Effektive Meeting-Strategien für remote und hybride Teams sind, wenn sie vorbereitet und einsatzbereit sind, der Schlüssel zur Minimierung von Zeitverlusten.
Während sich die remote Revolution fortsetzt (und auf tl;dv WE.ARE.HERE.FOR.IT 👏 👏👏 👏), besteht die leichte Vermutung, dass remote Meetings in einem etwas anderen Zeit-Raum-Kontinuum abgehalten werden als vor Ort. Zwar entfällt das Pendeln, und Sie müssen den Konferenzraum nicht verlassen, um mit dem Finanzteam zusammenzukommen, aber es kostet trotzdem Zeit, Energie und Ressourcen. Ja, das ist richtig - produktive Arbeitszeit wird potenziell verschwendet.
Wenn Sie also auf der Suche nach Strategien für die Leitung effektiver Meetings sind, dann sind Sie hier genau richtig. Im Folgenden haben wir einen Punkt-für-Punkt-Zeitplan erstellt, der es Ihnen ermöglicht, die Dinge in den Griff zu bekommen und gleichzeitig den Zeitaufwand für Meetings zu reduzieren.
Doch bevor wir uns auf das Ganze stürzen, müssen wir auf eine wichtige Sache hinweisen.
tl;dv macht Sitzungen effizienter
Dafür gibt es viele, viele Gründe, und wir könnten den ganzen Tag über unseren Online-Meeting-Recorder schwärmen. Um jedoch all die Zeit zu sparen, die wir besprochen haben, werden wir alles auf dem Weg dorthin aufzeichnen.
Definieren Sie die Ziele der Besprechung
Der erste Schritt bei allen wirksamen Strategien für Teambesprechungen besteht darin, das Ziel zu definieren. Fragen Sie sich: "Was ist der Zweck dieser Besprechung?
Handelt es sich um eine Entscheidungssitzung, eine Sitzung zum Informationsaustausch oder eine Brainstorming-Sitzung?
Früher wurden Meetings abgehalten, um über Meetings zu sprechen... um über Meetings zu sprechen. Und um fair zu sein, die gute alte persönliche Besprechung hatte den Ruf, ein wenig zeitraubend zu sein.
Doch mit der modernen Technik und dem Aufkommen von remote wird heute erwartet, dass Meetings ein Ziel haben, zielgerichtet und produktiv sein sollten.
Die Sitzungen wurden kühler und eleganter.
Legen Sie also Ihre Ziele fest, bevor Sie die Teilnehmer zur Versammlung einladen. Auf diese Weise weiß jeder, was von ihm erwartet wird und was Sie erreichen müssen.
Eine Agenda erstellen
Sobald Sie sich für ein Ziel entschieden haben, erstellen Sie eine Tagesordnung, die Sie den Sitzungsteilnehmern im Voraus zukommen lassen können. Eine Tagesordnung gibt dem Treffen eine Struktur und ermöglicht es allen, sich auf das Thema zu konzentrieren und beim Thema zu bleiben.
Nehmen Sie Themen auf, die besprochen werden müssen, Fragen, die beantwortet werden müssen, und alle anderen Informationen, die Sie für wichtig halten. Wenn Sie vor dem Treffen eine Tagesordnung haben, sind Sie alle auf derselben Seite, so dass Tangenten, Abschweifungen und tiefgründige Gespräche über The Voice Ihren Fluss nicht stören.
Sie können blitzschnell ein- und aussteigen, und alles ist abgedeckt.
Entscheiden Sie sich für die Technologie
Es gibt heutzutage SO VIELE Möglichkeiten, ein remote Meeting abzuhalten, aber gehen Sie nicht davon aus, dass jeder auf Zoom mitmachen kann. Es ist immer am besten, sich vor Beginn der Besprechung beim Team zu melden.
Wenn Sie ein gemischtes Team haben, ist es sogar noch wichtiger, weil es einige Teammitglieder geben kann, die nicht per Fernzugriff teilnehmen können. Das kann an der Technik liegen, an der Erreichbarkeit, an Berechtigungen oder einfach an viel beschäftigten Teams, die weniger Meetings brauchen.
