İçeriğe geç
Toplantılar, profesyonel hayatınızda zamanınızı ve enerjinizi emen vampirler olmak zorunda değildir. Toplantı çılgınlığının yaşandığı bir çağda yaşıyoruz, ancak toplantı sahibi olarak daha iyi bir örnek oluşturabilirsiniz. Ekibiniz ister hibrit ister remote çalışıyor olsun, bu basit ipuçları toplantılarınızı kısa, keyifli ve verimli hale getirecektir.
Federasyon uzay gemileri ideal bir çalışma ortamıdır. Düşman uzaylıların meslektaşlarınızın bedenlerini ele geçirme tehdidi dışında, sevilecek çok şey var. Şık uzay üniformaları, yemek çoğaltıcılar, gezegenler arası maceralar ve tabii ki etkili toplantılar. Star Trek'te toplantılar sadece acil durumlarda. Herkes görüşlerini hazırlar ve karar verildiğinde toplantı sona erer. Gelecek verimli görünüyor. Teşekkürler, Vulkanlar!
Peki, ekibinizin toplantılara olan bağımlılığı takıntıya dönüşmüşse, bugün ne yapılabilir? Her toplantı davetini kabul etme gibi tehlikeli bir alışkanlığı nasıl değiştirebiliriz?
Toplantılar beyin fırtınası yapmak, karar vermek, moralini yükseltmek ve genel tartışmalar için harika olabilir. Ancak birçok şirket, arka arkaya yapılan toplantıları norm olarak kabul ederek, onlara sağlıksız bir bağımlılık geliştiriyor. Şirketler giderek daha fazla remote başladıkça, bu sorun daha da kötüleşiyor. Takvimlerimiz, büyükannemizin bahçe satışından daha da dağınık hale geldi. Sonuç mu? Sonsuz toplantı yorgunluğu, iş memnuniyetsizliği ve üretkenlik kaybı.
Remote hibrit bir dünyada toplantılar neden bu kadar etkisiz hale geldi?
2020 yılında MIT, toplantı süresinin toplantı süresinin yalnızca %50'sinin etkili bir şekilde kullanıldığını. İki saatlik bir atölye çalışmasına katılıp, bunun sadece 10 dakikasının kendisiyle ilgili olduğunu fark edenler için bu istatistik hiç de şaşırtıcı olmayacaktır. Ancak işler daha da çılgınlaşıyor. Harvard Business Review'un bir araştırması, yöneticilerin %71'inin toplantıların kuruluşlarına kar ve verimlilik kaybına yol açtığını. Vay canına. remote hibrit dünyaya geçişin ardından, birçok kuruluş her zamankinden daha fazla toplantı yapıyor.
Biliyor musunuz? Bu anlaşılabilir bir durum. Susan su sebilinin başında dururken artık ona bir şeyi danışamıyorsanız, Susan'ı bir Zoom davet etme olasılığınız daha yüksektir. Ayrıca, güven sorunları olan yöneticiler, düzenli video görüşmelerini çalışanların masalarında olduklarından emin olmak için bir yol olarak görebilirler (güven sorunu olan bir yöneticiyseniz, lütfen bir terapiste danışın).
Ancak anlaşılabilir olmak, mazur görülebilir olmakla aynı şey değildir. Tüm bunlar, ortalama bir bilgi çalışanın zamanının yaklaşık %85'ini toplantılarda geçirdiği anlamına gelir. Söylemeye gerek yok, bu da gerçek işi yapmak için çok az zaman bırakır. Tehlikeli bir şekilde, toplantı yorgunluğu ve verimsizliğinin çalışanların psikolojik sağlığı üzerinde olumsuz bir etkisi olduğu.
Etkili Toplantılar Düzenlemek İçin İpuçları (Vulcanlardan Esinlenerek)
- Toplantının kesinlikle gerekli olup olmadığını belirleyin.
- Genel olarak daha az toplantı yapın.
- Daha az katılımcı davet edin.
- Toplantı sürelerine sıkı sıkıya uyun.
- Hazırlanın – ama aşırıya kaçmayın.
- Hedefi hemen belirleyin.
- Gündemi ve toplantı materyallerini önceden paylaşın.
- Kaydedilmiş toplantılardan ders alın.
- Yolundan sapma.
- Katılımcıların istedikleri zaman ayrılmalarına izin verin.
- Odaklanma ve dikkati optimize edin.
- Toplantıların dışında sosyal sohbetleri teşvik edin.
- Toplantıda duyguları bir kenara bırakın.
