İçeriğe geç
Önem Derin Çalışma ve Bir takımın gücü kumbaya zaten iyi belgelenmiştir. Bunu ele aldık. burada, buradave burada. Ancak bugün, isteğe bağlı toplantıların alternatif nüanslarını tartışacağım. Öyleyse başlayalım! (tabii ki isteğe bağlı davet 😆)@tldv.io Çok mantıklı. #toplantı #komedi #kurumsal #toplantılar #9to5 #ilk gün ♬ orijinal ses – tldv.io – AI Toplantı Kaydedici
Bu makalede
İsteğe bağlı toplantılar = daha iyi toplantılar
Toplantılar artık yukarıdan aşağıya veya tek yönlü bilgi alışverişi değildir. Bu, özellikle yeni kurulan şirketler, asenkron ve remote için geçerlidir. Her zaman istisnalar vardır. Yeni katılan ekip üyelerinin oryantasyonu veya şirket genelinde önemli güncellemeler gibi bazı toplantılar atlanmamalıdır. Ancak, %99 oranında, isteğe bağlı katılım toplantıların kalitesini artırır.
İşte, katıldığımız (ve katılmadığımız) yüzlerce gönüllü toplantıda gözlemlediğimiz başlıca faydalar tl;dv.
#1 İsteğe bağlı toplantılar organizatörleri motive eder
Zorunlu katılım, toplantı organizatörlerine haksızlık eder: Tüm toplantı "katılımcıları" katılmaya zorlanırsa, toplantı organizatörleri toplantı deneyimini iyileştirmek için teşvik edilmez. Alternatif bir toplantı dünyasında, bir organizatör daha yüksek bir katılım oranı istiyorsa (ki bunu zorlayamazsınız), gönüllü katılımı daha cazip hale getirmeye çalışacaktır. Bu şöyle şöyle olabilir:
- Herkes için uygun bir zaman seçmek.
- Kapsamlı gündem planlaması, böylece herkes toplantının değerini değerlendirebilir. Böylece katılımcılar hazırlıklı olarak toplantıya katılacak ve toplantının verimliliği artacaktır.
- Daha az katılımcıyla ilgili konular öncelikle ele alınabilir.
- Katılımcıların ilgili konuları tartışabilmeleri için açık mikrofon oturumu.
💡İPUCU: Toplantılara %100 katılım zorunluluğu getirmeyerek ekibinizin zamanından tasarruf edin. Kazandığınız zamanı isteğe bağlı bir kaynaşma etkinliği için kullanın!
Zamanla, bu etki daha da artacaktır. Organizatör, isteğe bağlı toplantıları ilk seferinde çekici hale getirmek için teşvik edilir. Organizatör ayrıca neyin işe yaramadığını da öğrenir. Örneğin, bir takım kaynaşma oturumunu ele alalım. Katılmayanları görerek, organizatörler takımlarının nelerden hoşlandığını öğrenebilir ve bir dahaki sefere gönüllü takım kaynaşma oturumlarını daha iyi hale getirebilirler.
Kısacası: isteğe bağlı toplantılar, iyi bir şarap gibi, zamanla daha da güzelleşir. 🍷
#2 İsteğe bağlı toplantılar daha yalındır
Herkes herhangi bir toplantıdan eşit değer elde etmez. Robin Dunbar, 4 kişiden fazla kişinin katıldığı konuşmaların, birkaç dışadönük kişinin hakim olduğu bir konferansa dönüştüğünü söylüyor. Ayrıca, zorunlu toplantılar genellikle en fazla kazanç elde edecek kişiler tarafından domine edilir.
Örneğin, bir pazarlama sprintinde, pazarlama müdürü en fazla değeri elde etme olasılığı daha yüksektir. Pazarlama-grafik tasarımcısı, tasarımla ilgili olmayan konulardan sınırlı bir değer elde edecektir. Grafik tasarımcısı tüm toplantıya katılmak zorunda kalırsa, büyük olasılıkla çoğunlukla sessiz ve pasif kalacaktır.
Toplantıları isteğe bağlı hale getirmek, erken çıkma korkusunu ortadan kaldırır ve sadece ilgili kişilerin katılmasını teşvik eder. Bu, katılmayanlara (daha az zaman kaybı, daha fazla derin çalışma süresi) ve katılanlara (daha aktif katılımcılar = daha fazla toplantı verimi) fayda sağlar. Toplantı başına ortalama maliyetin 1.000 ABD dolarından fazla olduğu düşünülürse, tasarruf edilecek çok para da var!
#3 İsteğe bağlı toplantılar işbirliğine dayalıdır
Katılımcılar gönüllü olarak katıldıkları için, muhtemelen toplantının algılanan değeri nedeniyle katılmışlardır. Bu da toplantıya daha fazla yatırım yapılmasına yol açar. Yatırım yapan kişiler, daha iyi sonuçlar elde etmek için çalışmaya teşvik edilir.
Yani, 10 yarı yatırımcı toplantı katılımcısı yerine, 4 aktif ve yatırımcı katılımcıya sahip olun. Yatırımcı olduğunuzda, sorunlara değil çözümlere odaklanma ve yalnızca ilgili bilgilere bağlı kalma olasılığınız daha yüksektir.
Toplantıdaki güç dinamiklerini dengeleyin
Zorunlu toplantıların dinamikleri, tek yönlü, verimsiz ve pasif bir toplantı kültürünü teşvik eder. Bunun yerine daha iyi bir yönteme bakalım.
#1 İsteğe bağlı toplantılar = eşit şartlar
Genellikle toplantı organizatörleri liderler, yöneticiler ve üst düzey yöneticilerdir. Bu nedenle, organizatör ile davetli arasındaki ilişki genellikle eşit değildir. Bu da daha az dürüst geri bildirim ve iletişime yol açarak toplantının çıktısını ve değerini etkiler.
