Багатьом компаніям важко дотримуватися процесу впровадження програмного забезпечення. За даними Really Simple Systems, найбільшою перешкодою для 83% керівників вищої ланки було переконати своїх співробітників використовувати програмне забезпечення та прийняти його. Якщо ви намагаєтеся впровадити нову CRM-систему, систему обліку робочого часу, маркетинговий хаб або щось інше, перед початком роботи необхідно переконатися, що бізнес готовий до успіху. 

У цій статті:

Впровадження програмного забезпечення проти впровадження продукту проти впровадження користувачами/клієнтами

Спочатку давайте розглянемо, як ми можемо визначити прийняття програмного забезпечення в порівнянні з прийняттям продукту, прийняттям клієнтами/користувачами. 

Впровадження програмного забезпеченняВпровадження продуктуПрийняття користувачамиПрийняття клієнтами
Середнє значення
–ing		Перенесення даних між старим програмним забезпеченням і цільовим програмним забезпеченням в організації (або, в більш широкому сенсі, будь-якою особою).Повний процес, під час якого людина пробує новий продукт і стає його постійним користувачем.Перехід від старої системи до нової системи, яку використовує користувач.Залучення нових клієнтів, які користуються продуктами або послугами організації.
Ключові показники ефективності* Частота входу користувачів
* Частота оновлення
* Створення контактів
* Створення/оновлення можливостей
* Завершення активності
* Відкриті/закриті завдання
* Використання чату
* Рівень прийняття
* Час до першого дії
* Кількість унікальних користувачів, які використовують функцію
* Загальна кількість використань функції		* Рівень прийняття
* Час до першого дії
* % користувачів, які використовують функцію вперше		* Рівень прийняття
* Час до першого ключового дії
* Час до отримання вигоди
* Задоволеність, рівень володіння та використання
Етапи впровадження «
»		(1) Забезпечити участь команди підтримки
(2) Налагодити комунікацію
(3) Знайти внутрішніх лідерів
(4) Провести навчальні заходи
(5) Провести внутрішній маркетинг		(1) Поінформованість
(2) Збір інформації
(3) Оцінка/розгляд
(4) Випробування
(5) Прийняття		(1) Поінформованість
(2) Інтерес
(3) Оцінка
(4) Випробування
(5) Прийняття		(1) Поінформованість
(2) Інтерес
(3) Оцінка
(4) Випробування
(5) Прийняття

Стратегії впровадження програмного забезпечення

Стратегії впровадження програмного забезпечення допомагають організації надати користувачам можливість використовувати нове програмне забезпечення як внутрішню CRM-систему. У більшості компаній співробітники використовують лише близько 50% функцій CRM-систем, за які платить компанія.

CRM зараз є серцем кожного зростаючого бізнесу. Згідно з повідомленнями, до 2025 року очікується, що доходи від CRM перевищать 80 мільярдів доларів. Доступність є одним з ключових факторів зростання CRM. Організації тепер можуть отримувати доступ до даних про клієнтів у режимі реального часу (обслуговування клієнтів, маркетинг по електронній пошті тощо), а мобільні та хмарні рішення є лідерами в цій галузі. 

Організації усвідомлюють, що CRM допомагає поєднати платформи та технології з даними про клієнтів для створення персоналізованого досвіду, що має великий вплив на виконання планів з продажу. 

Для впровадження програмного забезпечення в організації можуть використовуватися різні методи. Основними методами є впровадження «великого вибуху», паралельне впровадження та поетапне впровадження. Пілотне впровадження також є ще одним незвичайним методом, який використовується.

Прийняття теорії Великого вибуху

Коли нова система впроваджується без перехідного періоду між існуючою та новою системами, це називається «великим вибухом» або «прямим переходом». Перевага «великого вибуху» полягає в тому, що нова система не повинна бути сумісною з існуючими системами або пов'язаною з ними. 

Це значно спрощує розробку нової системи, особливо в підприємствах, де використовується багато несумісних систем. Однак це більш ризиковано, ніж інші форми впровадження, оскільки стратегія передбачає менше навчальних ресурсів, що вимагає більш ретельного планування.

Паралельне прийняття

Стратегія переходу від попередньої (ІТ) системи до цільової (ІТ) системи в підприємстві відома як паралельне впровадження. Щоб мінімізувати ризик, старі та нові системи працюють одночасно протягом певного періоду, після чого стару систему видаляють, якщо вимоги нової системи виконано. 

Процедура вимагає ретельної підготовки та контролю, а також значних витрат робочого часу. Ця стаття присвячена загальному методу паралельного впровадження; де це доречно, для кращого розуміння процесу використовуються ілюстрації (з реального життя).

Поетапне впровадження

Метод поступового впровадження інновацій (тобто інформаційних технологій, міграції програмного забезпечення, процесів тощо) в організації, при якому різні частини організації впроваджуються в різні проміжки часу, відомий як поетапне впровадження. Поетапне впровадження, поетапна міграція, поетапне рішення, поетапний план, поетапне впровадження та поетапне перетворення — це деякі з інших термінів, що використовуються.

Пілотне впровадження

Підхід до впровадження пілотних проектів застосовується в багатонаціональних організаціях, що мають багато підрозділів або підрозділів, які є повністю автономними. Нова структура спочатку впроваджується в одному з підрозділів або відділів, а потім поступово поширюється на інші підрозділи або відділи.