Toplantıların sorunsuz geçmesi, kuruluşunuzun başarısının tek belirleyicisi değildir, ancak önemli bir faktördür. YouTube'a tek bir tıklama uzaklıkta ve sessiz düğmesi elimizin altında olduğundan, sıkıcı bir toplantıdan kopmak hiç olmadığı kadar kolay.
Bu, her toplantıyı anlamlı kılmanın her zamankinden daha önemli olduğu anlamına gelir. tl;dv, remote bizim yaşam ve nefes alma ilkemizdir. İşte etkili toplantılar düzenlemek için en önemli ipuçlarımızı derinlemesine inceleyeceğiz.
Bekle – gerçekten bir toplantıya ihtiyacın var mı?
İçinizden gelen ve içgüdüsel olarak "evet" diyen sesi sorgulayın! Toplantılar, bir sorunla, bilinmeyen bir şeyle veya karmaşık bir durumla karşılaştığımızda üzerimize attığımız rahatlatıcı battaniyeler gibidir. İş yerinde yeni bir şey ortaya çıktığında toplantı çağrısı yapmak içgüdüseldir. Ancak, toplantı planlamak ve katılmak "derin çalışma" ve "akış" için oldukça rahatsız edicidir.
MIT, toplantıdan hemen sonra katılımcıların enerjilerinin tükendiğini hissettikleri ve toplantı öncesinde yaptıkları işe yeniden odaklanmakta zorlandıkları, boşa harcanan zamanı tanımlamak için "toplantı sonrası toparlanma sendromu" terimini icat etmiştir.
Toplantıları norm olarak değil, istisna olarak görmeye başlamalıyız.
Öyleyse kendinize sorun: "Bu gerçekten değer mi?" Bazen cevap "evet" olabilir, ancak çoğu zaman toplantının o kadar da gerekli olmadığını göreceksiniz.
remote karma bir dünyaya başarılı bir şekilde uyum sağlamak, toplantılara modern alternatifler bulmak anlamına gelir. Mükemmel bir seçenek, ekran ve ses kaydediciyi kullanarak iş arkadaşlarınıza üzerinde çalıştığınız şeyi hızlı bir şekilde göstermektir. Toplantıyı atlayın ve bunun yerine bir eğitim videosu kaydedin. Kısa videolarla yaptığınız çalışmaları açıklamaya alıştığınızda, davetleri reddetmeye başlayabilirsiniz.
Ayrıca, iki dakikalık bir clip Slack üzerinden gönderilen uzun bir metin duvarından çok daha hızlı clip ve tüketilir. Slack demişken, bu platformun kendi kendi dahili kamera, ses ve ekran kaydedicisi? Bu, toplantılara harika bir alternatiftir ve korkunç uzunluktaki mesajlara harika bir alternatiftir.
Kısa ve açıklayıcı videoların diğer bir avantajı, asenkron olarak izlenebilmeleri ve yanıtlanabilmeleridir. Bir dahaki sefere bir şeyi kontrol etmek veya açıklamak istediğinizde, bunu bir clip veya hatta sadece bir sesli mesajla yapmayı deneyin.
Daha az toplantı yapın (yani, tam anlamıyla yarısı kadar)
"Az, çoktur." Bu sözü kim söylemiş olursa olsun, kesinlikle toplantılardan bahsediyordu. İşte kabul etmeye değer bir meydan okuma: Aylık toplantı sayısını %50 azaltmayı deneyin. Muhtemelen aynı miktarda işin (hatta daha fazlasının!) yapıldığını ve baş ağrısının önemli ölçüde azaldığını göreceksiniz.
Sık sık toplantı yapılmasının sıkça belirtilen bir nedeni, herkesi aynı anda bir araya getirmenin zorluğudur. Tüm ekibi bir araya getiremiyorsanız, ikinci bir toplantı yapın, değil mi?
Yanlış.
Oh, ve her yeni bir kişi projeye dahil olduğunda – bir saatlik tanıtım oturumu daha yapalım, olur mu?
Dur.
Asenkron yaklaşım, birden fazla toplantı yapma ihtiyacını azaltır. Toplantıları kaydederek ve bu kayıtları katılamayan herkesin erişimine açarak, iş arkadaşlarınız kendi zamanlarında bilgileri yakalayabilirler.
Ayrıca, bu, yeni birini hızla işin içine sokma sürecini kolaylaştırır. Onlara önemli veya eğitici geçmiş toplantıları göstermeniz yeterlidir. Kaydedilmiş demolar, atölye çalışmaları ve sunumlarla dolu bir kütüphaneye erişim sağlamak, yeni başlayanlar için mümkün olan en sorunsuz işe alım deneyimini garanti eder. ve sizin için
tl;dv gibiGoogle Meet Zoom , kaydedilen toplantılardaki önemli anları zaman damgası ile işaretlemenizi sağlar, böylece toplantıya katılamayan kişilerle en önemli kısımları anında paylaşabilirsiniz. Kullanıcılarımızın %85'inden fazlası, bu işlemin kendilerine saatlerce zaman kazandırdığını belirtiyor. Ücretsiz bir tarayıcı eklentisi için fena değil.
