Nel dicembre del 2020, tl;dv un peccato capitale nel campo del reclutamento: ha pubblicato un annuncio di lavoro durante le vacanze di Natale! Non uno solo, ma ben quattro. Eppure, gli dei del reclutamento non ci hanno punito per la nostra trasgressione, anzi, è successo proprio il contrario! Essendo un'azienda remote, abbiamo la fortuna di poter assumere i migliori talenti da qualsiasi parte del mondo. Abbiamo anche avuto la fortuna di poter assicurarci e firmare contratti con i nostri candidati preferiti entro 4 settimane. 

Ora ci troviamo in quella fase cruciale per una startup in cui abbiamo superato le prime prove di validazione del prodotto ed è giunto il momento di ampliare il nostro team per raddoppiare gli sforzi nella costruzione dell'azienda. Ora si tratta di destreggiarsi tra il miglioramento del prodotto, i passi critici dell'azienda e i piani di commercializzazione per prepararci alla fase successiva. La chiave per destreggiarsi con successo è essere un maestro nel destreggiarsi o avere mani in più. Non essendo appassionato di circo, ho scelto la strada delle mani in più, assumendo quattro nuove figure chiave per aiutare a portare il nostro prodotto su larga scala e in Seed.

Di solito non sono uno che si precipita nelle cose. Mi piace riflettere sulle complessità, sono un fanatico della routine, dell'efficienza e dei buoni vecchi processi tradizionali. Tuttavia, sapevo che se volevamo competere per i migliori talenti, un reclutamento rapido sarebbe stato probabilmente la nostra strada migliore. Quindi, abbiamo testato questa strategia di reclutamento e condividerò con voi i nostri risultati.

In questo articolo:

Perché assumere rapidamente?

Il tempo medio necessario per l'assunzione indica chiaramente un'opportunità per un reclutamento rapido.
Fonte: Statistica. Il grafico sopra riportato indica chiaramente un'opportunità per le startup di guadagnare terreno nel mercato del lavoro attraverso una strategia di reclutamento rapido.

Innanzitutto, perché ho preso in considerazione una strategia di reclutamento rapido? Oltre all'ovvio vantaggio personale per il mio calendario, volevo un modo per migliorare l'efficienza del processo di reclutamento, dando comunque alla nostra startup la possibilità di acquisire i migliori talenti possibili.

Nel 2017, Workable ha dimostrato che il tempo medio necessario per assumere un dipendente nel settore dei servizi informatici era di 33 giorni lavorativi. Non ci sono segni di miglioramento, con i dati del 2018 che mostrano risultati simili e molte industrie di colletti bianchi con una media superiore ai 30 giorni, secondo Statistica. 

Contrastate questo dato con la velocità con cui i migliori talenti vengono accaparrati: molti sostengono che i candidati migliori scompaiono dal mercato nel giro di 10 giorni . Le aziende più grandi (e potenzialmente più competitive) spesso devono lottare con processi interni che rallentano le loro assunzioni. Pertanto, un vantaggio competitivo delle startup è la loro capacità di agire rapidamente per assumere i migliori talenti prima che scompaiano dal mercato o vengano assunti da aziende e imprese più grandi. Aziende più grandi con risorse finanziarie maggiori delle vostre. 

Per non parlare dei vantaggi aggiuntivi attribuiti al risparmio di tempo e denaro sui lunghi processi di reclutamento. Infine, le risposte tempestive fanno sentire i candidati rispettati. Se avete bisogno di prove, date un'occhiata a qualsiasi thread di reclutamento e scoprirete presto che le "risposte lente" sono la lamentela numero uno dei candidati. Quindi, una buona dose di rispetto non guasta mai. Oltre a fornire ai candidati un'esperienza più piacevole, potrebbe in seguito influire sul loro processo decisionale. Sapevate che "il 52% delle persone che hanno ricevuto un feedback relativo al lavoro entro la fine della giornata in cui hanno sostenuto il colloquio ha dichiarato di essere più propenso a rafforzare il proprio rapporto con l'azienda"?

Questa è la teoria, ma come si è concretizzata nella pratica?

