Aquí en tl;dv, hemos celebrado más de 3356 reuniones, con 0 ausencias, nunca.
Eso son más de 211.428 minutos de reunión sin que falte un solo empleado. Sin embargo, ¡nuestros empleados están contentos, sanos e incluso son productivos! Desde que empezamos, ni un solo miembro ha abandonado nuestro unido equipo de 13 personas.
¿Tenemos días de baja por enfermedad? Sí.
¿Tenemos a veces días improductivos? Sí.
¿Nos tomamos días y semanas de vacaciones anuales para ir a surfear, esquiar, hacer wakeboard y acampar? ¡Claro que sí!
Pero eso no tiene por qué equivaler a empleados ausentes y reuniones con "ausentes". A diferencia del GIF de portada del blog anterior, que demuestra el habitual tira y afloja entre ausencia y productividad, creemos que los equipos pueden tener ambas, sin daños colaterales. Vamos a mostrarte cómo. Pista: la respuesta está en grabar tus reuniones. Nota al margen: ¡gracias al Dios Griego del Conocimiento Preciso, Marios Balamatsias, por estas cifras tan precisas de reuniones!
En este artículo
El problema: los empleados ausentes son costosos
Ya conocemos la retórica... Presentismo = malo, absentismo = menos malo. Aquí es donde surge el enigma. Si ambos resultados no son ideales, ¿los equipos y las empresas se limitan a buscar el menor de los males? Podría parecer que sí. Sin embargo, creemos (y sabemos) que el "presentismo" no tiene por qué producirse a expensas de la productividad, la felicidad o incluso la salud de los empleados.
Gracias al milagro de la invención moderna, los empleados pueden ponerse al día de los acontecimientos vitales mientras están fuera, enfermos o de vacaciones, a través del correo electrónico, Slack, Trello, Notion y toda una serie de plataformas y herramientas de comunicación. Así, la comunicación escrita se conserva para siempre en la mayoría de las empresas y equipos. Esto tiene el efecto de hacer que el empleado ausente esté presente de forma asíncrona.
Pero, ¿qué pasa con la comunicación verbal? ¿El intercambio de palabras habladas que son la savia de la cultura de cualquier empresa? ¿Cómo preservarlas para los "ausentes"?
Así que, cuando un empleado ausente vuelve al trabajo, ¿debemos tirar a la basura toda la información vital, las decisiones, la cohesión del equipo y las actualizaciones sobre la competencia y la empresa que se comunican en estas reuniones? ¿O debemos reducirlas a unos minutos de reunión y compartirlas a través de otro correo electrónico, para que queden enterradas en la bandeja de entrada de cada uno?
No.
En absoluto.
Más bien, grabamos nuestras reuniones.
Con sólo pulsar un botón, los miembros "presentes" de tu equipo pueden seguir con sus actividades cotidianas. La única diferencia es que ahora pueden simplemente grabar las reuniones en beneficio de los miembros "ausentes" del equipo. Esto no requiere tiempo ni esfuerzo adicionales. De hecho, lleva mucho menos tiempo que redactar las actas de las reuniones. Ésa es la solución. Sin embargo, las ventajas son probablemente de mayor alcance de lo que la mayoría cree. ¡Vamos a desgranarlas ahora!
La solución al absentismo es redefinir el presentismo
La tecnología ha ampliado los límites de lo que puede considerarse "presente" o "ausente". La gente puede chatear en directo, ya sea desde su casa-oficina o desde un elegante lugar de vacaciones. Los correos electrónicos pueden responderse segundos o semanas después. Diablos, ahora la gente puede trabajar casi totalmente a distancia desde sus teléfonos móviles. Sin embargo, muchos siguen definiendo "ausencia" y "presencia" basándose en la noción de sincrónica sincrónica.
Creemos que la clave para mitigar el impacto del "absentismo" es redefinirlo. Los empleados no están realmente "ausentes" si se han puesto al día en todas las reuniones, correos electrónicos, mensajes e información importante de forma eficiente y eficaz a su regreso. Simplemente están asincrónicamente presentes. 💡
Así que la solución es redefinir el absentismo y el presentismo en tu empresa. Así es como definimos el absentismo y el presentismo en tl;dv.
- Ausencias: vitales para los trabajadores, las ausencias se producen cuando los empleados se toman tiempo libre del trabajo por diversos motivos. El objetivo es recargarse y recuperarse para estar en las mejores condiciones para desempeñar sus funciones laborales a su regreso.
