Jak zdecydować, od czego zacząć? Ustalenie priorytetów to jedna z najtrudniejszych części zarządzania produktem, ale nie musi tak być. Dobra struktura ustalania priorytetów pomoże Ci podejmować lepsze decyzje i pracować wydajniej. W tym wpisie na blogu przedstawimy trzy różne struktury, które naprawdę działają!

Priorytetyzacja to proces określania, które zadania lub produkty należy wykonać w pierwszej kolejności. Jest to kluczowy element zarządzania produktem, ale ustalenie priorytetów może być trudne. Dobra struktura priorytetyzacji pomoże Ci podejmować lepsze decyzje i pracować wydajniej.

Definicja zarządzania produktem

Zarządzanie produktem to proces tworzenia i dostarczania produktów, które spełniają potrzeby i wymagania klientów. Obejmuje on wszystkie aspekty rozwoju produktu, od badań i projektowania po produkcję, marketing i wsparcie.

Definicja zarządzania projektami

Zarządzanie projektami to proces planowania, organizowania i zarządzania zasobami w celu pomyślnej realizacji projektu. Jest to kluczowy element każdej działalności biznesowej i niezbędne jest posiadanie dobrej struktury zarządzania projektami. Dobra struktura zarządzania projektami pomoże Ci planować, organizować i zarządzać zasobami, aby Twój projekt zakończył się sukcesem. Pomoże Ci również śledzić postępy i zapewni, że wszystkie zainteresowane strony będą działały zgodnie.

Różnica między zarządzaniem projektami a kierowaniem projektami

Różnica między zarządzaniem projektami a zarządzaniem produktami może być myląca. Zarządzanie projektami to proces planowania, organizowania i zarządzania zasobami w celu pomyślnej realizacji projektu. Jest to kluczowy element każdej działalności biznesowej i niezbędne jest posiadanie dobrej struktury zarządzania projektami.

Dobre ramy zarządzania projektami pomogą Ci zaplanować, zorganizować i zarządzać zasobami, aby Twój projekt zakończył się sukcesem. Pomogą Ci również śledzić postępy i zapewnić, że wszyscy interesariusze są na bieżąco.

Z kolei zarządzanie produktem to proces tworzenia i dostarczania produktów, które spełniają potrzeby i wymagania klientów. Obejmuje on wszystkie aspekty rozwoju produktu, od badań i projektowania po produkcję, marketing i wsparcie.

Różne rodzaje struktur zarządzania projektami i produktami

Istnieje wiele różnych rodzajów struktur, które można wykorzystać do ustalania priorytetów. Niektóre z nich to skala RICE i macierz Eisenhowera. Poniżej pokrótce omówimy te dwie metody.

Ramy ustalania priorytetów RICE

RICE Prioritization Framework to popularna struktura ustalania priorytetów, która została po raz pierwszy przedstawiona w książce „The Pragmatic Programmer: From Journeyman to Master”. Struktura ta składa się z czterech etapów:

Obecnie menedżerowie produktu korzystają z modelu priorytetyzacji, aby zapewnić danemu produktowi największe szanse na sukces. Model ten jest stosowany w całym biznesie, ale menedżerowie produktu odczuwają jego wpływ w sposób szczególny.

RICE oznacza (R) zasięg, (I) wpływ, (C) pewność i (E) wysiłek. Ta struktura priorytetów opiera się na założeniu, że należy pracować nad zadaniami, które mają największy zasięg, największy wpływ, największą pewność i wymagają najmniejszego wysiłku.

Jak wspomniano wcześniej, macierz priorytetów RICE opiera się na czterech czynnikach: zasięgu, wpływie, zaufaniu i wysiłku. Omówmy je poniżej.

Zasięg

Zasięg odnosi się do osób, na które wpłynie podejmowana przez Ciebie decyzja. Im większy zasięg, tym więcej osób zostanie objętych wpływem i odwrotnie. Wpływ

Wpływ

Wpływ odnosi się do tego, jak bardzo dana decyzja wpływa na różne sprawy. Jeśli Twoja decyzja ma duży wpływ, to będzie miała wpływ na wiele spraw i odwrotnie.

Pewność siebie

Pewność siebie to przekonanie o słuszności podjętej decyzji – jeśli jesteś bardzo pewny swojej decyzji, prawdopodobnie jest ona dobra.

Wysiłek

Wysiłek ma związek z tym, jak trudne będzie dla Ciebie wykonanie danego zadania lub podjęcie danej decyzji – jeśli nie jest to zbyt trudne, wybierz to zadanie!

Zalety i wady ram priorytetów dotyczących ryżu

Ramy priorytetyzacji ryżu to bardzo prosty sposób oceny ważności zadań. Dzięki temu są łatwe w użyciu i zrozumiałe, dlatego cieszą się popularnością wśród kierowników projektów.

Jednak ze względu na swoją prostotę może nie być odpowiednia dla wszystkich projektów. W szczególności złożone projekty obejmujące wiele różnych zadań mogą nie nadawać się do stosowania tej metody. Ponadto metoda ustalania priorytetów metodą ryżową może być czasochłonna, jeśli próbuje się oceniać każde zadanie z osobna.

Ograniczenia ram ustalania priorytetów dotyczących ryżu obejmują:

  • Czasochłonne, jeśli zadania są oceniane indywidualnie
  • Nie nadaje się do wszystkich projektów – zwłaszcza do złożonych projektów z wieloma różnymi podzadaniami.
  • Może nie być w stanie uchwycić niuansów związanych z ważnością zadania.
  • Nie nadaje się do wszystkich projektów
  • Nie jest to tak proste, jak się wydaje.

