すべての会議はオプションであるべき：その理由は以下の通りです。

2021年10月6日
午前2時7分

このタイトルを見て、あなたは最初にどんな反応をしましたか？もう誰もあなたのミーティングに参加しなくなるのではと心配になりましたか？では、読んでみてください。あなたはすでに、より良い会議文化への第一歩を踏み出しているのです...。今日、私が提唱しているのは、すべてのミーティングを却下することではなく、出席を前提としないことです。このような単純な行為が、会議の内外に大きな影響を与える。この主張で必須な言葉は「任意」である。

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の重要性ディープワークとのことです。チーム・クンバヤの威力は、すでによく知られている。私たちはこれをこれ, これそしてこれ.今日は、オプショナルミーティングの代替的なニュアンスについてですが。というわけで、早速飛びつきましょう(任意招待、当たり前ですが😆)

オプショナルミーティング＝より良いミーティング

ミーティングはもはやトップダウンでも一方的な情報交換でもない。これは、スタートアップや非同期ファースト、remote のチームではより顕著だ。例外は常にある。新しくチームに加わったメンバーや、全社的な重要な最新情報など、省略できないミーティングもある。しかし、99％のケースでは、任意出席がミーティングの質を高める。

私たちがこれまで参加した（あるいは参加しなかった）100回以上の自主会議の中で観察された主な利点は次のとおりです。 tl;dv.

#1 オプショナルミーティングは主催者のモチベーションを高める

強制的な出席は、会議の主催者の正義に反する。もしすべての会議の「参加者」が強制的に出席しなければならないのであれば、会議の主催者は会議の経験を向上させるインセンティブを得られません。別の会議の世界では、主催者がより高い出席率を望むなら（強制はできない）、自発的な参加をより魅力的なものにする可能性が高いのです。 これは は次のようになります。のようになります。

全員の都合の良い時間を選択する。
徹底したアジェンダプランニングにより、全員が会議の価値を評価することができます。そのため、参加者は事前に準備をした上で到着し、会議のアウトプットを高めることができます。
出席者の少ない項目から順に説明することも可能です。
オープンマイクのため、参加者は関連するポイントについて話し合うことができます。

💡TIP。会議の100％出席を義務付けないことで、チームの時間を節約することができます。節約した時間は、オプションのボンディングセッションに使いましょう。

時間が経つと、この効果は複合的になる。 主催者は、初回にオプションのミーティングを魅力的なものにするインセンティブを得ることができる。また、主催者は、うまくいかなかったことから学びます。例えば、チーム・ボンディング・セッションを考えてみよう。誰が参加しなかったかを見ることで、主催者はチームの楽しみ方を知り、次回の自主的なチーム結合セッションをより良いものにすることができます。

要するに、オプショナルミーティングは、良いワインのように、年を重ねるごとに良くなるのです。 🍷

#2 オプショナルミーティングは無駄がない

どのような会議でも、全員が同じ価値を得られるわけではありません。ロビン・ダンバーは、4人以上での会話は、少数の外向的な人が支配する講義になってしまうと述べています。さらに、強制的な会議は、最も得をする人たちが支配することが多い。

例えば、マーケティングスプリントでは、マーケティングマネージャが最も価値を得る可能性が高いです。マーケティング担当のグラフィックデザイナーは、デザインとは関係のないトピックから限られた価値しか得られないでしょう。もしグラフィックデザイナーが会議全体に参加することを強いられたら、彼らはほとんど沈黙し、受動的になる可能性が高い。

会議を任意参加にすることで、早期退出の恐れがなくなり、関係者だけの参加を促すことができます。これは、非出席者にも（無駄な時間を減らし、より深く働く時間を増やす）、出席者にも（より積極的な参加者＝会議の成果を上げる）メリットがあります。会議の平均コストは1回あたり1,000ドル以上と言われており、節約できるお金もたくさんあります。

#3 オプショナルミーティングは共同作業

参加者は自発的に参加しているため、会議の価値を感じて参加している可能性が高い。これは、会議への投資の増加につながる。投資された人々は、より良い成果に向けて努力するインセンティブを得ることができます。