Вибір стратегії прийняття рішення про усиновлення

Перед початком впровадження необхідно затвердити план впровадження, який залежить від бажаних результатів та форми методу, що буде впроваджено. «Великий вибух», паралельне впровадження та поетапне впровадження — це три форми впровадження, які варіюються від негайного переходу до методу, за яким люди поступово починають використовувати нову технологію протягом певного періоду часу (який може становити тижні, місяці або навіть роки).

Згідно з книгою, написаною Кеном Ісоном, остаточний вибір робиться шляхом визначення пріоритетності цілей, які необхідно досягти, а потім підбору плану для їх досягнення. Нижче наведено цілі, описані Ісоном:

  • Для того, щоб система запрацювала, може знадобитися «критична маса».
  • Якщо існує ризик, необхідне управління ризиками
  • Необхідне сприяння змінам
  • Швидкість переходу
  • Місцеві вимоги до проектування
Тактика та етапи впровадження програмного забезпечення
Джерело: Вікіпедія.

Процес підготовки організації до впровадження програмного забезпечення

Необхідно прийняти рішення щодо можливих змін, щоб спланувати організацію впровадження нового програмного забезпечення. Це важливо для складання графіка або плану переходу, і це можна зробити, написавши технічні вимоги до структури. 

Після визначення умов керівництво повинно погодитися з ними, перш ніж приступати до реалізації плану переходу. Якщо консенсусу не досягнуто, керівництво повинно переглянути умови ще раз, доки не буде досягнуто згоди. Якщо порозуміння досягнуто і контракт підписано, компанія може перейти до наступного етапу.

Виклики для успішного впровадження програмного забезпечення

П'ять кроків до успішного впровадження програмного забезпечення

  1. Забезпечте підтримку команди
  2. Добре спілкуйтеся 
  3. Знайдіть внутрішніх лідерів команди
  4. Проводити навчальні заходи
  5. Внутрішній ринок

Рівень прийняття продукту

Активація користувачів для веб-додатків або додатків для смартфонів вимірюється за рівнем прийняття продукту. Вона може виражатися як відсоток від кількості реєстрацій за певну дату або як кількість за певний період часу, наприклад, кількість активних користувачів за місяць (MAU). Щомісячний рівень прийняття продукту (у відсотках) = [нова кількість MAU / кількість реєстрацій за місяць] * 100, наприклад.

Прихильність — це показник, який використовується декількома компаніями для оцінки рівня прийняття продукту. Кількість користувачів, які входять в систему мінімальну кількість разів, виражена як кількість за певний проміжок часу, називається прихильністю. Визначення активації змінилося, але більша частина визначення прийняття продукту залишилася незмінною.

Ключові показники ефективності для оцінки рівня цифрового впровадження програмного забезпечення

Ключові показники ефективності для вимірювання рівня цифровізації можна розділити на чотири категорії:

  • Результати
  • Особливості
  • Задоволення
  • Намір

Результати

Цей піднабір KPI має мало спільного з концепцією цифрового впровадження. Він скоріше пов'язаний з його функцією. Мета цифрового впровадження — підвищити продуктивність людини, спростити та пришвидшити процес досягнення працівниками та/або споживачами видатних результатів. Завдання полягає в покращенні продуктивності людини та всіх пов'язаних з цим факторів, таких як ефективність.

Особливості

Якщо люди не знають або не цінують усі функції нового інструменту, він не буде ефективно впроваджений. Наприклад, банк може запустити для своїх клієнтів новий додаток, який включає можливість друкувати банківські чеки вдома. Клієнти знайомі з концепцією онлайн-банкінгу і задоволені нею, тому банківський додаток користується великою популярністю. Але з іншого боку, клієнти зовсім не знають про нову функцію друку банківських чеків. 

Задоволення

Ця колекція KPI стосується саме користувачів даного інтерактивного інструменту. Існує кілька показників, які можна використовувати для оцінки задоволеності користувачів.

  • Загальний досвід клієнтів
  • Швидкість виконання запланованого завдання
  • Кількість відвідувачів, які, ймовірно, повернуться
  • Багато відвідувачів люблять давати рекомендації

Намір

Отже, для чого буде використовуватися даний винахід або пристрій? Яка його мета? Яким вимогам він повинен відповідати і які проблеми ви хочете вирішити за його допомогою? Ключові показники ефективності можуть базуватися на відповідях на ці питання. Наприклад, якщо автоматизація впроваджується для прискорення процедур продажу, ви можете відстежувати, скільки часу витрачається на кожну з них.

Якщо ваша компанія впроваджує чат-бота для зменшення навантаження на центр обслуговування клієнтів, ви можете відстежувати кількість дзвінків до центру, а також використання чат-бота.

Остаточні думки щодо впровадження програмного забезпечення

Впровадження програмного забезпечення в організації — це важка боротьба. Але це боротьба, яка є необхідною. Якщо компанія інвестує свій час і зусилля, щоб визначити найкращі показники впровадження та програмне забезпечення для своєї організації, а також надає компанії та співробітникам час і простір для навчання та розвитку, вона зможе правильно впровадити програмне забезпечення, отримавши при цьому багато переваг. З огляду на все це, впровадження програмного забезпечення має величезне значення для всіх.