Krótki przewodnik krok po kroku dotyczący korzystania z modelu priorytetyzacji RICE

Aby skorzystać z modelu ustalania priorytetów, najpierw określ, które zadanie chcesz potraktować priorytetowo.

Następnie oceń go w skali od 1 do 5 (1 to najniższa ocena) pod względem każdego z czterech czynników.

Zasięg: Im wyższą rangę przypiszesz zadaniu w tej kategorii, tym więcej osób odczuje skutki Twojej decyzji i odwrotnie.

Wpływ: Jeśli Twoja decyzja ma duży wpływ, to wpłynie ona na wiele rzeczy i odwrotnie.

Pewność siebie: Im większa pewność siebie, tym łatwiej jest podjąć decyzję lub zapoznać się z danym produktem.

Wysiłek: Im mniej wysiłku wymaga od Ciebie wykonanie danego zadania w porównaniu z innym, tym bardziej jest ono dla Ciebie korzystne.

Jak korzystać z modelu ustalania priorytetów Rice'a?

  • Priorytetowe traktowanie zadań zgodnie z ich znaczeniem dla firmy
  • Priorytetowo traktuj zadania zgodnie z ich pilnością.
  • Priorytetowe traktowanie zadań zgodnie z ich pewnością
  • Priorytetowe traktowanie zadań zgodnie z łatwością ich realizacji

Ramy ustalania priorytetów dotyczących ryżu – darmowy szablon

Ramy ustalania priorytetów dotyczące ryżu to prosty sposób oceny znaczenia zadań projektowych. Szablon ram ustalania priorytetów można pobrać bezpłatnie tutaj. Proces rozpoczyna się od zapisania wszystkich aktywnych projektów w wierszach po jednej stronie, a następnie uszeregowania ich od najważniejszych do najmniej ważnych w oparciu o to, jak wpisują się one w cele firmy.

To ćwiczenie pomaga zastanowić się nad tym, co jest naprawdę wartościowe, zamiast zajmować się tylko tym, co najłatwiejsze lub najpilniejsze. Na przykład, warto rozważyć ograniczenie liczby zgłoszeń do pomocy technicznej, ponieważ sprawi to, że klienci będą bardziej zadowoleni, nawet jeśli na pierwszy rzut oka nie ma to bezpośredniego związku z celami firmy. Działa to również dobrze, gdy weźmie się pod uwagę wpływ krótkoterminowy w porównaniu z długoterminowym, np. rezygnacja z funkcji, które mają niskie priorytet, ale mają bardzo wysoką wartość, gdy zostaną wdrożone.

A co z innymi ramami ustalania priorytetów?

Ramy ustalania priorytetów nie są jedynymi dostępnymi ramami. Jak już wspomniano, można również skorzystać z macierzy ustalania priorytetów Eisenhowera.

Po pierwsze: co to oznacza? Matryca została nazwana na cześć Dwighta D. Eisenhowera, prezydenta Stanów Zjednoczonych i dowódcy wojskowego odpowiedzialnego za planowanie wielu ważnych operacji podczas II wojny światowej (w tym operacji Overlord). Poniższy rysunek pokazuje, skąd wzięła się ta matryca – zwróć uwagę na czas przeznaczony na każde zadanie na osi X, a także na nakład pracy wymagany od personelu zaangażowanego w realizację tego zadania na osi Y. Przyjrzyjmy się temu nieco dokładniej poniżej.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to bardzo popularna struktura służąca do ustalania priorytetów. Ten model oparty na siatce pomaga wizualizować znaczenie określonych zadań w oparciu o pilność i wymagany czas. Cztery kwadranty są oznaczone różnymi poziomami, aby ustalać priorytety zadań zgodnie z zasadą „wydajność = skuteczność – marnotrawstwo”.

Zalety i wady modelu ustalania priorytetów Eisenhowera

Model ustalania priorytetów Eisenhowera jest bardziej skomplikowany niż model ustalania priorytetów Rice'a, ale zapewnia bardziej szczegółową analizę zadań pod kątem pilności i ważności.

Zasada Pareto

Zasada Pareto, znana również jako zasada 80/20, mówi, że 20% nakładów generuje 80% wyników. Zasadę tę można zastosować w zarządzaniu produktami poprzez identyfikację 20% funkcji, które mają największą wartość dla klientów.

Postępując zgodnie z tą zasadą, zapewnisz, że Twój zespół pracuje nad zadaniami o największym znaczeniu, a jednocześnie zyskasz czas na inne zadania, aby skuteczniej realizować terminy i cele. Jest to ważne, ponieważ menedżerowie produktu często chcą zadowolić wszystkich, co może prowadzić do poświęcania nadmiernej ilości czasu na zadania o niskim priorytecie.

Końcowe przemyślenia na temat zarządzania projektami i produktami oraz modelu priorytetyzacji RICE

Ramy ustalania priorytetów mogą być potężnym narzędziem dla menedżerów produktów i projektów. Ramy ustalania priorytetów, które faktycznie działają, to tylko jedna z wielu dostępnych opcji – każda z nich ma swoje wady i zalety. Omówiona w tym artykule rama ustalania priorytetów typu „ryż” jest łatwa w użyciu, ale nie zapewnia tak szczegółowych informacji o zadaniach, jak matryca ustalania priorytetów Eisenhowera lub zasada Pareto.

Niezależnie od ostatecznej decyzji dotyczącej wyboru frameworka, należy pamiętać o następujących wskazówkach: należy ustalać priorytety zadań zgodnie z ich znaczeniem (a nie pilnością) w odniesieniu do celów firmy; należy skupić się na funkcjach o maksymalnym wpływie, jednocześnie ograniczając liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej; nie należy próbować zadowolić wszystkich, dodając zbyt wiele elementów o niskim priorytecie do terminów; należy rozważyć zastosowanie