Hier auf tl;dv haben wir über 3356 Sitzungen abgehalten, mit 0 Abwesenden, jemals.
Das sind über 211 428 Sitzungsminuten, ohne dass ein einziger Mitarbeiter zu kurz kam. Dabei sind unsere Mitarbeiter glücklich, gesund und sogar produktiv! Seit wir angefangen haben, hat kein einziges Teammitglied unser enges 13-köpfiges Team verlassen.
Haben wir Krankheitstage? Ja.
Haben wir manchmal unproduktive Tage? Ja.
Nehmen wir Jahresurlaubstage und -wochen, um zu surfen, Ski zu fahren, Wakeboarding zu betreiben und zu campen? Aber ja!
Aber das muss nicht gleichbedeutend sein mit abwesenden Mitarbeitern und Sitzungen mit "Abwesenden". Im Gegensatz zum obigen Blog-Titelbild, das das übliche Hin und Her zwischen Abwesenheit und Produktivität zeigt, sind wir der Meinung, dass Teams beides haben können, ohne dass es zu Kollateralschäden kommt. Wir werden Ihnen zeigen, wie. Ein Tipp: Die Antwort liegt in der Aufzeichnung Ihrer Meetings. Nebenbei bemerkt: Wir danken dem griechischen Gott des präzisen Wissens, Marios Balamatsias, für diese präzisen Sitzungszahlen!
In diesem Artikel
Das Problem: Abwesende Mitarbeiter sind kostspielig
Wir kennen also die Rhetorik... Präsentismus = schlecht, Absentismus = weniger schlecht. Hier stellt sich das Rätsel. Wenn beide Ergebnisse nicht ideal sind, streben Teams und Unternehmen dann einfach nach dem kleineren Übel? Es scheint so. Wir glauben (und wissen) jedoch, dass "Präsentismus" nicht auf Kosten der Produktivität, der Zufriedenheit oder sogar der Gesundheit der Mitarbeiter gehen muss.
Dank moderner Erfindungen können sich Mitarbeiter über E-Mail, Slack, Trello, Notion und eine Vielzahl anderer Kommunikationsplattformen und -werkzeuge über wichtige Ereignisse informieren, während sie abwesend, krank oder im Urlaub sind. So bleibt die schriftliche Kommunikation in den meisten Unternehmen und Teams für immer erhalten. Dies hat den Effekt, dass der abwesende Mitarbeiter asynchron anwesend ist.
Aber was ist mit der verbalen Kommunikation? Der Austausch von gesprochenen Worten, der das Lebenselixier einer jeden Unternehmenskultur ist? Wie bewahren wir diese für "Abwesende"?
Sollten wir also, wenn ein abwesender Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, all die wichtigen Informationen, Entscheidungen, den Zusammenhalt im Team und die Neuigkeiten über Konkurrenten und das Unternehmen, die bei diesen Zusammenkünften mitgeteilt wurden, einfach wegwerfen? Oder sollten wir sie auf ein paar Sitzungsprotokolle reduzieren und sie über eine weitere E-Mail weitergeben, die dann im Posteingang eines Mitarbeiters vergraben wird?
Nein.
Auf keinen Fall.
Sondern, Wir zeichnen unsere Sitzungen auf.
Mit einem Klick auf eine Schaltfläche können Ihre "anwesenden" Teammitglieder weiterhin ihrem Alltag nachgehen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sie jetzt einfach Besprechungen aufzeichnen können, damit die "abwesenden" Teammitglieder davon profitieren können. Dies erfordert keinen zusätzlichen Zeit- oder Arbeitsaufwand. Dies ist sogar deutlich weniger zeitaufwändig als das Verfassen von Sitzungsprotokollen. Das ist also die Lösung. Die Vorteile sind jedoch wahrscheinlich weitreichender, als den meisten bewusst ist. Wir werden sie jetzt auspacken!
Die Lösung für Fehlzeiten ist eine Neudefinition des Begriffs "Anwesenheit".
Die Technologie hat die Grenzen dessen, was als "anwesend" oder "abwesend" betrachtet werden kann, verschoben. Menschen können live chatten, ob vom Home-Office oder einem schicken Urlaubsort aus. E-Mails können Sekunden oder Wochen später beantwortet werden. Ja, man kann sogar fast ausschließlich von seinem Mobiltelefon aus arbeiten. Dennoch definieren viele "Abwesenheit" und "Anwesenheit" immer noch auf der Grundlage des Konzepts der synchronen Anwesenheit.
