У сучасному гібридному та remote середовищі зустрічі більше не обмежуються конференц-залами. З появою інструментів транскрипції на основі штучного інтелекту, платформ для відеоконференцій та автоматизованих помічників для зустрічей, організації записують, транскрибують та зберігають обговорення в безпрецедентних масштабах.

Фактично, 78% світових компаній вже використовують штучний інтелект в тій чи іншій мірі, а понад 90% планують збільшити свої інвестиції протягом найближчих трьох років. Таке швидке впровадження робить стенограми зустрічей більш цінними і більш вразливими, ніж будь-коли раніше.

Ці стенограми можуть слугувати безцінним джерелом інформації для управління знаннями, співпраці та підвищення операційної ефективності, але вони також мають значні правові наслідки.

Для керівників юридичних служб, головних юрисконсультів та відповідальних за дотримання нормативних вимог розуміння нюансів протоколів засідань має вирішальне значення. Кожна зафіксована дискусія, чи то мозковий штурм щодо нових продуктів, чи то окреслення стратегічних планів, чи то обмін конфіденційною інформацією про клієнтів, може містити інтелектуальну власність (ІВ), комерційну таємницю або інші конфіденційні дані. Неправильне управління цими протоколами може призвести до суперечок щодо ІВ, штрафних санкцій з боку регуляторних органів або ненавмисного розголошення конфіденційної інформації.

Ця стаття призначена для того, щоб надати юристам необхідні знання для ефективного вирішення цих завдань. Ми розглянемо юридичні аспекти, ризики та найкращі практики, пов'язані з протоколами засідань, щоб ваша організація могла безпечно використовувати ці інструменти, захищаючи при цьому свої найцінніші інтелектуальні активи.

Зміст

Основні юридичні аспекти

Перш за все, важливо знати, наскільки штучний інтелект зараз є частиною мейнстріму. Згідно з дослідженням McKinsey, 94% співробітників і 99% керівників вищого рівня знайомі з інструментами штучного інтелекту. Вони вже не є нішевими. Практичновсі ними користуються.

Що стосується стенограм засідань, то юридичні лідери мають набагато більше справ, ніж просто вирішувати, хто першим вимкне мікрофон. Кожна стенограма може містити ідеї, стратегії та інтелектуальну власність. З цим пов'язані серйозні питання:

Право власності на вміст зустрічі
Хто насправді є власником того, що було сказано на зустрічі? Чи це співробітник, який висловив геніальну ідею під час наради? Чи компанія, яка платить йому зарплату (і Zoom )? Або ж інструмент штучного інтелекту, який перетворив цю ідею на текст швидше, ніж будь-хто міг зробити нотатки? Чітка політика є необхідною, щоб уникнути перетворення вашого наступного мозкового штурму на судову драму.

Захист інтелектуальної власності
Стенограми засідань можуть бути джерелом цінних ідей, що підлягають патентуванню, комерційних таємниць та власних стратегій. Залишати їх незахищеними або некерованими — все одно, що залишити двері сховища широко відкритими з неоновою вивіскою «Приходьте вкрасти наші ідеї!». Юридичні команди повинні заздалегідь продумати, як класифікувати, зберігати та обмінюватися цими цифровими записами.

Конфіденційність та угоди про нерозголошення інформації
Те, що ваш AI-асистент може записувати все, не означає, що він повинен це робити. Транскрипти часто містять конфіденційну інформацію, яка повинна оброблятися відповідно до внутрішніх правил конфіденційності та угод про нерозголошення інформації. Випадкові витоки інформації — це головний біль, пов'язаний із дотриманням вимог.

Дотримання нормативних вимог
Залежно від місця вашої діяльності (або місця перебування учасників зустрічі), вам може знадобитися дотримання вимог GDPR, CCPA та інших законів про конфіденційність. Це означає інформовану згоду, безпечне зберігання, а іноді навіть видалення транскриптів після закінчення встановленого терміну. Юридичні команди не можуть просто сподіватися, що ніхто цього не помітить. Регулюючі органи помічають. І вони не соромляться накладати штрафи.

Питання юрисдикції
Гібридна робота має свої переваги, але це також означає, що в нарадах можуть брати участь представники з різних країн. Різні юрисдикції мають різні правила щодо конфіденційності даних, власності на інтелектуальну власність та ведення документації, тому універсальний підхід рідко працює. Юридичним керівникам потрібен playbook враховує глобальну мозаїку законів. Без цього вони ризикують потрапити в ситуацію «втрати в перекладі» з серйозними наслідками.