Wenn Sie sich jedoch für Google Meet oder sogar Zoom als das virtuelle Meeting-Tool Ihrer Wahl entscheiden, lassen sich beide hervorragend mit tl;dv integrieren.
tl;dv bietet eine Plattform, die für alle zugänglich ist, unabhängig davon, ob es sich um remote oder einen Hybrid handelt. Es ist das perfekte Online-Meeting-Tool, um sicherzustellen, dass jeder mitmachen kann - auch wenn er technisch nicht dazu in der Lage ist.
In diesem Fall kann tl;dv hilfreich sein, da jeder auf alle getroffenen Entscheidungen zugreifen und diese verfolgen kann, aber dazu später mehr.
Teilnehmer auswählen
Nachdem das Ziel und die Tagesordnung feststehen, ist es nun an der Zeit, die Gästeliste zu erstellen.
Wenn Sie schon einmal an einer Sitzung teilgenommen haben, bei der Sie nichts anderes zu tun hatten, als stumm in die Ferne zu starren, dann wurde etwas nicht richtig geplant.
Niemand möchte an einer unnötigen Sitzung teilnehmen, und ebenso wenig möchte jemand unnötigerweise an einer Sitzung teilnehmen.
Abgesehen von der Tatsache, dass man so viel produktive Zeit verlieren kann, kann das Hinzufügen von mehr Stimmen in der Mischung manchmal super einfache Angelegenheiten verkomplizieren.
Selbst wenn die Sitzung für verschiedene Teams und Einzelpersonen relevant ist, kann es die beste Option sein, tl;dv zu nutzen, um sich nach der Veranstaltung auszutauschen.
Mit Zeitstempeln, Markierungen und einer erstaunlichen Transkription können Einzelpersonen und Teams das Wichtige überfliegen und den Rest zurücklassen.
Rollen ernennen
Wie bei allen Sitzungen muss es einen Leiter geben. Diese Person sorgt dafür, dass die Sitzung reibungslos verläuft und gleichzeitig das Ziel und die Tagesordnung eingehalten werden.
Es ist auch eine gute Praxis, andere Rollen zu ernennen, wie z.B. einen Zeitnehmer, der ein Auge darauf hat, wie lange jedes Thema während der Sitzung dauert; einen Entscheider, der die entscheidende Stimme darüber abgibt, was getan wird; oder sogar einen Mitschreiber, der Notizen macht oder einfach nur dafür verantwortlich ist, dass tl;dv eingerichtet wird (die einfachste Aufgabe überhaupt. Es ist SO einfach und kann sogar automatisiert werden!)
Kalendereinladungen senden (und die Tagesordnung senden)
Sie haben den Plan, die Leute und die Macht... jetzt müssen Sie sich nur noch für einen Termin entscheiden und die Einladungen verschicken.
Achten Sie dabei darauf, dass Sie der Einladung zur Besprechung die Tagesordnung beifügen, zusammen mit Links/Passcodes/zauberhaften Schlüsseln für die Teilnahme an der virtuellen Besprechung.
Wenn Sie sich vergewissern, dass alle Teilnehmer alles haben, was sie brauchen, wird es viel einfacher, wenn das Treffen stattfindet.
Wenn Sie etwas mitbringen oder vorbereiten müssen, z. B. Figuren, Dias oder Makramee-Eulen, schicken Sie dem betreffenden Teammitglied vielleicht eine kurze E-Mail als Erinnerung.
Auch wenn Sie tl;dv verwenden und feststellen, dass die Leute diese Zeit nicht einhalten können. Kein Problem! Sie brauchen die Zeit nicht zu ändern, um ein oder zwei Personen unterzubringen. Geben Sie einfach die Aufzeichnung der Sitzung mit den entsprechenden Tags und Zeitstempeln für diejenigen weiter, die es nicht geschafft haben.
Beginnen Sie die Sitzung!
Sie haben alle Vorbereitungen getroffen und nun ist es soweit!
Seien Sie pünktlich.
Nimm etwas Wasser.
Stellen Sie sicher, dass alle technischen Fragen im Vorfeld geklärt sind, und los geht's!
Grundregeln aufstellen
Das Wichtigste zuerst: Wenn alle Teilnehmer in der Besprechung sind, sollten Sie einige Regeln für Videokonferenzen festlegen.
