Коротко: Чи є незаконним записувати когось без його згоди?

  • Зйомка людини без її згоди не завжди є незаконною, але правила залежать від того, де ви перебуваєте і як використовується цей запис
  • Сполучені Штати, як правило, дотримуються моделі згоди однієї сторони, але в деяких штатах, зокрема у Флориду та Каліфорнію, вимагають згоди всіх учасників розмови перед тим, як її можна буде записати
  • У багатьох випадках ви можете записувати розмову, в якій берете участь, але якщо це стосується роботи, тут на перший план виходять закони про конфіденційність та захист даних
  • Якщо на записі зображені особи, яких можна впізнати, ймовірно, що це персональні дані, і з ними слід поводитися належним чином
  • Найбезпечніший підхід — це відкрито демонструвати процес запису, пояснювати, чому це робиться, та уникати будь-чого, що може здатися прихованим
  • Якщо люди не знають, що їх записують, саме з цього зазвичай і починаються проблеми 
Зміст

Чи є незаконним записувати когось без його згоди?

Коротка відповідь: іноді.

Ой, зачекайте. Перш ніж все занадто закрутиться, скажу відразу: ні, мова не йде про таємне прослуховування сусідів чи організацію якоїсь системи спостереження. Те, чим ви займаєтеся у вільний час, — це справа між вами та вашим дверним дзвінком Ring.

Мова йде про роботу.

Запис нарад, дзвінків з продажу, співбесід, передачі справ та всіх розмов, які забезпечують повсякденну роботу. Такий вид запису непомітно став стандартом, особливо з огляду на те, що все більшу частину роботи беруть на себе remote та системи для створення нотаток на основі штучного інтелекту.

Зараз запис відбувається у звичайному режимі, але правила щодо нього — ні.

Ви можете розмовляти по телефону з людьми з різних країн, і в кожного з них можуть бути дещо різні уявлення про те, що дозволено. Ви можете користуватися інструментом, який автоматично записує розмову, навіть не замислюючись над тим, що це означає. Ви можете вважати, що оскільки всі так роблять, то це, мабуть, нормально, але насправдівсе не так просто.

Отже, питання має полягати не лише в тому, чи є незаконним записувати когось без дозволу, а в тому, які норми насправді застосовуються під час запису робочих нарад. Що саме вважається перетином межі під час запису людей? І як це робити так, щоб це не обернулося проти вас.

Як діють закони про згоду в різних країнах світу

Перш за все слід чітко зазначити, що єдиного загальноприйнятого правила щодо запису розмов не існує.

Кожна країна встановлює свої власні стандарти, і ці стандарти розташовуються на певному спектрі. Деякі з них є більш м’якими, інші — набагато суворішими, а більшість — десь посередині, залежно від ситуації.

Якщо говорити в загальних рисах, різниця полягає в тому, наскільки закон надає контроль особі, яку записують. Скажімо, наприклад, я перебуваю у Великій Британії. Я розмовляю по телефону з людьми у Німеччині, Канаді, Бразилії та Австралії. Коли настає Різдво, вартість лише відправлення листівок достатня, щоб змусити вас замислитися над своїми життєвими виборами.

Це одна команда. Один дзвінок. Безліч очікувань.

А ще є другий рівень: що відбувається із записом?

Одне діло — записати короткий нагадування для себе, а зовсім інше — записаний дзвінок з продажу, який зберігається, передається та аналізується всією командою. Саме в таких випадках на перший план виходять закони про конфіденційність, внутрішні правила та елементарний здоровий глузд. 

Причина в тому, що ви маєте справу не лише з правилами своєї країни. Ви маєте справу також і з усіма іншими учасниками дзвінка, і навіть одна людина, яка перебуває в регіоні з більш суворими правилами, може визначити стандарти для всіх.

Тож замість того, щоб намагатися відстежувати кожен закон, більшість команд обирають простіший підхід, а саме: чітко вказувати, що ведеться запис, пояснювати, чому це робиться, та правильно поводитися з отриманими даними.

