Die Auswahl eines KI-Notizbuchs für Meetings kann überraschend überwältigend sein. Es gibt so viele Tools, von denen jedes behauptet, intelligenter, schneller oder genauer zu sein als das nächste. Aber die meisten Menschen brauchen keine auffällige Demo, sondern etwas, das tatsächlich funktioniert.
Ich habe die letzten Jahre damit verbracht, mit diesen Tools in allen Arten von Meetings zu arbeiten: Kundengespräche, Team-Check-Ins, Interviews, Strategiesitzungen und mehr. Als B2B-Content-Autor mit einem Hintergrund in Journalismus, Vertrieb und Marketing (sowohl im Büro als auch remote) habe ich mehr Notizen gemacht, als ich zählen kann. Ich weiß, was eine Notiz nützlich macht, und ich habe die meisten Tools getestet, die behaupten, dies für Sie zu tun.
In diesem Leitfaden wird aufgeschlüsselt, worauf es bei der Auswahl eines Tools wirklich ankommt, und zwar auf der Grundlage von Erfahrungen aus der Praxis und nicht nur auf der Grundlage von Funktionslisten.
Inhaltsübersicht
TL;DR: Wie man einen AI Meeting Note Taker auswählt (basierend auf realem Gebrauch)
Wenn Sie nur die wichtigsten Erkenntnisse haben wollen, hier ist das, was ich nach jahrelangem Testen dieser Tools gelernt habe:
- Seien Sie sich über Ihren Anwendungsfall im Klaren: Abschriften, Zusammenfassungen, gemeinsame Nutzung oder Suche
- Vergewissern Sie sich, dass es mit Ihrer aktuellen Meeting-Einrichtung funktioniertZoom, Google Meet, Teams)
- Genauigkeit ist wichtiger als alles andere, vor allem bei Akzenten oder unsauberem Ton
- Sie brauchen eine richtige Suche, nicht nur eine Abschrift, die Sie durchforsten müssen.
- Die kostenlosen Tarife variieren stark, also prüfen Sie, was enthalten ist und was hinter einer Bezahlschranke eingeschlossen ist.
- Wenn Sie im Vereinigten Königreich oder in der EU ansässig sind, sollten Sie die Einhaltung der GDPR nicht verweigern.
- Achten Sie auf Verzerrungen in Stimmungen oder Zusammenfassungen, insbesondere in verschiedenen Kulturen und Rollen.
- Gut sieht für jeden anders aus, also wählen Sie, was zu Ihrem Alltag passt, nicht nur eine Liste von Merkmalen
Meiner Erfahrung nach sind die besten Tools diejenigen, die Ihnen Zeit sparen, ohne mehr Arbeit zu verursachen.
Beginnen Sie damit, warum Sie es wirklich brauchen
Bevor Sie sich über Funktionen oder Preise den Kopf zerbrechen, sollten Sie einen Schritt zurücktreten. Der erste Schritt bei der Auswahl eines KI-Notizbuchs für Meetings besteht darin, Ihren spezifischen Anwendungsfall zu verstehen.
Vielleicht führen Sie Ihr eigenes Unternehmen und benötigen zuverlässige Abschriften, damit Sie sich während der Gespräche konzentrieren können, anstatt Notizen zu machen. Vielleicht sind Sie Teil eines wachsenden Teams, das klare Zusammenfassungen und eine Möglichkeit zur Nachverfolgung von Entscheidungen benötigt. Oder Sie leiten Interviews, Workshops oder Kundensitzungen, bei denen es wichtig ist, Zitate schnell herauszuziehen.
Ich brauchte nicht immer viel. Am Anfang wollte ich nur eine einfache Aufzeichnung dessen, was gesagt wurde. Mit der Zeit änderten sich meine Bedürfnisse. Ich brauchte Highlights, die ich an Kunden schicken konnte. Dann wollte ich durchsuchbare Archive, damit ich mich nicht durch alte Google Docs und Audiodateien wühlen musste. Was Sie jetzt brauchen, mag einfach sein, aber es lohnt sich, auch an die Zukunft zu denken.
