Ici, à tl;dv, nous avons tenu plus de 3356 réunions, avec 0 absent, jamais.
Cela représente plus de 211 428 minutes de réunion sans qu'aucun employé n'en manque. Pourtant, nos employés sont heureux, en bonne santé, et même productifs ! Depuis que nous avons commencé, pas un seul membre n'a quitté notre équipe soudée de 13 personnes.
Avons-nous des jours de congé de maladie ? Oui.
Avons-nous parfois des jours improductifs ? Oui.
Prenons-nous des jours et des semaines de congé annuel pour aller faire du surf, du ski, du wakeboard et du camping ? Oui, bien sûr !
Mais cela ne doit pas forcément se traduire par des employés absents et des réunions avec des "absents". Contrairement au GIF de la couverture du blog ci-dessus, qui illustre l'opposition habituelle entre absence et productivité, nous pensons que les équipes peuvent avoir les deux, sans dommages collatéraux. Nous allons vous montrer comment. Indice : la réponse réside dans l'enregistrement de vos réunions. Note complémentaire : merci au dieu grec de la connaissance précise, Marios Balamatsias, pour ces chiffres précis sur les réunions !
Dans cet article
Le problème : les employés absents coûtent cher
Nous connaissons donc la rhétorique... Présentéisme = mauvais, absentéisme = moins mauvais. C'est ici que se pose l'énigme. Si les deux résultats ne sont pas idéaux, les équipes et les entreprises se contentent-elles de viser le moindre des deux maux ? Il semblerait que oui. Cependant, nous croyons (et savons) que le "présentéisme" ne doit pas nécessairement se faire au détriment de la productivité, du bonheur ou même de la santé des employés.
Grâce au miracle de l'invention moderne, les employés peuvent se tenir au courant des événements importants lorsqu'ils sont absents, malades ou en vacances, par l'intermédiaire du courrier électronique, de Slack, de Trello, de Notion et d'une multitude d'autres plateformes et outils de communication. Ainsi, la communication écrite est à jamais préservée dans la plupart des entreprises et des équipes. Cela a pour effet de rendre l'employé absent présent de manière asynchrone.
Mais qu'en est-il de la communication verbale ? L'échange de paroles qui est l'élément vital de toute culture d'entreprise ? Comment les préserver pour les "absents" ?
Ainsi, lorsqu'un employé absent revient au travail, devons-nous jeter toutes les informations vitales, les décisions, la cohésion de l'équipe et les mises à jour sur les concurrents et l'entreprise communiquées lors de ces réunions ? Ou devons-nous les réduire à quelques minutes de réunion et les partager via un autre courriel, pour qu'elles soient enterrées dans la boîte de réception de chacun ?
Non.
Absolument pas.
Plutôt, nous enregistrons nos réunions.
D'un simple clic, les membres "présents" de votre équipe peuvent continuer à vaquer à leurs occupations. La seule différence est qu'ils peuvent désormais enregistrer les réunions à l'intention des membres "absents". Cela ne demande ni temps ni effort supplémentaires. En fait, cela prend beaucoup moins de temps que de rédiger un compte rendu de réunion. Voilà donc la solution. Cependant, les avantages sont probablement plus étendus que la plupart des gens ne le pensent. Nous allons maintenant les décortiquer !
La solution à l'absentéisme est de redéfinir le présentéisme
La technologie a repoussé les limites de ce qui peut être considéré comme "présent" ou "absent". Les gens peuvent discuter en direct, que ce soit depuis leur bureau à domicile ou depuis un lieu de vacances huppé. On peut répondre à un courriel quelques secondes ou des semaines plus tard. Il est même possible de travailler presque entièrement à distance à partir de son téléphone portable. Pourtant, nombreux sont ceux qui définissent encore l'"absence" et la "présence" sur la base de la notion de synchrone présence.
Nous pensons que la clé pour atténuer les impacts de l'"absentéisme" est de le redéfinir. Les employés ne sont pas vraiment "absents" s'ils ont rattrapé toutes les réunions, les courriels, les messages et les informations importantes de manière efficace à leur retour. Ils sont tout simplement présents de manière asynchrone. 💡
La solution est donc de redéfinir les absences et les présences dans votre entreprise. Voici comment nous définissons l'absentéisme et le présentéisme sur tl;dv.
- Absence : vitale pour les employés, l'absence est le moment où les employés s'absentent du travail pour diverses raisons. L'objectif est de se ressourcer et de récupérer afin d'être dans les meilleures dispositions pour accomplir leurs tâches professionnelles à leur retour.
