İçeriğe geç
Yönü belirsiz projelerde zaman kaybetmekten bıktıysanız, belki de bir eylem planı toplantısı çözüm olabilir.
Ama "Eylem planı toplantısı nedir?" diye soruyorsunuz!
Eylem planı toplantısı, belirli hedeflere ulaşmak için bir eylem planı geliştirmek ve tartışmak amacıyla düzenlenir. Bu toplantı, bir proje veya girişime dahil olan herkesin genel durum, proje zaman çizelgesi ve bireysel sorumluluklar konusunda aynı fikirde olmasını sağlamak için ekipler ve kuruluşlar tarafından kullanılır.
Bu, "sıradan bir toplantı" gibi görünse de, çok net hedefleri olan, odaklanmış ve hedef odaklı bir etkinliktir. Ayrıca, etkinliğin kusursuz geçmesi için önceden planlama ve koordinasyon gerektirir.
Esasen bir eylem planı oluşturmak için yapılan bir toplantıdır.
Eylem Planı Toplantısı İpuçları
Toplantıda ne zaman bir eylem planı oluşturulmalıdır?
Demir sıcakken dövülür deriz!
Bir sorun tespit edildiğinde veya bir proje ve hedefler belirlendiğinde, bir eylem planı ve bunun oluşturulması için ilgili toplantı derhal düzenlenmelidir.
Bu açıdan bakıldığında, insanların zihninde hala tazedir. Ve bunu bitmek bilmeyen yapılacaklar listesine eklemek yerine, (adından da anlaşılacağı gibi!) hemen harekete geçebilirsiniz.
Bu, herhangi bir proje yönetimi sürecinde kritik bir adımdır ve ilgili tüm kişilerin kendi rollerini ve tamamlanma zaman çizelgesini anlamalarını sağlamaya yardımcı olabilir.
Eylem planı toplantısı sırasında, ekip üyeleri görevi tamamlamanın önündeki olası engelleri veya zorlukları da tartışmalı, böylece çözümler üzerinde görüşüp anlaşmaya varılabilmelidir.
Eylem planı toplantısını iyileştirmek için ipuçları
Her şirket ve hatta her birey, bu tür bir toplantının nasıl gerçekleştirileceği konusunda kendi görüşüne sahip olsa da, her birinde bulunması gereken bazı temel unsurlar vardır.
Her türlü strateji toplantısının veya eylem planı oluşturmanın nihai amacı, yanlış yorumlanma olasılığı olmayan çok net bir dizi eylem belirlemek olmalıdır .
Bu, hata yapma payının çok az olduğu veya hiç olmadığı anlamına gelir ve her üye ve departman, ortak hedefe yönelik görevleri yerine getirebilir, her biri izlenecek net bir süreçle.
İşte eylem planı toplantısına yaklaşmak için en önemli ipuçlarımız:
Bir hedef veya istenen sonuç belirleyerek başlayın.
Ne yapmak istiyorsun? Çok basit, ama tanımlanması gerekiyor!
Toplantı başlamadan önce, herkesin başlangıçtan itibaren aynı fikirde olması için açık ve net bir hedef belirlenmelidir. Herkesin başarıyı aynı şekilde tanımlamasını sağlayarak, uygulanabilir bir plan oluşturmak çok daha kolay olacaktır.
Rolleri ve sorumlulukları belirleyin
Bizim gözetimimizde sorumluluktan kaçmak yok! Toplantı sırasında, her ekip üyesi kendi rolünü ve bu rolün kolektif çabaya nasıl uyduğunu net bir şekilde anlamalıdır. Departmanlar yeni bir bakış açısı sunabilir, ancak genel olarak kararları kimin verdiği açık olmalıdır. Demokratik olabilir, ancak KPI'ların ve genel hedeflerin, ekibin günlük işleyişinden haberdar olmayan kişiler tarafından belirlenmediğinden emin olun. İşe yarayacağını doğrulayacak "içeriden bilgi" yoksa, bu hedefler asla ulaşılamayabilir.
