Aqui em tl;dv, realizamos mais de 3356 reuniões, com 0 ausências, sempre.
Isso representa mais de 211.428 minutos de reunião sem que um único funcionário tenha perdido. No entanto, nossos funcionários estão felizes, saudáveis e até mesmo produtivos! Desde que começamos, nenhum membro da equipe deixou nossa equipe unida de 13 pessoas.
Temos dias de licença médica? Sim.
Às vezes temos dias improdutivos? Sim.
Tiramos dias e semanas de férias anuais para surfar, esquiar, praticar wakeboard e acampar? Claro que sim!
Mas isso não precisa ser igual a funcionários ausentes e reuniões com "ausentes". Ao contrário do GIF da capa do blog acima, que demonstra a relação usual entre ausência e produtividade, acreditamos que as equipes podem ter ambos, sem nenhum dano colateral. Vamos lhe mostrar como. Dica: a resposta está no registro de suas reuniões. Observação: graças ao Deus grego do conhecimento preciso, Marios Balamatsias, por esses números precisos das reuniões!
Neste artigo
O problema: funcionários ausentes custam caro
Portanto, conhecemos a retórica... Presenteísmo = ruim, absenteísmo = menos ruim. É aqui que surge o dilema. Se ambos os resultados não são ideais, então as equipes e empresas estão simplesmente buscando o menor dos males? Parece que sim. No entanto, acreditamos (e sabemos) que o "presenteísmo" não precisa prejudicar a produtividade, a felicidade ou até mesmo a saúde dos funcionários.
Graças ao milagre da invenção moderna, os funcionários podem se atualizar sobre os acontecimentos vitais enquanto estão ausentes, doentes ou de férias, por e-mail, Slack, Trello, Notion e uma série de outras plataformas e ferramentas de comunicação. Assim, a comunicação escrita é preservada para sempre na maioria das empresas e equipes. Isso tem o efeito de tornar o funcionário ausente presente de forma assíncrona.
Mas e quanto à comunicação verbal? A troca de palavras faladas que são a força vital de qualquer cultura empresarial? Como podemos preservá-las para os "ausentes"?
Então, quando um funcionário ausente retorna ao trabalho, devemos simplesmente jogar fora todas as informações vitais, decisões, coesão da equipe e atualizações da concorrência e da empresa comunicadas nessas reuniões? Ou devemos reduzi-las a alguns minutos de reunião e compartilhá-las por meio de outro e-mail, para que fiquem enterradas na caixa de entrada de cada um?
Não.
Absolutamente não.
Ao contrário, gravamos nossas reuniões.
Com o clique de um botão, os membros "presentes" da sua equipe podem continuar trabalhando. A única diferença é que agora eles podem simplesmente gravar reuniões para o benefício dos membros "ausentes" da equipe. Isso não requer tempo ou esforço extra. Na verdade, isso consome muito menos tempo do que redigir atas de reunião. Portanto, essa é a solução. Entretanto, os benefícios provavelmente são mais abrangentes do que a maioria imagina. Vamos desvendá-los agora!
A solução para o absenteísmo é redefinir o presenteísmo
A tecnologia ultrapassou os limites do que pode ser considerado "presente" ou "ausente". As pessoas podem conversar ao vivo, seja do escritório em casa ou de um resort de férias chique. Os e-mails podem ser respondidos segundos ou semanas depois. E mais, as pessoas agora podem trabalhar quase que totalmente remotamente a partir de seus telefones celulares. No entanto, muitos ainda definem "ausência" e "presença" com base na noção de síncrona presença síncrona.
Acreditamos que a chave para atenuar os impactos do "absenteísmo" é redefini-lo. Os funcionários não estão realmente "ausentes" se, ao retornarem, tiverem se inteirado de todas as reuniões, e-mails, mensagens e informações importantes de forma eficiente e eficaz. Eles estão simplesmente presentes de forma assíncrona. 💡
Portanto, a solução é redefinir as ausências e a presença em sua empresa. Veja como definimos o absenteísmo e o presenteísmo em tl;dv.
- Ausência: vital para os funcionários, as ausências ocorrem quando os funcionários se ausentam do trabalho por vários motivos. O objetivo é recarregar as baterias e se recuperar para que eles estejam na melhor posição para realizar suas tarefas de trabalho ao retornar.
