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Ein Team von Spezialisten für B2B-Marketing und Vertriebs-DX bei FLUED konnte nach der Einführung von tl;dv eine Reduzierung der mit Besprechungen verbundenen Kosten um 20 Stunden pro Person und Monat erzielen. Doch wie sie bald feststellten, lag der wahre Mehrwert gar nicht in der Zeitersparnis bei der Erstellung von Besprechungsprotokollen.
Inhaltsübersicht
Über FLUED
Die FLUED Co., Ltd. ist ein Spezialunternehmen, das sich auf B2B-Marketing und die digitale Transformation im Vertrieb konzentriert. Das Unternehmen bietet umfassende Unterstützung in den Bereichen Vertriebsstrategie, Gestaltung von Vertriebsprozessen und Implementierung digitaler Tools.
Soichiro Matsunaga, Geschäftsführer, erkannte das Potenzial von CRM bereits zu einer Zeit, als analoge Vertriebsmethoden noch die Norm waren – eine Erfahrung, die ihm half, die Umsatzleistung mehr als zu verdoppeln. Nachdem er bei einer Tochtergesellschaft einer großen Werbeagentur im Bereich Marketingunterstützung tätig war, gründete er 2019 FLUED. Bis heute hat das Unternehmen über 500 Projekte begleitet, die von Start-ups bis hin zu börsennotierten Unternehmen reichen.
Die Besprechungen bei FLUED lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen: Besprechungen mit Kunden und interne Besprechungen, in denen die Inhalte der Kundengespräche an Ingenieure, Designer und andere Fachleute weitergegeben werden. Genau diese Struktur sollte sich schließlich als erhebliche operative Herausforderung erweisen.
Ein Problem, das „Tools für Besprechungsprotokolle“ nicht lösen konnten
Die zentrale Herausforderung, vor der FLUED stand, lässt sich in einem Satz zusammenfassen: explodierende Kosten für Besprechungen.
„Um unseren Designern und Ingenieuren zu vermitteln, was wir mit den Kunden vereinbart haben, sind interne Besprechungen unvermeidlich. Und die Kosten für diese Besprechungen sind alles andere als gering“, sagt Matsunaga.
Das Problem wurde dadurch verschärft, dass auch Mitarbeiter einbezogen wurden, deren Anwesenheit nicht erforderlich war. Nehmen wir ein vierköpfiges Team, bestehend aus einem Projektleiter, einem leitenden Berater, einem Ingenieur und einem Designer. Selbst wenn nur einer von fünf Tagesordnungspunkten den Beitrag des Ingenieurs erforderte, mussten alle vier Teammitglieder ihre Zeitpläne dennoch wegen dieses einen Punktes aufeinander abstimmen. Dies führte zu dem, was Matsunaga als „Planungskosten“ bezeichnet.
Noch wichtiger ist, dass Teammitglieder, die gar nicht anwesend sein mussten, physisch an den Besprechungen teilnahmen – was durch den Zeitaufwand „Teilnahmekosten“ verursachte. In der Praxis hätten die Informationen einfach im Nachhinein an den Ingenieur und den Konstrukteur weitergegeben werden können, wenn nur der Projektleiter und der leitende Berater an der Besprechung mit dem Kunden teilnehmen und diese mitverfolgen mussten. Durch den Verzicht auf diese unnötige Teilnahme könnte wertvolle Zeit für andere Aufgaben freigesetzt werden.
Matsunagas eigene Berechnungen ergaben, dass sich die zusätzlichen Kosten im Zusammenhang mit Besprechungen auf etwa 20 Stunden pro Person und Monat beliefen – was etwa 800.000 Yen pro Mitarbeiter und Monat entspricht.
Es gab auch qualitative Herausforderungen. Die Qualität der CRM-Dateneingaben war je nach Teammitglied sehr unterschiedlich: „Der Detaillierungsgrad variierte enorm. Je nachdem, wer den Bericht verfasste, konnte dieselbe Kundeninteraktion als positiv oder neutral gewertet werden. Die Nuancen wurden einfach nicht vermittelt.“ Dies ist eine Herausforderung, die vielen Vertriebsorganisationen bekannt ist.
Warum sich FLUED für tl;dv entschieden hat
Zu dieser Zeit prüfte FLUED verschiedene Tools zur Sprach-Transkription, darunter Amptalk und MiiTel. Keines der beiden wurde jedoch eingeführt. Die Hindernisse waren Schwierigkeiten bei der Integration in das CRM ihrer Wahl – HubSpot – sowie ein wenig intuitiver Einrichtungsprozess für die Aufzeichnung.
