Die Menschen sitzen um einen Holztisch und treffen sich

Keine Sitzungstage: Warum und wie man sie einführt

Es klingt zu schön, um wahr zu sein, aber das ist es nicht! No Meeting Days gibt es wirklich. Ja, Sie haben richtig gelesen. Ein Tag, an dem keine Besprechungen auf dem Programm stehen und sich jeder auf die Arbeit konzentrieren kann, die erledigt werden muss, anstatt sich darüber zu unterhalten, was zu erledigen ist. Für ein Konzept, das so einfach ist, wirkt es auf viele ziemlich revolutionär.

Unternehmen wie Facebook und Atlassian sind führend bei der Einführung von No-Meeting-Days. Diese "No Meeting Days" ermöglichen es den Mitarbeitern, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren und nur dann mit ihren Kollegen zu sprechen, wenn es für sie günstig ist, anstatt durch einen festen Zeitplan eingeschränkt zu sein.

Atlassian hat untersucht, wie Meetings Zeit kosten und der Produktivität im Wege stehen können. Und obwohl Meetings immer ihren Platz in der Geschäftswelt haben werden, waren die Ergebnisse ziemlich schockierend. In der Studie fühlten sich 45 % der Befragten von der schieren Anzahl der Meetings, an denen sie teilnahmen, überfordert. 73 % gaben zu, während der Meetings andere Arbeiten zu erledigen, und weitere 39 % gaben zu, in Meetings zu schlafen.

Fast die Hälfte der Befragten (47 %) beklagte außerdem, dass Besprechungen der größte Zeitfresser in allen Büros seien.

Was ist ein sitzungsfreier Tag?

Auch wenn das oben Gesagte eine knappe Betrachtungsweise ist, begann der "No Meeting Day" als Disruptor-Bewegung. Es war eine Möglichkeit für die Menschen, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren und der Versuchung eines weiteren Meetings zu entgehen, bei dem sie möglicherweise abschalten könnten. Inzwischen ist das Konzept sehr beliebt, da es Teams ermöglicht, die Kontrolle über ihre eigene Zeit zu übernehmen und produktiver zu sein.

Das Konzept hat sich seither exponentiell verbreitet, und die MIT Sloan Management Review führte sogar eine Studie durch, die neben vielen anderen Vorteilen auch bei Unternehmen, die einmal pro Woche einen Tag ohne Besprechungen einführten, eine deutliche Verbesserung der Autonomie, der Effizienz und einen enormen Rückgang des wahrgenommenen Mikromanagements und des Stresses feststellen konnte.

Keine Sitzungstage sind schließlich glückliche Tage!

Die Studie untersuchte 76 Unternehmen, in denen es eine Art von "No Meeting Day" gab (No Meeting Friday, No Meeting Thursday usw.), und sprach dann mit einer Reihe von Personen aus dem oberen Management und untersuchte eine Reihe von quantitativen Daten vor und nach der Einführung der Programme.

Die Zahlen waren verblüffend. Durch die Festlegung eines einzigen Tages pro Woche als "No Meeting Day" stieg die Produktivität im Durchschnitt um 35 %. Bei denjenigen, die sich für zwei Tage entschieden hatten, erhöhte sich dieser Wert auf 71 % und stieg sogar noch weiter auf 73 %. Die Daten gleichen sich aus, lassen aber darauf schließen, dass etwa drei Tage ohne Besprechungen pro Woche das optimale Gleichgewicht darstellen, das zu einem Anstieg der Leistung, der Produktivität und der allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter führt.

Warum sollten Sie "No Meeting Days" einführen?

No-Meeting-Days sind für Teams jeder Größe von Vorteil. Sie ermutigen die Mitarbeiter nicht nur, die Kontrolle über ihre eigene Zeit zu übernehmen, sondern ermöglichen auch eine bessere Zusammenarbeit und mehr Kreativität, indem sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, intensiv über Projekte nachzudenken. Sie sind auch eine großartige Möglichkeit, die Kraft von Konzepten wie Deep Work zu nutzen.

Wenn Sie beispielsweise jede Woche einen "No Meeting Friday" einführen, können alle Mitarbeiter ohne Unterbrechung oder Ablenkung durch Besprechungen arbeiten, was für Dinge wie Planung, Strategieentwicklung und allgemein für die Bewältigung von Aufgaben, für die man sonst keine Zeit hätte, von Vorteil sein kann.

Darüber hinaus können "No Meeting Days" dazu beitragen, das Stressniveau zu senken, das psychische Wohlbefinden zu verbessern und eine bessere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu fördern. Ein überlegter und maßvoller Umgang mit dem Arbeitsleben und die Nutzung anderer Ideen wie asynchrone Kommunikation und Arbeit ermöglichen einen viel natürlicheren Arbeitsfluss. Dies kommt auch internationalen Teams zugute und sorgt dafür, dass an manchen Tagen nicht alle Mitarbeiter zur gleichen Zeit anwesend sein müssen, was den Umgang mit Zeitunterschieden wesentlich erleichtert.

Wie führen Sie "No Meeting Days" ein?

Die Idee, die hinter der Einführung eines besprechungsfreien Tages steht, ist einfach: An diesem Tag werden keine Besprechungen angesetzt. Das klingt vielleicht leichter gesagt als getan, ist aber gar nicht so schwer.

