Molte aziende hanno difficoltà a seguire il processo di adozione del software. Secondo Really Simple Systems, l'ostacolo più grande per l'83% dei dirigenti senior era convincere i propri dipendenti a utilizzare il software e ad adottarlo. Se stai cercando di introdurre un nuovo framework CRM, un sistema di monitoraggio delle ore lavorative, un hub di marketing o altro, devi assicurarti che l'azienda sia pronta per il successo prima di iniziare. 

In questo articolo:

Adozione del software vs. adozione del prodotto vs. adozione da parte degli utenti/clienti

In primo luogo, vediamo come possiamo definire l'adozione del software rispetto all'adozione del prodotto e all'adozione da parte dei clienti/utenti. 

Adozione del softwareAdozione del prodottoAdozione da parte degli utentiAdozione da parte dei clienti

e media–ing		Il trasferimento tra il vecchio software e il software di destinazione in un'organizzazione (o, più in generale, da parte di chiunque).Il processo completo attraverso il quale un individuo prova un nuovo prodotto e diventa un utente abituale.Il passaggio da un vecchio sistema a un nuovo sistema adottato dall'utente.L'acquisizione di nuovi clienti che utilizzano i prodotti o i servizi dell'organizzazione.
KPI* Frequenza di accesso degli utenti
* Frequenza di aggiornamento
* Creazione di contatti
* Creazione/aggiornamento di opportunità
* Completamento delle attività
* Attività aperte/chiuse
* Utilizzo di Chatter
* Tasso di adozione
* Tempo necessario per la prima azione
* Numero di utenti unici che utilizzano la funzione
* Numero totale di volte in cui una funzione è stata utilizzata		* Tasso di adozione
* Tempo necessario per la prima azione
* Percentuale di utenti che utilizzano la funzione per la prima volta		* Tasso di adozione
* Tempo necessario per la prima azione chiave
* Tempo necessario per ottenere valore
* Soddisfazione, competenza e utilizzo
Fasi diadozione dell'
(1) Assicurarsi che il team di supporto sia coinvolto
(2) Comunicare
(3) Trovare sostenitori interni
(4) Organizzare eventi di formazione
(5) Promuovere internamente		(1) Consapevolezza
(2) Raccolta di informazioni
(3) Valutazione/considerazione
(4) Prova
(5) Adozione		(1) Consapevolezza
(2) Interesse
(3) Valutazione
(4) Prova
(5) Adozione		(1) Consapevolezza
(2) Interesse
(3) Valutazione
(4) Prova
(5) Adozione

Strategie di adozione del software

Le strategie di adozione del software aiutano un'organizzazione a consentire agli utenti di utilizzare il nuovo software come CRM interno. Nella maggior parte delle aziende, solo circa il 50% delle funzionalità CRM per cui le aziende pagano viene utilizzato dai propri dipendenti.

Il CRM è ormai il cuore pulsante di ogni azienda in crescita. Secondo alcuni rapporti, entro il 2025 il CRM dovrebbe superare gli 80 miliardi di dollari di fatturato. L'accessibilità è uno dei fattori chiave della crescita del CRM. Le organizzazioni possono ora accedere ai dati dei clienti in tempo reale (servizio clienti, email marketing, ecc.), grazie alle soluzioni mobili e cloud all'avanguardia. 

Le organizzazioni si rendono conto che il CRM aiuta a collegare piattaforme e tecnologie con i dati dei clienti per un'esperienza personalizzata che ha un impatto enorme sul raggiungimento degli obiettivi di vendita. 

Per integrare un software in un'organizzazione, è possibile ricorrere a diversi metodi di adozione. I metodi principali sono l'adozione big bang, l'adozione parallela e l'adozione graduale. Un altro metodo meno comune è l'adozione pilota.

Adozione del Big Bang

Quando viene introdotto un nuovo sistema senza un periodo di transizione tra il sistema esistente e quello nuovo, si parla di adozione big bang o passaggio diretto. Il vantaggio dell'adozione big bang è che il nuovo sistema non deve essere conforme o associato ad alcun sistema esistente. 

Ciò semplifica notevolmente la progettazione del nuovo sistema, in particolare in un'azienda con molti sistemi incompatibili. Tuttavia, è più rischioso rispetto ad altre forme di adozione perché la strategia prevede meno risorse di apprendimento, rendendo necessaria una maggiore pianificazione.

Adozione parallela

Una strategia per la transizione da un sistema (IT) precedente a un sistema (IT) target in un'azienda è nota come adozione parallela. Per ridurre al minimo i rischi, il vecchio e il nuovo sistema funzionano contemporaneamente per un certo periodo di tempo, durante il quale il vecchio sistema viene rimosso se i requisiti del nuovo sistema sono soddisfatti. 

La procedura richiede una preparazione e un monitoraggio meticolosi, oltre a un notevole dispendio di ore di lavoro. Questa voce si concentra sul metodo generale di adozione parallela; ove applicabile, vengono utilizzati esempi (reali) per fornire una comprensione più significativa del processo.

Adozione graduale

Il metodo di introdurre un'innovazione (ad esempio, tecnologia informatica, migrazione software, processi, ecc.) in modo graduale in un'organizzazione, con varie parti dell'organizzazione che vengono adottate in fasce temporali diverse, è noto come adozione graduale. Adozione graduale, migrazione graduale, soluzione graduale, piano graduale, introduzione graduale e conversione graduale sono alcuni degli altri termini utilizzati.

Adozione pilota

L'approccio pilota viene adottato dalle organizzazioni multinazionali con molte sedi o unità completamente autonome. La nuova struttura viene prima implementata in una delle sedi o dipartimenti e poi gradualmente estesa alle altre sedi o dipartimenti.

