Effiziente Mitarbeitereinführungen sind für neue Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung, da sie den Ton für ihre gesamte Betriebszugehörigkeit angeben. Remote onboarding kann ein großartiger Weg sein, um den Einführungsprozess zu rationalisieren, aber es ist nicht ohne seine Herausforderungen. 

Eine der größten Hürden beim Onboarding von remote ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter von remote Zugang zu den erforderlichen Technologie- und Kommunikationswerkzeugen haben. Dazu kann Software für virtuelle Meetings, Videokonferenzen, Dateifreigabe und mehr gehören. 

Eine weitere Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter von remote in der Lage sind, mit den anderen Teammitgliedern in Verbindung zu bleiben. Dies kann durch regelmäßige Besprechungen oder Teamanrufe sowie durch kollaborative Projektmanagement-Tools oder Online-Zusammenarbeitsplattformen wie Slack oder Trello geschehen.

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist es wichtig, die Flexibilität und den Komfort von remote onboarding zu betonen. Mit den richtigen Tools und der richtigen Vorbereitung kann das Onboarding auf remote ein einfacher und effizienter Prozess sein, der sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern hilft, das Beste aus ihrer Arbeitserfahrung herauszuholen. Darüber hinaus ist es wichtig, den Mitarbeitern von remote proaktiv alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein. Dies kann Online-Schulungsmaterial, Onboarding-Checklisten oder andere digitale Tools und Ressourcen umfassen.

Die Gestaltung eines effizienten Onboarding-Prozesses kann jedoch einfacher sein, wenn Sie wissen, worauf Sie in den einzelnen Phasen achten müssen - vor allem, wenn Sie aus der Ferne arbeiten. Bei den vielen Optionen und Möglichkeiten, die es gibt, ist es oft schwer zu wissen, wo man anfangen soll. Diese einfache Onboarding-Checkliste remote hilft Ihnen, einen effektiven und effizienten Prozess zu gestalten.

Eine einfache Remote Onboarding-Checkliste für effizientes Onboarding

Werfen wir einen Blick auf eine einfache Checkliste remote , mit der Sie den Prozess optimieren können.

1. Technologie und Kommunikationsmittel

Haben Sie alle Maßnahmen ergriffen, damit die Mitarbeiter von remote Zugang zu den notwendigen Technologien und Kommunikationsmitteln haben? Dazu gehören Software für virtuelle Meetings wie Donut für geplante Treffen und soziale Aktivitäten wie Spiele, Videokonferenzen wie Zoom und Google Meet für Live-Meetings und Schulungen, Dateifreigabe wie Google Drive, Dropbox oder Onedrive, Dokumentationstools wie Notion und Google Docs und mehr.

Wenn nicht, sollten Sie diese Tools zur Verfügung stellen oder Ihre Mitarbeiter darin schulen, wie sie diese effektiv nutzen können. tl;dv ist ein hervorragendes Tool für die Erstellung von Standardvideos, z. B. Videos, die neuen Mitarbeitern und Kunden helfen, bestimmte Funktionen und Tools zu nutzen. Alles in allem kann ein 360-Grad-Mitarbeitermanagement-Tool wie Workday und Eddy entscheidend dazu beitragen, hohe Erfolgsquoten bei der Mitarbeiterbindung und -produktivität zu erzielen, da sie Ihnen helfen, jeden Mitarbeiter sowohl auf der persönlichen als auch auf der organisatorischen Ebene zu verwalten. 