Пояснення щодо згоди однієї сторони проти згоди всіх сторін

Ось це так, справжня термінологія. Отже, це два ключові терміни, на яких ґрунтується багато законів про звукозапис, навіть якщо в повсякденному житті їх так ніхто не називає.

Згода однієї сторони

У разі згоди однієї сторони для запису достатньо, щоб на це погодилася лише одна людина, яка бере участь у розмові. Це можете бути ви. Якщо ви берете участь у дзвінку, ви можете записати його, не повідомляючи про це нікому іншому, залежно від того, де ви перебуваєте. 

Згода всіх партій 

Щоб забезпечити згоду всіх сторін, усі учасники повинні бути проінформовані та дати свою згоду до початку запису. Якщо хоча б одна людина не знає, що її записують, ви вже опинилися в ризикованій ситуації.

Потім додайте до складу до цього набору.

Автоматичний запис, запис без ботів, процеси, що запускаються без чіткого моменту, коли всі розуміють, що відбувається. Саме тут це переходить від теорії до чогось, що може насправді спричинити проблеми. Зручність — це чудово, але потрібно переконатися, що автоматизація здійснюється таким чином, щоб забезпечити прозорість та запобігти будь-яким юридичним ризикам. 

Найпростіше уявити це так.

Кому потрібно знати про цей запис, і чи я це чітко пояснив?

Якщо ви не можете відповісти на це питання з упевненістю, саме тут вам слід зупинитися і розібратися в цьому, перш ніж...

Як діють закони про аудіозапис у країнах ЄС

В ЄС немає єдиного простого правила щодо запису розмов, яке б давало однозначну відповідь «так» чи «ні». Натомість є GDPR GDPR, і це змінює питання з «чи можу я це записувати?» на «на якій підставі я це записую, чи повідомив я про це людей і що я потім роблю з цими даними?»

Це має особливе значення, оскільки запис зустрічі, як правило, є персональними даними. Голоси, імена, думки, посади, коментарі щодо роботи, дані про клієнтів — все це дозволяє ідентифікувати особу. Як тільки це відбувається, запис підпадає під дію дію законодавства ЄС про захист даних, а це означає, що для її обробки необхідна законна підстава, ви повинні бути прозорими щодо цього, а люди мають права на ці дані.

Саме тут у людей часто виникає плутанина щодо поняття «згода». Згідно з GDPR, згода є лише однією з можливих правових підстав. Компанія може спиратися на згоду, але вона також може спиратися на законні інтереси чи іншу правову підставу, залежно від мети. Справа не в тому, що вам завжди потрібна згода в розумінні GDPR. Справа в тому, що вам завжди потрібна правова підстава, і ви повинні бути готові її обґрунтувати.

Далі йде другий рівень — національне законодавство. GDPR діє на всій території ЄС, але держави-члени все ж можуть мати власні норми щодо таємниці комунікацій, трудового права, доказів та кримінальних правопорушень, пов’язаних із таємним записом. Класичним прикладом тут є Німеччина. Стаття 201 Кримінального кодексу Німеччини кваліфікує як злочин несанкціонований запис непублічних усних висловлювань за певних обставин.

Отже, для команд з ЄС можна зробити такий висновок: не розглядайте запис як звичайну адміністративну функцію. Ставтеся до неї як до обробки даних. Чітко повідомляйте про те, що відбувається запис, будьте готові пояснити, чому, обмежуйте доступ, не зберігайте записи вічно та переконайтеся, що ваш інструмент не створює плутанини щодо того, коли починається запис або що відбувається з результатами. Це не просто хороша практика, це різниця між тим, щоб виглядати організованим, і тим, щоб виглядати недбалим.

Які закони щодо запису звуку діють у США та Канаді?


Спочатку хочу швидко вибачитися перед Канадою за те, що тут я об’єднав вас із США. Ви заслуговуєте на окремий розділ, але з огляду на те, як люди здійснюють пошук, поки що ви опинилися в одній групі.

У США законодавство щодо запису поділяється на федеральний та штатний рівні.