Daha az katılımcı davet edin
Sadece daha az toplantı düzenlemekle kalmamalı, aynı zamanda daha az kişiye katılmasını istemelisiniz. Araştırmalar, dört kişiden fazla katılımcının olduğu toplantılarda, bazı kişilerin görüşlerinin göz ardı edilme riski olduğunu göstermektedir. Forbes, yedi kişiden fazla katılımcı olmaması gerektiğini önermektedir. Biz bu sayıyı çok daha az tutardık – ancak bir grup insanı davet etmek zorunda kalırsanız, Menti gibi anonim görüş bildirme araçlarını kullanmak, daha sessiz tiplerin katkılarını teşvik etmeye yardımcı olabilir.
Sonuçta, büyük toplantılar korkutucu olabilir. Çok sayıda kişinin katıldığı bir görüşmede, daha konuşkan ve baskın tipler zaten çok fazla yer kapladığından, birileri sessizce oturup görüşlerini dile getirmekten çekinebilir.
Daha büyük toplantılar da daha kaotiktir ve her katılımcıya katkıda bulunabileceği rahat bir ortam sunmamak, kuruluşunuzun değerli uzmanlık ve içgörülerini kaybetmesine neden olabilir.
Toplantıların boyutunu küçültün ve herkese sesini duyurma fırsatı verin.
Toplantı sürelerine sıkı sıkıya uyun
Sadece 20 dakikalık bir tartışma gerektiren bir konu hakkında bir saatlik bir toplantıda oturuyorsak, odaklanmamızı sağlayacak aciliyet duygusundan yoksun kalırız. Konunun "karides" olması fark etmez – toplantı bir saat sürerse, katılımcılar bir saat boyunca karides hakkında konuşmanın bir yolunu bulurlar. Bu, iş hayatının gerçekten ilginç bir fenomenidir.
Organizasyon psikoloğu Steven Rogelberg, ekiplerin "en yüksek performansa" ulaşmasına yardımcı olan kitabıyla tanınır. Toplantı kalitesini artırmak için verdiği en önemli ipucu basittir: toplantıları kısa tutun.
Yahoo'nun CEO'su Marissa Mayer, sadece on dakikadan uzun sürmeyen toplantılara katılır. Toplantıları kısaltarak, katılımcıların daha kısa sürede daha fazla konuyu ele almalarını teşvik ederiz.
Diğer bir deyişle, kısa ve canlı bir toplantı, konunun özüne odaklanmamızı sağlar. Toplantılar nadiren otuz dakikayı geçmelidir.
Toplantının bir saatten uzun sürmesi gereken istisnai durumlarda, ara verilmesi gerektiğini unutmayın. Katılımcıları ayağa kalkıp esnemeleri, çay demlemeleri, pencereden bağırmaları veya birkaç dakika dinlenmeleri için teşvik edin. Toplantıya dinç ve minnettar bir şekilde geri döneceklerdir.
Hazırlanın (ama aşırıya kaçmayın)
Toplantıların kendisi zaman kaybettiren tek şey değildir. Toplantılara hazırlanırken de saatler geçip gider. Ayrıca, hazırlıksız bir toplantıda, ekran paylaşımı sırasında indirme klasörünüzden doğru PDF dosyasını panik içinde ararken, ryan-gosling-holding-puppy.jpg adlı dosyayı kimsenin fark etmemiş olmasını umarak yüzünüz kızarır.
Doğru dengeyi bulmak çok önemlidir. Toplantıya girerken kendinize güvenmek, tüm sunum materyallerinizi hazırlayıp ekranınıza yüklemek istersiniz. Aynı zamanda, fazla düşünmeyin. Tartışmanın nasıl ilerleyeceğine dair çok katı bir fikirle toplantıya girmek yaratıcılığı engelleyebilir. Kendinize izin verin. biraz spontaneite – özellikle atölye çalışmaları ve diğer yaratıcı oturumlarda.
