Перейти до змісту
Визначитися з вибором програми для створення нотаток на зустрічах за допомогою штучного інтелекту може бути напрочуд складно. Існує безліч інструментів, кожен з яких заявляє, що він розумніший, швидший або точніший за інші. Але більшості людей не потрібні ефектні демонстрації, їм потрібно щось, що дійсно працює.
Останні кілька років я працював з цими інструментами на різних видах зустрічей: дзвінках клієнтів, нарадах команди, співбесідах, стратегічних засіданнях тощо. Як автор контенту B2B з досвідом роботи в журналістиці, продажах та маркетингу (як в офісі, так і remote), я зробив більше нотаток, ніж можу порахувати. Я знаю, що робить нотатку корисною, і випробував більшість інструментів, які заявляють, що роблять це за вас.
Цей посібник розбирає, що насправді важливо при виборі інструменту, виходячи з реального досвіду, а не лише зі списку функцій.
Зміст
TL;DR: Як вибрати AI для ведення нотаток на зустрічах (на основі реального використання)
Якщо ви хочете дізнатися тільки найголовніше, ось що я дізнався після багатьох років тестування цих інструментів:
- Чітко визначтесь із випадком використання: транскрипти, резюме, обмін інформацією чи пошук.
- Переконайтеся, що це працює з вашою фактичною конфігурацією зустрічі (Zoom, Google Meet, Teams)
- Точність має значення більше за все, особливо у випадку з акцентами або неякісним звуком.
- Вам потрібен правильний пошук, а не просто транскрипт, який доведеться перебирати.
- Безкоштовні плани сильно відрізняються, тому перевірте, що входить до їх складу і що залишається недоступним для безкоштовних користувачів.
- Якщо ви перебуваєте у Великобританії або ЄС, дотримання GDPR є обов'язковою вимогою.
- Слідкуйте за упередженістю в настроях або резюме, особливо між культурами та ролями.
- Гарний вигляд для кожного свій, тому вибирайте те, що підходить для вашого повсякденного життя, а не тільки список функцій.
З мого досвіду, найкращі інструменти — це ті, які непомітно економлять ваш час, не створюючи додаткової роботи.
Почніть з того, чому вам це насправді потрібно
Перш ніж зациклюватися на функціях або ціні, зробіть крок назад. Перший крок у виборі AI-системи для ведення нотаток під час зустрічей — це розуміння вашого конкретного випадку використання.
Можливо, ви ведете власний бізнес і потребуєте надійних стенограм, щоб під час дзвінків можна було зосередитися, а не робити нотатки. Можливо, ви є частиною команди, що зростає, і вам потрібні чіткі резюме та спосіб відстежувати рішення. Або ви керуєте співбесідами, семінарами чи зустрічами з клієнтами, де важливо швидко знаходити цитати.
Мені не завжди було потрібно багато. Спочатку я просто хотів мати простий запис того, що було сказано. Згодом мої потреби змінилися. Мені потрібні були основні моменти, які я міг би надіслати клієнтам. Потім я захотів мати архіви з можливістю пошуку, щоб не доводилося перебирати старі документи Google Docs та аудіофайли. Те, що вам потрібно зараз, може бути базовим, але варто думати і про майбутнє.
Вибір правильного інструменту починається з визначення та чіткого усвідомлення проблеми, яку ви намагаєтеся вирішити. Все інше випливає з цього.
Точність не є необов'язковою
В основному, секретар, який веде протокол засідання, повинен правильно записувати слова. Якщо він не може цього зробити, все інше не має значення.
Я користувався інструментами, які створювали бездоганні транскрипти, навіть коли якість аудіо була не дуже високою. Я також бачив такі, які перетворювали чітку розмову на повний безлад. Якщо мені доводиться читати транскрипт тричі, щоб зрозуміти, що насправді сказав хтось, це не економить мій час. Це змушує мене працювати вдвічі більше.