- Absentismo: un concepto desconocido que no existe en tl;dv. En nuestro equipo no nos centramos en el "absentismo", en el sentido tradicional de la palabra. Más bien, nos centramos en que los empleados se pongan al día lo antes posible mediante una documentación, registro y puesta en común minuciosos de las reuniones y la comunicación.
- Presencia: un empleado que participa con el equipo en directo o de forma asíncrona. Puede ser en forma de comunicación y colaboración cara a cara, verbal o escrita.
- Presentismo: fenómeno en el que los miembros de un equipo están presentes al 100% durante los momentos críticos del trabajo (por ejemplo, reuniones y otros periodos clave de comunicación), ya sea en directo o de forma asíncrona.
Así que, ahora que hemos establecido el problema y la solución, vamos a deleitarnos con los beneficios. 🙌 Como muchos de vosotros ya conocéis y adoráis la comunicación textual asíncrona (correos electrónicos, Slack, DMs), vamos a centrarnos en las reuniones como la última pieza que falta y que forma parte de este puzzle del presentismo.
Prestación de nivel 1: Presentismo no perjudicial
Al redefinir lo que significa estar "ausente" y "presente" puedes minimizar las ausencias y los impactos negativos de las nociones tradicionales de "presentismo". La mayoría de los lugares de trabajo ya hacen esto con Slack y el correo electrónico. Vamos a mostrarte cómo hacerlo también grabando las reuniones.
Presentismo ≠ un coste para la empresa
Obligar a los empleados a acudir al trabajo cuando se encuentran mal cuesta. De hecho, en Australia, el coste del presentismo tradicional se estimó en 25.000 millones de dólares al año. Si grabas tus reuniones, los empleados ya no tendrán que acudir al trabajo cuando se sientan indispuestos o improductivos. En lugar de eso, tú y tu equipo podéis sentiros completamente libres para ausentaros cuando sea necesario, con la confianza de saber que pueden ponerse al día fácilmente sobre información importante a través de Slack, correo electrónico y, ahora, mediante reuniones grabadas con tl;dv.
Presentismo ≠ empleados poco saludables
Esto nos lleva al siguiente punto: reducir la presión para asistir al trabajo cuando no se está bien. Al mitigar la carga de las "ausencias", tus empleados pueden descansar plenamente y reponer fuerzas sin preocuparse por perderse información vital. Un estudio estima que la mera inversión en la salud mental de los empleados podría suponer un ahorro de costes del 30%. Eso supone 250.607 £ al año por cada 1000 empleados.
El beneficio es claro: reducir la presión para que los empleados estén presentes de forma sincrónica, utilizando tecnologías que faciliten que los empleados se pongan al día sobre información importante fácilmente cuando vuelvan. Esto reduce la presión para acudir al trabajo cuando no se encuentran bien.
Beneficio de nivel 2: Presentismo que realmente ayuda
Bien, ya has mitigado los efectos negativos del "presentismo" tradicional. Ahora, ¡el siguiente paso es utilizar estas mismas herramientas y marcos para aumentar los beneficios!
Presentismo = ser productivo
Un estudio reciente muestra que los empleados son interrumpidos cada 3 minutos y 5 segundos. Vaya. Después de estas interrupciones se tarda 23 minutos que tardas en volver a centrarte. De repente, el poder del Trabajo Profundo se hace evidente. El Trabajo Profundo es uno de los momentos más productivos e importantes del día de cualquier empleado. Es su momento para elaborar estrategias, iterar, pensar y centrarse.
A muchos se les enseña que estar omnipresente, especialmente en las reuniones, es la etiqueta adecuada. El presentismo tradicional (es decir, la asistencia sincrónica) solía tener un coste para Deep Work. Nuestra definición de "estar presente", que permite la asistencia sincrónica o asincrónica, permite a los empleados cuidar su tiempo, lo que se traduce en menos distracciones.
Al tener la seguridad de que todos los mensajes, correos electrónicos y también las reuniones pueden ponerse al día de forma asíncrona, tus empleados pueden tener la confianza de decir "no" a las reuniones síncronas no esenciales que interrumpen su tiempo de Deep Work.
Presentismo = ahorro de tiempo
Eres el director de un equipo y no quieres que tus empleados "ausentes" se pierdan los puntos importantes de la reunión, las acciones y los pasos siguientes. No te pases horas escribiendo largos resúmenes de las reuniones para el 5% de los "ausentes". Grábalos en su lugar.