Ризики та тривожні сигнали у протоколах засідань

Чи знали ви, що 85% компаній вважають безпеку та відповідність вимогам найважливішим пріоритетом при пошуку інструменту для транскрипції на основі штучного інтелекту? І це цілком справедливо. Забезпечення безпеки даних та відповідності вимогам законодавства є надзвичайно важливим. Ось на що слід звернути увагу керівникам юридичних відділів:

Несанкціоноване розповсюдження або доступ
Транскрипт є настільки безпечним, наскільки безпечними є люди (або системи), які можуть його прочитати. Пересилання транскрипту на неправильний канал Slack або залишення його на спільному диску може перетворити конфіденційну стратегію на плітки в масштабах всієї компанії і, можливо, поставити вашу організацію в скрутне юридичне становище.

Автоматичні послуги транскрипції на основі штучного інтелекту
Деякі інструменти транскрипції на основі штучного інтелекту активно використовують ваші транскрипти для навчання своїх моделей. Це означає, що ваша наступна геніальна ідея продукту може опинитися в наборі даних штучного інтелекту когось іншого. Завжди читайте дрібний шрифт: не всі послуги штучного інтелекту ставляться до вашої інтелектуальної власності як до коронних коштовностей.

tl;dv, наприклад, підкреслює той факт, що стенограми ваших зустрічейніколи не використовуються для навчання моделей штучного інтелекту. Деякі конкуренти, такі як Granola і Notta, заявляють протилежне, стягуючи з вас плату за відмову від корпоративного рівня.

Хмарне сховище без належного шифрування
Зберігання стенограм у хмарному сховищі є зручним, але якщо ці системи не мають належного шифрування та контролю доступу, ви фактично залишаєте свої нотатки з нарад на цифровій лавці в парку. Хакери це обожнюють. Юридичні команди повинні забезпечити дотримання стандартів шифрування як під час передачі, так і під час зберігання даних. Це одна з багатьох причин, чому версії AI-асистентів для нарад від Google та Microsoft для багатьох відстають від конкурентів.

Пам'ятайте: 82% випадків порушення безпеки даних стосуються даних, що зберігалися в хмарі. Навчання співробітників контролю доступу є надзвичайно важливим.

Юридичні наслідки в судових процесах або спорах
Транскрипти можуть стати доказом. Якщо ваша компанія опиниться в судовому процесі, кожна випадкова зауваження, недопрацьована ідея або саркастичний «чудовий план» можуть бути вирвані з контексту. Справа не тільки в тому, що було сказано, але й у тому, хто може це побачити, коли і за якими правилами. Проактивність зараз заощадить багато паніки пізніше.

Ваша юридична команда повинна знати всі тонкощі транскрипції зустрічей за допомогою штучного інтелекту, щоб уникнути неприємних сюрпризів у майбутньому.

Які найкращі практики для юридичних команд?

Навігація по юридичних та нормативних мінних полях протоколів засідань не повинна бути кошмаром. За допомогою правильних політик та робочих процесів юридичні команди можуть захистити інтелектуальну власність з самого початку.

Політика транскрипції
Почніть з основ: чітко визначте:

  • Коли можна записувати зустрічі
  • Як зберігаються транскрипти
  • Коли їх слід видалити.

Подумайте про це як playbook цифрової гігієни. Всі, від стажерів до керівництва, повинні знати правила, тому що культура «просто запиши це для довідки» є причиною витоку конфіденційної інформації.

Управління постачальниками
Не всі послуги з транскрибування за допомогою штучного інтелекту однакові. Юридичні команди повинні ретельно перевіряти постачальників, звертаючи увагу на такі аспекти:

  • Де зберігаються транскрипти
  • Чи використовує продавець дані для навчання моделі
  • Стандарти шифрування та контроль доступу
  • Дотримання GDPR, CCPA або інших чинних нормативних актів

Пам'ятайте: зручність - це добре, але розголошувати свою IP-адресу в дрібному шрифті - ні.

Внутрішні робочі процеси
Визначте, хто може отримати доступ до транскриптів, хто затверджує їх спільне використання та як управляються версії. Чіткий контроль доступу та робочі процеси затвердження запобігають випадковим витокам, дублюванню версій та паніці на кшталт «зачекайте, хто надіслав це клієнту?».