つまり、10人の半投資的な会議プラットフォームよりも、4人の積極的で投資的な参加者を持つことです。参加者は、問題ではなく、解決策に焦点を当て、関連する情報だけに集中することができるのです。

会議のパワーダイナミクスの均等化

非選択型会議の力学は、一方向的で非効率的、かつ受動的な会議文化を助長します。代わりに、より良い方法について見てみましょう。

#1 オプショナルミーティング＝公平な競争の場

通常、会議の主催者は、リード、マネージャー、エグゼクティブである。 したがって、主催者＞招待者という不平等な関係になりがちです。 そのため、率直なフィードバックやコミュニケーションが少なく、会議のアウトプットや価値に影響を与えることになります。

任意参加のミーティングは、対等なパワー・ダイナミクスのための小さな一歩です。会議の主催者（通常は権力者）は、次のように言っているのです。あなたの時間も私の時間と同じくらい大切です。".力の均衡が保たれていれば、オープンなフィードバックが得られる可能性が高くなり、その結果、より生産的なミーティングが実現します。

#2 オプショナルミーティングが信頼を築く

任意参加のミーティングは、チームの結束を保証するものではありません。しかし、信頼関係の表れであることは間違いありません。信頼の証です。もしあなたが従業員に仕事を任せているのなら、従業員は自分の時間を配分し、どの会議に出席する必要があるかを判断する能力があるはずです。会議の言い訳はもう古いブラックブック。

従業員を信頼し、自律的に行動できる環境を整えているのであれば、任意参加の会議は論理的かつ自然な次のステップとなります。

オプション会議の上手なやり方

では、完璧な世界では、オプション会議の聖杯はどのようなものなのでしょうか。

明確なアジェンダ

明確な議題と背景情報があれば、出席者は事前に形成された意見やアイデアを持ち寄り、議論することができます。より多くの意見を出すことは、通常、より良い会議の成果を意味します。どんな会議でも、サプライズ満載の大きな袋に入れるようなことがあってはなりません。

オプションの出席を明示する

tl;dv では、私たちのミーティング文化と理念を強化するために、常に意識的な選択をしています。結局のところ、習慣が形成されるには時間がかかるのです。新入社員に対して、さりげなく会社のミーティングポリシーに触れるだけでは十分ではありません。ここでは、代わりにこれを明確にすることができる（あるいはすべき）方法を紹介します。

信頼性の高い会議資料

これは、オプショナルミーティングの最も重要な側面です。適切な文書化が行われないと、残念ながら（任意参加の）会議の価値が出席者以外には失われてしまうのです。😢 その結果、社内に知識のシンクホールが発生し、情報の非同期性が生じ、生産性が低下してしまうのです。

私たちのチームでは、関連するすべてのミーティング（スプリント、ユーザーリサーチセッション、採用面接、顧客デモ、オンボーディングなど）を記録することで、確実なミーティングドキュメンテーションを実現しています。ミーティングの間、私たちはミーティングのアジェンダをタイムスタンプ付きのハイライトに変えます（上記☝️を参照）。各タイムスタンプは、あなたの会議録のEXACT瞬間にあなたを運びます。重要な3分間のために60分も会議に費やす必要はありません。

オプショナルミーティングはどのようなものですか？

以下は、Google Meet オプションミーティングの例（上）。注

会議の義務化 =/= ループにとどまること

適切な会議資料を準備すれば、もはや強制的な会議だけが、チーム全体に輪をかける方法ではありません。今、チームメンバーは誰でも QBR、スプリント、オンラインの集まりに非同期で参加することができます。

私たちのお気に入りのハックは、「非参加者」のためにすべてのミーティングから価値を引き出すために、価値ある関連するミーティングの瞬間を適切な人物にタグ付けすることです。これによって、(例えば)ジェニーにタグが付けられると、Slackで直接アラートが送られます。Slackのタイムスタンプ付きのメッセージをクリックすると、会議の記録からその瞬間に直接アクセスすることができます。