Hedefi hemen belirleyin
Etkili toplantılar, aşağıdakiler gibi belirli bir hedefe odaklanmalıdır
a) birlikte bir şeyler öğrenmek
b) sorunları çözmek
c) güncellemeleri paylaşmak
d) beyin fırtınası yapmak
Toplantının kesin odak noktasını ve istenen sonucunu bilmek ilk adımdır. Toplantı sahibi olarak, tartışmanın doğru yönde ilerlemesini sağlamak için düzenli aralıklarla hedefe geri dönmek sizin sorumluluğunuzdadır.
Gündemi ve materyalleri önceden paylaşın
Gündem olmadan bir toplantı düzenlemek, kürek olmadan kano yarışına katılmak gibidir. Çok uzağa gidemezsiniz.
Gündem, hedefi tanımlamaktan daha fazlasını yapar – katılımcıların her bir alt maddeye ne kadar zaman ayırmaları gerektiğine dair net işaretler verir. Davetlilere, katılımlarının gerçekten gerekli olup olmadığı konusunda daha iyi bir fikir verir – ve eğer öyleyse, görüşmede ne zaman katkıda bulunmak isteyebileceklerini daha iyi görebilirler.
Gündemin farklı maddelerine zaman ayırırken, ek tartışma süresi için her zaman birkaç dakika fazladan zaman ayırın. Bir tartışma ayrılan süreyi aşarsa, tekrar ele almak için bir zaman damgası oluşturun ( tl;dv gibi bir zaman damgası aracı kullanmanızı öneririz). Böylece, sonuçlandırılmamış konuları başka bir zamanda kolayca tekrar ele alabilirsiniz.
Benzer şekilde, davetlilerin görüşme öncesinde konuyla daha yakından tanışabilmeleri için raporları, slaytları veya diğer sunum materyallerini önceden paylaşmak iyi bir fikirdir. Görüşmeye katılamayan herkese sunulacakların bir özetini verin.
Kaydedilmiş toplantılardan öğrenin
Toplantılarınızın rayından çıkması ve bunun nedenini bilmiyorsanız, toplantının odak noktasını ve ilerleyişini analiz etmek için toplantıyı yeniden gözden geçirmeye ne dersiniz? Geçmişteki bir toplantıya "Neler iyi gitti?" ve "Neler daha iyi olabilirdi?" zihniyetiyle yaklaşmak, ileriye dönük olarak uygulanabilecek içgörüler elde etmenin harika bir yoludur.
Bir katılımcının sürekli sözünün kesildiğini fark edebilirsiniz. Muhtemelen Steven'ın tamamen hazırlıksız olduğunu ve beş dakika boyunca PowerPoint sunumuyla uğraştığını fark edeceksiniz. Sıkıcı anlar oldu mu? Görüşme zamanında ve eyleme geçirilebilir bir şekilde sonuçlandı mı? Kötü internet bağlantısı işleri yavaşlattı mı? Etkisiz toplantıların ortak nedenlerini belirlemek, bunları ortadan kaldırmanın ilk adımıdır.
O düşünceyi bir kenara bırakın.
Bazen toplantıda, gündemle hiç alakası olmasa da daha ayrıntılı incelenmesi gereken harika bir fikir ortaya çıkar. Toplantı sahibi olarak, toplantının beklenmedik (ama potansiyel olarak değerli) bir yöne saptığını fark edebilmeli ve gündemden bir anlığına sapıp sapmayacağına ya da o konuyu başka bir zamana "erteleyip ertelemeyeceğine" karar vermelisiniz. Önemli bir konuyu ertelerseniz, görüşmede o anı zaman damgası ile işaretleyin veya vurgulayın.
Katılımcılara istedikleri zaman ayrılabileceklerini söyleyin.
"Bu toplantı benim için artık önemli değil, ben çıkıyorum" demek neden bu kadar tabu? İşinize yardımcı olmayacağını fark ettiğiniz bir toplantıda kendinizi sıkışmış hissediyorsanız, çekip gidin.
Bir şirket yöneticisi, gereksiz yere toplantıya dahil edilen iki çalışanı hemen fark ederek beni çok etkilemişti. Toplantı başladıktan sadece iki dakika sonra onları toplantıdan çıkmaya davet etti. Bu basit hareketiyle, iki çalışan normalde tamamen boşa gidecek olan bir saatlik zamanlarını geri kazanmış oldular.
Elon Musk bile bir keresinde şöyle demişti: "Değer katmadığınız anlaşılır anlaşılmaz toplantıdan çıkın veya telefonu kapatın. Ayrılmak kabalık değildir, birini kalmaya zorlayıp zamanını boşa harcamak kabalıktır.”
Bazen anime seven, psychedelic kullanan, egomanyak milyarderlerin de aslında söyleyecek önemli şeyler olabilir.