Strategia di reclutamento rapido: come abbiamo fatto

Quindi, avevamo messo a punto la nostra strategia di reclutamento rapido, ora era il momento di metterla in pratica! La nostra idea di base era semplice: ridurre il processo al minimo indispensabile, che comprendeva:

  • Prima intervista culturale: conoscere il candidato come persona, comprese le sue esigenze in termini di soddisfazione lavorativa. 
  •  Compito di 2 ore: osservare come il candidato gestisce il lavoro. 
  • Secondo colloquio: discutere il compito con un altro fondatore per capire come il candidato gestisce i compiti, ragiona e risolve i problemi. 
  • Terzo colloquio di 20 minuti: il terzo cofondatore fa conoscenza con il gruppo finale di candidati. L'obiettivo è ottenere l'approvazione di tutti i fondatori. 
  • Dopo ogni colloquio, abbiamo cercato di rispondere a ciascun candidato entro 24 ore.
  • Tutto potrebbe succedere entro 7 giorni.

Ci sono stati alcuni aspetti chiave che hanno migliorato la nostra capacità di reclutare rapidamente. Innanzitutto, il colloquio doveva durare meno di due ore. In secondo luogo, abbiamo registrato tutti i colloqui , aggiungendo dei timestamp ai momenti salienti e condividendoli. Questo ha aumentato la velocità di elaborazione dei feedback interni e del processo decisionale in ogni fase del reclutamento.

Ma la registrazione dei nostri incontri ha portato anche altri vantaggi inaspettati... ed è qui che abbiamo iniziato a sentire che la nostra strategia di reclutamento stava funzionando alla grande!

Assunzioni rapide: Assunzioni a ritmo serrato

Nel caso non l'aveste già intuito, abbiamo registrato i nostri incontri con una piccola piattaforma molto pratica chiamata tl;dv. Si tratta proprio del nostro prodotto e, attraverso la nostra ricerca di personale, abbiamo scoperto una miriade di nuovi casi d'uso per tl;dving nei colloqui di reclutamento, tra cui:

Conosci davvero i candidati

Un esempio della nostra strategia di reclutamento rapido
Siamo riusciti a stabilire un legame tra un candidato (ora membro amato del team) e un co-fondatore (Allan), non presente al colloquio, taggandolo in un momento importante.

Il valore aggiunto più grande per il team è stato quello di poter comprendere rapidamente il carattere del candidato e instaurare un legame emotivo, cosa che difficilmente si ottiene dai appunti presi dopo il colloquio. La sinergia di squadra è essenziale per qualsiasi startup, che ha un team piccolo e affiatato. Pertanto, è fondamentale prendere decisioni in linea con la cultura aziendale. 

"Ho sentito che stavo valutando tutti come esseri umani al di là del loro curriculum. Sulla carta, avrei scelto persone completamente diverse e probabilmente non avrebbe funzionato." – Ruben Calzacorta – Sviluppatore Full Stack.

La mia esperienza personale nell'uso tl;dv il reclutamento è che condividere rapidamente intuizioni emotive con il nostro team è il vero superpotere di tl;dv. Infatti, è in preparazione un secondo articolo sui vantaggi dell'assunzione incentrata sull'aspetto umano e della ricerca dell'adeguatezza culturale. 

Condividi i punti salienti della riunione con il team

Durante il processo di reclutamento ci sono stati alcuni momenti straordinari che ci hanno entusiasmato riguardo al potenziale del candidato. Cosa abbiamo fatto? Abbiamo semplicemente condiviso, taggato o contrassegnato con un timestamp i momenti salienti di quei fantastici incontri con il team! Grazie alla possibilità di condividere facilmente i momenti salienti degli incontri, abbiamo scoperto che un numero maggiore di colleghi rispetto a quanto inizialmente previsto si è interessato a conoscere i candidati, grazie alla facilità e al divertimento della condivisione. Questo ha significato un maggior numero di feedback!

Risparmia tempo

Abbiamo scoperto che abbiamo fatto risparmiare tempo ai responsabili delle assunzioni e ai reclutatori nella valutazione dell'adeguatezza culturale e delle capacità tecniche. Quando si filtra in base all'adeguatezza culturale, i reclutatori (o, nel nostro caso, i fondatori) possono semplicemente rivedere l'incontro e farsi un'idea chiara della personalità del candidato. In questo modo, un secondo reclutatore (o fondatore) non ha bisogno di filtrare ulteriormente questo aspetto in un colloquio successivo e può concentrarsi su una comprensione ancora più approfondita delle competenze e dell'adeguatezza del candidato, abbreviando persino il secondo colloquio.