Wir sind der Meinung, dass der Schlüssel zur Milderung der Auswirkungen von "Abwesenheit" in einer Neudefinition des Begriffs liegt. Mitarbeiter sind nicht wirklich "abwesend", wenn sie nach ihrer Rückkehr alle Meetings, E-Mails, Nachrichten und wichtigen Informationen effizient und effektiv nachgeholt haben. Sie sind einfach nur asynchron anwesend. 💡
Die Lösung besteht also darin, Abwesenheit und Anwesenheit in Ihrem Unternehmen neu zu definieren. So definieren wir Abwesenheit und Anwesenheit auf tl;dv.
- Abwesenheit: Abwesenheit ist für die Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, wenn sie aus verschiedenen Gründen eine Auszeit von der Arbeit nehmen. Das Ziel ist es, sich zu erholen, damit sie nach ihrer Rückkehr in der Lage sind, ihre Arbeitspflichten zu erfüllen.
- Fehlzeiten: ein ungewohnter Begriff, den es auf tl;dv nicht gibt. Wir konzentrieren uns in unserem Team nicht auf "Absentismus" im traditionellen Sinne des Wortes. Vielmehr konzentrieren wir uns darauf, die Mitarbeiter durch eine gründliche Dokumentation, Aufzeichnung und Weitergabe von Besprechungen und Kommunikation so schnell wie möglich auf den neuesten Stand zu bringen.
- Anwesenheit: ein Mitarbeiter, der sich entweder live oder asynchron mit dem Team auseinandersetzt. Dies kann in Form von persönlicher, mündlicher oder schriftlicher Kommunikation und Zusammenarbeit erfolgen.
- Präsentismus: das Phänomen, dass Teammitglieder in kritischen Momenten der Arbeit (z. B. bei Sitzungen und anderen wichtigen Kommunikationsphasen) entweder live oder asynchron zu 100 % anwesend sind.
Nachdem wir nun also das Problem und die Lösung gefunden haben, können wir uns an den Vorteilen erfreuen. 🙌 Da viele von Ihnen asynchrone Textkommunikation (E-Mails, Slack, DMs) bereits kennen und lieben, werden wir uns auf Meetings als letztes fehlendes und integrales Teil dieses Präsentismus-Puzzles konzentrieren.
Nutzen der Stufe 1: Anwesenheit, die nicht schädlich ist
Durch eine Neudefinition dessen, was "abwesend" und "anwesend" bedeutet, können Sie Abwesenheiten und die negativen Auswirkungen der traditionellen Vorstellungen von "Anwesenheit" minimieren. Die meisten Unternehmen tun dies bereits mit Slack und E-Mail. Wir zeigen Ihnen, wie Sie dies auch mit der Aufzeichnung von Meetings erreichen können!
Präsentismus ≠ Kosten für das Unternehmen
Arbeitnehmer zu zwingen, zur Arbeit zu kommen, wenn sie krank sind, kostet. In Australien wurden die Kosten des traditionellen Präsentismus auf 25 Milliarden Dollar pro Jahr geschätzt. Wenn Sie Ihre Besprechungen aufzeichnen, müssen Ihre Mitarbeiter nicht mehr zur Arbeit erscheinen, wenn sie sich unwohl fühlen oder unproduktiv sind. Stattdessen können Sie und Ihr Team sich völlig frei fühlen, um bei Bedarf Urlaub zu nehmen, mit der Gewissheit, dass sie wichtige Informationen einfach über Slack, E-Mail und jetzt auch über aufgezeichnete Meetings mit tl;dv.
Präsentismus ≠ ungesunde Arbeitnehmer
Dies bringt uns zu unserem nächsten Punkt - der Verringerung des Drucks, bei Unwohlsein zur Arbeit zu erscheinen. Indem Sie die Belastung durch "Abwesenheiten" verringern, können sich Ihre Mitarbeiter vollständig erholen und auftanken, ohne befürchten zu müssen, wichtige Informationen zu verpassen. Eine Studie schätzt dass allein durch Investitionen in die psychische Gesundheit der Mitarbeiter Kosteneinsparungen von 30 % erzielt werden könnten. Das sind 250.607 Pfund pro Jahr und 1000 Mitarbeiter.