Позначення чутливого вмісту
Не всі транскрипти створюються однаково. Заохочуйте команди позначати обговорення, що містять велику кількість інтелектуальної власності, або чутливі фрагменти. Незалежно від того, чи йдеться про патентоспроможну ідею чи конфіденційну стратегію, позначення чутливих фрагментів забезпечує належний рівень захисту та може заощадити вашій юридичній команді години пошуку інформації в майбутньому.

Впроваджуючи ці практики, керівники юридичних служб забезпечують захист, організованість та готовність своїх команд до роботи в умовах високих ризиків.

Стратегічні можливості, якими можуть скористатися юридичні команди

Протоколи засідань можуть бути стратегічним активом, якщо юридичні команди знають, як ефективно їх використовувати. Ось кілька прикладів того, як вони можуть бути корисними.

Відстеження інновацій та аудит юридичних ризиків
Транскрипти забезпечують перевірену фіксацію ідей, обговорень та рішень. Юридичні команди можуть використовувати їх для відстеження інновацій у часі, моніторингу дотримання внутрішніх політик та виявлення потенційних ризиків, пов'язаних з інтелектуальною власністю, до того, як вони перетворяться на суперечки. Подумайте про це як про проактивну «карту інновацій» з можливістю пошуку, а не як про реактивну юридичну сутичку.

Підтримка подачі заявок на інтелектуальну власність та внутрішньої документації
Добре організований протокол може посилити заявки на патенти, претензії щодо авторських прав та внутрішню документацію з інтелектуальної власності. Завдяки чіткому маркуванню ідей та обговорень за часом юридичні команди можуть створити надійний ланцюжок розвитку, що допоможе захистити винаходи та творчі роботи компанії.

Вплив на політику та збалансування продуктивності
Юридичні керівники мають унікальну можливість формувати політику щодо запису, обміну та зберігання матеріалів засідань, забезпечуючи продуктивність команд без шкоди для інтелектуальної власності. Співпрацюючи з ІТ-відділом, відділом кадрів та керівництвом, юридичні команди можуть розробити практичну та захисну політику. Це дозволить вашій організації скористатися перевагами транскрипції за допомогою штучного інтелекту та remote без шкоди для ключових активів.

Коротко кажучи, коли стенограми розглядаються не просто як побічний продукт зустрічей, вони стають інструментами для стимулювання інновацій, захисту інтелектуальної власності та прийняття стратегічних рішень в організації.

Реальні приклади того, як інструменти штучного інтелекту завдають шкоди юридичним командам

Іноді уроки стають найяснішими, коли ми дивимося на те, що відбулося в реальному світі. Стенограми зустрічей, хоч і є потужним інструментом, але приносять організаціям як головний біль, так і перемоги.

Витік конфіденційного коду через інструменти на базі штучного інтелекту: проактивна заборона Samsung

Світовий гігант електроніки, компанія Samsung Electronics, вжила заходів у 2023 році після інциденту з безпекою, пов'язаного з інструментами на основі штучного інтелекту. За даними Bloomberg, Samsung заборонила своїм співробітникам використовувати ChatGPT та інші чат-боти на основі штучного інтелекту. Це було викликано побоюваннями, що власний код і внутрішні обговорення можуть бути випадково розкриті або збережені, а також, можливо, використані постачальником штучного інтелекту для навчання моделей, якщо співробітники вставлятимуть конфіденційний код або інформацію в такі інструменти.

Хоча це не було безпосередньо результатом транскрипції, це те саме. Якщо вони не довіряють співробітникам ChatGPT, вони також не довірятимуть співробітникам транскрибувати конфіденційну інформацію.

Транскрипція за допомогою штучного інтелекту та ризики для підприємств: прихована відповідальність за DSAR

Поява інструментів транскрипції на основі штучного інтелекту викликала обережність серед юристів. У статті, опублікованій на початку 2025 року, стверджується, що швидке впровадження інструментів транскрипції на основі штучного інтелекту може створити небезпеку, особливо в контексті процесів дотримання вимог, таких як запити на доступ до даних (DSAR). Неперевірене введення та перетворення внутрішніх обговорень може несвідомо призвести до розкриття конфіденційних даних.

Це є фундаментальним порушенням GDPR. Хоча я не зміг знайти конкретних прикладів такого порушення в заголовках новин, здається, що всі сходяться на думці, що технологія вже існує, і найближчим часом такі випадки почнуть виходити на поверхню.