Toplantıya isteğe bağlı katılım, eşit güç dinamiklerine doğru atılmış küçük bir adımdır. Toplantıyı düzenleyen kişi (genellikle iktidar sahibi olan kişi) şöyle diyor: "hey, senin zamanın da benimki kadar önemli" diyor. Dengeli bir güç dinamiği ile açık geri bildirim için daha fazla şans vardır, dolayısıyla toplantılar daha verimli olur.
#2 İsteğe bağlı toplantılar güven oluşturur
İsteğe bağlı toplantılar ekip uyumunu garanti etmez. Ancak bunlar kesinlikle güvenin bir göstergesidir güvenin bir göstergesidir. Çalışanlarınızın işlerini yapacağına güveniyorsanız, zamanlarını ayırma ve hangi toplantılara katılmaları gerektiğine karar verme yeteneğine sahip oldukları kesindir. Toplantı mazeretleri Kara defterler.
Çalışanlarınıza güveniyorsanız ve onlara özerk davranabilecekleri bir ortam sağladıysanız, isteğe bağlı toplantılar mantıklı ve doğal bir sonraki adımdır.
İsteğe bağlı toplantıları iyi bir şekilde yapma
Peki, ideal bir dünyada, isteğe bağlı toplantıların kutsal kasesinin görünümü nasıldır?
Net gündem
Net bir gündem ve bağlamsal arka plan bilgisiyle, katılımcılar muhtemelen önceden oluşturdukları görüş ve fikirlerini masaya yatırarak tartışmaya hazır olacaklardır. Daha fazla ses, genellikle daha iyi toplantı sonuçları anlamına gelir. Hiçbir toplantı sürprizlerle dolu olmamalıdır.
İsteğe bağlı katılımı açıkça belirtin
tl;dv , toplantı kültürümüzü ve değerlerimizi güçlendirmek tl;dv her zaman bilinçli bir seçim yapıyoruz. Sonuçta, alışkanlıkların oluşması zaman alır. Yeni çalışanlara şirketin toplantı politikalarını bir kez öylesine anlatmak yeterli değildir. Bunun yerine, bunu nasıl netleştirebileceğinizi (veya netleştirmelisiniz) aşağıda açıklıyoruz:
- Toplantıya işaretleyin.
- Açıklamaya yazın.
- Toplantı sırasında bunu tekrar belirtin.
- Toplantı kültürünüzü ve politikalarınızı ekibinizle sık sık tekrarlayın.
Güvenilir toplantı belgeleri
Bu, isteğe bağlı toplantıların en önemli yönüdür. Uygun belgeler olmadan, maalesef (isteğe bağlı) toplantıların değeri, katılmayanlar için kaybolacaktır. 😢 Bu, şirketinizde bilgi boşluklarına yol açarak bilgi asenkronizasyonu yaratacak ve üretkenliği azaltacaktır.
Ekibimizde, tüm ilgili toplantıları (Sprintler, kullanıcı araştırma oturumları, işe alım görüşmeleri, müşteri demoları, oryantasyonlar vb.) kaydederek sağlam toplantı dokümantasyonu sağlıyoruz. Toplantı sırasında, toplantı gündemimizi zaman damgalı önemli noktalara dönüştürüyoruz (yukarıya bakın ☝️). Her zaman damgası sizi toplantı kaydınızın TAM olarak o anına götürür. İlgilendiğiniz 3 dakika için 60 dakikalık bir toplantıya zaman harcamayın!
İsteğe bağlı toplantı nasıl olur?
İşte isteğe bağlı Google Meet bir örneği (yukarıda). Not:
- Gerekli olmayan katılımcılar belirtilmiştir.
- Toplantı gündemi açıkça bağlantılıdır.
- Öncelikle bazı konular gündeme getirilerek, davetliler arasında önemsiz olanların erken ayrılması sağlanır.
- Toplantı tl;dvalındı.
Zorunlu toplantılar =/= gelişmelerden haberdar olmak
Uygun toplantı belgeleriniz hazır olduğunda, zorunlu toplantılar artık tüm ekibinizi bilgilendirmek için tek yol değildir! Artık, herhangi bir ekip üyesi QBR, Sprint veya çevrimiçi toplantılara eşzamanlı olmayan katılımcı olabilir.
"Katılımcı olmayanlar" için her toplantıdan en yüksek değeri elde etmek için en sevdiğimiz yöntem, değerli ve ilgili toplantı anlarını doğru kişiye etiketlemektir. Bu, (örneğin) Jenny'nin bir toplantı anında etiketlendiğinde Slack'te doğrudan uyarı almasını sağlar. Slack'te zaman damgası olan bu mesaja tıkladığınızda, toplantı kaydının tam olarak o anına DOĞRUDAN yönlendirilirsiniz!
FOMO'yu JOMO'ya dönüştürün
Bu makale boyunca, zoraki ve eski usul toplantıların tipik sıkıcılığını, katılımcı ve verimli isteğe bağlı toplantılara nasıl dönüştürebileceğinizi gösterdim. HARİKA!
Dürüst olmak gerekirse, artık her Standup, Townhall veya Sprint toplantısına katılmamaktan korkmanıza gerek yok! Bunun yerine, FOMO'yu JOMO'ya dönüştürün. Siz ve ekibinizin zamanınızı akıllıca harcadığınızı VE işbirliği, ekip uyumu veya bilgi senkronizasyonundan ödün vermediğinizi kutlayın.
21. yüzyılda yaşıyoruz ve asenkron olarak etkili bir şekilde çalışmak için gerekli araçlara sahibiz. Siz de bu trene atlamanızı öneririz. İnanın bana, çok seveceksiniz!
