi la chiamata con un breve promemoria dei "consigli per concentrarsi".
In qualità di ospite, è anche tua responsabilità garantire che la riunione sia coinvolgente. Passare da un formato all'altro (ad esempio passando da Miro a Menti) può essere un ottimo modo per mantenere viva l'attenzione dei partecipanti. Oltre a ciò, ricorda a tutti che sono stati invitati perché la loro partecipazione è davvero necessaria.
Incoraggiare le conversazioni sociali al di fuori delle riunioni
remote ibrido e remote può rendere soli. Soprattutto per gli estroversi, le riunioni offrono un'occasione preziosa per parlare faccia a faccia con altre persone. È difficile resistere alla tentazione di parlare delle ultime serie su Netflix o del fatto che Susan ha un nuovo gatto.
Per essere chiari, le chiacchiere sociali (anche i pettegolezzi, a quanto pare!) tra i membri del team possono rafforzare i rapporti. Il semplice fatto di condividere qualche battuta può migliorare il senso di appartenenza, favorendo al contempo la collaborazione e il benessere generale. Detto questo, c'è un momento e un luogo adatto per parlare di Netflix e di gatti.
Designando formalmente diversi momenti della settimana per chiacchierate informali non legate al lavoro, il tuo team potrà soddisfare il proprio bisogno di socializzazione al di fuori degli orari delle riunioni, aumentando la probabilità che tutti si attengano all'ordine del giorno durante le riunioni effettive (un ordine del giorno che, purtroppo, non include il gatto di Susan).
I dibattiti appassionati sono fantastici, finché non lo sono più.
Ogni tanto, una riunione prende una piega emotiva. Immaginate la scena: Gary vuole cambiare il carattere del pulsante "Contattaci" da Arial a Verdana, ma Susan insiste che il carattere va bene così com'è. Un terzo partecipante alla riunione alza la posta in gioco sostenendo che il carattere ideale è in realtà Comic Sans. Il quarto partecipante sembra semplicemente molto imbarazzato.
Di tanto in tanto, un po' di vivace discussione è segno di dipendenti appassionati e coinvolti che sostengono ciò in cui credono e vogliono il meglio per il loro team. Anche un dibattito acceso può essere utile, perché affronta argomenti che ovviamente stanno molto a cuore alle persone.
Ma quando una discussione rischia di trasformarsi in un litigio teso in cui una o più persone potrebbero arrabbiarsi, la riunione non è più produttiva. Le riunioni che potrebbero diventare emotive includono sessioni di feedback, questioni relative alle risorse umane e revisioni di campagne non riuscite.
Alcuni argomenti semplicemente non sono adatti ad essere affrontati in una riunione registrata con più partecipanti, quindi intervieni e modera la discussione prima che le emozioni si surriscaldino troppo. Lascia che gli animi si calmino tra i colleghi prima di affrontare nuovamente l'argomento.
Sei pronto a padroneggiare l'arte di una riunione efficace? Se ti accorgi che le abitudini improduttive persistono, ricorda semplicemente i principi più importanti: sii conciso, invita un numero ridotto di partecipanti, prepara un ordine del giorno efficace, definisci obiettivi chiari, registra e contrassegna con data e ora i momenti salienti. Ti garantiamo che seguire questi semplici consigli trasformerà la tua cultura delle riunioni in una cultura sana, rendendo ogni chiamata significativa e facendo risparmiare un sacco di tempo a tutti.