Der Vorteil liegt auf der Hand: Der Druck auf die Mitarbeiter, zeitgleich anwesend zu sein, wird verringert, indem Technologien eingesetzt werden, die es den Mitarbeitern ermöglichen, wichtige Informationen nach ihrer Rückkehr problemlos nachzuholen. Dies verringert den Druck, bei Krankheit zur Arbeit zu erscheinen.
Nutzen der Stufe 2: Anwesenheit, die tatsächlich hilft
Okay, Sie haben also die negativen Auswirkungen des traditionellen "Präsentismus" abgemildert. Der nächste Schritt besteht nun darin, dieselben Instrumente und Rahmenbedingungen zu nutzen, um den Nutzen zu erhöhen!
Präsentismus = produktiv sein
Eine aktuelle Studie zeigt, dass Angestellte alle drei Minuten und fünf Sekunden unterbrochen werden. 3 Minuten und 5 Sekunden unterbrochen werden. Puh. Nach diesen Unterbrechungen dauert es 23 Minuten um sich wieder zu konzentrieren. Plötzlich ist die Kraft der Tiefenarbeit wird deutlich. Deep Work gehört zu den produktivsten und wichtigsten Momenten im Tagesablauf eines Mitarbeiters. Es ist ihre Zeit, um Strategien zu entwickeln, zu überarbeiten, nachzudenken und sich zu konzentrieren.
Vielen wird beigebracht, dass es zur Etikette gehört, vor allem in Sitzungen omnipräsent zu sein. Traditioneller Präsentismus (d. h. synchrone Anwesenheit) war für Deep Work mit Kosten verbunden. Unsere Definition von "anwesend sein", die synchrone oder asynchrone Anwesenheit zulässt, erlaubt es den Mitarbeitern, ihre Zeit zu kontrollieren, was zu weniger Ablenkungen führt.
Durch die Gewissheit, dass alle Nachrichten, E-Mails und auch Besprechungen asynchron abgewickelt werden können, haben Ihre Mitarbeiter das Vertrauen, "nein" zu unwichtigen synchronen Besprechungen zu sagen, die ihre Deep Work-Zeit unterbrechen.
Präsentismus = Zeitersparnis
Sie sind also der Manager eines Teams und möchten nicht, dass Ihre "abwesenden" Mitarbeiter wichtige Besprechungsergebnisse, Aktionspunkte und nächste Schritte verpassen. Verbringen Sie nicht viele Stunden damit, für die 5 % der "abwesenden" Mitarbeiter langwierige Sitzungsnachbereitungen zu schreiben. Nehmen Sie sie stattdessen auf!
Sie sparen Zeit beim Verfassen langer Besprechungsnotizen. Aber was ist mit den Teilnehmern, die die Besprechung asynchron verfolgen? Nun, auch sie werden viel Zeit sparen!
tl;dvs können mit bis zu 2-facher Geschwindigkeit erneut angesehen werden. Anstatt sich durch lange und kontextlose Sitzungsprotokolle zu wühlen, können "Abwesende" mit unserer mit Zeitstempeln versehenen Hervorhebungsfunktion direkt zum wichtigsten Abschnitt jeder aufgezeichneten Sitzung springen! Sie suchen nach einem bestimmten Moment in der Besprechung? Dann suchen Sie ihn mit unserer Transkriptionsfunktion. Unabhängig von der Debatte zwischen Abwesenheit und Anwesenheit ist dies ein entscheidender Fortschritt! Also, warum nicht Ihre Meetings in wenigen Minuten nachholen? 🤘
Präsentismus = Teamzusammenhalt
Herzlichen Glückwunsch! Sie haben den Präsentismus-Code geknackt, und jetzt können "abwesende" Teamkollegen nach ihrer Rückkehr alle wichtigen Notizen oder Informationen nachholen. Möchten Sie dazu eine Portion "Teamzusammenhalt"? 🍟
Das Lesen von Sitzungsprotokollen fängt einfach nicht die ganze Dynamik eines Teams ein - ihre Freude, ihre Schmerzen und ihre Emotionen. Aufgezeichnete Sitzungen fangen dies viel besser ein. Wie wir wissen sind 93 % der Kommunikation nonverbal. Wenn Sie Ihrem Team aufgezeichnete Besprechungen zur Verfügung stellen, mildern Sie nicht nur die negativen Auswirkungen von "Abwesenheit", sondern fördern auch den Zusammenhalt und die Harmonie im Team.