Stellen Sie zuallererst sicher, dass jeder über die "No Meeting Days" und die Vorteile ihrer Einführung in Ihrer Organisation Bescheid weiß. Erklären Sie, warum dieses Konzept wichtig ist und wie es den Mitarbeitern helfen wird, sich besser auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Ein guter Weg, um den Erfolg von "No Meeting Days" zu gewährleisten, ist die Festlegung eines oder mehrerer Tage pro Woche, an denen keine Besprechungen erlaubt sind (z. B. "No Meeting Fridays"). Auf diese Weise weiß jeder, wann sein "freier Tag" ist und kann entsprechend planen.

Fördern Sie die Kommunikation außerhalb von Besprechungen, indem Sie Tools wie Slack oder Instant-Messaging-Anwendungen nutzen, damit alle miteinander in Verbindung bleiben. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Mitarbeiter wissen, welche Aufgaben im Voraus erledigt werden müssen, damit sie entsprechend planen und unnötige Besprechungen vermeiden können.

Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung eines Tools wie tl;dv und die Erstellung von Aktionspunkten während einer Besprechung, auf die sich die Teilnehmer beziehen können - entweder mithilfe von Videos, Zeitstempeln oder der Transkriptionsfunktion.

Sobald Sie sich für einen (oder mehrere) besprechungsfreien Tag(e) entschieden haben, stellen Sie sicher, dass alle davon wissen. Hängen Sie überall im Büro Erinnerungen aus, versenden Sie E-Mails oder Slack-Nachrichten oder veranstalten Sie ein informelles Treffen im Vorfeld des Tages selbst, um die Vorteile des besprechungsfreien Tages mit Ihrem Team zu besprechen.

Vergewissern Sie sich, dass jeder versteht, warum dieses Konzept wichtig ist und wie es ihnen helfen wird, produktiver und kreativer zu werden.

Gibt es Nachteile der "No Meeting Days"?

Es besteht natürlich immer die Möglichkeit, dass die "No Meeting Days" nicht für jeden geeignet sind. Manchen Menschen fällt es schwer, sich zu konzentrieren, wenn sie nicht in Meetings sind, und sie brauchen vielleicht mehr Struktur oder Anleitung. Außerdem lassen sich manche Aufgaben besser von Angesicht zu Angesicht besprechen als über Instant-Messaging-Apps oder E-Mails, so dass wichtige Gespräche verpasst werden könnten, wenn keine Sitzungen erlaubt sind.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass "No Meeting Days" nicht gleichbedeutend sind mit "kein Kommunikationstag". Vielmehr bedeutet das Konzept, dass an diesen Tagen nur wenige oder gar keine Besprechungen stattfinden sollten und sich die Zusammenarbeit auf Aktivitäten außerhalb von Besprechungen wie asynchrone Kommunikation und Brainstorming, Aufgabenmanagement, Dokumentation und Chat-Messaging konzentrieren sollte.

Die Anpassung und Umsetzung des Konzepts eines "No-Meeting-Days" oder mehrerer "No-Meeting-Days" erfordert eine Änderung der Denkweise im gesamten Unternehmen. Sie werden feststellen, dass einige Mitarbeiter befürchten, dass ohne regelmäßige Besprechungen oder Gelegenheiten, sich mit allen zu treffen, die Standards nachlassen könnten. Dies wirft jedoch die Frage nach der ursprünglichen Arbeitsstruktur und Denkweise auf. Wenn man sich nicht darauf verlassen kann, dass die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit vorankommen oder sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen, dann gibt es möglicherweise andere, tiefer liegende Probleme, die angegangen werden müssen.

Die asynchrone Revolution

Viele können zwar nicht einfach damit beginnen, Meetings an drei Tagen in der Woche ausfallen zu lassen, aber es gibt andere Möglichkeiten, die Überlastung der Mitarbeiter durch Meetings - ob vorgeschrieben oder nicht - zu begrenzen.

Asynchrone Kommunikation - bei der jeder in seinem eigenen Tempo arbeiten und nach Bedarf zusammenarbeiten kann - könnte für maximale Produktivität und minimale Ermüdung sorgen.

Asynchrone Tools wie tl;dv bieten die perfekte Plattform für die asynchrone Zusammenarbeit, die es mehreren Personen ermöglicht, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, ohne gleichzeitig online sein zu müssen. Unabhängig davon, ob Ihre Besprechungen über Zoom, Google Meetoder sogar im Büro stattfinden, kann das Tool dabei helfen, die gesamte Kommunikation zu verfolgen und zu dokumentieren, damit sie entsprechend weitergegeben werden kann.

Außerdem können die Mitarbeiter ihre Aufgaben produktiver erledigen und qualitativ hochwertigere Ergebnisse erzielen, da sie weniger durch unproduktive Besprechungen abgelenkt werden. Besprechungen können ohne jeden stattfinden und zu einem Zeitpunkt, an einem Ort und in einer Stimmung nachgeholt werden, die zu maximaler Effizienz führt. 

Letztendlich besteht das Ziel eines "No Meeting Day" darin, durch die Abschaffung unnötiger oder unproduktiver Besprechungen mehr Zeit und Raum für sinnvolle Arbeit zu schaffen. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jede Veränderung wie diese auf eine Initiative der Mitarbeiter und der Geschäftsleitung zurückgehen sollte, um erfolgreich zu sein und einen langfristigen Kulturwandel herbeizuführen. 

Warum probieren Sie nicht einmal die "No Meeting Days" aus und sehen, wie sich Ihr Arbeitsablauf dadurch verändert? Sie werden von den Ergebnissen überrascht sein.

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