Sie haben ein Gespräch von Microsoft Teams aufgezeichnet - großartig! Jetzt kommt eine ebenso wichtige Aufgabe: die Weitergabe dieser Aufzeichnung an Ihr Team, an das gesamte Unternehmen oder an diejenigen, die einfach nur wissen müssen, was passiert ist. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Weitergabe der wertvollen Erkenntnisse und Diskussionen, die in Ihrem Gespräch festgehalten wurden. Ihre aufgezeichnete Besprechung kann Schlüsselstrategien, wichtige Entscheidungen oder entscheidende Momente der Zusammenarbeit enthalten. Wenn Sie diese Aufzeichnungen Ihrem Team zur Verfügung stellen, ist gewährleistet, dass auch diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, auf dem Laufenden bleiben und von dem gesamten Kontext der Diskussionen profitieren können.
Aber das ist nicht so einfach. Um die Aufzeichnungen von Teams herunterladen zu können, müssen Sie den Anruf von Teams aufgezeichnet haben. Und die einzige Person, die den Teams-Anruf aufzeichnen kann, ist diejenige, die die administrative Befugnis dazu hat... und ein kostenpflichtiges Konto.
Wenn Sie diese jedoch haben, führen wir Sie durch die Schritte zum effizienten Herunterladen einer Teamaufzeichnung und zur gemeinsamen Nutzung Ihrer Anrufaufzeichnungen. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, diese Aufzeichnungen zu nutzen, um die Kommunikation und den Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen zu verbessern (und Ihnen eine potenziell bessere Alternative anzubieten!)
Herunterladen von Teamaufzeichnungen
Hier finden Sie eine umfassende Anleitung zum Aufzeichnen, Finden, Verwalten und effektiven Nutzen von Meeting-Aufzeichnungen in Microsoft Teams.
- Starten Sie die Aufzeichnung in Microsoft Teams:
Um eine Aufzeichnung in einem Microsoft Teams Meeting zu starten, gehen Sie zu den Meeting-Steuerelementen und wählen Sie "Weitere Aktionen" und anschließend "Aufzeichnen und transkribieren".
Sobald Sie die Aufzeichnung starten, werden alle Teilnehmer benachrichtigt - dies ist wichtig für die Transparenz.
Die Aufzeichnung erfasst alle Aspekte des Meetings: Audio, Video und alle Bildschirmfreigabeaktivitäten, die stattfinden. - Aufzeichnung stoppen:
Wenn Sie die Aufzeichnung stoppen möchten, navigieren Sie erneut zu "Weitere Aktionen" und dann zu "Aufzeichnen und transkribieren".
Sie haben die Möglichkeit, die Aufzeichnung entweder ganz zu stoppen oder nur den Transkriptionsdienst zu beenden, wenn er bereits läuft. Sie können diese Entscheidung je nach Bedarf treffen. - Aufzeichnungen finden:
Nach der Aufzeichnung werden die Besprechungen automatisch in SharePoint für Kanalbesprechungen oder in OneDrive für andere Arten von Besprechungen gespeichert.
Sie können diese Aufzeichnungen leicht im Besprechungs-Chat oder im Unterhaltungs-Thread des Kanals finden, was einen einfachen Zugriff für eine spätere Überprüfung ermöglicht. - Wer kann aufzeichnen:
Die Aufzeichnungsmöglichkeiten hängen von den Lizenz- und Berechtigungseinstellungen des Benutzers in Office 365 oder Microsoft 365 ab.
Die Optionen zum Aufzeichnen einer Besprechung können variieren, unabhängig davon, ob Sie der Organisator der Besprechung, eine Person aus derselben Organisation, ein Gast oder aus einer anderen Organisation sind. - Ablauf verwalten:
Microsoft Teams Aufnahmen bleiben nicht ewig bestehen. Sie haben eine voreingestellte Ablaufzeit, die von Ihren Admin-Einstellungen bestimmt wird.
Sie können jedoch bei Bedarf das Ablaufdatum für jede Aufzeichnung nach Ihren Anforderungen oder Admin-Rechten anpassen. - Herunterladen und Freigeben von Aufzeichnungen:
Normalerweise haben der Organisator des Meetings und der Initiator der Aufzeichnung die Möglichkeit, die Aufzeichnung herunterzuladen.
Nach dem Herunterladen können diese Aufzeichnungen wie jede andere Datei in OneDrive oder SharePoint freigegeben werden, was eine große Flexibilität bei der Verteilung bietet. - Speicherung und Berechtigungen:
Die Aufzeichnungen werden sicher in OneDrive oder SharePoint gespeichert, so dass sie sicher gesichert sind.
Beachten Sie, dass die Zugriffsberechtigungen variieren können. So haben beispielsweise der Organisator und der Aufzeichner in der Regel Bearbeitungsrechte, während andere möglicherweise nur Anzeigeberechtigungen haben. - Datenschutz und rechtliche Erwägungen:
Es ist wichtig, die Funktionen der Plattform zu kennen und zu verstehen, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und rechtliche Fragen. Dazu gehört, dass Sie wissen, wer rechtmäßig auf die Aufzeichnung zugreifen kann, und dass alle Teilnehmer wissen, dass die Besprechung aufgezeichnet wird.