Mikrofone aus, Bildschirme möglichst an, und sei einfach nett.
Die Protokolle werden automatisch erstellt
Dies ist der Teil, in dem Sie bestätigen würden, dass die Person, die das Protokoll führt, auch wirklich das Protokoll führt...
ABER, Sie waren unglaublich schlau und haben beschlossen, tl;dv zu verwenden, also können Sie diesen Teil überspringen.
Die gesamte Besprechung wird automatisch transkribiert, so dass Sie sie jederzeit weitergeben, ausschneiden, auf sie verweisen und sie sogar in Ihr CRM übernehmen können.
Juhu! Du bekommst einen goldenen Stern. ⭐
Bleiben Sie auf Kurs (haben Sie ein Karen!)
Karens haben einen schlechten Ruf, aber meine Güte, die richtige Art von "Karen" kann einen auf dem rechten Weg halten.
Karen können sehr hilfreich sein. Um die Vorteile zu nutzen, über die wir gesprochen haben - weniger Zeitaufwand, weniger Ressourcenverschwendung -, muss sichergestellt werden, dass die Besprechung auf Kurs bleibt.
Holen Sie sich jemanden, der die Peitsche schwingt, damit das Gespräch nicht abschweift.
Aber schön bleiben!
Zeit überwachen
Und obwohl Sie die Rollen bereits festgelegt haben und einen Zeitnehmer haben sollten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle die Uhr im Auge behalten.
Natürlich sollte jeder Punkt in der Sitzung die ihm gebührende Zeit erhalten, aber achten Sie darauf, dass die Punkte kurz und bündig sind, dass sie umsetzbar sind und vor allem, dass sie vorankommen.
Beginn und Einhaltung der Tagesordnung
Es ist wichtig, dass die Tagesordnung eingehalten wird, aber wenn jemand das Gefühl hat, dass etwas sofort besprochen werden muss, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie alle einverstanden sind, bevor Sie sich darauf stürzen.
Ein paar Minuten Diskussion darüber, ob etwas besprochen werden soll oder nicht, kann auf lange Sicht viel Zeit sparen.
Am besten wäre es (wenn es nicht ganz so dringend ist), dies am Ende der Sitzung zu erledigen.
Wenn Sie jedoch immer noch nicht ganz sicher sind, wie Sie Ihren Terminkalender strukturieren sollen, finden Sie hier eine Möglichkeit, zu entscheiden, was wann erledigt werden soll:
1. Priorisieren Sie die wichtigsten Dinge zuerst
Einfach, aber wichtig. Dies sind die Dinge, die Sie vor dem Ende der Sitzung erledigen MÜSSEN.
2. Kürzere dringende Angelegenheiten
Es sind keine großen und beängstigenden Dinge, die zu tun sind, sondern Punkte, die schnell entschieden, delegiert oder umgesetzt werden können, um Zeit zu sparen.
3. Logisch bleiben
Es ist weniger logisch, im Februar über die Weihnachtsfeier zu sprechen als über die Pläne für den letzten Verkaufsschub im ersten Quartal. Versuchen Sie, bei kleineren Tagesordnungspunkten Argumente und Logik anzuwenden.
4. "Katerartikel"
Auch wenn Sie die besten Pläne haben, werden Sie nicht alles erledigen können.
Achten Sie auf das, was man als "Katerartikel" bezeichnen könnte.
Das sind die kleinen Dinge, die weder dringend noch superwichtig sind und die nicht besprochen wurden.
Sie können auf tl;dv nachverfolgt und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgerufen werden.
Wenn Sie feststellen, dass diese Punkte ein paar Mal aufgeschoben werden, überlegen Sie, ob sie wirklich wichtig sind.
Aufgaben zuweisen
Nun, da der wichtigste Teil des Treffens vorbei ist und wir darüber gesprochen haben, was wir brauchen, ist es an der Zeit, Dinge zu erledigen.
Die Zuweisung von Aufgaben während der Besprechung ist von entscheidender Bedeutung, da Ihre Besprechung sonst reine Zeitverschwendung ist.
Machen Sie deutlich, was zu tun ist, wer es tun muss und wie die Fortschritte verfolgt werden.