Zu beachtende Punkte:

  1. Vergewissern Sie sich, dass der neue Mitarbeiter Zugang zu allen im Unternehmen verwendeten Videokonferenzsystemen hat. 
  2. Hilfe Mitarbeiter können maßgeschneiderte Videokonferenzen einrichten und haben Zugang zu Benutzerhandbüchern.
  3. Stellen Sie sicher, dass die Internetverbindung des Mitarbeiters kein Hindernis darstellt und stabil genug ist, um Videokonferenzen und die Arbeit zu erleichtern. 1,5 Mbit/s sollten das Minimum sein, um Online-Sitzungen und allgemeine Arbeitstätigkeiten zu ermöglichen. 
  4. Wurden alle technischen Geräte, sowohl Software als auch Hardware, für den Mitarbeiter oder von ihm korrekt eingerichtet? 
  5. Übersenden Sie die gesamte Arbeitsplatzausstattung, einschließlich Computer, Kopfhörer, Maus, Tastatur und andere Arbeitsmittel. 
  6. Vereinbaren Sie eine Sitzung mit dem IT-Team

2. Verbunden bleiben

Gibt es einen Plan, wie die Mitarbeiter von remote mit den anderen Teammitgliedern in Kontakt bleiben können? Dazu können regelmäßige Besprechungen oder Teamanrufe gehören, aber auch kollaborative Projektmanagement-Tools oder Online-Plattformen für die Zusammenarbeit wie tl;dv, Google Docs, Slack oder Trello.

Führen Sie leistungsfähige Systeme wie Coaching, Mentoren und Buddy-Systeme ein, um Ihren neuen Mitarbeitern zu helfen, sich kulturell richtig zu integrieren. Sie werden auch offener für die Kommunikation mit diesen Parteien sein, wenn sie formalisiert ist. Zavvy ist ein großartiges Tool, das Ihnen nicht nur bei der Automatisierung von Mitarbeiterverwaltungsprozessen hilft, sondern auch bei der Optimierung Ihres Buddy-Systems, um sicherzustellen, dass es keinen unangemessenen Druck auf andere Mitarbeiter wie Coaches, Mentoren und andere Kollegen ausübt.

Es ist ideal, Nachholsitzungen abzuhalten. Donut kann Ihnen dabei helfen, einen automatischen Zeitplan für alle Nachholsitzungen zu erstellen, damit Sie nicht jedes Mal, wenn eine Sitzung stattfindet, manuell Einladungen versenden und damit verbundene Aufgaben durchführen müssen. 

Zu beachtende Punkte: 

  1. Sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter in den ersten Wochen Kontakte zu Personen aus verschiedenen Abteilungen knüpfen kann
  2. Einrichtung einer automatischen Willkommens-E-Mail-Serie
  3. Für neue Mitarbeiter sollten Kommunikationssysteme wie E-Mail, Slack-Channel und andere Tools eingerichtet werden. Das IT-Team sollte eine Liste aller Kommunikationsplattformen haben, auf die neue Mitarbeiter achten müssen. 
  4. Wurde ein Buddy-, Mentoren- oder Coaching-System eingerichtet? 
  5. Kommunizieren Sie so häufig wie möglich sowohl mit asynchronen als auch mit Live-Sitzungen. Die Absprachen sollten jedes Mal gut kommuniziert werden
  6. Die Erwartungen sollten gut kommuniziert werden. KPIs, OKRs, Zeitpläne und vieles mehr sollten deutlich gemacht werden. Wie werden Leistungsüberprüfungen durchgeführt?
  7. Wurde der Mitarbeiter in alle relevanten E-Mail-Listen für die interne Kommunikation aufgenommen?
  8. Sorgen Sie für einen einfachen Zugang zu Rollen, Verantwortlichkeiten und Vorteilen. 
  9. Vereinbaren Sie im Voraus erste notwendige Treffen, z. B. mit der Personalabteilung, dem Manager, dem Team und dem gesamten Unternehmen. 
  10. Andere Termine wie monatliche Treffen, Nachholtreffen und soziale Aktivitäten sollten erstellt und den neuen Mitarbeitern mitgeteilt werden.

3. Präferenzen berücksichtigen

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihrer remote Onboarding-Checkliste unbedingt die Bedürfnisse und Vorlieben sowohl Ihres bestehenden Teams als auch Ihrer neuen Mitarbeiter. Kein Mitarbeiter ist wie der andere, und es ist schwierig, eine Person in ein oder zwei Tagen vollständig kennenzulernen.