Die Wahl des richtigen Werkzeugs beginnt damit, dass man sich darüber klar wird, welches Problem man zu lösen versucht. Alles andere ergibt sich dann von selbst.
Genauigkeit ist keine Option
Im Kern geht es bei einem Notizblock für eine Besprechung darum, die richtigen Worte zu finden. Wenn er das nicht kann, ist alles andere unwichtig.
Ich habe Tools verwendet, die makellose Transkripte erstellt haben, auch wenn die Audioqualität nicht besonders gut war. Ich habe aber auch schon welche gesehen, die ein klares Gespräch in ein totales Durcheinander verwandelt haben. Wenn ich eine Abschrift dreimal lesen muss, nur um herauszufinden, was jemand tatsächlich gesagt hat, spart mir das keine Zeit. Ich muss dann doppelt arbeiten.
Bei der Genauigkeit geht es nicht nur um die Rechtschreibung. Sie umfasst auch Interpunktion, Sprecherbezeichnungen und die Art und Weise, wie das Tool mit Füllwörtern oder ungünstigen Pausen umgeht. Einige Tools bereinigen die Dinge sehr gut, ohne dass der Sinn verloren geht. Andere sind so wortwörtlich, dass sie jedes "ähm" und jeden halb gebildeten Satz übernehmen, was schnell unlesbar wird.
In Kreisen des britischen Journalismus, Otter fast schon ein Running Gag. Es ist dafür bekannt, dass er bei regionalen Akzenten, insbesondere bei denen aus Liverpool, völlig zusammenbricht. Ich habe gesehen, wie es Interviews in ausgewachsene Meme verwandelt hat. Es kommt einfach nicht gut mit Unterschieden im Tonfall, im Dialekt oder im Zwiegespräch zurecht.
Wenn Ihre Anrufe starke Akzente, mehrere Sprecher oder Hintergrundgeräusche beinhalten, sollten Sie das Tool richtig testen. Die besten Tools verarbeiten echte Gespräche, nicht nur geskriptete Audiodaten unter perfekten Bedingungen.
Die wichtigste Erkenntnis ist einfach: Mit wem werden Sie tatsächlich sprechen?
Passt der AI Meeting Note Taker zu Ihrer Einrichtung?
Bevor Sie sich in die Funktionen eines Tools verlieben, sollten Sie prüfen, ob es tatsächlich mit der Art und Weise funktioniert, wie Sie Ihre Besprechungen durchführen.
Die meisten KI-Notizprogramme lassen sich in gängige Plattformen integrieren, aber nicht alle sind gut. Einige funktionieren nur mit Zoom. Andere benötigen eine Chrome-Erweiterung, die im Hintergrund läuft. Bei einigen müssen Sie die Aufnahmen manuell hochladen, was den Sinn der Sache irgendwie zunichte macht.
Ich habe vor kurzem ein Tool getestet, das viel zu bieten hatte: scharfe Transkripte, eine saubere Benutzeroberfläche und wirklich nützliches Tagging. Ich war neugierig, wie es im Vergleich zu tl;dv abschneidet, das ich natürlich seit langem benutze. Aber dann habe ich festgestellt, dass es nur Zoom unterstützt. Und ich verwende Google Meet für fast alles. Das schloss es komplett aus.
Im Folgenden finden Sie einige gängige Integrationen, auf die Sie achten sollten:
- Zoom
- Google Meet
- Microsoft Teams
- Google Kalender oder Outlook Kalender
- Slack
- Zapier
- Begriff oder Projektmanagement-Tools
Je reibungsloser die Integration, desto besser. Ein guter KI-Notizspeicher sollte sich in Ihre Einrichtung einfügen und einfach funktionieren. Ohne Aufhebens. Keine Reibung.
Kann der AI-Notizenschreiber Zusammenfassungen, Highlights und Aktionspunkte gut handhaben?
Ein guter KI-Notizführer sollte mehr tun, als nur zu wiederholen, was gesagt wurde. Intelligente Zusammenfassungen, klare Hervorhebungen und Aktionspunkte sind der Punkt, an dem die Dinge beginnen, wirklich nützlich zu werden.