Привілей адвокат-клієнт під загрозою: попередження юридичних консультантів

У грудні 2024 року юридична фірма Perkins Coie опублікувала попередження щодо використання інструментів транскрипції на основі штучного інтелекту в умовах, що передбачають конфіденційність. Їхня стурбованість полягає в тому, що якщо комунікація між адвокатом і клієнтом транскрибується сторонніми сервісами на основі штучного інтелекту, конфіденційність може бути порушена. Після того, як транскрипти зберігаються або стають доступними за межами кола осіб, що мають право на конфіденційність, конфіденційність може бути втрачена. Помилки в транскрипції тільки ускладнюють ситуацію під час судового розгляду.

Цей приклад підкреслює, що ризики не є лише теоретичними. У регульованих секторах, таких як право, фінанси та охорона здоров'я, де конфіденційність є обов'язковою, навіть транскрипт, створений з добрими намірами, може стати перешкодою, якщо він підриває конфіденційність комунікації. Для керівників юридичних служб це нагадування про те, що дотримання нормативних вимог полягає у захисті самих основ довіри в регульованих галузях,а також у захисті комерційної таємниці.

Практичний контрольний список для протоколів засідань

Щоб перетворити стенограми засідань з потенційних зобов'язань на стратегічні активи, юридичним командам потрібна чітка покрокова структура. Ось практичний перелік дій, яких слід дотримуватися:

1. Оцініть інструменти транскрипції

  • Перегляньте умови постачальника щодо власності на інтелектуальну власність та використання даних.

  • Підтвердьте стандарти шифрування та безпечні методи зберігання.

  • Перевірте можливості щодо дотримання транскордонних вимог (GDPR, CCPA тощо).

  • Запитайте: Чи зберігає інструмент транскрипти необмежений час, чи можна налаштувати автоматичне видалення?

2. Встановити внутрішні політики

  • Визначте, які зустрічі слід записувати та транскрибувати.

  • Створіть чіткі правила щодо доступу, обміну та затвердження.

  • Встановіть графік зберігання для видалення або архівування.

  • Позначайте обговорення, що містять багато IP-адрес, або чутливий контент для додаткового захисту.

3. Захист інтелектуальної власності

  • Чітко визначте власність на вміст зустрічі: співробітники проти компанії проти сторонніх інструментів.

  • Використовуйте транскрипти для підтримки патентних заявок, захисту комерційної таємниці та документації інновацій.

  • Навчіть команди уникати обговорення надто делікатних тем у відкритих дзвінках, якщо це не є необхідним.

4. Моніторинг та аудит

  • Регулярно перевіряйте, хто має доступ до транскриптів.

  • Аудит дотримання внутрішніх політик та зобов'язань постачальників.

  • Перевірте, чи не було несанкціонованого використання ШІ або випадкового обміну даними.

Швидкі червоні прапорці, на які слід звернути увагу

Будьте пильні, щоб вчасно помітити ці тривожні ознаки, перш ніж вони переростуть у щось більш серйозне.

  • Постачальники послуг транскрипції на основі штучного інтелекту, які можуть використовувати ваші дані для навчання моделей. (Уникайте їх за будь-яку ціну)

  • Неоднозначні положення щодо права власності на інтелектуальну власність у внутрішніх політиках або контрактах з постачальниками. (Вирішіть це питання якомога швидше)

  • Зберігання транскриптів у незахищених хмарних системах. (Ні, ні і ще раз ні)

  • Питання транскордонного дотримання вимог, які можуть спричинити порушення GDPR або CCPA. (Переконайтеся, що ви дотримуєтеся вимог)

  • Відсутність чіткого алгоритму затвердження для обміну або використання стенограм. (Визначте чіткі правила, поясніть їх усім і дотримуйтесь їх)

Дотримуючись цього переліку, юридичні команди можуть зменшити ризики, захистити інтелектуальну власність та перетворити стенограми на справжній стратегічний актив, не перетворюючи кожне засідання на сесію юридичного огляду.

Щоб зробити все ще більш зрозумілим, ось таблиця того, що можна і не можна робити, яку ви можете переглянути.