Um das Onboarding von Mitarbeitern zu beschleunigen, müssen Sie jedoch einige grundlegende persönliche Präferenzen der Mitarbeiter kennen. In welchen Zeitzonen leben sie? Wie werden diese Zeitzonen die Arbeitsdynamik für sie und andere Teammitglieder beeinflussen oder verändern? Bevorzugen sie Meetings live oder asynchron? Entspricht dies den bereits bestehenden Systemen, oder können für sie einige Änderungen vorgenommen werden? Vielleicht sind sie eher introvertiert, so dass sie asynchrone Besprechungen bevorzugen und nur dann live sind, wenn es unbedingt notwendig ist.

Wenn Sie mehr über die Person wissen, z. B. über ihre Interessen, Hobbys, Lieblingsbeschäftigungen und vieles mehr, können Sie ihnen Geschenke schicken und dafür sorgen, dass sie sich wohler fühlen und gerne mit Ihnen zusammenarbeiten. Mit diesen Informationen sind Sie in der Lage, einen umfassenden und effektiven Plan zu erstellen, der sie dazu bringt, ihr Bestes zu geben.

Zu beachtende Punkte: 

  1. Planen Sie für Zeitzonen
  2. Gemeinsame Nutzung von Kalendern, um die Buchung von Besprechungen zu erleichtern
  3. Introvertiert oder extrovertiert? Was sind die besten Kommunikationsmittel? Das Team sollte mit diesen Informationen vertraut sein und wissen, wie man mit neuen Mitarbeitern umgeht. 
  4. Fragen Sie nach ihren Erwartungen
  5. Was sind ihre Interessen? 
  6. Beurteilen Sie, inwieweit sie sich durch die Bestimmungen wohl fühlen. Gibt es Raum für Verbesserungen?

4. Zusätzliche Ressourcen

Haben Sie zusätzliche Ressourcen, die remote Mitarbeiter hilfreich finden könnten? Dazu könnten Online-Schulungsmaterialien, Checklisten für die Einarbeitung, Handbücher oder andere digitale Tools und Ressourcen gehören. In jedem Fall ist es wichtig, den Mitarbeitern von remote proaktiv alle notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein.

Ein gutes Beispiel für das perfekte Mitarbeiterhandbuch ist das GitLab-Handbuch, das in gedruckter Form 2400 Seiten umfasst und alle Informationen enthält, die ein GitLab-Mitarbeiter benötigt. Abhängig von der Rolle, die der Mitarbeiter ausübt, benötigt er möglicherweise einige maßgeschneiderte Ressourcen, wie z. B. die Kundenhistorie und Informationen.

Mit tl;dv aufgezeichnete Sitzungen könnten mit den Mitarbeitern geteilt werden, um ihnen eine Zeitmaschine zu den Ereignissen zu geben, die lange vor ihrem Eintritt in das Unternehmen stattfanden. Auf diese Weise hätten sie uneingeschränkten Zugang zu den Erkenntnissen der Organisation und könnten ein solides Verständnis dafür entwickeln, wie die Dinge funktionieren. tl;dv könnte auch als zentrale Lernplattform für die Mitarbeiter dienen, die mit aufgezeichneten Sitzungen gefüllt ist, die mit Demonstrationen, z. B. Bildschirmfreigaben, in die Tiefe gehen und zeigen, wie man Dinge praktisch anpackt.

Da diese Videos auf Abruf zur Verfügung stehen, können die Mitarbeiter sie jederzeit abrufen, wenn sie etwas auffrischen oder lernen müssen. Mit den Zeitstempeln und Transkripten können die Mitarbeiter problemlos Aspekte der Videos überspringen, mit denen sie bereits vertraut sind, und sich nur auf das konzentrieren, was sie im Moment brauchen. 

Worauf Sie achten sollten:

  1. Gibt es eine Wissensbasis? Ist ein Katalog mit wertvollen Informationen jederzeit zugänglich?
  2. An wen kann man sich wenden, wenn Probleme auftreten? 
  3. Haben sie Zugriff auf das Kontaktverzeichnis des Personals?
  4. Haben sie Zugang zum Personalhandbuch?