Damals entdeckten sie tl;dv.
„Es lässt sich für die automatische Erfassung mit Google Kalender integrieren und synchronisiert sich automatisch mit HubSpot. Das war für uns der ausschlaggebende Grund“, erinnert sich Matsunaga.
Im Gegensatz zu den zuvor in Betracht gezogenen Tools tl;dv keine komplexen Integrationsarbeiten und konnte problemlos von Mitarbeitern ohne technischen Hintergrund eingerichtet werden. Es ließ sich nahtlos einführen, ohne die bestehenden Arbeitsabläufe des Vertriebsteams zu stören.
tl;dv gingtl;dv auf das Problem der Datenkonsistenz im CRM ein: „Es war wirklich hilfreich, Informationen in einem standardisierten Format zu erhalten. Die Unterschiede im Detaillierungsgrad und die individuellen Schreibgewohnheiten, die sich früher eingeschlichen haben – die gibt es jetzt nicht mehr“, sagt Matsunaga.
Das Ergebnis: 20 Stunden pro Person und Monat gewonnen
Die Einführung verlief bemerkenswert reibungslos. Eine kleine Gruppe von drei bis vier Mitarbeitern probierte den kostenlosen Tarif aus eigener Initiative aus, überzeugte sich von dessen Nutzen und wechselte dann zu einem kostenpflichtigen Tarif – und das alles ohne formelle Anweisung von Matsunaga. Die unternehmensweite Einführung folgte innerhalb von etwa einem Monat; dazu waren lediglich die Integration in Google Kalender und die Festlegung einiger Verwaltungsrichtlinien erforderlich.
Die quantifizierten Auswirkungen waren eindeutig: Pro Person konnten monatlich 20 Stunden an Besprechungskosten eingespart werden, vor allem durch eine Reduzierung interner Besprechungen und eine schnellere Nachbereitung von Kundengesprächen, an denen bestimmte Teammitglieder nicht mehr persönlich teilnehmen mussten.
Die bedeutenderen Veränderungen betrafen jedoch das Verhalten.
Der Zugriff auf Informationen wurde deutlich schneller: „Alle gingen tl;dv auf tl;dv . Bevor sie eine Nachricht auf Slack schickten oder etwas in einer Besprechung ansprachen, schauten die Leute tl;dv nach. Kurze Fragen – wann ist die nächste Besprechung? Wer wurde mit dieser Aufgabe betraut? – konnten mithilfe tl;dv sofort beantwortet werden, ohne dass man auf eine Antwort warten musste. Das hat viel Leerlaufzeit eingespart und das Arbeitstempo beschleunigt.“
Auch die clip wurde regelmäßig genutzt. Die Teammitglieder begannen, relevante Abschnitte aus Besprechungen herauszuschneiden – „dieser Teil befasst sich mit der Design-Diskussion“ – und sie intern zu teilen. So konnten die Kollegen auf genau die Informationen zugreifen, die sie benötigten, wodurch sich der Zeitaufwand für unnötige Durchsicht reduzierte.
Die Unklarheiten in Besprechungen nahmen ab. Auch das Verhalten in Besprechungen änderte sich: „Wenn es um die nächsten Schritte ging, begannen die Teilnehmer bewusst nachzufragen: ‚Das ist also bis zu diesem Datum fällig, und diese Person ist dafür verantwortlich – richtig?‘ Vage Schlussfolgerungen wurden deutlich seltener.“ Das Wissen, dass alles aufgezeichnet und für das gesamte Unternehmen zugänglich war, sorgte für mehr Klarheit und Verantwortlichkeit in der Kommunikation der Mitarbeiter.
Die Vorschläge wurden nicht mehr auf den nächsten Tag verschoben. Die vielleicht einschneidendste Veränderung für das Unternehmen selbst war folgende: „Wir zeichnen unsere Kundengespräche mit tl;dv auf und nutzen diese Notizen dann, um den Inhalt des Angebots zu strukturieren und die Präsentationsfolien zu erstellen. Die Geschwindigkeit dieses Prozesses hat sich deutlich verbessert. Die Wahrscheinlichkeit, dass er sich auf den nächsten Tag ausweitet, ist spürbar gesunken.“
Mit anderen Worten: tl;dv nicht nur ein Nachschlagewerk für spätere Zwecke – es ermöglicht dem Team aktiv, Kundenangebote noch am selben Tag zu erstellen und einzureichen. Schnellere Reaktionszeiten verkürzen den gesamten Verkaufszyklus.