ЗРОБИТИ ✅НЕ ❌
Встановіть чіткі правила транскрипції – коли записувати, хто може отримати доступ, правила зберіганняЗаписуйте все без розбору – фіксуйте нерелевантні або конфіденційні зустрічі без правил
Ретельно перевіряйте інструменти транскрипції на основі штучного інтелекту – перевіряйте положення про інтелектуальну власність, шифрування, транскордонну відповідність вимогам.Сліпо використовувати сторонні інструменти – ризикуючи витоком інтелектуальної власності або ненавмисним навчанням штучного інтелекту
Позначайте чутливий або IP-важкий контент для додаткового захистуВільно змішуйте конфіденційний та публічний контент – це збільшує ризик витоку інформації
Визначте право власності на вміст зустрічі – співробітники проти компанії проти постачальникаЗалиште право власності на інтелектуальну власність неоднозначним – це призведе до юридичних суперечок у майбутньому.
Контроль доступу та впровадження робочих процесів затвердженняЗберігання транскриптів у незахищених хмарних системах – приваблює хакерів або внутрішні витоки інформації
Регулярно перевіряйте дотримання вимог та використання – переконайтеся, що політики дотримуютьсяНе вважайте, що ніхто не зловживатиме транскриптами – самовпевненість призводить до викриття
Використовуйте транскрипти для підтвердження подачі заявок на реєстрацію інтелектуальної власності та юридичної документаціїСтавтеся до стенограм як до одноразових нотаток – вони втрачають стратегічну та юридичну цінність.

Захист інтелектуальної власності: про що повинні пам'ятати юридичні команди

Протоколи та нотатки з нарад містять чудові короткі підсумки ваших розмов. Але вони також мають набагато більше значення. Це важливі записи, що фіксують ідеї, стратегії та інтелектуальну власність. Для керівників юридичних служб відповідальність є чіткою: встановлювати політику, захищати інтелектуальну власність та забезпечувати дотримання вимог.

Завдяки активному управлінню процесами створення, зберігання, доступу та обміну транскриптами юридичні команди можуть:

  • Запобігайте дороговартісним витокам інтелектуальної власності.

  • Уникайте порушень нормативних вимог або вимог транскордонного дотримання.

  • Перетворіть протоколи засідань на стратегічні активи для відстеження інновацій та юридичного документування.

Коротко кажучи, продумане управління транскриптами дає вашому бізнесу пряму конкурентну перевагу. Юридичні керівники, які діють зараз, можуть захистити ідеї своєї організації, зменшити ризики та підтримати культуру інновацій, і все це без необхідності мікроуправління кожним Zoom .

Пам'ятайте: транскрипт у неправильних руках є зобов'язанням. Транскрипт, який правильно управляється, є стратегічною золотою жилою.

Часті запитання про стенограми засідань та право власності на інтелектуальну власність

Право власності зазвичай належить компанії, а не співробітнику або постачальнику послуг транскрибування. Однак неоднозначні політики або умови постачальника можуть ускладнити ситуацію. Завжди уточнюйте в контрактах і внутрішніх політиках, хто зберігає права на записаний і транскрибований контент.

Так. Стенограми можуть бути представлені в судових або регуляторних спорах. Тому управління доступом, зберіганням та точністю має вирішальне значення. Необережна зауваження в стенограмі може бути вирване з контексту, якщо не буде належним чином контрольоване.

Це залежить від постачальника. Деякі інструменти, такі як tl;dv, зобов'язуються ніколи не використовувати дані клієнтів для навчання штучного інтелекту. Інші, такі як Notta і Granola, вимагають корпоративного плану, щоб відмовитися від цього. Завжди уважно переглядайте умови постачальника перед затвердженням.

Транскрипти часто містять особисті дані, тому вони підпадають під дію суворих правил щодо згоди, зберігання, видалення та транскордонної передачі. Недотримання цих правил може призвести до значних штрафів. Юридичні команди повинні ставитися до транскриптів як до регульованих даних.

Основними ризиками є несанкціонований доступ та порушення безпеки даних. Дослідження показують, що 82% порушень стосуються даних, що зберігаються в хмарі, тому шифрування, контроль доступу та ретельна перевірка постачальників є обов'язковими.

При правильному управлінні стенограми створюють перевірений слід інновацій. Записи зустрічей з часовими мітками можуть посилити патентні заявки, претензії щодо авторських прав та захист комерційної таємниці, документуючи, хто що придумав і коли.

Ні. Надмірне записування створює непотрібну відповідальність. Організації повинні визначити чіткі правила щодо того, коли дозволено транскрибувати (наприклад, розробка продукту, зустрічі, що стосуються дотримання вимог), а коли краще не записувати обговорення.