Rok 2022 upłynie pod znakiem SESJI PLENARNEJ

Czym więc jest sesja plenarna?

Po pierwsze, czym właściwie jest sesja plenarna?

Znaczenie sesji plenarnej

Sesja plenarna jest definiowana jako: „posiedzenie, podczas którego wszyscy członkowie organizacji (np. organu ustawodawczego) lub wszyscy członkowie określonej komisji lub sekcji mogą spotkać się i załatwić sprawy służbowe”.

Co to dokładnie oznacza? Oznacza to, że wszyscy spotykają się i mogą komunikować się w tym samym czasie – zasadniczo jest to coś, co obecnie nazwalibyśmy telekonferencją. Telekonferencja, jaką znaliśmy wcześniej, była tym, co mogliśmy robić, ale z biegiem czasu technologia ewoluowała i obecnie możemy prowadzić wideoczat i współpracować z jeszcze większą liczbą osób!

Ale co z tymi uciążliwymi strefami czasowymi?

Jak zapewnić, aby wszyscy mogli być obecni w tym samym czasie? W tym przypadku bardzo przydatne są sesje plenarne, ponieważ znacznie ułatwiają one uczestnictwo wielu członkom z różnych części świata (np. z odległych miejsc, takich jak Australia czy Europa). Jak to zrobić? Cóż, są dwa główne elementy:

1. Logistyka:

Pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest ustalenie celu tej sesji plenarnej. Z tego, co wiemy, wydaje się to dość proste – jeśli Twoim celem jest zgromadzenie wszystkich członków zespołu z całego świata w jednym pomieszczeniu, aby mogli oni komunikować się i współpracować ze sobą za pośrednictwem czatu wideo, to właśnie to należy zrobić!

2. Komunikacja:

Jeśli po prostu rozmawiasz przez telefon lub e-mail, to też się sprawdzi, ale co, jeśli temat wymaga, żeby ludzie zabierali głos i podnosili ręce? W takim przypadku będziesz potrzebować jakiegoś sprzętu audiowizualnego (na przykład oprogramowania, które połączy to, co mówisz, z tym, co mówi inna osoba przez mikrofon).

Siostry sesji plenarnych

Istnieje wiele podobnych rodzajów spotkań online, które są podobne do sesji plenarnych. Należą do nich spotkania ogólne, spotkania wszystkich pracowników, spotkania synchronizacyjne zespołów oraz wszelkie inne formy spotkań całego zespołu lub firmy.

Sesje plenarne: korzyści

Czym są sesje plenarne i dlaczego powinny mnie interesować? Oto nasza odpowiedź:

1. Opłacalność:

Po pierwsze, będzie to znacznie tańsze niż wysłanie wszystkich samolotem i zakwaterowanie ich w hotelu tylko na kilka godzin współpracy!

2. Wydajność:

Sesje plenarne pozwalają połączyć osoby z różnych zespołów lub działów, aby mogły wspólnie pracować nad osiągnięciem tych samych celów. Oznacza to, że prace w każdym obszarze przebiegają znacznie szybciej, ponieważ nie ma przeszkód spowodowanych jednoczesną pracą różnych zespołów nad różnymi celami – jeden zespół wykonuje swoje zadania, a następnie przechodzi do następnego zadania, podczas gdy drugi zespół pracuje nad swoimi zadaniami w tym samym czasie.

3. Wydajność:

Może to zabrzmieć nieco dziwnie, ale sesje plenarne faktycznie pozwalają osiągnąć większą produktywność, ponieważ nie ma w nich straty czasu! Innymi słowy, oznacza to, że uczestnicy nie rozpraszają się i nie gubią się w trakcie procesu.

4. Współpraca:

Sesja plenarna pozwala osobom z różnych zespołów współpracować ze sobą, nawet jeśli zazwyczaj nie pracują razem. Dzięki temu wszyscy mogą wnieść do projektu to, co robią najlepiej (swoją wiedzę, umiejętności i doświadczenie), co daje znacznie większy potencjał niż to, co jedna osoba mogłaby osiągnąć samodzielnie!

Tego typu sesje świetnie sprawdzają się podczas wydarzeń na żywo i cyfrowych. Największą zaletą tego typu sesji jest to, że sprzyjają one komunikacji między uczestnikami, prelegentami i sponsorami, co generuje więcej wpisów na blogach, tweetów i szumu – czyli to, co lubimy nazywać zaangażowaniem.

Jak zorganizować niesamowitą sesję plenarną?

Jak sprawić, aby sesja plenarna była angażująca, edukacyjna i interesująca? Jak sprawić, aby wszyscy uczestnicy sesji plenarnej czerpali korzyści z tego spotkania? Oto nasze ulubione wskazówki!

– Niech będzie to edukacyjne

– Ogranicz sesję do jednego celu lub tematu.

– Upewnij się, że to, co mówisz, jest rzeczywiście słyszane przez wszystkich, aby mogli oni zrozumieć prezentowane informacje.

– Zaplanuj czas na pytania i odpowiedzi.

– Upewnij się, że to, co mówisz, jest tym, co oni słyszą.

– Zorganizuj zabawę lub kreatywne zajęcia, takie jak dzień wolontariatu firmowego (to naprawdę integruje zespoły).

– Spraw, aby sesja plenarna miała charakter interaktywny i co jakiś czas otwieraj ją na pytania.