Ahorrarás tiempo escribiendo largas notas sobre las reuniones. Pero, ¿qué pasa con las personas que se ponen al día en la reunión de forma asíncrona? Pues, ¡también ahorrarán mucho tiempo!
Los tl;dvs se pueden volver a ver hasta el doble de rápido. En lugar de rebuscar en actas de reunión largas y descontextualizadas, los "ausentes" pueden saltar directamente a la sección más relevante de cualquier reunión grabada con nuestra función de momentos destacados con marca de tiempo. ¿Buscas un momento concreto de la reunión? Entonces búscalo mediante nuestra función de transcripción. Esto cambia las reglas del juego, ¡independientemente del debate entre absentismo y presentismo! Así que, ¿por qué no ponerte al día de tus reuniones en minutos? 🤘
Presentismo = cohesión del equipo
¡Enhorabuena! Has descifrado el código del presentismo y ahora los compañeros de equipo "ausentes" pueden ponerse al día sobre cualquier nota importante o FYI a su regreso. ¿Quieres un poco de "cohesión de equipo" para acompañar? 🍟
En pocas palabras, leer las actas de las reuniones no capta toda la fuerza de la dinámica de un equipo: su alegría, sus puntos débiles y sus emociones. Las reuniones grabadas captan esto mucho mejor. Como sabemos el 93% de la comunicación es no verbal. Al compartir las reuniones grabadas con tu equipo, no sólo estás mitigando los efectos negativos de estar "ausente", sino que también estás sirviendo esa mitigación con un lado de unión y armonía del equipo.
Buen provecho.
Beneficio de nivel 3: Dominar el presentismo
Éste es el nivel más alto alcanzable en presentismo-positividad. Cuando empieces a hacer estas cosas, sabrás que has implantado políticas de ausencias y hábitos de trabajo realmente sólidos. ¡Enhorabuena!
Presente = para siempre
Te hemos mostrado cómo la grabación automática de tus reuniones puede ayudar a mitigar las implicaciones negativas del "presentismo". También te hemos mostrado cómo grabar las reuniones puede conducir a un "presentismo" productivo y saludable. En una cultura positiva para el presentismo, estar presente también significa ser intemporal. Tus mensajes de Slack, tus correos electrónicos y ahora tus reuniones ya no son efímeras.
Mantén tu comunicación, colaboración y reuniones en el presente. Pero también grábalas, consérvalas y guárdalas para el futuro. Para el aprendizaje futuro, la colaboración futura, la incorporación futura y la inspiración futura.
¡Así es como puedes subir de nivel tu juego de presentismo-posividad!
Dominar el presentismo = fomentar y celebrar las ausencias
Sin embargo, no hay mayor distintivo de una empresa que ha dominado el presentismo que no temer las ausencias, sino fomentarlas. Esto demuestra que uno ha gestionado realmente sus prácticas de ausencia-empleo y ha mitigado cualquier impacto negativo de las "ausencias". No tengas reparos en dejar que tus empleados se tomen un merecido tiempo libre. Más bien gestiona la eficacia y rapidez con que consigues que se reincorporen a su trabajo a su regreso. He aquí un mensaje que recibí de Carlo, Cofundador y Director de Operaciones de tl;dv. Ese es su título, pero en realidad es el Director de Felicidad, ya que mantiene todos los engranajes girando(feliz y eficientemente) en tl;dv. 💜
Reflexiones finales sobre el presentismo
Estar presente el 100% del tiempo ≠ empleados poco saludables.
Ausencia en las reuniones ≠ Falta de armonía y cohesión del equipo.
Estar presente el 100% del tiempo no debe ir en detrimento de la salud y la felicidad de tus empleados. Vivimos en una época de abundantes herramientas de comunicación y colaboración asíncronas y síncronas. En lugar de preocuparnos por el presentismo o el absentismo, deberíamos redefinir las políticas y la cultura de asistencia y permisos de la empresa de acuerdo con esta tecnología. Redirige tu atención a conseguir que tu equipo se ponga al día con la mayor eficiencia y eficacia cuando regresen. Estas no son palabras vacías de una empresa que intenta venderte su mercancía: son experiencias vividas. Son teorías probadas. Son políticas de RRHH que vivimos, respiramos y respetamos.
Así que te decimos que te tomes un día, te vayas de vacaciones épicas, te saltes una reunión y animes a tus empleados a hacer lo mismo.
Mira el maldito tl;dv cuando vuelvas.
