Здесь, на сайте tl;dv, мы провели более 3356 собраний, на которых отсутствовало 0 человек.
Это более 211 428 минут совещаний без пропусков ни одним сотрудником. При этом наши сотрудники счастливы, здоровы и даже продуктивны! С момента начала нашей работы ни один сотрудник не покинул нашу сплоченную команду из 13 человек.
Есть ли у нас больничные дни? Да.
Бывают ли у нас непродуктивные дни? Да.
Берем ли мы дни и недели ежегодного отпуска, чтобы заняться серфингом, катанием на лыжах, вейкбордингом и кемпингом? Да, черт возьми!
Но это не обязательно означает отсутствие сотрудников и встречи с "отсутствующими". В отличие от приведенной выше обложки блога GIF, которая демонстрирует обычное противостояние между отсутствием и продуктивностью, мы считаем, что команды могут иметь и то, и другое без какого-либо побочного ущерба. Мы собираемся показать вам, как это сделать. Подсказка: ответ кроется в записи ваших совещаний. Примечание: спасибо греческому богу точных знаний Мариосу Баламациасу за эти точные данные о совещаниях!
В этой статье
Проблема: Отсутствие сотрудников обходится дорого
Итак, мы знаем риторику... Присутствие на рабочем месте = плохо, отсутствие на рабочем месте = менее плохо. Вот здесь-то и возникает проблема. Если оба результата не идеальны, то неужели команды и компании просто стремятся к меньшему из двух зол? Казалось бы, да. Однако мы считаем (и знаем), что "прогулы" не обязательно должны происходить за счет продуктивности, счастья или даже здоровья сотрудников.
Благодаря чуду современного изобретения сотрудники могут следить за жизненно важными событиями во время отсутствия, болезни или отпуска с помощью электронной почты, Slack, Trello, Notion и множества других коммуникационных платформ и инструментов. Таким образом, письменное общение навсегда сохраняется в большинстве компаний и команд. Это приводит к тому, что отсутствующий сотрудник становится асинхронно присутствующим.
Но как насчет вербальной коммуникации? Обмен устными словами, которые являются жизненной силой любой корпоративной культуры? Как сохранить их для "заочников"?
Итак, когда отсутствующий сотрудник возвращается на работу, должны ли мы просто выбросить всю жизненно важную информацию, решения, сплоченность команды, новости о конкурентах и компании, переданные на этих собраниях? Или мы должны сократить их до нескольких минут и поделиться ими через другую электронную почту, которая будет похоронена в папке входящих сообщений?
Нет.
Абсолютно нет.
Скорее, мы записываем наши встречи.
Одним нажатием кнопки "присутствующие" члены вашей команды могут продолжать заниматься своими делами. Единственное отличие заключается в том, что теперь они могут просто записывать совещания в интересах "отсутствующих" членов команды. Это не требует дополнительного времени или усилий. На самом деле, это занимает гораздо меньше времени, чем составление протокола собрания. Вот и все решение. Однако его преимущества, скорее всего, гораздо шире, чем многие думают. Сейчас мы их распакуем!
Решение проблемы абсентеизма заключается в переопределении понятия презентеизма
Технологии раздвинули границы того, что можно считать "присутствием" или "отсутствием". Люди могут общаться вживую, находясь в домашнем офисе или на шикарном курорте. На электронные письма можно ответить через несколько секунд или недель. Более того, сейчас люди могут работать почти полностью удаленно со своих мобильных телефонов. Тем не менее, многие по-прежнему определяют понятия "отсутствие" и "присутствие", основываясь на понятии синхронного присутствия.
Мы считаем, что ключ к смягчению последствий "прогулов" заключается в том, чтобы дать им новое определение. Сотрудники на самом деле не являются "отсутствующими", если после возвращения они эффективно и результативно провели все встречи, отправили электронные письма, сообщения и важную информацию. Они просто асинхронно присутствуют. 💡
Итак, решение заключается в том, чтобы по-новому определить понятия отсутствия и присутствия в вашей компании. Вот как мы определяем абсентеизм и презентеизм на сайте tl;dv.
- Отсутствие на рабочем месте: жизненно важное для сотрудников отсутствие на рабочем месте - это когда сотрудники берут отгулы по разным причинам. Цель заключается в том, чтобы восстановить силы и прийти в себя, чтобы по возвращении они могли наилучшим образом выполнять свои рабочие обязанности.