– Bądź przygotowany! Nie działaj na chybił trafił, przygotuj wszystkie potrzebne zasoby z wyprzedzeniem, aby w razie potrzeby mieć do nich łatwy dostęp.

– Baw się dobrze! Jeśli to, co robisz, nie jest interesujące, ludzie bardzo szybko stracą zainteresowanie. Dlatego upewnij się, że to, co prezentujesz, nie tylko edukuje, ale także zapewnia rozrywkę. Może to obejmować wykorzystanie historii innych osób, przykładów tego, co działa, a co nie, a nawet filmów przedstawiających inne inspirujące projekty lub prezentacje.

Czego NIE należy robić podczas sesji plenarnej?

Podczas prowadzenia lub uczestniczenia w sesji plenarnej nie należy robić następujących rzeczy.

– Nie zbaczaj z tematu.

– Nie komplikuj zbytnio tego, co mówisz.

– Nie gadaj bez sensu ani nie wciskaj im tego, co już przedstawiłeś – daj ludziom chwilę, żeby przemyśleli to, czego się nauczyli, zanim przejdziesz do czegoś innego.

– Nie przejmuj się tym, co robią inni i dlaczego nie uczestniczą w działaniach tak, jak byś tego chciał. Jeśli nikt nie słucha tego, co mówisz, to znaczy, że nie jest to dla nich istotne, więc zmień temat rozmowy. Istnieją inne sposoby przekazania tego, co trzeba powiedzieć, niż tylko głośne wypowiedzenie tego. Bądź kreatywny!

– Na koniec, nie przerywaj rozmówcom, gdy zadajesz pytania lub prowadzisz z nimi rozmowy informacyjne. Jeśli to, co mówisz, nie jest tym, co chcą usłyszeć, nie ma powodu, aby z tobą rozmawiali, więc pozwól im dokończyć, co mają do powiedzenia, zanim wtrącisz się ze swoją wypowiedzią.

Nie wszystkie organizacje lub firmy korzystają z sesji plenarnych, więc co to oznacza?

Nie wszystkie organizacje czują potrzebę organizowania sesji plenarnych, ale jeśli Twoja firma potrzebuje niesamowitej aktywności integracyjnej, to może to być jedno z najlepszych wydarzeń, jakie możesz wybrać! Świetnie nadaje się do zbliżania ludzi, którzy normalnie nie mieliby okazji współpracować, co oznacza, że każdy członek Twojego zespołu będzie mógł pracować nad tym, co robi najlepiej, gdy nadejdzie czas na duże projekty. Ponadto uczestnicy zyskują możliwość poznania nowych osób, nawiązania kontaktów z ludźmi, którzy mogą stać się przyszłymi partnerami lub klientami, a każda firma potrzebuje więcej treści! Tak naprawdę generujesz więc mnóstwo materiałów, które przyciągną potencjalnych klientów, klientów i przychody – czy może być lepszy sposób na generowanie wartości dla Twojej firmy?

Co to oznacza dla mojej sesji plenarnej?

Oznacza to, że jeśli szukasz wydarzenia, podczas którego wszyscy mogą dowiedzieć się, co dzieje się w ich organizacji, ponieważ to, o czym się mówi podczas tych sesji, nie wychodzi poza salę konferencyjną.

Czym jest podcast z sesji plenarnej?

Jak to dokładnie wygląda (w kontekście biznesowym)? Cóż, to całkiem proste – wszystko, czego potrzebujesz, aby zapewnić wszystkim możliwość widzenia się i słyszenia, a tym samym skuteczną komunikację.

A co w sytuacji, gdy uczestnicy nie korzystają z własnego sprzętu, tylko dzielą się jednym zestawem urządzeń? Tak, to również ma miejsce! I choć może to być uważane za mniej korzystne niż sytuacja, w której każdy komunikuje się za pomocą własnego urządzenia (dzięki czemu to, co mówią, nie jest pod wpływem wypowiedzi innych osób), należy pamiętać, że system ten sprawdza się doskonale, gdy przed sesją plenarną nie ma wystarczająco dużo czasu, aby uczestnicy mogli skonfigurować własny sprzęt.

Końcowe przemyślenia dotyczące sesji plenarnych

Więc teraz już wiesz, czym jest sesja plenarna – super! Wiesz też, do czego służą sesje plenarne i jak ogólnie wyglądają – świetnie! A czy może być lepszy sposób na zakończenie naszego wpisu na blogu niż omówienie korzyści, jakie sesje plenarne mogą przynieść Twojej firmie?

Sesje plenarne pozwalają na znacznie większą produktywność, ponieważ każdy obszar jest omawiany znacznie szybciej (ponieważ nie marnuje się czasu, gdy każdy pracuje nad własnymi celami). Umożliwiają one współpracę z osobami, z którymi nie zawsze się współpracuje, co z kolei stwarza znacznie większy potencjał w zakresie wykonywanych zadań. Ponadto sesje plenarne tworzą bardziej angażujące środowisko, ponieważ wszyscy są kompetentni, wykwalifikowani i doświadczeni, co sprawia, że każdy czuje się ważny i doceniony. Wreszcie, co nie mniej ważne, sesje plenarne są tak wspaniałe, ponieważ mogą wnieść wiele do Twojej firmy.