- L'absentéisme : un concept peu familier qui n'existe pas sur tl;dv. Dans notre équipe, nous ne nous concentrons pas sur l'"absentéisme" - au sens traditionnel du terme. Nous nous efforçons plutôt de remettre les employés à niveau le plus rapidement possible en documentant, enregistrant et partageant les réunions et les communications.
- Présence : un employé qui s'est engagé avec l'équipe en direct ou de manière asynchrone. Cela peut prendre la forme d'une communication et d'une collaboration en face à face, verbale ou écrite.
- Présentéisme : le phénomène où les membres de l'équipe sont présents à 100% pendant les moments critiques du travail (par exemple, les réunions et autres périodes de communication clés), en direct ou de manière asynchrone.
Donc, maintenant que nous avons établi le problème et la solution, lézardons dans les joies des avantages. 🙌 Comme beaucoup d'entre vous connaissent déjà et adorent la communication textuelle asynchrone (emails, Slack, DMs), nous allons nous concentrer sur les réunions comme dernière pièce manquante et intégrale de ce présentéisme-puzzle.
Avantage de niveau 1 : présentéisme non nuisible
En redéfinissant ce que signifie être "absent" et "présent", vous pouvez minimiser les absences et les effets négatifs des notions traditionnelles de "présentéisme". La plupart des lieux de travail le font déjà avec Slack et les e-mails. Nous allons vous montrer comment le faire en enregistrant également les réunions !
Le présentéisme ≠ un coût pour l'entreprise.
Obliger les employés à se rendre au travail lorsqu'ils sont malades a un coût. En effet, en Australie, le coût du présentéisme traditionnel est estimé à 25 milliards de dollars par an. 25 milliards de dollars par an. Si vous enregistrez vos réunions, les employés n'ont plus besoin de venir travailler lorsqu'ils se sentent mal ou improductifs. Au contraire, vous et votre équipe pouvez vous sentir totalement libres de prendre des congés en cas de besoin, tout en sachant qu'ils peuvent facilement se tenir au courant des informations importantes via Slack, les e-mails et, désormais, grâce aux réunions enregistrées sur tl;dv.
Présentisme ≠ employés en mauvaise santé
Cela nous amène au point suivant : réduire la pression exercée sur les employés pour qu'ils se rendent au travail lorsqu'ils sont malades. En atténuant le poids des "absences", vos employés peuvent se reposer pleinement et se ressourcer sans craindre de manquer des informations essentielles. Une étude estime que le simple fait d'investir dans la santé mentale des employés pourrait entraîner une réduction des coûts de 30 %. Cela représente 250 607 £ par an pour 1000 employés.
L'avantage est clair : réduire la pression exercée sur les employés pour qu'ils soient présents de manière synchrone, en utilisant des technologies qui permettent aux employés de rattraper facilement les informations importantes à leur retour. Cela réduit la pression exercée sur les employés pour qu'ils viennent travailler lorsqu'ils ne sont pas en bonne santé.
Avantage de niveau 2 : un présentéisme qui aide réellement
D'accord, vous avez donc atténué les effets négatifs du "présentéisme" traditionnel. Maintenant, l'étape suivante consiste à utiliser ces mêmes outils et cadres pour en tirer un bénéfice accru !
Présentéisme = être productif
Une étude récente montre que les employés sont interrompus toutes les 3 minutes et 5 secondes. Bon sang. Après ces interruptions, il faut 23 minutes qu'il faut pour se recentrer. Soudainement, le pouvoir du Travail en profondeur devient clair. Le travail en profondeur est l'un des moments les plus productifs et les plus importants de la journée d'un employé. C'est le moment où ils peuvent élaborer des stratégies, itérer, réfléchir et se concentrer.
Nombreux sont ceux à qui l'on enseigne qu'être omniprésent, en particulier dans les réunions, est une étiquette correcte. Le présentéisme traditionnel (c'est-à-dire la présence synchrone) avait un coût pour Deep Work. Notre définition de la "présence", qui permet une présence synchrone ou asynchrone, permet aux employés de gérer leur temps, ce qui réduit les distractions.
En ayant la certitude que tous les messages, les courriels et les réunions peuvent être rattrapés de manière asynchrone, vos employés peuvent avoir la confiance nécessaire pour dire "non" aux réunions synchrones non essentielles qui interrompent leur temps de travail profond.
Présentisme = gain de temps
Vous êtes le manager d'une équipe et vous ne voulez pas que vos employés "absents" passent à côté des points importants de la réunion, des actions à entreprendre et des prochaines étapes. Ne passez pas des heures à rédiger de longues synthèses de réunion pour les 5% de personnes qui étaient "absentes". Enregistrez-les plutôt !