Die Frage ist, wer entscheidet, was wichtig ist? Sie oder die KI? Einige Tools machen es richtig. Sie identifizieren Themen, erkennen Entscheidungen und heben Aufgaben hervor, ohne Sie mit Wiederholungen zu erdrücken. Andere verpacken die Abschrift einfach neu und bezeichnen sie als Zusammenfassung. Das ist nicht nützlich. Es ist nur Rauschen.
Als jemand, der im Vertrieb, im Journalismus, im Marketing und im Content-Bereich tätig war, habe ich erlebt, dass verschiedene Teams unterschiedliche Anforderungen an ein Meeting stellen. Was für mich als Marketingspezialist wichtig ist, kann für jemanden aus dem Bereich Produkt oder customer success irrelevant sein. Manche Tools haben damit zu kämpfen. Man installiert sie und stellt fest, dass das Ganze auf die Vertriebspipeline zugeschnitten ist, ohne an andere Rollen zu denken. Der Customer success bleibt auf der Strecke. Strategieanrufe wirken flach. Keiner weiß, für wen die Zusammenfassung wirklich gedacht ist.
Es gibt auch eine kulturelle Seite. Als Brite merke ich, wenn ein Tool Nuancen oder den Tonfall völlig verfehlt. Amerikanisch geprägte Formulierungen, übermäßig enthusiastische Aufzählungspunkte oder Aktionspunkte, denen niemand wirklich zugestimmt hat. Das ist sehr subtil, aber wenn man international arbeitet, merkt man das schnell. Ich arbeite mit Menschen aus der ganzen Welt zusammen, und das ist etwas, was tl;dv wirklich gut hinbekommt. Es versucht nicht, jedem Gespräch einen einheitlichen Stil aufzudrücken.
Bevor Sie sich also von einer auffälligen Demo beeindrucken lassen, fragen Sie sich: Versteht dieses Tool, wie Sie und Ihr Team tatsächlich sprechen, denken und arbeiten? Oder schiebt es nur die Version einer anderen Person vor, wie ein gutes Meeting aussieht?
Das sollte eine wirklich hilfreiche Zusammenfassung enthalten:
- Wichtige Entscheidungen während der Telefonkonferenz
- Nächste Schritte oder Aktionspunkte, die idealerweise jemandem zugewiesen werden
- Die wichtigsten behandelten Themen, ohne die gesamte Niederschrift neu zu schreiben
- Nützliche Highlights, nicht nur wiederholte Sätze
- Angemessene Sprache, die der Art und Weise entspricht, wie Ihr Team kommuniziert
Wenn das nicht der Fall ist, ist es wahrscheinlich nicht so intelligent, wie es behauptet.
Datenschutz, Sicherheit und Compliance für Ihren KI-Notizenschreiber (insbesondere in Großbritannien/EU)
Das ist ein großes Problem für mich. Ich musste bereits hervorragende Tools allein aufgrund ihrer Datenschutzrichtlinien (oder des Fehlens solcher) ablehnen. Wenn Sie im Vereinigten Königreich oder in der EU leben, können Sie es sich nicht leisten, diesen Teil auszulassen.
Viele Tools mit Sitz in den USA erkennen an, dass es die Datenschutzgrundverordnung gibt, aber wenn man das Kleingedruckte liest, ist es oft vage oder unvollständig. Daten können überregional gespeichert, von Dritten eingesehen oder zum Trainieren von Modellen verwendet werden, wenn Sie sich nicht ausdrücklich dagegen entscheiden. Und viele Menschen werden nicht einmal merken, dass dies im Hintergrund geschieht.
Dann gibt es noch die Stimmungsanalyse.
Es klingt schlau: Tonfall, Stimmung und emotionale Signale zu erfassen. Aber in der Praxis kann es sich ganz schön daneben anfühlen. Ich habe schon erlebt, dass Tools neutrale britische Antworten als negativ einstuften oder ruhige Professionalität als Desinteresse missverstanden haben. Was jemand sagt, ist nur die Hälfte der Geschichte. Die Art und Weise, wie sie es sagen, ist zutiefst kulturell geprägt und wird von Modellen, die in erster Linie auf US-amerikanische Sprachmuster trainiert sind, oft falsch interpretiert.