5. Einchecken

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan für regelmäßige remote Mitarbeiterbesprechungen mit Donut haben, sei es durch Videokonferenzen mit Zoom oder Happy Hour, Telefongespräche, Chats über Slack oder andere Mittel. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind und dass etwaige Bedenken oder Probleme so schnell wie möglich angegangen werden.

Der neue Mitarbeiter sollte ein persönliches Gespräch mit seinem direkten Vorgesetzten führen, um die Rolle und andere Details zu besprechen. Das Gespräch mit dem Vorgesetzten sollte die Weichen für den weiteren Verlauf des Einarbeitungsprozesses stellen, nachdem er von der Personalabteilung bearbeitet worden ist. Der Vorgesetzte sollte die Weichen für die Nachbereitung stellen und mit dem neuen Mitarbeiter einen Termin für die Nachbereitung vereinbaren. Es ist ideal, diese Nachbereitungstreffen nach zwei Wochen, vier Wochen und zwei Monaten abzuhalten. Auf diese Weise kann die Führungskraft die Fortschritte nachverfolgen und dem neuen Mitarbeiter helfen, das Unternehmen und seine Arbeitsweise besser zu verstehen.

Bei diesen Treffen, insbesondere beim ersten, sollte der neue Mitarbeiter über seine KPIs und OKRs informiert werden und darüber, wie seine Leistung überwacht und gemessen wird, einschließlich seiner Fortschritte bei der Eingliederung in das Unternehmen. Ein Verzeichnis der obligatorischen Onboarding-Schulungen könnte auf Notion gehostet werden, mit Häkchen, die es dem Mitarbeiter ermöglichen, jede Schulung nach erfolgreichem Durchlaufen abzuhaken. Neben Notion gibt es aber auch andere Tools wie Trello für die Verfolgung des Fortschritts und Zavvy für die Verwaltung der Mitarbeiter. 

6. Rückmeldung

Schließlich sollten Sie während des gesamten Onboarding-Prozesses sowohl von remote als auch von Ihrem bestehenden Team Feedback einholen. Dies wird Sie dabei unterstützen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die notwendigen Anpassungen an Ihrer remote Onboarding-Checkliste vorzunehmen.

Sie können eine remote Onboarding-Checkliste erstellen, die sowohl umfassend als auch effektiv ist, indem Sie die oben genannten Ideen befolgen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihr bevorstehendes Onboarding zu planen und die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen, können Sie den remote Onboarding-Prozess rationalisieren und remote Mitarbeitern helfen, sich in ihrer neuen Rolle wohlzufühlen.

Was sollte das virtuelle Onboarding beinhalten?

Bei der Erstellung einer remote Onboarding-Checkliste sollten einige Schlüsselelemente berücksichtigt werden. Zunächst ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter in das Team einzuführen und ihm einen Überblick über die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens zu geben. Dies wird remote Mitarbeitern helfen, sich vom ersten Tag an als Teil des Teams zu fühlen. Dies können Sie durch eine Reihe von E-Mails, Online-Chat-Einführungen und Treffen erreichen. 

Doch Besprechungen für jedes einzelne Onboarding fressen schnell die produktive Zeit auf. Der bessere Weg ist daher, alles, was neue Mitarbeiter, Kunden oder Interessenten (je nach Art des Onboardings) benötigen, mit tl;dv aufzuzeichnen und die Videos mit den Teilnehmern zu teilen, damit sie sie durchgehen können. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass die Informationen ankommen. Verwenden Sie Zeitstempel, um Stichpunkte hervorzuheben und ihnen zu helfen, wichtige Teile des Videos zu verinnerlichen. Das Gute daran ist, dass Sie benachrichtigt werden, wenn Ihr Video angesehen wird, so dass Sie schnell nachfassen und sicherstellen können, dass alles reibungslos abläuft. Wie wäre es, Zeit zu sparen? Versuchen Sie dies.