Quando abbiamo filtrato le competenze tecniche, abbiamo risparmiato tempo: (1) semplicemente contrassegnando gli esperti in materia rilevanti su tl;dv. Nel nostro caso (essendo una piccola start-up), i responsabili delle assunzioni sono anche membri del team. Pertanto, i responsabili delle assunzioni/membri del team hanno potuto valutare più rapidamente le competenze dei candidati visualizzando solo le sezioni contrassegnate/evidenziate rilevanti ed evitando altri argomenti irrilevanti. (2) Poiché i responsabili delle assunzioni avevano già filtrato le competenze dopo il primo colloquio, spesso non erano necessari nel secondo incontro. Ciò ha consentito un risparmio di tempo inestimabile per i membri del nostro team/responsabili delle assunzioni, che in questo caso provengono dal team di prodotto. Si tratta di tempo prezioso che può essere dedicato al perfezionamento e allo sviluppo del nostro prodotto. 

Il riassunto...

Abbiamo scoperto che, grazie alla tecnica del tl;dving nelle nostre interviste, siamo riusciti a ridurre i tempi di assunzione di circa il 40% attraverso:

  • Ridurre il numero di ore lavorative dedicate al reclutamento diminuendo il numero di persone che devono partecipare ai colloqui (in particolare i responsabili delle assunzioni) e velocizzando il processo di selezione grazie a incontri di osservazione rapida.
  • Aumentare la velocità e la qualità del feedback, aumentando così la velocità decisionale e di risposta. 

Inoltre, i membri del nostro team hanno dimostrato maggiore fiducia e impegno nelle nostre decisioni (congiunte). Abbiamo anche ritenuto che i candidati abbiano tratto beneficio da questo processo. Oltre alla rapidità del processo, ai candidati è stato fornito un prezioso feedback sui colloqui, grazie alla possibilità di rivedere le proprie interviste e condividerle con i propri mentori. È degno di nota il fatto che un candidato abbia persino ottenuto quattro colloqui di lavoro con altri datori di lavoro. 

Reclutamento rapido: i risultati

Durante questa esperienza di reclutamento rapido, abbiamo scoperto che assumere velocemente non solo era un processo molto più fattibile e piacevole, ma ci aiutava anche ad assicurarci i migliori talenti. Inoltre, grazie alle interviste tl;dving, abbiamo scoperto come condividere in modo efficiente le interviste tra gli stakeholder interni. Ciò ha portato a feedback, adesioni e tempi di risposta più rapidi e di qualità superiore. Queste sono le nostre statistiche di assunzione:

  • Da oltre 300 candidature per 4 posizioni pubblicate, abbiamo ristretto la selezione a 4 candidati in 20 giorni. In questo modo, siamo riusciti a prendere una decisione di assunzione in media in 10 giorni per 2 posizioni.
  • Abbiamo assunto in media circa 2 candidati in 14 giorni, compresa la firma del contratto ufficiale. 
  • In totale, tutte e quattro le posizioni sono state assegnate entro 4 settimane. 
  • Abbiamo accettato tutte le offerte e abbiamo ottenuto i candidati che desideravamo!
  • Il primo contratto è stato firmato entro 14 giorni.
  • Un candidato ha iniziato a lavorare 5 settimane dopo la pubblicazione dell'annuncio. 

Sono passati quattro mesi da quando abbiamo assunto i nuovi dipendenti e siamo lieti di comunicare che tutto sta procedendo alla perfezione. I nuovi assunti si sono integrati meravigliosamente nella nostra cultura aziendale(aggiungendo anche il loro tocco personale) e stanno ottenendo ottimi risultati. Da allora abbiamo raddoppiato il nostro utilizzo di tl;dv il reclutamento, poiché ha alimentato la nostra seconda ondata di assunzioni nel 2021 (esempio di seguito).

Reclutamento rapido e assunzioni veloci con tl;dv
Reclutamento e assunzione rapidi con tl;dv.

Considerazioni finali

Mento! Anche se ho finito di riassumere le mie riflessioni sul reclutamento rapido, ho ancora molto da imparare e da condividere sull'argomento del reclutamento e delle assunzioni. Quindi questo articolo non sarà sicuramente il mio "pensiero definitivo". La nostra filosofia di lavoro è quella di sperimentare, imparare e iterare. Applicando questo stesso concetto al nostro processo di reclutamento, abbiamo trovato un modo non solo per aumentare la velocità del reclutamento (risparmiando così anche denaro), ma anche per migliorare la qualità dei candidati acquisiti e il supporto interno per queste assunzioni. 

Se sei curioso di sapere come Google Meet tl;dv, dai un'occhiata al nostro vodcast qui sotto! Abbiamo chiacchierato con Nico Blier-Silvestri, esperto di reclutamento incentrato sulla cultura, CEO e cofondatore di Platypus.io.