Точність стосується не тільки правопису. Вона включає пунктуацію, позначення мовців та те, як інструмент обробляє слова-паразити або незручні паузи. Деякі інструменти добре очищають текст, не втрачаючи його змісту. Інші настільки буквальні, що включають кожне «мм» і напівсформоване речення, що швидко робить текст нечитабельним.
У журналістських колах Великої Британії Otter є майже постійним предметом жартів. Відомо, що він повністю виходить з ладу, коли стикається з регіональними акцентами, особливо з акцентом Ліверпуля. Я бачив, як він перетворював інтерв'ю на справжні меми. Він просто не справляється з варіаціями тону, діалектом або перехресними розмовами.
Якщо ваші дзвінки супроводжуються сильним акцентом, декількома співрозмовниками або фоновим шумом, ретельно протестуйте інструмент. Найкращі інструменти обробляють реальні розмови, а не лише аудіозаписи за сценарієм в ідеальних умовах.
Головне, що потрібно запам'ятати, дуже просте: з ким ви насправді будете розмовляти?
Чи працює AI Meeting Note Taker з вашою конфігурацією?
Перш ніж закохатися у функції інструменту, перевірте, чи він дійсно підходить для того, як ви проводите свої наради.
Більшість програм для створення нотаток на основі штучного інтелекту інтегруються з поширеними платформами, але не всі роблять це добре. Деякі працюють тільки з Zoom. Інші потребують розширення Chrome, яке працює у фоновому режимі. Деякі вимагають завантажувати записи вручну, що дещо суперечить їхньому призначенню.
Нещодавно я протестував інструмент, який мав багато переваг: чіткі транскрипти, зрозумілий інтерфейс і дійсно корисні теги. Мені було цікаво порівняти його з tl;dv, яким я, звісно, користуюся вже давно. Але потім я зрозумів, що він підтримує лише Zoom. А я майже Google Meet всього використовую Google Meet . Це повністю виключало його з мого вибору.
Ось кілька поширених інтеграцій, на які слід звернути увагу:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Календар Google або Календар Outlook
- Слабкий
- Zapier
- Інструменти для управління ідеями або проектами
Чим плавніше інтеграція, тим краще. Хороший AI-нотатник повинен вписуватися у вашу систему і просто працювати. Без зайвих клопотів. Без конфліктів.
Чи добре AI Meeting Note Taker обробляє резюме, основні моменти та завдання?
Хороший AI-нотатник повинен робити більше, ніж просто повторювати сказане. Розумні резюме, чіткі виділення та пункти дій — ось де все починає ставати по-справжньому корисним.
Питання в тому, хто вирішує, що важливо? Ви чи штучний інтелект? Деякі інструменти роблять це правильно. Вони визначають теми, виявляють рішення та виділяють завдання, не перевантажуючи вас повтореннями. Інші просто перепаковують транскрипт і називають його резюме. Це не корисно. Це просто шум.
Як людина, яка працювала в сферах продажів, журналістики, маркетингу та контенту, я бачив, як різні команди потребують різних речей від зустрічі. Те, що для мене як маркетолога є важливим, може здаватися нерелевантним для когось, хто працює з продуктом або клієнтським успіхом. Деякі інструменти не справляються з цим. Ви встановлюєте їх і розумієте, що все це створено для продажів, без урахування інших ролей. Клієнтський успіх залишається поза увагою. Стратегічні дзвінки здаються нудними. Ніхто не знає, для кого насправді призначений цей підсумок.
Є ще й культурний аспект. Як британець, я помічаю, коли інструмент повністю не враховує нюанси або тон. Американоцентричні формулювання, надмірно ентузіастичні пункти або дії, з якими насправді ніхто не погодився. Це тонко, але коли ти працюєш на міжнародному рівні, ти швидко це помічаєш. Я працюю з людьми з усього світу, і це те, що tl;dv робить tl;dv правильно. Він не намагається нав'язати універсальний стиль для кожної розмови.