- Абсентеизм: незнакомое понятие, которого нет в tl;dv. Мы не фокусируемся на "абсентеизме" - в традиционном понимании этого слова в нашей команде. Скорее, мы сосредоточены на том, чтобы как можно быстрее ввести сотрудников в курс дела с помощью тщательного документирования, записи и обмена информацией о встречах и общении.
- Присутствие: сотрудник, который взаимодействовал с командой вживую или асинхронно. Это может быть в форме личного, устного или письменного общения и сотрудничества.
- Презентеизм: явление, когда члены команды на 100% присутствуют в критические моменты работы (например, на собраниях и других ключевых периодах общения) в прямом или асинхронном режиме.
Итак, теперь, когда мы определили проблему и решение, давайте насладимся преимуществами. 🙌 Поскольку многие из вас уже знают и любят асинхронную текстовую коммуникацию (электронная почта, Slack, DM), мы сосредоточимся на встречах как на последнем недостающем и неотъемлемом кусочке головоломки презентеизма.
Выгода уровня 1: Пребывание на рабочем месте, не приносящее вреда
Переопределив, что значит "отсутствовать" и "присутствовать", вы сможете свести к минимуму количество прогулов и негативные последствия традиционных представлений о "презентеизме". Большинство рабочих мест уже делают это с помощью Slack и электронной почты. Мы покажем вам, как это сделать с помощью записи совещаний!
Презентеизм ≠ издержки для бизнеса
Заставлять сотрудников приходить на работу, когда они нездоровы, дорого. Фактически, в Австралии стоимость традиционного презентеизма оценивается в 25 миллиардов долларов в год. Если вы записываете свои встречи, сотрудникам больше не нужно приходить на работу, когда они плохо себя чувствуют или работают непродуктивно. Напротив, вы и ваша команда можете совершенно свободно брать отпуск по мере необходимости, зная, что они могут легко получить важную информацию через Slack, электронную почту, а теперь и через записанные встречи с tl;dv.
Презентеизм ≠ нездоровые сотрудники
Это подводит нас к следующему пункту - снижению давления, связанного с необходимостью посещать работу, когда вы нездоровы. Смягчив бремя "прогулов", ваши сотрудники смогут полноценно отдохнуть и восстановить силы, не беспокоясь о том, что пропустят жизненно важную информацию. По оценкам одного исследования что инвестиции в психическое здоровье сотрудников могут привести к экономии затрат на 30%. Это £250,607 в год на каждую 1000 сотрудников.
Выгода очевидна: уменьшение давления на сотрудников, требующих синхронного присутствия, за счет использования технологий, позволяющих сотрудникам легко получить важную информацию после возвращения. Это снижает давление, заставляющее сотрудников приходить на работу, когда они нездоровы.
Выгода второго уровня: Презентеизм, который действительно помогает
Итак, вы смягчили негативные последствия традиционного "презентеизма". Теперь следующий шаг - использовать те же инструменты и рамки для увеличения пользы!
Презентеизм = быть продуктивным
Недавнее исследование показало, что сотрудников прерывают каждые 3 минуты и 5 секунд. Вот это да. После этих прерываний проходит 23 минуты требуется, чтобы перефокусироваться. Внезапно, сила глубокой работы становится очевидной. Глубокая работа - это один из самых продуктивных и важных периодов дня любого сотрудника. Это их время для разработки стратегии, итераций, размышлений и концентрации.
Многих учат, что быть вездесущим, особенно на собраниях, - это правильный этикет. Традиционное присутствие (т.е. синхронное присутствие) раньше обходилось Deep Work недешево. Наше определение "присутствия", которое допускает синхронное или асинхронное присутствие, позволяет сотрудникам беречь свое время, что приводит к меньшему количеству отвлекающих факторов.
Благодаря уверенности в том, что все сообщения, электронные письма, а также встречи могут быть отслежены асинхронно, ваши сотрудники смогут сказать "нет" несущественным синхронным встречам, которые прерывают их время Deep Work.
Презентеизм = экономия времени
Итак, вы руководитель команды и не хотите, чтобы ваши "отсутствующие" сотрудники пропустили важные выводы собрания, пункты действий и следующие шаги. Не тратьте часы на написание длинных итогов совещания для 5% "отсутствующих". Вместо этого запишите их!