Wenn Sie diese Schritte und Überlegungen befolgen, können Sie Ihre Microsoft Teams Meeting-Aufzeichnungen effektiv verwalten und sicherstellen, dass sie als wertvolle Ressource für Ihr Team oder Ihre Organisation dienen.
Wo werden heruntergeladene Teamanrufe gespeichert?
Microsoft Teams Sitzungsaufzeichnungen werden auf OneDrive und SharePoint gespeichert. Die Integration mit weit verbreiteten Speicherplattformen ist zwar nützlich, kann aber die Verwaltung und den Zugriff auf diese Aufzeichnungen erschweren. Auch wenn Teams Premium erweiterte Optionen für die Aufzeichnungsverwaltung bietet, werden diese möglicherweise nicht allen differenzierten Anforderungen jeder Organisation gerecht, insbesondere wenn Sie mit Kunden oder Auftragnehmern arbeiten, die in Zoom oder Google Meet arbeiten.
Der Bedarf an erweiterter Funktionalität
Die Benutzer müssen möglicherweise durch mehrere Plattformen navigieren, um ihre Aufzeichnungen zu finden und zu verwalten, was zu Verwirrung oder Ineffizienz führen kann. Außerdem reichen die Standardeinstellungen und -funktionen von Teams, selbst in der Premium-Version, möglicherweise nicht aus, um die unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Teams und Projekte zu erfüllen.
Hier kommt eine Lösung eines Drittanbieters wie tl;dv ins Spiel, die ein erweitertes Spektrum an Funktionen bietet, um diese Einschränkungen zu überwinden. tl;dv vereinfacht nicht nur den Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung von Aufnahmen, sondern bietet auch erweiterte Funktionen wie:
Erweiterte Suchfunktionen: Finden Sie schnell bestimmte Teile einer Besprechungsaufzeichnung anhand von Schlüsselwörtern oder Phrasen, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern. Es werden ALLE Aufzeichnungen durchsucht, nicht nur die, die Sie gerade ansehen, und kann auch ähnlich wie ChatGPT verwendet werden.
Benutzerdefinierter Zugriff und Freigabe: Optimieren Sie die gemeinsame Nutzung von Aufzeichnungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens und stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit den richtigen Zugriff haben.
Umfassende Integration: Es lässt sich nahtlos in bestehende Microsoft Teams -Setups integrieren und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, die die Lernkurve reduziert und die Benutzerakzeptanz erhöht. Es lässt sich auch in Zoom und Google Meet sowie in eine Reihe anderer Tools und Software integrieren, darunter CRM-Systeme und Zapier.
Zusätzliche Aufzeichnungsfunktionen: Bieten Sie mehr als nur grundlegende Aufzeichnungsfunktionen, wie z. B. automatische Transkripte und umsetzbare Zusammenfassungen, und verändern Sie so die Art und Weise, wie Teams ihre Meeting-Aufzeichnungen nutzen.
Durch die Integration von tl;dv mit Microsoft Teams können Unternehmen die Aufzeichnung von Meetings erheblich verbessern und sicherstellen, dass diese wichtige Funktion mehr als nur ein Werkzeug ist - sie wird zu einem Motor für Effizienz und Zusammenarbeit.
Fehlerbehebung bei allgemeinen Problemen beim Herunterladen von Microsoft Teams
Auch wenn Sie die Schritte korrekt ausführen, können beim Herunterladen von Anrufen von Microsoft Teams Probleme auftreten:
Aufzeichnung nicht verfügbar: Wenn Sie die Aufzeichnung nicht finden können, überprüfen Sie, ob die Besprechung tatsächlich aufgezeichnet wurde. Außerdem sind Aufzeichnungen nicht sofort verfügbar; es dauert eine Weile, bis sie verarbeitet und hochgeladen werden.
Probleme mit der Berechtigung: Wenn Sie die Aufzeichnung nicht herunterladen können, stellen Sie sicher, dass Sie über die erforderlichen Berechtigungen verfügen. Wenden Sie sich an den Organisator des Meetings oder Ihren Teams-Administrator, wenn Sie glauben, dass ein Berechtigungsfehler vorliegt.
Technische Pannen: Manchmal können die Probleme auf technische Störungen oder Updates in Teams zurückzuführen sein. Versuchen Sie, den Cache der Teams-App zu leeren oder nach ausstehenden Updates zu suchen.
Während Microsoft Teams großartige Grundfunktionen für das Aufzeichnen und Herunterladen von Anrufen bietet, können Tools von Drittanbietern wie tl;dv zusätzliche Funktionen und Komfort bieten. Unabhängig davon, ob Sie die nativen Funktionen von Teams nutzen oder sich für die Integration von Tools wie tl;dv entscheiden, ist es wichtig, dass Sie die rechtlichen und datenschutzrechtlichen Richtlinien einhalten und sich über Lösungen zur Fehlerbehebung im Klaren sind, um ein reibungsloses Arbeiten zu gewährleisten. Da sich der digitale Arbeitsbereich weiter entwickelt, kann die effektive Nutzung dieser Tools zu produktiveren und effizienteren Meetings führen.