Тож перш ніж захопитися ефектною демонстрацією, запитайте себе: чи розуміє цей інструмент, як ви та ваша команда насправді розмовляєте, думаєте та працюєте? Або ж він просто нав'язує чужу версію того, як має виглядати хороша нарада?
Ось що має містити справді корисний підсумок:
- Ключові рішення, прийняті під час телефонної розмови
- Наступні кроки або завдання, які в ідеалі слід доручити комусь конкретно
- Основні теми або питання, що розглядаються, без переписання всього тексту
- Корисні акценти, а не просто повторення речень
- Мова, що відповідає тону і стилю спілкування вашої команди
Якщо цього немає, то, ймовірно, він не такий розумний, як про себе заявляє.
Конфіденційність, безпека та відповідність вимогам для вашого AI-нотатника для зустрічей (особливо у Великобританії/ЄС)
Це для мене величезна проблема. Мені доводилося відмовлятися від чудових інструментів виключно через їх політику конфіденційності (або її відсутність). Якщо ви проживаєте у Великобританії або ЄС, ви не можете пропустити цю частину.
Багато американських інструментів визнають існування GDPR, але якщо заглибитися в дрібний шрифт, то часто він виявляється нечітким або неповним. Дані можуть зберігатися в різних регіонах, бути доступними для третіх осіб або використовуватися для навчання моделей, якщо ви спеціально не відмовитеся від цього. І багато людей навіть не усвідомлюють, що це відбувається у фоновому режимі.
Потім є аналіз настроїв.
Це звучить розумно: відстежувати тон, настрій та емоційні сигнали. Але на практиці це може здаватися абсолютно неправдивим. Я бачив, як інструменти позначали нейтральні британські відповіді як негативні або помилково трактували спокійний професіоналізм як байдужість. Те, що хтось говорить, — це лише половина історії. Те, як вони це говорять, є глибоко культурним і часто неправильно трактується моделями, навченими переважно на американських мовних зразках.
У нашій команді ми працюємо в різних часових поясах і культурах, включаючи регулярну співпрацю з колегами з таких країн, як Бразилія, Японія, Канада та інших. Те, що в одній культурі вважається чітким і шанобливим, в іншій може бути названо «плоским» або «холодним». Ризик тут полягає не тільки в неточності. Він полягає в тому, що ми починаємо зводити людей до фіксованих емоційних категорій, які вони ніколи не обирали. Навіть якщо інструмент стверджує, що враховує регіональні норми, все одно може здаватися, що спрощена версія чиєїсь особистості транслюється без контексту і без згоди.
Я першим визнаю, що маю власний погляд на речі. Я маю досвід роботи в сфері продажів та маркетингу, тому природно, що я звертаю увагу на енергію та переконливість. Але я також розумію, що не всі спілкуються таким чином. Інструменти, які припускають, що існує єдиний «правильний» спосіб висловлюватися на нараді, можуть неправильно представити людей, які їх використовують.
І це ще до того, як ви дійдете до основної проблеми: безпеки. Якщо ви ділитеся конфіденційними розмовами, обробляєте дзвінки клієнтів або зберігаєте транскрипти протягом тривалого часу, технологія повинна бути надійною.
Ось на що слід звернути увагу в якості базового рівня:
- Зберігання даних відповідно до GDPR
- Центри обробки даних, розташовані в ЄС
- Шифрування від кінця до кінця (у стані спокою та під час передачі)
- Настроюване зберігання даних
- Контроль доступу на основі ролей
Якщо інструмент не може дати вам чітких відповідей про те, де зберігаються ваші дані, хто може їх бачити або як він обробляє аналіз, це не сіра зона. Це «ні».
Пошук і вилучення інформації не повинні бути кошмаром для вашого AI-секретаря
Існує безліч інструментів для запису зустрічей. Справжнє випробування полягає в тому, як швидко ви зможете витягти з них корисну інформацію після закінчення зустрічі.
Якщо я не можу знайти ключове рішення з минуломісячної розмови за десять секунд, значить інструмент не виконує свою функцію. Не слід прокручувати величезний текст стенограми, щоб з'ясувати, що хтось сказав, або чи сказав він це взагалі.
