Перейти до змісту
Важко знайти когось, крім Моніки Геллар, чиє улюблене заняття — це організація речей. Найчастіше люди воліють виконати роботу і залишити організацію комусь іншому. На щастя, існують інструменти для документування, що економить час і робить організацію та зберігання важливої інформації вашої компанії майже автоматичною.
Навіщо бути контролером, коли єпрограмне забезпечення для документообігу, яке виконує цю роль за нас?
Що таке інструмент для створення документації?
Інструмент для документування — це спосіб, за допомогою якого компанія може зберігати та систематизувати важливу інформацію, щоб мати єдине джерело достовірних даних.
Він виконує функцію довідника для компаній, допомагаючи в адаптації нових співробітників та сприяючи прозорості та обміну знаннями. Його можна порівняти з Вікіпедією, але для вашої власної компанії. Все пов'язано між собою та має перехресні посилання, щоб важливу інформацію було легко знайти.
Чому інструменти для створення документації є важливими?
Інструменти для документування зменшують розрізненість інформації, забезпечуючи всім доступ до однакових даних з одного джерела. Це мінімізує помилки, які можуть виникнути через неповне або застаріле інформування. Використовуючи платформу для документування, ви можете створити більш згуртовані команди для remote асинхронної роботи.
8 найкращих інструментів для створення документації
Якщо ви шукаєте найкраще програмне забезпечення для документообігу, ми підготували для вас 7 найкращих варіантів. Ми розбили їх залежно від того, що саме ви хочете організувати.
Без зайвих слів, ось 8 найкращих інструментів для документообігу, які допоможуть організувати роботу вашої компанії.
1. Document360 – найкращий для письмових документів
Document360 широко вважається найкращим з найкращих інструментів для роботи з документацією, але такий рівень компетентності має свою ціну. І вона чимала.
Коротко кажучи, Document360 — це інструмент для створення документації, який ідеально підходить для створення інструкцій користувача. Він має сучасний редактор, який дозволяє створювати категорії та підкатегорії вмісту, які можна легко переміщати за допомогою інтуїтивного інтерфейсу з функцією перетягування.
Що ще важливіше, Document360 — це гібридне рішення, яке може об'єднувати документацію, призначену для клієнтів, з вашими внутрішніми документами. Воно має функції SEO, нагадування про перегляд вмісту і навіть аналітику, яка допомагає відстежувати, як читачі взаємодіють з вашими документами.
Найдешевший тариф обійдеться вам у 99 доларів на місяць. Є також безкоштовний тариф, але ви отримаєте лише 50 статей і 1 Гб місця для зберігання, а також обмежений набір функцій.
2. Confluence – найкраще підходить для готових шаблонів
Якщо вам потрібна допомога у створенні внутрішньої вікі, Confluence може бути найкращим варіантом для вас. Confluence — одне з найстаріших і найвідоміших програмних забезпечень для документації в цій галузі, яке належить тій самій материнській компанії, що й інші провідні програми для співпраці, такі як Trello, тож ви можете бути впевнені, що перебуваєте в надійних руках. Насправді компанія Atlassian нещодавно потрапила в новиниremote , ставши однією з перших компаній, яка створила посаду головного remote для проактивного вирішення проблем remote .
Оскільки Atlassian є також материнською компанією Jira та Bitbucket, Confluence безперешкодно інтегрується з ними, тож ви можете використовувати весь їхній набір програм на свою користь.
Як внутрішній конструктор вікі, Confluence є одним з найкращих інструментів для створення документації завдяки своїм опціям шаблонів, що дозволяють заощадити багато часу завдяки ретельно продуманим дизайнам.
Хоча Confluence не має розширених опцій налаштування і може бути складним у використанні для більш обширної та всеосяжної документації програмного забезпечення, він все одно залишається чудовим інструментом для оптимізації процесу адаптації нових співробітників та створення чіткого і прозорого робочого посібника.
Він має безкоштовний план для десяти користувачів, або ви можете заплатити 5,75 доларів за кожного користувача для 35 000 користувачів! Також доступні більш просунуті плани.
3. tl;dv найкращий інструмент для документування зустрічей
tl;dv — це найкращий інструмент для документування віртуальних зустрічей. Це програмне забезпечення для управління зустрічами, яке дозволяє записувати, транскрибувати та перекладати віртуальні зустрічі. Ви також можете додавати часові мітки до Zoom або Google Meet , щоб необов'язкові учасники могли пропустити зустріч і швидко наздогнати її пізніше. Якщо ваша компанія працює remote асинхронно, то tl;dv основним інструментом для відстеження робочих зустрічей.
Усі протоколи, записи та стенограми зустрічей зберігаються в tl;dv , що дає вам постійний доступ до всіх віртуальних зустрічей вашої команди. Ви можете легко знайти конкретні частини зустрічі, шукаючи за ключовими словами, а також організувати різні зустрічі, створюючи категорії для їх зберігання.
Інші функції tl;dv, включаючи часові мітки та кліпи, добре інтегруються з іншими інструментами для створення документації, такими як Notion.
Якщо вам потрібно знайти найкраще програмне забезпечення для ведення документації та відстеження зустрічей, tl;dv безсумнівний вибір. З потужним безкоштовним тарифним планом і вартістю про-версії лише 20 доларів на місяць, tl;dv набагато tl;dv за багато інших інструментів для ведення документації з цього списку.
4. Notion – найкращий вибір для гнучкості
Notion заважає роботі, оскільки не призначений спеціально для створення документації. Однак це не означає, що він не може впоратися з цим завданням надзвичайно добре.