Wenn wir es jetzt tun, bedeutet das, dass wir nicht die Bodenhaftung verlieren, und es bedeutet auch, dass es einen dokumentierten Moment gibt, in dem jemand die Verantwortung übernimmt.
Fristen setzen
Und natürlich sollten Sie für alle diese Maßnahmen Fristen setzen!
Ja, alle! Und legen Sie sie in Stein gemeißelt fest. Nichts Wischiwaschi, denn das gerät in Vergessenheit!
Man kann Fristen später immer noch ändern, aber das geht nicht, wenn man sie nicht von vornherein festlegt.
Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungen und Maßnahmen
Bevor die Besprechung endet, sollte der Leiter der Besprechung noch einmal alle getroffenen Entscheidungen und Maßnahmen durchgehen. Ähnlich wie ein Kellner, der Ihnen Ihre Bestellung vorliest. Auf diese Weise können alle sicher sein, dass sie auf der gleichen Seite stehen.
Vereinbaren Sie das nächste Treffen
Bevor Sie alle wegklicken und sich wieder an die Arbeit machen, sollten Sie sicherstellen, dass die nächste Sitzung anberaumt wird. Diese muss weit genug entfernt sein, um dem Team etwas mitgeben zu können, aber nicht so weit, dass alles in Vergessenheit gerät.
Packen Sie ein!
Lassen Sie die Sitzung nicht endlos in die Länge ziehen. Setzen Sie sich ein Zeitlimit, um die Besprechung zu beenden, damit alle wieder an die Arbeit gehen können.
Und das war's!
Sie haben ein weiteres Treffen aus dem Park gestrichen. ⭐⭐⭐
Klopfen Sie sich selbst auf die Schulter, gönnen Sie sich eine wohlverdiente Tasse Tee oder Kaffee und machen Sie sich an all diese Aufgaben!
Die Sitzung auswerten
Oh, warte... eine Sache noch!
Nach der Sitzung ist es wichtig, den Verlauf der Sitzung zu bewerten. Wie produktiv war sie? Was hätte man verbessern können? Hat jeder einen Beitrag geleistet und sich an der Diskussion beteiligt oder haben einige wenige das Gespräch an sich gerissen?
Indem Sie jede Sitzung reflektieren, können Sie Probleme erkennen, die angegangen werden müssen, und sicherstellen, dass sie sich nicht wiederholen. Sie können auch Feedback von Ihren Teilnehmern darüber einholen, was gut gelaufen ist und was bei künftigen Treffen besser gemacht werden könnte.
Auch hier kann tl;dv unglaubliche Einblicke geben. Sie können nicht nur alle Nicht-Teilnehmer einbeziehen, sondern auch die Protokolle durchsuchen, clip aufrufen und die wichtigsten Erkenntnisse an andere weiterleiten und generell einen kurzen Blick darauf werfen, um alles zu überprüfen. Es ist ein erstaunliches Werkzeug für die Nachbereitung.
Kostenlose Meeting-Vorlagen
Die obige Vorlage ist zwar großartig, wenn wir das so sagen, aber sie ist vielleicht nicht für alle geeignet. Vielleicht haben Sie wöchentliche Besprechungen, bestimmte Abteilungsbesprechungen oder sogar Kundenbesprechungen, die eine etwas andere Struktur benötigen.
Keine Sorge, wir haben alles für Sie! Hier finden Sie einige Vorlagen für verschiedene Arten von Meetings, sowohl remote als auch hybride:
Confluence Remote Meeting-Vorlage
6 Miro Remote Besprechungsvorlagen
Conceptboard Remote Besprechungsvorlagen
Hugo Remote Besprechungsvorlagen
Fellow Hybrid-Meeting-Vorlage
Mural Hybride Besprechungsvorlage
Dies sind alles nur Richtlinien, die Ihnen den Einstieg erleichtern und das Beste aus Ihren Sitzungen herausholen sollen. Es ist wichtig, daran zu denken, dass jedes Team anders ist, also passen Sie sie entsprechend an.
Und wenn tl;dv es für Sie einfacher macht und bedeutet, dass Sie weniger Meetings besuchen müssen... nun, dann ist es sicherlich einen Versuch wert!