На федеральному рівні діє принцип згоди однієї сторони. Це означає, що якщо ви берете участь у розмові, ви можете її записувати, не повідомляючи про це іншу особу. Це є базовим правилом.

Складність виникає на на рівні штату. Деякі штати дотримуються принципу згоди однієї сторони. Інші вимагають згоди всіх сторін, тобто всі учасники розмови повинні знати про це та погодитися перед початком запису.

Такі штати, як Каліфорнія та Флорида, відомі своїми суворішими правилами. Якщо хтось із учасників вашого дзвінка проживає там, для уникнення неприємностей вам слід розглядати всю розмову як таку, що вимагає згоди всіх учасників.

Отже, на практиці правила щодо дзвінків у США не є єдиними. Вони є сукупністю різних вимог, і потрібно враховувати найсуворіші вимоги того штату, який має до цього стосунок.

З юридичної точки зору в Канаді ситуація дещо чіткіша.

У Канаді також діє принцип згоди однієї сторони на федеральному рівні, що означає, що ви можете записувати розмову, якщо ви є її учасником. Це регулюється кримінальним законодавством.

Але, і саме тут ситуація починає все більше нагадувати ЄС, щойно питання запису переходить у діловий контекст, в дію вступають закони про захист персональних даних. Відповідно до PIPEDA та аналогічних провінційних законів, від організацій очікується прозорість щодо збору персональних даних, включаючи записані розмови.

Отже, навіть якщо сам запис дозволено робити, використання цього запису в робочих цілях все одно пов’язане з певними вимогами щодо розкриття інформації, мети та поводження з нею.

Чи законно вести аудіозапис у Великій Британії?

 Так, Велика Британія. Після «Брекзіту» вона живе своїм життям. Ви можете це трактувати як завгодно. А я вже так і зробила *плаче*.

У Великій Британії законодавство чітко розмежовує процес запису та подальші дії.

Якщо ви берете участь у розмові, ви можете записати її для власного особистого користування. Це відповідає британському законодавству щодо комунікацій та їх перехоплення, і це правило діє навіть у тому випадку, якщо запис зберігається на вашому телефоні або в хмарному сховищі, за умови, що він залишається особистим.

Ситуація змінюється тоді, коли цей запис виходить за межі цього.

Як тільки ці дані передаються, використовуються в робочих цілях або стають основою для прийняття рішень у ширшому контексті, ви потрапляєте під дію дію GDPR та Закону про захист даних. Якщо запис містить інформацію, що дозволяє ідентифікувати особу, як це буває на більшості зустрічей, він вважається персональними даними. Це означає, що з ним потрібно поводитися справедливо, законно та прозоро.

ICO чітко зазначає, що у разі збору персональних даних під час телефонних дзвінків має бути законна підстава, люди повинні розуміти, що відбувається, і вони мають права щодо цих даних.

Існують також конкретні правила, які дозволяють компаніям записувати дзвінки з метою навчання або контролю, але це не скасовує необхідності інформувати про це людей.

Отже, так, у Великій Британії можна записувати розмову без дозволу, якщо ви є її учасником, але лише в межах цієї «зони особистого використання». Як тільки запис виходить за межі цієї зони, застосовуються інші правила.

А як щодо решти світу?

Звісно, я не збираюся розповідати про кожну країну на планеті. 

Для розуміння контексту, tl;dv у понад 40 мовах, тому тут існує багато варіантів. Я вибрав кілька прикладів, але це не вичерпний перелік, і якщо я пропустив вашу країну, прошу вибачення.

Бразилія — гарне місце для початку. Її Загальний закон про захист даних (LGPD) регулює порядок обробки персональних даних. Якщо запис містить інформацію, що дозволяє ідентифікувати особу (а це характерно для більшості робочих зустрічей), від організацій очікується наявність законних підстав для збору таких даних, відкрите інформування про це та належна обробка цих даних.