Пошук повинен бути швидким, гнучким і побудованим відповідно до вашого способу мислення. Шукайте інструменти, які пропонують:
- Пошук за ключовими словами та доповідачами
- Тегування або кластеризація тем
- Експортувані цитати та висловлювання
- Фільтри за датою, учасником або назвою зустрічі
Також допомагає, якщо інструмент розуміє значення, а не тільки слова. Якщо ваш мозок працює з поняттями, а не з точними фразами, Ctrl+F не допоможе вам. І не забуваймо про помилки транскрипції. Якщо ви коли-небудь впевнено співали неправильний текст пісні, ви зрозумієте, як «неправильно почуті зустрічі» можуть призвести до незручних моментів. Розумний інструмент полегшує їх виявлення та виправлення.
Одне з того, що мені подобається в tl;dv , що його бібліотека зустрічей працює майже як Google. Ви можете шукати серед усіх своїх минулих записів за темою, ключовим словом або ім'ям і переходити безпосередньо до потрібного моменту. Це невелика функція, яка економить величезну кількість часу.
Вам не слід розшифровувати власні розмови. Правильний інструмент дозволяє легко перейти до найважливішого.
Безкоштовний тарифний план проти платного — що ви насправді отримуєте?
Багато програм для створення нотаток на основі штучного інтелекту заявляють, що вони безкоштовні, але «безкоштовно» не завжди означає те, що ви думаєте.
Деякі пропонують справжню модель freemium. Це означає повний набір функцій, без обмежень за часом, просто оновлюйте, якщо вам потрібно більше місця для зберігання або доступ для команди. Інші — це замасковані безкоштовні пробні версії, де ви вводите свої дані, отримуєте доступ на тиждень, а потім стикаєтеся з жорстким обмеженням. Деякі надають повний доступ, але обмежують кількість хвилин запису. Інші обмежують базові функції, такі як експорт або відтворення відео.
Повна інформація: tl;dv безкоштовний безстроковий план, який включає необмежену кількість записів, транскрипцію та створення нотаток. Ви не отримуєте доступ до всіх функцій. Такі функції, як розширена аналітика, адміністративні інструменти управління або певні інтеграції, доступні лише для платних тарифних планів, але основні функції дійсно корисні. Також дуже легко оновити та розширити план за потреби, без необхідності укладати контракт на 3 роки, як у випадку з іншими інструментами, орієнтованими на продаж.
Порівняйте це з Fireflies, який також безкоштовний для початку, але ви не отримаєте можливість запису відео, якщо не оновите версію. Ви, по суті, працюєте тільки з транскриптом. А Fathom пропонує резюме в своєму безкоштовному плані, але не має більш глибоких організаційних функцій і гнучкості, які можуть знадобитися, якщо ви керуєте декількома проектами або командами.
Я вже стикався з такою ситуацією раніше. Безкоштовний тарифний план здається привабливим, доки не виявляється, що саме та функція, яка вам потрібна, є заблокованою. Тому я зазвичай спочатку тестую платні версії — не тому, що хочу відразу отримати всі функції, а тому, що хочу побачити, як інструмент працює в реальних умовах.
Якщо ви шукаєте довгострокову цінність, орієнтуйтеся на модель freemium, яка дозволяє вам розвиватися. Щось, що добре працює з першого дня, не блокуючи основні функції за платною підпискою.
Як виглядає «хороший» записник для зустрічей з використанням штучного інтелекту?
Не кожен AI-секретар підійде кожній людині, і в цьому вся суть. Перш ніж прийняти рішення, запитайте себе, що для вас означає «хороший».
Ви віддаєте перевагу мінімалістичному дизайну, який відображає лише найважливіше і не заважає?
Або ви хочете платформу з більш широким набором функцій, що включає пошук, теги, виділення, інтеграцію та аналітику?
Ви використовуєте його самостійно чи ділитеся нотатками з командою або клієнтами?