Вы сэкономите время на составлении объемных записей о совещаниях. А как насчет тех, кто следит за ходом совещания в асинхронном режиме? Они тоже сэкономят много времени!
видеозаписи можно пересматривать в 2 раза быстрее. Вместо того чтобы листать длинные и лишенные контекста протоколы заседаний, "отсутствующие" могут сразу перейти к самому важному разделу любого записанного заседания с помощью нашей функции "Основные моменты" с временной меткой! Ищете конкретный момент собрания? Тогда найдите его с помощью нашей функции расшифровки. Это меняет ситуацию независимо от споров между отсутствующими и присутствующими! Итак, почему бы не узнать о своих встречах за считанные минуты? 🤘
Презентеизм = сплоченность команды
Поздравляем! Вы разгадали кодекс презентеизма, и теперь "отсутствующие" члены команды по возвращении могут перехватить любую важную заметку или FYI. Не хотите ли вы добавить к этому "сплоченность команды"? 🍟
Проще говоря, чтение протоколов совещаний не позволяет передать всю силу динамики команды - ее радость, болевые точки и эмоции. Записанные собрания передают это гораздо лучше. Как мы знаем 93% общения происходит невербально. Делясь с командой записями совещаний, вы не только смягчаете негативные последствия "отсутствия", но и дополняете это смягчение сближением и гармонией в команде.
Приятного аппетита.
Преимущество уровня 3: освоение презентеизма
Это наивысший уровень, которого можно достичь с точки зрения позитивного отношения к презентеизму. Когда вы начнете делать эти вещи, вы будете знать, что внедрили действительно надежную политику отпусков и рабочие привычки. Поздравляем!
Настоящее = вечность
Мы показали вам, как автоматическая запись совещаний может помочь смягчить негативные последствия "абсентеизма". Мы также показали вам, как запись совещаний может привести к продуктивному и здоровому "презентеизму". В культуре позитивного "присутствия" присутствовать означает быть вечным. Ваши сообщения в Slack, электронные письма, а теперь и совещания больше не являются эфемерные.
Общайтесь, сотрудничайте и проводите встречи в настоящем. Но при этом записывайте, сохраняйте их для будущего. Для будущего обучения, будущего сотрудничества, будущего обучения и будущего вдохновения.
Так вы действительно повысите уровень своей игры в презентеизм и позитивность!
Освоение презентеизма = поощрение и поощрение отсутствий
Тем не менее, нет большей отличительной черты компании, которая освоила презентеизм, чем то, что она не боится прогулов, а поощряет их. Это свидетельствует о том, что компания действительно управляет своей практикой отсутствия сотрудников и смягчает любые негативные последствия "прогулов". Не стесняйтесь позволять своим сотрудникам брать заслуженный отпуск. Скорее управляйте тем, насколько эффективно и быстро вы вернете их в рабочее состояние после возвращения. Вот сообщение, которое я получил от Карло, соучредителя и главного операционного директора tl;dv. Это его должность, но на самом деле он - главный директор по счастью, поскольку он заставляет все шестеренки вращаться(счастливо и эффективно) в tl;dv. 💜.
Заключительные мысли о презентеизме
Присутствовать 100% времени ≠ вредно для здоровья сотрудников.
Отсутствие на собраниях ≠ отсутствие гармонии и сплоченности в команде.
Присутствие на 100% времени не должно быть ценой здоровья и счастья вашего сотрудника. Мы живем в век изобилия асинхронных и синхронных средств коммуникации и совместной работы. Вместо того чтобы беспокоиться о присутствии или отсутствии на рабочем месте, мы должны пересмотреть политику и культуру посещения и отпусков в компании в соответствии с этой технологией. Перенаправьте свое внимание на то, чтобы ваша команда после возвращения была готова к работе максимально эффективно и результативно. Это не просто пустые слова от компании, пытающейся продать вам свои товары - это живой опыт. Это проверенные теории. Это кадровая политика, которой мы живем, дышим и придерживаемся.
Поэтому мы советуем взять день, отправиться в эпический отпуск, пропустить встречу и побудить своих сотрудников сделать то же самое.
Просто посмотри штопку. tl;dv когда вернешься.