- Absenteísmo: um conceito desconhecido que não existe em tl;dv. Não nos concentramos no "absenteísmo", no sentido tradicional da palavra, em nossa equipe. Em vez disso, nos concentramos em fazer com que os funcionários se atualizem o mais rápido possível por meio de documentação, registro e compartilhamento completos de reuniões e comunicações.
- Presença: um funcionário que se envolveu com a equipe ao vivo ou de forma assíncrona. Isso pode ocorrer na forma de comunicação e colaboração face a face, verbal ou escrita.
- Presenteísmo: o fenômeno em que os membros da equipe estão 100% presentes durante os momentos críticos do trabalho (por exemplo, reuniões e outros períodos importantes de comunicação), seja ao vivo ou de forma assíncrona.
Então, agora que já estabelecemos o problema e a solução, vamos nos deliciar com os benefícios. Como muitos de vocês já conhecem e adoram a comunicação assíncrona por texto (e-mails, Slack, mensagens diretas), vamos nos concentrar nas reuniões como a última peça que faltava e que é parte integrante desse quebra-cabeça do presenteísmo.
Benefício de nível 1: Presenteísmo que não é prejudicial
Ao redefinir o que significa estar "ausente" e "presente", você pode minimizar as ausências e os impactos negativos das noções tradicionais de "presenteísmo". A maioria dos locais de trabalho já faz isso com o Slack e o e-mail. Vamos mostrar a você como fazer isso registrando as reuniões também!
Presenteísmo ≠ um custo para a empresa
Obrigar os funcionários a comparecer ao trabalho quando não estão bem custa caro. De fato, na Austrália, o custo do presenteísmo tradicional foi estimado em US$ 25 bilhões por ano. Se você estiver gravando suas reuniões, os funcionários não precisarão mais comparecer ao trabalho quando se sentirem indispostos ou improdutivos. Em vez disso, você e sua equipe podem se sentir completamente livres para tirar férias quando necessário, com a confiança de saber que podem facilmente se atualizar sobre informações importantes via Slack, e-mail e agora por meio de reuniões gravadas com tl;dv.
Presenteísmo ≠ funcionários insalubres
Isso nos leva ao nosso próximo ponto - reduzir a pressão para comparecer ao trabalho quando não estiver bem. Ao reduzir o ônus das "ausências", seus funcionários podem descansar e recarregar as energias sem se preocupar com a perda de informações vitais. Um estudo estima que que o simples investimento na saúde mental dos funcionários poderia resultar em uma economia de custos de 30%. Isso equivale a £250.607 por ano para cada 1.000 funcionários.
O benefício é claro: reduzir a pressão para que os funcionários estejam presentes de forma síncrona, utilizando tecnologias que facilitam a atualização de informações importantes quando eles retornam. Isso reduz a pressão para comparecer ao trabalho quando não estiverem bem.
Benefício de nível 2: Presenteísmo que realmente ajuda
Muito bem, você já atenuou os impactos negativos do tradicional "presenteísmo". Agora, a próxima etapa é usar essas mesmas ferramentas e estruturas para aumentar os benefícios!
Presenteísmo = ser produtivo
Um estudo recente mostra que os funcionários são interrompidos a cada 3 minutos e 5 segundos. Caramba. Após essas interrupções, são necessários 23 minutos para voltar a se concentrar. De repente, o poder do Trabalho profundo fica claro. O trabalho profundo é um dos momentos mais produtivos e importantes do dia de qualquer funcionário. É o momento de traçar estratégias, iterar, pensar e se concentrar.
Muitos são ensinados que estar onipresente, especialmente em reuniões, é uma etiqueta adequada. O presenteísmo tradicional (ou seja, presença síncrona) costumava ter um custo para o Deep Work. Nossa definição de "presença", que permite o comparecimento síncrono ou assíncrono, permite que os funcionários guardem seu tempo, resultando em menos distrações.
Ao ter a confiança de que todas as mensagens, e-mails e reuniões podem ser acompanhados de forma assíncrona, seus funcionários podem ter a confiança de dizer "não" a reuniões síncronas não essenciais que interrompem o tempo de trabalho profundo.
Presenteísmo = economia de tempo
Então, você é o gerente de uma equipe e não quer que seus funcionários "ausentes" percam informações importantes sobre as conclusões da reunião, itens de ação e próximas etapas. Não gaste muitas horas escrevendo longos resumos de reuniões para os 5% de pessoas que estavam "ausentes". Em vez disso, grave-os!