In unserem Team arbeiten wir über Zeitzonen und Kulturen hinweg, einschließlich der regelmäßigen Zusammenarbeit mit Kollegen in Ländern wie Brasilien, Japan, Kanada und noch mehr. Was in einer Kultur als klar und respektvoll gilt, kann in einer anderen als "flach" oder "kalt" bezeichnet werden. Die Gefahr ist nicht nur, dass wir uns ungenau ausdrücken. Es besteht darin, dass wir anfangen, Menschen auf feste emotionale Kategorien zu reduzieren, die sie nie gewählt haben. Selbst wenn ein Tool behauptet, regionale Normen zu berücksichtigen, kann es sich immer noch so anfühlen, als würde eine vereinfachte Version der Persönlichkeit einer Person ohne Kontext und ohne Zustimmung gesendet werden.
Ich bin der Erste, der zugibt, dass ich meine eigene Sichtweise habe. Ich komme aus dem Verkauf und dem Marketing und habe daher ein Gespür für Energie und Überzeugung. Aber ich weiß auch, dass nicht jeder auf diese Weise kommuniziert. Tools, die davon ausgehen, dass es eine "richtige" Art und Weise gibt, wie man in einer Besprechung klingt, laufen Gefahr, die Menschen, die sie benutzen, falsch zu repräsentieren.
Und das, bevor Sie überhaupt zum Kernthema kommen: Sicherheit. Wenn Sie vertrauliche Gespräche weitergeben, Kundenanrufe bearbeiten oder Abschriften langfristig speichern, muss die Technologie hermetisch sein.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die wichtigsten Kriterien:
- GDPR-konforme Speicherung
- Rechenzentren in der EU
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (im Ruhezustand und bei der Übertragung)
- Anpassbare Datenspeicherung
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
Wenn ein Tool Ihnen keine klaren Antworten darauf geben kann, wo Ihre Daten gespeichert werden, wer sie sehen kann oder wie es mit der Analyse umgeht, ist das keine Grauzone. Das ist ein Nein.
Suchen und Abrufen sollte kein Alptraum in Ihrem AI Meeting Note Taker sein
Es gibt viele Tools, mit denen man eine Besprechung aufzeichnen kann. Der eigentliche Test ist, wie schnell Sie hinterher das Nützliche herausholen können.
Wenn ich eine wichtige Entscheidung aus der Telefonkonferenz des letzten Monats nicht in weniger als zehn Sekunden finden kann, erfüllt das Tool seine Aufgabe nicht. Man sollte sich nicht durch eine Wand von Abschriften blättern müssen, nur um herauszufinden, was jemand gesagt hat, oder ob er es überhaupt gesagt hat.
Die Suche sollte schnell und flexibel sein und sich an Ihrer Denkweise orientieren. Suchen Sie nach Tools, die Folgendes bieten:
- Schlüsselwort- und Sprechersuche
- Tagging oder Clustering von Themen
- Exportierbare Highlights und Zitate
- Filtern nach Datum, Teilnehmer oder Besprechungstitel
Außerdem ist es hilfreich, wenn das Tool nicht nur Wörter, sondern auch die Bedeutung versteht. Wenn Ihr Gehirn in Konzepten und nicht in exakten Sätzen arbeitet, kommen Sie mit Strg+F nicht sehr weit. Und vergessen wir nicht die Transkriptionsfehler. Wenn Sie schon einmal selbstbewusst den falschen Liedtext gesungen haben, werden Sie verstehen, wie "falsch verstandene Besprechungen" zu peinlichen Momenten führen können. Mit einem intelligenten Tool lassen sich solche Fehler leichter erkennen und beheben.
Eine Sache, die ich an tl;dv liebe, ist die Tatsache, dass die Meeting-Bibliothek fast wie Google funktioniert. Sie können alle Ihre früheren Aufzeichnungen nach Thema, Stichwort oder Namen durchsuchen und direkt zum richtigen Moment springen. Das ist eine kleine Funktion, die viel Zeit spart.