Вам це потрібно для щоденних нарад, щотижневих перевірок або просто для періодичних стратегічних дзвінків?
Так легко захопитися яскравими функціями, але в більшості випадків найкращий інструмент — це той, про який майже не доводиться думати. Той, який тихо робить ваш день більш гладким.
Для мене хороший помічник для зустрічей на базі штучного інтелекту не просто робить стенограму. Він активно економить мій час. Він допомагає мені бути організованим, залучати співпрацівників і переходити до наступного завдання, не перебираючи папки. Це мій стандарт. Ваш може бути іншим, і саме тому варто це з'ясувати, перш ніж занурюватися в роботу.
Шпаргалка: як вибрати AI для ведення нотаток на зустрічах
Не всі інструменти однакові. Перш ніж почати роботу, майте на увазі такі ключові питання:
- Для чого мені це насправді потрібно: для транскриптів, резюме, обміну інформацією чи пошуку?
- Чи буде це працювати з тим, як я вже проводжу зустрічі (Zoom, Meet, Teams)?
- Чи може він обробляти реальні розмови: акценти, перехресні переговори, фоновий шум?
- Чи дійсно функція пошуку допомагає мені швидко знаходити потрібну інформацію?
- Чи дійсно безкоштовний план можна використовувати, чи це лише приманка?
- Чи буде дотримано конфіденційність та регіональні вимоги, зокрема GDPR?
- Чи вважаєте ви, що ці резюме є точними, чи, можливо, в них втрачено тон і контекст?
- Чи підходить це для моєї ролі та стилю спілкування, а не тільки для когось іншого?
Перевіряйте те, що вам потрібно, а не те, що вам пропонує цільова сторінка.
Якщо ви шукаєте інструмент, який охоплює все найнеобхідніше, не змушуючи вас долати безліч перешкод, tl;dv є надійним вибором для початку.
Я працюю з ними, повністю відкрито, але навіть об'єктивно кажучи, я б все одно залишився з ними. Ця програма дійсно безкоштовна, безперебійно працює з реальними зустрічами та краще за більшість інших справляється з пошуком, підсумками та нюансами.
Я випробував багато таких інструментів. tl;dv той, до якого я повертаюся, не з обов'язку, а тому, що він дійсно працює так, як мені потрібно.
Часті запитання про те, як вибрати AI-систему для ведення нотаток під час зустрічей
Яка найважливіша функція в програмі для створення нотаток на зустрічах на основі штучного інтелекту?
Для більшості людей це точність. Інструмент, який не може чітко транскрибувати або правильно ідентифікувати мовців, приносить більше клопоту, ніж користі. Після цього зверніть увагу на розумні резюме, зручний пошук та надійну інтеграцію з вашою платформою для проведення зустрічей.
Чи варто користуватися безкоштовними помічниками для зустрічей на базі штучного інтелекту?
Чи можна використовувати AI-нотатки для інтерв'ю або досліджень?
Так, деякі інструменти чудово підходять для цього. Зверніть увагу на можливість розділення спікерів, тегування та експорт найважливіших моментів або цитат. Якщо ви працюєте з конфіденційними даними, ретельно перевірте політику конфіденційності.
Який найкращий AI-нотатник для невеликих команд?
Як протестувати AI-систему для ведення протоколів засідань, не витрачаючи час?
Заплануйте кілька зустрічей з низькими ставками (внутрішні наради, індивідуальні записи тощо), запустіть інструмент, а потім запитайте себе:
- Чи було це просте у використанні?
- Чи довіряв я результатам?
- Чи дійсно я буду звертатися до цих нотаток?
Зазвичай цього достатньо, щоб зрозуміти, чи підходить він вашому робочому процесу.
Крім того, якщо ви хочете заощадити ще більше часу, спробуйте додати один або два інструменти до однієї зустрічі. Хоча це не ідеальний варіант для роботи з клієнтами, ви можете буквально порівняти інструменти один з одним.