Você economizará tempo escrevendo longas anotações sobre a reunião. Mas e as pessoas que estão acompanhando a reunião de forma assíncrona? Bem, elas também economizarão muito tempo!
As gravações podem ser assistidas em até duas vezes mais velocidade. Em vez de vasculhar atas de reunião longas e sem contexto, os "ausentes" podem pular direto para a seção mais relevante de qualquer reunião gravada com o nosso recurso de destaques com registro de data e hora! Está procurando um momento específico da reunião? Então, procure-o por meio de nossa função de transcrição. Isso é um divisor de águas, independentemente do debate entre absenteísmo e presenteísmo! Então, por que não ficar em dia com suas reuniões em minutos? 🤘
Presenteísmo = coesão da equipe
Parabéns! Você decifrou o código de presenteísmo e agora os colegas de equipe "ausentes" podem se atualizar sobre qualquer nota importante ou informação para a família quando retornarem. Quer um pouco de "coesão da equipe" para acompanhar? 🍟
Simplificando, a leitura de atas de reuniões não capta toda a força da dinâmica de uma equipe - sua alegria, pontos problemáticos e emoções. As reuniões gravadas captam isso muito melhor. Como sabemos 93% da comunicação é não verbal. Ao compartilhar reuniões gravadas com a sua equipe, você não está apenas atenuando os impactos negativos da "ausência", mas também está servindo essa atenuação com um lado de união e harmonia da equipe.
Bom apetite.
Benefício de nível 3: dominar o presenteísmo
Esse é o nível mais alto que se pode atingir em termos de positividade do presenteísmo. Quando você começar a fazer essas coisas, saberá que implementou políticas de licença e hábitos de trabalho realmente sólidos. Parabéns!
Presente = para sempre
Mostramos como o registro automático das reuniões pode ajudar a reduzir as implicações negativas do "absenteísmo". Também mostramos como o registro das reuniões pode levar a um "presenteísmo" produtivo e saudável. Em uma cultura positiva para o presenteísmo, estar presente também significa ser atemporal. Suas mensagens do Slack, e-mails e agora suas reuniões não são mais efêmeros.
Faça sua comunicação, colaboração e reuniões no presente. Mas também registre, preserve e salve-os para o futuro. Para aprendizado futuro, colaboração futura, integração futura e inspiração futura.
É assim que você realmente eleva o nível de seu jogo de presenteísmo-posividade!
Dominar o presenteísmo = incentivar e celebrar as ausências
No entanto, não há maior marca de uma empresa que tenha dominado o presenteísmo do que não ter medo das ausências, mas, na verdade, incentivá-las. Isso mostra que a empresa realmente gerenciou suas práticas de ausência dos funcionários e reduziu os impactos negativos das "ausências". Não hesite em permitir que seus funcionários tirem uma folga bem merecida. Em vez disso, gerencie a eficiência e a rapidez com que eles voltam a trabalhar quando retornam. Aqui está uma mensagem que recebi de Carlo, cofundador e COO da tl;dv. Esse é o título dele, mas, na verdade, ele é o Diretor de Felicidade, pois mantém todas as engrenagens girando(de forma feliz e eficiente) em tl;dv. 💜
Considerações finais sobre presenteísmo
Estar presente 100% do tempo ≠ funcionários insalubres.
Ausência em reuniões ≠ falta de harmonia e coesão da equipe.
Estar presente 100% do tempo não deve custar a saúde e a felicidade de seus funcionários. Vivemos em uma época de abundantes ferramentas de comunicação e colaboração assíncronas e síncronas. Em vez de nos preocuparmos com o presenteísmo ou o absenteísmo, devemos redefinir as políticas e a cultura de presença e licença da empresa de acordo com essa tecnologia. Redirecione seu foco para que sua equipe esteja pronta para trabalhar com a mesma eficiência e eficácia quando retornar. Essas não são apenas palavras vazias de uma empresa tentando vender seus produtos - são experiências vividas. São teorias testadas. Essas são políticas de RH que vivemos, respiramos e defendemos.
Por isso, dizemos para tirar um dia, sair em um feriado épico, faltar a uma reunião e incentivar seus funcionários a fazer o mesmo.
Apenas observe o maldito tl;dv quando você voltar.