Selezione di una strategia di adozione

Prima di avviare l'adozione, è necessario definire il piano di adozione, che dipende dai risultati desiderati e dalla forma del metodo da adottare. Big Bang, adozione parallela e adozione scaglionata sono tre forme di adozione che variano da una transizione immediata a un metodo in cui le persone iniziano gradualmente a utilizzare la nuova tecnologia in un determinato periodo di tempo (che può essere di settimane, mesi o persino anni).

Secondo il libro scritto da Ken Eason, la scelta finale viene effettuata dando priorità agli obiettivi da raggiungere e poi abbinando loro un piano. Di seguito sono riportati gli obiettivi descritti da Eason:

  • Per far funzionare il sistema, potrebbe essere necessaria una "massa critica".
  • Se c'è un rischio, è necessaria una gestione del rischio.
  • È necessaria una facilitazione del cambiamento
  • Il tasso di transizione
  • Requisiti di progettazione locali
Tattiche e fasi di adozione del software
Fonte: Wikipedia.

Processo di preparazione di un'organizzazione all'adozione di un software

Le modifiche che potrebbero verificarsi devono essere decise al fine di pianificare l'organizzazione per l'implementazione del nuovo software. Ciò è importante per fornire un programma o una bozza della transizione e può essere realizzato scrivendo le specifiche del framework. 

Dopo aver stabilito le condizioni, la direzione deve concordarle prima di procedere con il piano di transizione. Se non si raggiunge un consenso, la direzione deve riesaminare le condizioni fino a quando non si raggiunge un accordo. Se si raggiunge un accordo e si firma un contratto, l'azienda può procedere alla fase successiva.

Sfide per un'adozione di successo del software

  • Resistenza al cambiamento
  • Mancanza di una strategia di adozione praticabile
  • La gestione e l'analisi dei dati non sono all'altezza
  • Un'esperienza utente non ottimizzata per l'apprendimento

Cinque passaggi per un'adozione di successo del software

  1. Garantire il supporto del team
  2. Comunicare bene 
  3. Trova i leader interni del team
  4. Organizza eventi di formazione
  5. Mercato interno

Tassi di adozione dei prodotti

L'attivazione degli utenti per un'applicazione web o smartphone viene misurata in base all'adozione del prodotto. Può essere espressa come percentuale relativa alle registrazioni per una data specifica o come conteggio nel tempo, ad esempio utenti attivi mensili (MAU). Tasso di adozione mensile del prodotto (percentuale) = [nuovi MAU / registrazioni mensili] * 100, ad esempio.

La fedeltà è un parametro utilizzato da diverse aziende per valutare l'adozione di un prodotto. Il numero di utenti che accedono al prodotto un numero minimo di volte, espresso come conteggio nel tempo, è definito fedeltà. La definizione di attivazione è cambiata, ma la maggior parte della definizione di adozione del prodotto è rimasta invariata.

KPI per misurare l'adozione digitale del software

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per misurare l'adozione del digitale possono essere suddivisi in quattro categorie:

  • Risultati
  • Caratteristiche
  • Soddisfazione
  • Intenzione

Risultati

Questo sottoinsieme di KPI ha poco a che vedere con il concetto di adozione digitale. È piuttosto legato alla sua funzione. L'obiettivo dell'adozione digitale è aumentare le prestazioni umane, rendendo più semplice e veloce per i lavoratori e/o i consumatori ottenere risultati eccellenti. L'obiettivo è migliorare la produttività umana e tutti i fattori ad essa correlati, come l'efficienza.

Caratteristiche

Se le persone non conoscono o non apprezzano tutte le funzionalità di un nuovo strumento, questo non verrà implementato in modo efficace. Ad esempio, una banca può lanciare una nuova app per i propri clienti che include la possibilità di stampare un assegno bancario a casa. I clienti hanno familiarità con il concetto di online banking e ne sono soddisfatti, quindi l'app bancaria viene utilizzata molto. D'altra parte, però, i clienti non sono affatto a conoscenza dell'ultima funzione relativa agli assegni bancari. 

Soddisfazione

Questa raccolta di KPI riguarda specificatamente gli utenti dello strumento interattivo in questione. Esistono alcuni parametri che possono essere utilizzati per valutare la soddisfazione degli utenti.

  • Esperienza complessiva del cliente
  • Il tasso di completamento dell'attività prevista
  • Numero di visitatori che potrebbero tornare
  • Molti visitatori amano dare consigli

Intenzione

Quindi, a cosa servirà l'invenzione o il dispositivo attuale? Qual è il suo scopo? Quali requisiti deve soddisfare e quali problemi volete che risolva? Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) possono basarsi sulle risposte a queste domande. Ad esempio, se l'automazione viene implementata per accelerare le procedure di vendita, è possibile monitorare quanto tempo viene dedicato a ciascuna di esse.

Se la tua azienda sta implementando un chatbot per alleggerire il carico di lavoro del centro assistenza clienti, puoi monitorare il numero di chiamate al centro e l'utilizzo del chatbot.

Considerazioni finali sull'adozione del software

L'adozione di un software in un'organizzazione è una battaglia in salita. Ma è una battaglia necessaria. Se un'azienda investe tempo e risorse per individuare i migliori tassi di adozione e il software più adatto alla propria organizzazione e concede all'azienda e ai dipendenti il tempo e lo spazio necessari per imparare e crescere, sarà in grado di implementare correttamente il software, ottenendo molti vantaggi nel processo. Detto questo, l'adozione del software è di enorme importanza per tutti.