В Австралії ситуація стає дещо заплутаною. Не існує єдиного загальнонаціонального правила, на яке можна покластися. Законодавство відрізняється залежно від штату та території, а уявлення про згоду варіюються залежно від місця проживання людей. Те, що є прийнятним в одному штаті, може спричинити проблеми в іншому.

Ситуація в Японії знову дещо відрізняється. Її Закон про захист персональних даних (APPI) зосереджується на тому, як саме обробляються персональні дані. Як тільки запис поширюється або використовується поза межами первісної розмови, набирають чинності зобов’язання щодо мети обробки та поводження з даними.

Є також регіони, де правила щодо запису розмов є більш м'якими, якщо ви берете участь у розмові. До цієї категорії належать деякі регіони США, а також низка інших юрисдикцій.

І ось тут ви, мабуть, подумаєте: «Гаразд, я просто покладатимуся на це». 

Але навіть якщо це технічно дозволено, це ще не означає, що це гарна ідея. Як тільки запис виходить за межі особистого користування або стає частиною роботи, очікування швидко змінюються.

І якщо бути відвертими, незалежно від того, законно це чи ні, більшість людей не хочуть, щоб їх знімали на камеру без їхнього відома. Це не юридичне питання, а просто елементарна людська тактовність.

Тож замість того, щоб намагатися з’ясувати, де саме межа дозволеного в кожній країні, набагато безпечніший підхід є набагато простішим.

Дайте чітко зрозуміти, що ведеться запис, поясніть, чому це робиться, і поводьтеся з записом належним чином. Це набагато ефективніше, ніж намагатися ховатися за технічними деталями.

Чи можна таємно записувати когось?

Саме тут теорія переходить у практику, і все починає здаватися дивним.

Таємне записування когось на роботі може бути дозволено в деяких ситуаціях, але це дуже рідко є гарною ідеєю.

Якщо хтось дізнається, що його знімали на камеру без його відома, то це вже не лише питання закону, а й проблема довіри.

Тут також має значення ваша організація роботи. Якщо запис відбувається тихо, на задньому плані, або людям доводиться самостійно з’ясовувати, чи він взагалі відбувається, ви створюєте ситуацію, яку потім доведеться пояснювати. Більшість команд намагаються цього повністю уникнути.

Запис проводиться належним чином, люди знають, коли він починається, і нікому не доводиться гадати. Якщо вам здається, що вам потрібно це приховувати, це зазвичай означає, що вам не слід так робити.

Що буде, якщо ви незаконно знімете когось на камеру?

Це залежить від того, де ви знаходитесь, але, ймовірно, жоден із варіантів не вартий того.

З одного боку, це проявляється всередині компанії: скарги, втручання відділу кадрів, порушення корпоративних правил — все те, що швидко викликає конфлікти і, як правило, довго не вщухає.

З іншого боку, це може перерости у юридичну проблему, особливо якщо запис містить персональні дані і його зберігали, поширювали або використовували без законних підстав. У деяких юрисдикціях запис розмов без належної згоди також кваліфікується як кримінальний злочин.

Є також практичний аспект, який часто залишається поза увагою. Запис, отриманий з порушенням закону або правил на робочому місці, все одно може бути використаний як доказ, але він може мати меншу вагу та спричинити ускладнення щодо порядку його використання.

А ще є питання репутації. Якщо клієнти, кандидати чи колеги дізнаються, що їх записували без їхнього відома, це рідко сприймається позитивно і може негативно позначитися на відносинах, укладанні угод та тому, як люди сприймають вашу компанію.

Так, юридичний ризик існує, але найчастіше це просто ставить вас у ситуацію, коли доводиться пояснювати, що ви зробили і чому, чого зазвичай можна уникнути, якщо з самого початку правильно організувати процес запису.

Кращі практики законного запису розмов

Якщо ви хочете дотримуватися правил — як з юридичної, так і з практичної точки зору, — це зовсім не складно.

Мета проста. Люди повинні знати, що їх записують, розуміти, чому це робиться, і бути впевненими в тому, що буде далі.