Net bir gündem belirleyin
Ne hakkında konuşacağınızı önceden belirleyin. Plan yapmamak kadar büyük bir zaman kaybı yoktur... Yani, bu toplantının asıl amacı budur!
Toplantı için net bir gündem ve zaman çizelgesi belirlemek önemlidir, böylece ekip üyeleri kendilerinden ne beklendiğini ve ne zaman beklendiğini bilir. Gündem, hedef belirleme, görev özetleri ve problem çözme gibi maddeleri içermelidir.
Görevleri öncelik sırasına koyun
En önemli şey nedir? Farklı insanlar farklı fikirler sahibi olabilir, ancak tamamlanması gereken en önemli görevlerin önceliklendirilmesi toplantının başında yapılmalıdır. Bu, herkesin toplantının odak noktası konusunda hemfikir olmasını sağlayacaktır. Ayrıca, her görevin zamanında tamamlanması için yeterli zaman ve kaynak ayrılmasını da sağlayacaktır.
Gerçekçi zaman çizelgeleri belirleyin
Bir saatten fazla süren bir görev için kaç kez 20 dakika süre verdik? Zaman, sınırlı olmasına rağmen, sizden kaçma alışkanlığı vardır.
Gerçekçi zaman çizelgeleri, beklentilerin doğru bir şekilde yönetilmesini ve anlaşılmasını sağlar. Bir şeyin çok belirli bir süre alacağını düşünmek çok kolaydır, ancak fazladan biraz zaman eklemek, gecikmeleri veya dış etkenleri hesaba katmayı sağlar.
Olası engelleri göz önünde bulundurun ve bunlara hazırlıklı olun.
Tamam, bu biraz "olumsuz" olabilir, ancak olası engelleri önceden tartışmak, bunları önceden tahmin etmeye ve ilerlemede herhangi bir aksaklığı önlemek için daha iyi çözümler üretmeye yardımcı olabilir. Bu engeller, mevzuat değişiklikleri gibi dış faktörlerden kaynaklanabileceği gibi, kaynak kısıtlamaları, ekip üyelerinin hastalıkları, beklenmedik iş seyahati masraflarının yönetimi gibi iç faktörlerden de kaynaklanabilir.
Bilgileri düzenlemeye yardımcı olacak araçlar ve şablonlar kullanın
Araçlarınızı hazırlayalım! Çevik proje yönetimi yazılımı, şablonlar veya işbirliği panoları gibi araçları kullanarak toplantı notlarını ve eylem planlarını düzenleyebilirsiniz.
Bu makalede aşağıda önerdiğimiz bir dizi aracı listeledik, ancak herkesin bu araçları kullanmaya istekli ve bağlı olduğundan emin olmak önemlidir. Herkesin bu araçları kullanmasını istiyorsanız, araçlar aşırı karmaşık veya tek bir departmanın ihtiyaçlarına yönelik olmamalıdır. Ayrıca, araçların kurulumu ve öğrenilmesi için gereken süreyi de hesaba katın.
Toplantıya çok fazla kişi almayın.
"Çok aşçı çorbayı bozar" deyimini hiç duydunuz mu? Eylem planı toplantısı söz konusu olduğunda, bu sözü aklınızda tutun!
Proje genelinde, mümkün olduğunca çok sayıda kişinin aynı hedef ve sonuç için uyum içinde çalışmasını istersiniz, ancak planlama aşamalarında... her zaman demokratik olmasını tavsiye etsek de, çok fazla kişinin konuşmaya ve fikirlerini anlatmaya çalışması zararlı olabilir ve engellere neden olabilir.
Proje kapsamında gerekli olan her ekibin bir temsilcisi olmalıdır (bu kişi bir yönetici veya bölüm başkanı ya da uygulanabilir olanı en iyi şekilde temsil etmek için pratik olarak çalışan biri olabilir).
Toplantı daha sonra tüm proje ekibi ile paylaşılabilir.