Sie sollten Ihre eigenen Unterhaltungen nicht entschlüsseln müssen. Mit dem richtigen Werkzeug können Sie direkt auf das Wesentliche zugreifen.
Kostenloser Plan vs. kostenpflichtiger Plan - Was bekommen Sie wirklich?
Viele KI-Notizprogramme behaupten, kostenlos zu sein, aber "kostenlos" bedeutet nicht immer das, was man denkt.
Einige bieten ein echtes Freemium-Setup an. Das bedeutet vollen Funktionsumfang, keine zeitlichen Beschränkungen, nur ein Upgrade, wenn Sie mehr Speicherplatz oder Teamzugang benötigen. Bei anderen handelt es sich um getarnte kostenlose Testversionen, bei denen Sie Ihre Daten eingeben, eine Woche lang Zugang erhalten und dann einen harten Stopp einlegen. Bei einigen haben Sie vollen Zugang, aber die Aufzeichnungsminuten sind begrenzt. Andere wiederum schränken grundlegende Funktionen wie Export oder Videowiedergabe ein.
Vollständige Offenlegung: tl;dv bietet einen kostenlosen Plan für immer an, der unbegrenzte Aufnahmen, Transkriptionen und Notizen beinhaltet. Sie erhalten nicht Zugang zu allen Funktionen. Dinge wie erweiterte Analysen, Admin-Kontrollen oder bestimmte Integrationen sind den kostenpflichtigen Tarifen vorbehalten, aber die Kernfunktion ist wirklich brauchbar. Es ist auch super einfach zu aktualisieren und zu skalieren, wie Sie benötigen, ohne sich für 3 Jahre binden zu müssen, wie andere umsatzbasierte Tools.
Vergleichen Sie das mit Fireflies, das ebenfalls kostenlos ist, aber Sie erhalten die Videoaufzeichnung nur, wenn Sie ein Upgrade durchführen. Sie arbeiten im Wesentlichen nur mit dem Transkript. Und Fathom bietet zwar Zusammenfassungen in seiner kostenlosen Version, verfügt aber nicht über die tieferen Organisationsfunktionen und die Flexibilität, die Sie benötigen, wenn Sie mehrere Projekte oder Teams verwalten.
Ich bin schon einmal darauf hereingefallen. Ein kostenloser Plan klingt großzügig, bis die eine Funktion, die man tatsächlich braucht, blockiert wird. Deshalb teste ich in der Regel im Vorfeld kostenpflichtige Versionen, nicht weil ich jede Funktion sofort haben möchte, sondern weil ich sehen will, wie das Tool in der Praxis funktioniert.
Wenn Sie einen langfristigen Nutzen anstreben, sollten Sie sich für ein Freemium-Modell entscheiden, in das Sie hineinwachsen können. Etwas, das vom ersten Tag an gut funktioniert, ohne die Grundlagen hinter einer Bezahlschranke zu verbergen.
Was bedeutet "gut" für einen KI-Notizenschreiber für Meetings?
Nicht jeder KI-Notizblock ist für jede Person geeignet, und genau das ist der Punkt. Bevor Sie sich auf etwas festlegen, sollten Sie sich fragen, was "gut" für Sie wirklich bedeutet.
Bevorzugen Sie etwas Minimalistisches, das sich auf das Wesentliche beschränkt und nicht im Weg steht?
Oder möchten Sie eine Plattform mit mehr Funktionen wie Suche, Tagging, Hervorhebungen, Integrationen und Analysen?
Verwenden Sie es alleine oder teilen Sie Ihre Notizen mit einem Team oder Kunden?
Benötigen Sie es für tägliche Besprechungen, wöchentliche Kontrollbesprechungen oder nur für gelegentliche Strategiegespräche?
Es ist SO einfach, sich in auffälligen Funktionen zu verlieren, aber meistens ist das beste Werkzeug das, an das man kaum denken muss. Dasjenige, das Ihren Tag im Stillen reibungsloser gestaltet.