Дайте зрозуміти, що ведеться запис

Не повинно бути жодної двозначності. Повідомте про це на початку розмови. Використовуйте засоби, які показують, коли починається запис. Уникайте будь-яких звуків, що тихо лунають у фоновому режимі.

Якщо хтось змушений гадати, чи його записують, ви вже збилися з курсу.

Чітко визначте, для чого ви ведете запис

Вам не потрібні довгі пояснення, але потрібні правдиві.

Ведення нотаток, подальші дії, навчання — все це цілком обґрунтовано. А от «про всяк випадок» — ні.

Людям набагато комфортніше, коли мета є чіткою і пов’язаною з чимось корисним.

Записуйте свідомо, а не за замовчуванням

Не кожну розмову потрібно записувати.

Автоматичне записування всіх даних призводить до накопичення обсягів інформації, які ви не в змозі реально опрацювати, і підвищує ризики, не приносячи при цьому істотної користі.

Будьте вибірковими. Записуйте лише ті розмови, для яких це дійсно корисно.

Ставтеся до записів як до персональних даних

Бо це так.

Це означає, що потрібно продумати, хто матиме до них доступ, де вони зберігатимуться та як довго їх зберігатимуть. Це також означає, що потрібно бути готовим пояснити, що з ними станеться після завершення дзвінка.

Якщо вам незручно це пояснювати, то, ймовірно, все налаштовано неправильно.

Використовуйте інструменти, що сприяють прозорості

Ваша система запису повинна сприяти дотриманню вимог, а не заважати цьому.

Це означає:

  • Чіткі індикатори початку запису
  • Контроль над моментом початку запису
  • Просте управління доступом
  • Прості налаштування видалення або збереження

 

Саме тут візуальна фіксація стає справді корисною. Коли запис є невід’ємною частиною перебігу зустрічі, а не відбувається непомітно у фоновому режимі, це дозволяє усунути значну частину невизначеності.

Не ускладнюйте

Не потрібно запам'ятовувати всі закони кожної країни.

Якщо ви будете чітко, свідомо та з повагою підходити до запису розмов, то зможете уникнути більшості ситуацій, які і стають причиною проблем.

Чому у 2026 році ваша система звукозапису має більше значення, ніж ви думаєте

Напевно, ви вже зрозуміли, що відповідь напитання «чи є незаконним записувати розмову без згоди співрозмовника»залежить від того, де ви перебуваєте і що ви робите із записом згодом. Закон встановлює межі, але більшість проблем виникають через те, як саме відбувається запис під час розмови.

Подумайте, як це зазвичай відбувається. Починається нарада, десь стартує запис, але ніхто на це особливо не звертає уваги. Учасники продовжують розмову, вважаючи, що всі інші знають, що відбувається. Пізніше цей запис зберігають, поширюють, узагальнюють і завантажують в інші системи. Ніхто ніколи не зупинявся, щоб пояснити, що саме записується і навіщо.

Коли процес запису організовано так, що люди це помічають і розуміють, все сприймається зовсім інакше. Є чітка відправна точка, люди бачать, як це відбувається, і нікому не доводиться гадати, що ж насправді відбувається. Це позначається на всьому, що відбувається далі, особливо зараз, коли записи не просто зберігаються, а й транскрибуються, узагальнюються, індексуються та використовуються різними командами.

Саме тут на допомогу приходять такі інструменти, як tl;dv . Замість того, щоб просто запустити щось у фоновому режимі й сподіватися, що люди це помітять, запис стає видимим і стає частиною самої зустрічі. Очевидно, коли він починається, результат структурований так, що є дійсно корисним, і немає ніякої двозначності щодо того, що відбувається під час дзвінка. tl;dv надсилає дозволи перед організованими зустрічами, щоб учасники були повністю поінформовані про запис дзвінка без будь-яких незручних розмов або необхідності пам’ятати про те, щоб щось запитати. Це також надзвичайно прозоро, чого не можна сказати про локальні записи, такі як Hyprnote або AI-асистент для зустрічей Notion. Звісно, вони мають візуальні підказки, щоб хтось поставив запитання, але якщо запитання не ставлять, відповідальність за це не на них, а на вас. 