Als Nächstes sollten Sie den Mitarbeitern von remote alle notwendigen Informationen zur Verfügung stellen, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein. Dazu können Stellenbeschreibungen, Unternehmensrichtlinien oder Schulungsunterlagen gehören. Darüber hinaus ist es wichtig, dass die Mitarbeiter von remote Zugang zu den erforderlichen Technologien und Kommunikationsmitteln erhalten. Dazu kann Software für virtuelle Meetings, Videokonferenzen, Dateifreigabe usw. gehören. tl;dv eignet sich hervorragend für die Übermittlung wichtiger Informationen. Egal, ob es sich um eine Sitzung mit einem neuen Kunden oder um die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters handelt, Sie können einen Katalog mit Videos zu häufig gestellten Fragen und eine Wissensdatenbank erstellen, um eine schnellere und selbstbestimmte Einarbeitung zu gewährleisten.

Schließlich ist es wichtig, während des gesamten Onboarding-Prozesses die Meinung sowohl der Mitarbeiter von remote als auch Ihrer derzeitigen Mitarbeiter einzuholen. Dies wird Ihnen helfen, etwaige Mängel zu erkennen und notwendige Änderungen an Ihrer remote Onboarding-Checkliste vorzunehmen. Sie können das Onboarding-Verfahren von remote vereinfachen, indem Sie sich im Vorfeld Zeit nehmen und die Anforderungen aller Beteiligten berücksichtigen.

Tipps für Remote Onboarding

1. Kommunikation

In erster Linie ist die Kommunikation der Schlüssel zum remote Onboarding. Stellen Sie den neuen Mitarbeiter dem Team vor und geben Sie ihm einen Überblick über die Kultur und die Werte des Unternehmens. Außerdem sollten Sie den Mitarbeitern von remote Zugang zu den erforderlichen Technologien und Kommunikationsmitteln geben. 

2. Ausbildung

Geben Sie remote Mitarbeitern alle Informationen, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein. Dazu können Stellenbeschreibungen, Unternehmensrichtlinien oder Schulungsmaterial gehören. Außerdem ist es wichtig, den Mitarbeitern von remote proaktiv Zugang zu den notwendigen Technologien und Kommunikationsmitteln zu verschaffen.

3. Rückmeldung

Schließlich ist es wichtig, während des gesamten Onboarding-Prozesses Feedback sowohl von den Mitarbeitern von remote als auch von Ihrem bestehenden Team einzuholen. Dies wird Ihnen helfen, verbesserungsbedürftige Bereiche zu identifizieren und notwendige Anpassungen an Ihrer remote Onboarding-Checkliste vorzunehmen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, im Voraus zu planen und die Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen, können Sie den remote Einführungsprozess optimieren und remote Mitarbeitern helfen, sich in ihrer neuen Rolle wohlzufühlen.

Warum Remote Onboarding dem traditionellen Onboarding vorzuziehen ist

Virtuelles Onboarding wird aus guten Gründen gegenüber traditionellen Onboarding-Methoden bevorzugt, und zwar angesichts unserer neuen Weltordnung und der Zunahme von remote und der Arbeit von zu Hause aus. 

Zunächst einmal ist das Onboarding unter remote flexibler und kann auf die Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeiters oder Kunden zugeschnitten werden. 

Außerdem können die Mitarbeiter dank remote sofort mit ihrer neuen Tätigkeit beginnen, ohne auf ein persönliches Treffen oder eine Einweisung warten zu müssen. 

Und schließlich ist das Onboarding auf remote für beide Seiten einfach bequemer - man muss sich nicht um die Koordination von Terminen oder die Suche nach einem geeigneten Ort kümmern. Sie wissen, dass es ziemlich schwierig sein kann, Treffen zwischen verschiedenen Zeitzonen zu koordinieren.

Schlussfolgerung

Das war's schon! Sie können nun eine remote Checkliste für die Einarbeitung erstellen, die Zeit spart und remote Arbeitnehmern zum Erfolg verhilft, indem Sie diese einfachen Schritte befolgen. Haben Sie weitere Ideen? Schreiben Sie sie in die Kommentare unten, und vergessen Sie nicht, tl;dv kostenlos zu testen!