Notion — це універсальний інструмент для управління проектами, планування та зберігання знань, який можна використовувати для створення будь-якої документації. Notion не призначений для роботи з клієнтами, а в основному використовується для внутрішньої роботи та мозкового штурму.
Однак, у партнерстві з Engine.so, ви можете використовувати Notion для створення прекрасної бази знань. Це дозволяє вам легко створити центр знань, який також можна опублікувати на вашому веб-сайті!
Notion пропонує унікальні способи подання інформації, що надає йому гнучкість у порівнянні з конкурентами серед інструментів для документування. Він простий у вивченні та використанні, а з тарифами від 5 доларів на місяць за користувача він також є доступним за ціною. Головним недоліком Notion є те, що він не призначений для використання як інструмент для створення документації. Хоча його, безумовно, можна використовувати в цій якості, якщо ви плануєте створити складну базу знань із сотнями взаємопов'язаних статей, вам, можливо, краще вибрати інструмент, призначений саме для цього завдання.
5. ProofHub – найкращий для поєднання ВСЬОГО
ProofHub — це ідеальний вибір для компаній, які поєднують управління проектами з ефективною документацією. Окрім чудового управління завданнями, він централізує документацію завдяки таким функціям, як «Нотатки» та «Файли та документи».
Його особливістю є набір інструментів для спільної роботи, зокрема інструмент «Обговорення», який забезпечує актуальність та інтерактивність документації. Завдяки додатковим перевагам, таким як багатомовна підтримка та біле маркування, налаштування стає дуже простим.
Що стосується цін, ProofHub пропонує безперечну вигідність. За 89 доларів на місяць (оплата щорічно) або 99 доларів на місяць, це фіксована ставка для необмеженої кількості користувачів, що робить його економічно вигідним вибором для команд будь-якого розміру.
6. Dropbox Paper — найкраще рішення для внутрішніх документів
Dropbox Paper — це чудова платформа для створення внутрішніх документів або міні-вікі для вашої команди. Якщо у ваших співробітників виникнуть питання щодо роботи, вони зможуть легко переглянути внутрішні документи та знайти відповідь, яку шукають. Ви можете використовувати її для відображення тексту, медіафайлів та інших файлів в одному місці.
Крім того, Dropbox Paper легко ділитися, і користувачі можуть навіть коментувати або призначати терміни або етапи. Це чудова функція, яка робить його одним з найкращих інструментів для роботи з документами. Він також безкоштовний, якщо у вас вже є обліковий запис Dropbox, що може бути надзвичайно вигідним для команд, які використовують Dropbox як програмне забезпечення для зберігання даних.
Dropbox Paper має надзвичайно простий у використанні інтерфейс, який робить організацію документів цікавою та креативною, що інакше могло б набриднути вам до сліз. Однак він не дуже підходить для публічного відображення документів. Якщо ви маєте амбіції зробити свою внутрішню вікі-енциклопедію видимою зовні, то Dropbox Paper, ймовірно, не для вас.
7. Nuclino – найкращий для структурування та візуалізації
Nuclino — це програмне забезпечення для документообігу, призначене для організації внутрішніх документів у найбільш структурований спосіб. Від вкладених списків до таблиць, від інтелектуальних карт до дошок Kanban — Nuclino допомагає візуалізувати робочий процес так, як це не може зробити жоден інший інструмент для документообігу. Переглядаючи внутрішню документацію з такого ракурсу, ви можете легко виявити вузькі місця та контролювати прогрес своєї команди.
Це чудовий інструмент для remote , які спілкуються асинхронно, оскільки він дозволяє об'єднати всю роботу в одному інструменті, мінімізуючи непотрібне переключення контексту.
Nuclino має чистий та інтуїтивний інтерфейс і розроблений з урахуванням безперебійної роботи. Його внутрішня система посилань у стилі вікі дозволяє легко пов'язувати відповідні статті. А що найкраще? Nuclino можна редагувати спільно одночасно без будь-яких проблем із синхронізацією. Не потрібно редагувати та зберігати, щоб інший користувач побачив оновлення. Все відбувається автоматично і максимально просто.
Стандартний план починається від 5 доларів на місяць за користувача.
8. GitHub – найкраще програмне забезпечення для документації для розробників
GitHub — це платформа для документації, призначена для розробників, яка була створена з урахуванням можливості співпраці. Якщо будь-яка програма є відкритою, то, швидше за все, ви знайдете її репозиторії коду в GitHub. Це всесвітньо відомий інструмент для документації, який є найкращим для програмістів.
Ви можете вибрати між основним розділом GitHub wiki або GitHub Pages, який дозволяє вам мати одну безкоштовну сторінку, хостинг та власний домен. Якщо ви поєднаєте GitHub Pages з Jekyll, ви зможете створити привабливі та сучасні сайти.
Одним з головних недоліків GitHub є те, що для його ефективного використання необхідні навички розробника. Він може бути недоступним для всіх членів вашої команди. Також він може бути дещо складним у використанні для тих, хто не є технічно підкованим.
Якщо ви не проти, щоб ваші репозиторії були публічними, то GitHub є повністю безкоштовним для використання. Однак, якщо ваша команда розробляє нову програму або веб-сайт, ви, ймовірно, захочете зберегти свій код приватним. У цьому випадку план Team може коштувати вам 44 долари на рік за кожного користувача.
Організуйте свою внутрішню документацію
Як бачите, існує безліч різних інструментів для документування, залежно від того, що саме вам потрібно організувати. Ми сподіваємося, що цей список допоможе вам у прийнятті рішення і що ви зможете відкинути свою внутрішню Моніку та доручити одну з цих платформ для документування виконати всю роботу за вас.