Тож коли люди запитують, чи є незаконним записувати когось без дозволу, насправді вони намагаються з’ясувати, чи здається їм такий спосіб правильним і чи витримає він критику. Якщо це виглядає таємно чи незрозуміло, зазвичай саме з цього і починаються проблеми. Якщо ж це очевидно, пояснено та інтегровано в хід зустрічі, ви опиняєтеся в набагато вигіднішому становищі.

Поширені запитання щодо законного запису засідань

Не завжди. Цезалежить від того, де ви перебуваєте, чи берете участь у розмові та як використовується запис. У багатьох випадках запис дозволено робити, якщо ви є учасником розмови, але щойно цей запис поширюється або використовується в робочих цілях, зазвичай застосовуються закони про конфіденційність та захист даних.

Часто так. У багатьох юрисдикціях дозволено записувати розмову, учасником якої ви є, але правила змінюються, якщо інші учасники не знають про це або якщо запис використовується не для особистих цілей. Щодо робочих дзвінків, то безпечніше буде попередити про це учасників.

Збирання даних стає питанням, що стосується GDPR, щойно воно стосується персональних даних.

Це невисокий поріг.

Якщо у записі містяться чийсь голос, ім’я, думки або будь-що, що може допомогти ідентифікувати особу, це вже підпадає під відповідні вимоги. Більшість нарад, телефонних розмов та інтерв’ю належать до цієї категорії, а це означає, що ви не просто записуєте розмову, а обробляєте персональні дані.

А обробка даних — це не просто натискання кнопки «Записати». Вона включає збереження файлу, транскрибування, узагальнення, поширення або передачу даних в інші інструменти. Як тільки ви виконуєте будь-яку з цих дій, на вас поширюються вимоги GDPR.

GDPR — це законодавчий акт ЄС, але його дія не обмежується кордонами ЄС. Якщо ви ведете справи з особами, які перебувають на території ЄС, цей регламент може застосовуватися навіть у тому випадку, якщо ваша компанія зареєстрована в іншій країні. Навіть якщо він не застосовується в прямому сенсі, він встановив стандарти щодо того, як люди очікують, що їхні дані будуть оброблятися.

Отже, питання змінюється.

Не «чи можу я це записати?»
А «чи можу я пояснити, що я з цим роблю?»

На практиці це означає наявність правових підстав, відкрите інформування про те, що ведеться запис, та належне поводження з отриманими даними.

Деякі компанії намагаються зменшити напругу під час нарад, відключаючи ботів, але це також позбавляє учасників чіткого візуального сигналу про те, що ведеться запис. Без цього сигналу відповідальність за те, щоб зробити факт запису очевидним, лягає на компанію, що може бути пропущено і створити ризик.

Використовуйте таку схему, щоб усі учасники дзвінка чітко бачили, що ведеться запис, і щоб про це було повідомлено на початку, наприклад tl;dv. Це дозволяє уникнути плутанини з різними правовими нормами та гарантує, що учасники знають про те, що їх записують, незалежно від їхнього місцезнаходження.

Ні. Дотримання вимог залежить від того, як використовується інструмент і як обробляються дані. Навіть якщо інструмент точно фіксує та транскрибує дані, організації все одно повинні забезпечити прозорість, законність використання та належне управління даними.

Так. Якщо запис містить інформацію, що дозволяє ідентифікувати особу, він вважається персональними даними. Це означає, що інструменти, які використовуватимуться у 2026 році, повинні забезпечувати законність обробки даних, прозорість та дотримання прав користувачів відповідно до GDPR та аналогічних законів про захист персональних даних.

Запитайте безпосередньо, чи записується розмова та як ці записи будуть використовуватися. Якщо вам це не подобається, ви можете попросити припинити запис або вийти з розмови. Ви також можете звернутися зі своїми зауваженнями до своєї організації або до відповідного органу з питань захисту даних.