Odaklanma ve dikkati optimize edin
Çoklu görev yok. Kameralar açık. Telefonlar ulaşılamayacak bir yerde. Bu temel kurallar hem ev sahipleri hem de davetliler için geçerlidir – ve bu tür ilkeler uygulanmamalıdır, bunları düzenli olarak "toplantı hedefleri" olarak iletmek, zamanla daha fazla kişinin bunları benimsemesini teşvik edecektir.
Sonuçta, bunlar 'temel kurallar'dan çok 'odaklanma ipuçları'dır. Toplantıya katılanların çoğu dikkatlerini toplamakta zorluk çekmektedir, bu nedenle bazı katılımcılar, toplantı sahibinin görüşmeyi 'odaklanma ipuçlarını' kısaca hatırlatarak başlatmasını gerçekten takdir edebilir.
Toplantının ilgi çekici olmasını sağlamak da ev sahibi olarak sizin sorumluluğunuzdadır. Formatlar arasında geçiş yapmak (örneğin Miro'dan Menti'ye geçmek) katılımcıların dikkatini çekmek için harika bir yol olabilir. Bunun dışında, katılımcıların gerçekten ihtiyaç duyulduğu için davet edildiklerini herkese hatırlatın.
Toplantıların dışında sosyal sohbetleri teşvik edin
Hibrit ve remote yalnızlık hissi yaratır. Özellikle dışadönük kişiler için toplantılar, diğer insanlarla yüz yüze konuşmak için çok ihtiyaç duyulan bir fırsat sunar. Netflix'teki en son diziler veya Susan'ın yeni bir kedi aldığı gerçeği hakkında konuşmaktan kaçınmak zordur.
Açıkçası, sosyal sohbetler (hatta dedikodu bile!) ilişkiler güçlendirebilir. Sadece birkaç şaka paylaşmak bile bağlılık hissini artırabilir, işbirliğini ve genel refahı artırabilir. Bununla birlikte, Netflix ve kedi sohbetleri için uygun bir zaman ve yer vardır.
Haftanın farklı günlerini iş dışı sohbetler için resmi olarak belirleyerek, ekibiniz toplantı saatleri dışında sosyal ihtiyaçlarını karşılayabilir ve böylece herkesin gerçek toplantılarda gündeme sadık kalma olasılığı artar (ne yazık ki bu gündemde Susan'ın kedisi yer almıyor).
Tutkulu tartışmalar harikadır – ta ki öyle olmadıkları sürece.
Zaman zaman, toplantılar duygusal bir hal alabilir. Şöyle bir durum düşünün: Gary, "Bize Ulaşın" düğmesinin yazı tipini Arial'dan Verdana'ya değiştirmek istiyor, ancak Susan yazı tipinin olduğu gibi iyi olduğunu ısrarla savunuyor. Üçüncü bir toplantı katılımcısı, ideal yazı tipinin aslında Comic Sans olduğunu iddia ederek tartışmayı kızıştırıyor. Dördüncü katılımcı ise sadece son derece garip bir ifadeyle bakıyor.
Zaman zaman yapılan canlı tartışmalar, tutkulu, işine bağlı, inandıkları şeylerin arkasında duran ve ekipleri için en iyisini isteyen çalışanların bir işaretidir. Hararetli tartışmalar bile faydalı olabilir, çünkü insanların açıkça önem verdikleri konuları ele alırlar.
Ancak tartışma, bir veya daha fazla kişinin öfkelenebileceği gergin bir tartışmaya dönüşme riski taşıdığında, bu görüşme artık verimli değildir. Duygusal hale gelme olasılığı yüksek toplantılar arasında geri bildirim oturumları, İK konuları ve başarısız kampanyaların değerlendirmeleri sayılabilir.
Bazı konular, çok sayıda katılımcının bulunduğu kayıtlı bir toplantıda ele alınmaya uygun değildir. Bu nedenle, duygular çok yükselmeden araya girip moderatörlük yapın. Konuyu tekrar gündeme getirmeden önce, meslektaşlar arasındaki gerginliğin yatışmasını bekleyin.
Etkili toplantı yapma sanatını öğrenmeye hazır mısınız? Verimsiz alışkanlıkların devam ettiğini fark ederseniz, en önemli ilkeleri hatırlayın: toplantıyı kısa tutun, daha az katılımcı davet edin, etkileyici bir gündem hazırlayın, net hedeflerle toplantıya girin, önemli anları kaydedin ve zaman damgası ekleyin. Bu basit ipuçlarını takip ederek toplantı kültürünüzü sağlıklı bir hale getireceğinizi, her görüşmenin anlamlı olacağını ve herkesin çok fazla zaman kazanacağını garanti ediyoruz.