Eylem planını desteklemeye yardımcı olacak araçlar
Araçlar harikadır ve uzun vadeli bir hedef veya plan göz önünde bulundurulduğunda, verimliliği ve iş yükünü yönetmeye, üretkenliği artırmaya ve işleri çok daha sorunsuz ve kolay hale getirmeye yardımcı olan bazı mükemmel araçlar vardır.
İşte bizim favorilerimizden birkaçı:
Miro
Görsel platform Miro'nun beyin fırtınası şablonları, katılımcıların kararlar alması veya sonuçlara varması için bir yapı sağlar. Bu yapı, yaratıcı keşif ve işbirliğini teşvik eder ve ekibin etkili bir eylem planı oluşturmasına yardımcı olabilir. Ayrıca, önceden hazırlanmış statik slaytlar göstermek yerine, herkesin katılımını sağlamak için harika bir yoldur.
tl;dv
tl;dv toplantılar sırasında eylem noktaları belirlendiğinde bunları kolayca tespit etmeyi sağlayan harika bir toplantı tl;dv . tl;dv ile strateji toplantılarındaki tartışmaları takip edebilir ve görüşmede belirli kişileri etiketleyerek onlara eylem maddeleri atayabilirsiniz. Ayrıca Zoom transkripsiyonlayabilir ve genel olarak harika bir toplantı yönetimi yazılımıdır.
Trello
Bir sürü harika fikir var ama bunları takip etmek ve yönetmek mümkün değil. O zaman proje yönetim aracı Trello, toplantı gündemi oluşturmanıza ve katılımcılara görevler atamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, paylaşılan bir ekranda birkaç dakika içinde kurulabilecek kadar basittir.
Bu, her bireyin veya departmanın hangi görevlerden sorumlu olduğunu kolayca bilmesini ve projenin başından sonuna kadar genel görünümünü anlamasını sağlar.
Ayrıca, işleri bitirdiğinizde listeden işaretleyebiliyorsunuz ve bu çok iyi hissettiriyor!
Ürün Planı
Projeniz tamamen ürün geliştirmeyle ilgiliyse, ProductPlan bunu oluşturmak ve yönetmek için harika bir yol haritası aracıdır.
Proje planlarını haritalandırmanın yanı sıra, zaman içindeki ilerlemeyi de takip edebilirsiniz. Görseller, ekip üyelerinin birbirleriyle bilgi paylaşması ve anlaması için de kolay bir yoldur – soyut kavramları daha çok gerçeklere dayalı düşünen kişilere açıklamak isteyenler için mükemmeldir.
Toplantı eylem maddeleri şablonları
Şablonlar, aslında sizin için zor işlerin çoğunu yapan kişilerdir ve siz sadece ayrıntıları doldurursunuz.
Teknik olarak hile sayılmaz, ama ÇOK daha kolaydır.
Eylem öğesi şablonları, tamamlamanız gereken görevleri düzenlemenize ve belgelendirmenize yardımcı olan harika bir araçtır. Bu şablonlar, kimin neyden sorumlu olduğunu, görevin ne zaman tamamlanması gerektiğini ve hedefin veya sonucun ne olduğunu hızlı bir şekilde özetler.
İşte internetteki birkaç örnek, bunlar işinize yarayabilir:
Mutlu planlamalar!
Toplantıları planlamak ve hazırlamak için biraz zaman ayırarak, bu görüşm elerin yolunda gitmesini, eylem maddelerinin belgelenmesini ve ekiplerin birlikte çalışabilmesini gerçekten sağlayabilirsiniz. Proaktif davranarak ve planlama için gerçekten zaman ayırarak, birlikte çalışan herhangi bir ekibe, şirkete veya kuruluşa, o BÜYÜK HAYAL hedefine ulaşmak için en az dirençle karşılaşacakları yolu sunarsınız.
Mars'ı keşfetmek için bir roket yapmak ya da yepyeni bir web sitesi kurmak istiyorsanız, doğru şekilde organize edilmiş ve mümkün olan en iyi kaynakları içeren bir eylem planı toplantısı, Ay'a... pardon, Mars'a ulaşmanıza kesinlikle yardımcı olacaktır. Yola çıkmadan önce haritayı kontrol etseniz iyi olur.