Für mich ist ein guter KI-Besprechungsassistent nicht einfach nur ein Transkript. Er gibt mir aktiv meine Zeit zurück. Er hilft mir, organisiert zu bleiben, Mitarbeiter einzubinden und zum nächsten Thema überzugehen, ohne in Ordnern zu wühlen. Das ist mein Standard. Ihr Standard sieht vielleicht anders aus, und genau deshalb lohnt es sich, ihn herauszufinden, bevor Sie loslegen.
Spickzettel: Wie man einen AI-Notizblock auswählt
Nicht alle Tools sind gleich. Bevor Sie loslegen, sollten Sie diese wichtigen Fragen im Hinterkopf behalten:
- Wofür brauche ich das eigentlich: Abschriften, Zusammenfassungen, gemeinsame Nutzung oder Suche?
- Funktioniert es mit den bereits bestehenden MeetingsZoom, Meet, Teams)?
- Kann es mit Gesprächen in der realen Welt umgehen: Akzente, Übersprechen, Hintergrundgeräusche?
- Hilft mir die Suchfunktion tatsächlich, Dinge schnell zu finden?
- Ist der kostenlose Plan tatsächlich nutzbar oder ist er nur ein Aufhänger?
- Wird sie den Datenschutz und die Einhaltung regionaler Vorschriften, insbesondere der GDPR, beachten?
- Sind die Zusammenfassungen genau, oder fehlen ihnen Ton und Kontext?
- Passt es zu meiner Rolle und meinem Kommunikationsstil und nicht nur zu dem von jemand anderem?
Testen Sie, was Sie brauchen, und nicht, was die Landing Page Ihnen vorgibt zu wollen.
Wenn Sie ein Werkzeug suchen, das das Wesentliche abdeckt, ohne dass Sie durch Reifen springen müssen, tl;dv ein guter Ausgangspunkt.
Ich arbeite mit ihnen, und zwar völlig transparent, aber selbst wenn ich objektiv bin, wäre ich ohnehin bei dieser Lösung geblieben. Es ist wirklich kostenlos, funktioniert reibungslos mit realen Besprechungen und beherrscht Suche, Zusammenfassungen und Nuancen besser als die meisten anderen.
Ich habe viele dieser Tools getestet. tl;dv ist dasjenige, auf das ich immer wieder zurückkomme, nicht aus Pflichtgefühl, sondern weil es tatsächlich so funktioniert, wie ich es brauche.
FAQs zur Auswahl eines AI-Notizbuchs für Meetings
Was ist die wichtigste Funktion eines KI-Notizbuchs?
Für die meisten Menschen ist es die Genauigkeit. Ein Tool, das nicht klar transkribieren oder die Sprecher nicht richtig identifizieren kann, ist eher lästig als hilfreich. Danach sollten Sie auf intelligente Zusammenfassungen, eine einfache Suche und zuverlässige Integrationen mit Ihrer Meeting-Plattform achten.
Sind kostenlose KI-Meeting-Assistenten sinnvoll?
Können KI-Notizgeräte für Interviews oder Recherchen eingesetzt werden?
Ja, einige Tools sind dafür hervorragend geeignet. Achten Sie auf Sprechertrennung, Kennzeichnung und die Möglichkeit, Highlights oder Zitate zu exportieren. Wenn Sie mit sensiblen Daten arbeiten, überprüfen Sie die Datenschutzrichtlinien.
Welches ist der beste KI-Notizspeicher für kleine Teams?
Wie kann ich einen KI-Notizführer für Meetings testen, ohne Zeit zu verschwenden?
Buchen Sie ein paar Besprechungen mit geringem Risiko (interne Treffen, Einzelaufnahmen usw.), lassen Sie das Tool laufen und fragen Sie sich dann:
- War es einfach zu bedienen?
- Habe ich dem Ergebnis vertraut?
- Würde ich tatsächlich auf diese Notizen zurückgreifen?
Das reicht in der Regel aus, um festzustellen, ob es zu Ihrem Arbeitsablauf passt.
Wenn Sie noch mehr Zeit sparen wollen, können Sie auch versuchen, ein oder zwei Tools zu einem einzigen Meeting hinzuzufügen. Das ist zwar nicht ideal für den Umgang mit Kunden, aber Sie können die Tools buchstäblich Seite an Seite vergleichen.