Vous gagnerez du temps en rédigeant de longues notes de réunion. Mais qu'en est-il des personnes qui suivent la réunion de manière asynchrone ? Elles gagneront aussi beaucoup de temps !
Les vidéos peuvent être visionnées jusqu'à deux fois plus vite. Plutôt que de parcourir de longs procès-verbaux de réunion sans contexte, les "absents" peuvent passer directement à la section la plus pertinente de n'importe quelle réunion enregistrée grâce à notre fonction d'horodatage des temps forts ! Vous recherchez un moment particulier de la réunion ? Vous pouvez le rechercher via notre fonction de transcription. Cela change la donne, indépendamment du débat entre absentéisme et présentéisme ! Alors, pourquoi ne pas rattraper vos réunions en quelques minutes? 🤘
Présentéisme = cohésion de l'équipe
Félicitations ! Vous avez déchiffré le code du présentéisme et maintenant, les coéquipiers "absents" peuvent prendre connaissance de toute note importante ou de tout FYI à leur retour. Voulez-vous un peu de "cohésion d'équipe" pour accompagner cela ? 🍟
En termes simples, la lecture des comptes rendus de réunion ne permet pas de saisir toute la dynamique d'une équipe - ses joies, ses peines et ses émotions. Les réunions enregistrées permettent d'en rendre compte beaucoup mieux. Comme nous le savons 93 % de la communication est non verbale. En partageant les réunions enregistrées avec votre équipe, vous atténuez non seulement les effets négatifs d'une "absence", mais vous ajoutez à cette atténuation une touche de cohésion et d'harmonie.
Bon appétit.
Avantage du niveau 3 : Maîtriser le présentéisme
Il s'agit du plus haut niveau atteignable en matière de présentéisme-positivité. Lorsque vous commencerez à faire ces choses, vous saurez que vous avez mis en place des politiques de congé et des habitudes de travail vraiment solides. Félicitations !
Présent = pour toujours
Nous vous avons montré comment l'enregistrement automatique de vos réunions peut contribuer à atténuer les conséquences négatives de l'"absentéisme". Nous vous avons également montré comment l'enregistrement des réunions peut conduire à un "présentéisme" productif et sain. Dans une culture de présentéisme positif, être présent signifie également être intemporel. Vos messages Slack, vos e-mails et, désormais, vos réunions ne sont plus éphémères.
Organisez vos communications, votre collaboration et vos réunions au présent. Mais aussi les enregistrer, les préserver et les sauvegarder pour l'avenir. Pour l'apprentissage futur, la collaboration future, l'intégration future et l'inspiration future.
C'est ainsi que vous pouvez vraiment améliorer votre jeu de présentéisme-positivité !
Maîtriser le présentéisme = encourager et célébrer les absences
Cependant, il n'y a pas de meilleur signe d'une entreprise qui a maîtrisé le présentéisme que de ne pas avoir peur des absences, mais au contraire de les encourager. Cela montre que l'on a véritablement géré ses pratiques en matière d'absences et d'employés et que l'on a atténué tout impact négatif des "absences". N'hésitez pas à laisser vos employés prendre des congés bien mérités. Gérez plutôt l'efficacité et la rapidité avec lesquelles vous les remettez à niveau à leur retour. Voici un message que j'ai reçu de Carlo, cofondateur et directeur de l'exploitation de tl;dv. C'est son titre, mais il est en réalité le Chief Happiness Officer, car il veille à ce que tous les rouages tournent(joyeusement et efficacement) sur tl;dv. 💜
Dernières réflexions sur le présentéisme
Être présent 100 % du temps ≠ des employés malsains.
Absence aux réunions ≠ manque d'harmonie et de cohésion de l'équipe.
Être présent 100 % du temps ne doit pas se faire au détriment de la santé et du bonheur de vos employés. Nous vivons à une époque où les outils de communication et de collaboration asynchrones et synchrones abondent. Plutôt que de s'inquiéter du présentéisme ou de l'absentéisme, nous devrions redéfinir les politiques et la culture de l'entreprise en matière de présence et de congé en fonction de cette technologie. Réorientez vos efforts pour que votre équipe soit prête à reprendre le travail de manière aussi efficace et efficiente qu'à son retour. Il ne s'agit pas de paroles en l'air prononcées par une entreprise qui essaie de vous vendre ses produits, mais d'expériences vécues. Ce sont des théories testées. Ce sont des politiques de RH que nous vivons, respirons et défendons.
Nous vous conseillons donc de prendre une journée, de partir en vacances, de sauter une réunion et d'encourager vos employés à faire de même.
Surveillez juste la reprise tl;dv quand tu reviendras.