Unerwartete Anwendungsfälle
„Berater A hat einem Kunden vielleicht schon einmal einen bestimmten Vorschlag unterbreitet. Berater B hat so etwas noch nie gemacht. Berater A kann sagen: ‚Schau dir mal an, wie ich das gelöst habe.‘ Diese Art des Wissensaustauschs findet nun ganz selbstverständlich über tl;dv statt.“
Die Vertriebs- und Beratungsteams haben das System auch genutzt, um Streitigkeiten aufgrund von unterschiedlichen Aussagen zu vermeiden. „Es kommt schon mal vor, dass es Meinungsverschiedenheiten darüber gibt, was ursprünglich besprochen wurde. Da aber alles aufgezeichnet ist, kann man jederzeit zurückgehen und nachsehen. So konnten wir Diskrepanzen zwischen dem, was während des Verkaufsprozesses besprochen wurde, und dem, was während der Projektabwicklung verstanden wurde, vermeiden.“
Es hat sich auch als nützlich für die Geschäftskontinuität erwiesen, wenn Teammitglieder unerwartet ausfallen. „Wenn man sich die CRM- und tl;dv ansieht, findet man dort den vollständigen Verlauf aller Aktionen und Gespräche. Selbst ohne formelle Dokumentation kann man ein Projekt allein anhand dieser Informationen übergeben.“
Das Wesentliche von tl;dv: Eine Plattform zur Informationsbündelung
Matsunaga lehnt die Bezeichnung „Tool für Besprechungsnotizen“ ausdrücklich ab.
tl;dv nicht nur ein Tool zur Aufzeichnung der Gespräche von Vertriebsmitarbeitern und Beratern. Ich betrachte es als ein Tool, das Gespräche – also unstrukturierte Daten – durch die CRM-Integration in strukturierte Informationen umwandelt und diese so dem gesamten Unternehmen zur Nutzung zur Verfügung stellt.“
tl;dv nicht nur den wörtlichen Inhalt von Gesprächen tl;dv . Es extrahiert die relevanten Informationen – Vertriebsmitarbeiter, Geschäftsphase, Kundenstimmung – und speichert sie automatisch im CRM. Es bündelt verstreute Informationen an einem einzigen Ort und macht sie so für jedes Mitglied des Vertriebs- und Beratungsteams zugänglich und verwertbar. Darin liegt nach Ansicht von Matsunaga das wahre Wesen von tl;dv.
Und genau dieses Verständnis macht den nächsten Schritt deutlich.
Ausblick: Auf dem Weg zu einer datengesteuerten Vertriebs-DX
Matsunaga untersucht derzeit den Einsatz von agentischer KI.
„Bei tl;dv sammeln sich immer mehr Aufzeichnungen und Transkripte an. Ich möchte einen Agenten entwickeln, der diese Daten über Claude Code abruft und das CRM automatisch aktualisiert. Außerdem denke ich über einen KI-Agenten nach, der automatisch eine Slack-Nachricht versendet, wenn ein Vertriebsmitarbeiter vergisst, nach etwas Wichtigem zu fragen – wie zum Beispiel nach dem voraussichtlichen Zeitplan für die Implementierung.“
Zum Thema API-Nutzung meint Matsunaga: „Ehrlich gesagt hätten wir schon vor sechs Monaten damit anfangen können. Ich wünschte, wir hätten früher damit begonnen.“ Diese Einschätzung zeigt, wie viel Potenzial tl;dv .
Eine Nachricht an Organisationen, die tl;dv in Betracht ziehen
„Wenn Sie es nur als ‚Tool für Besprechungsnotizen‘ betrachten, nutzen Sie vielleicht nur ein Zehntel seines Potenzials. tl;dv ein Tool zur Strukturierung und Zusammenführung von Kundengesprächsdaten. Probieren Sie den kostenlosen Tarif aus. Dank der Tarifstruktur ist der Proof-of-Concept ganz einfach – wir empfehlen Ihnen wärmstens, es einmal auszuprobieren.“
Zusammenfassend
FLUED führte tl;dv ein tl;dv eine nahtlose CRM-Integration zu erreichen. Was das Unternehmen dadurch gewann, ging jedoch weit über eine Senkung der Besprechungskosten hinaus – es war die Umwandlung der internen Kommunikation in einen strategischen Informationswert. Wissensaustausch, Geschäftskontinuität, Konfliktprävention und nun die Erweiterung hin zur agentenbasierten KI: Der wahre Wert von tl;dv weit über das hinaus, was die Bezeichnung „Tool für Besprechungsnotizen“ jemals erfassen könnte.