Guten Appetit.
Nutzen der Stufe 3: Beherrschung des Präsentismus
Dies ist die höchste Stufe, die in Bezug auf Präsentismus-Positivität erreicht werden kann. Wenn Sie anfangen, diese Dinge zu tun, wissen Sie, dass Sie eine wirklich solide Urlaubspolitik und Arbeitsgewohnheiten eingeführt haben. Herzlichen Glückwunsch!
Gegenwart = für immer
Wir haben Ihnen gezeigt, wie die automatische Aufzeichnung Ihrer Besprechungen dazu beitragen kann, die negativen Auswirkungen von "Absentismus" zu verringern. Wir haben Ihnen auch gezeigt, wie die Aufzeichnung von Besprechungen zu einem produktiven und gesunden "Präsentismus" führen kann. In einer positiven Anwesenheitskultur bedeutet Anwesenheit auch, zeitlos zu sein. Ihre Slack-Nachrichten, E-Mails und jetzt auch Ihre Meetings sind nicht mehr flüchtig.
Führen Sie Ihre Kommunikation, Zusammenarbeit und Besprechungen in der Gegenwart durch. Aber zeichnen Sie sie auch auf, bewahren Sie sie und speichern Sie sie für die Zukunft. Für zukünftiges Lernen, zukünftige Zusammenarbeit, zukünftiges Onboarding und zukünftige Inspiration.
So können Sie Ihr Präsentismus-Positivitäts-Spiel wirklich aufwerten!
Präsentismus meistern = Abwesenheit ermutigen und würdigen
Ein Unternehmen, das den Präsentismus in den Griff bekommen hat, zeichnet sich jedoch dadurch aus, dass es Abwesenheiten nicht fürchtet, sondern sie sogar fördert. Dies zeigt, dass das Unternehmen seine Abwesenheitspraktiken wirklich beherrscht und die negativen Auswirkungen von "Abwesenheiten" gemildert hat. Zögern Sie nicht, Ihren Mitarbeitern eine wohlverdiente Auszeit zu gewähren. Kümmern Sie sich vielmehr darum, wie effizient und schnell Sie sie nach ihrer Rückkehr wieder auf Trab bringen. Hier ist eine Nachricht, die ich von Carlo, dem Mitbegründer und COO von tl;dv, erhalten habe. Das ist sein Titel, aber in Wirklichkeit ist er der Chief Happiness Officer, denn er hält alle Rädchen(glücklich und effizient) in tl;dv am Laufen. 💜
Abschließende Überlegungen zum Präsentismus
100%ige Anwesenheit ≠ ungesunde Arbeitnehmer.
Abwesenheit bei Sitzungen ≠ Mangel an Harmonie und Zusammenhalt im Team.
100 %ige Präsenz sollte nicht auf Kosten der Gesundheit und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter gehen. Wir leben in einer Zeit, in der es eine Fülle von asynchronen und synchronen Kommunikations- und Kollaborationstools gibt. Anstatt sich um Anwesenheit oder Abwesenheit zu sorgen, sollten wir die Anwesenheits- und Urlaubsrichtlinien und die Unternehmenskultur im Einklang mit dieser Technologie neu definieren. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihr Team so effizient und effektiv wie möglich wieder auf den neuesten Stand zu bringen, wenn es zurückkommt. Dies sind nicht nur leere Worte eines Unternehmens, das Ihnen seine Produkte verkaufen will - dies sind gelebte Erfahrungen. Es handelt sich um geprüfte Theorien. Es sind Personalrichtlinien, die wir leben, atmen und zu denen wir stehen.
Nehmen Sie sich also einen Tag frei, machen Sie einen großen Urlaub, lassen Sie eine Sitzung ausfallen und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, dasselbe zu tun.
Passen Sie einfach auf die verflixte tl;dv wenn Sie zurückkommen.
