Un resoconto dell'incontro chiaro e ben scritto può fare la differenza tra un'azione coordinata e compiti non portati a termine. Aiuta il tuo team a rivedere ciò che è successo, a capire quali decisioni sono state prese e a sapere esattamente cosa ci si aspetta in seguito.


Siamo onesti, nessuno è entusiasta di rivedere una chiamata di 45 minuti per trovare una decisione nella diapositiva 12. Un riassunto salva tutti da questo destino.


Il dipendente medio partecipa a 62 riunioni al mesee quasi la metà di quel tempo viene spesso dedicato al multitasking o a discussioni fuori tema. Sono molte ore perse se non ne deriva nulla di chiaro.


Che si tratti di una riunione formale o informale, interna o con i clienti, questo tipo di riassunto aiuta tutti a rimanere aggiornati senza bisogno di essere presenti nella sala riunioni.


Se desideri automatizzare il processo, strumenti come tl;dv rendono facile catturare le conversazioni e generare riassunti intelligenti e condivisibili in tempo reale. Ma se preferisci scrivere da solo o desideri avere un maggiore controllo sul formato e sul tono, questa guida ti spiega tutto passo dopo passo.


Tratteremo tutti gli aspetti, da come strutturare la panoramica della riunione agli esempi reali, dai modelli pronti all'uso ai formati delle e-mail di follow-up. Che tu stia riassumendo i check-in di progetto, le chiamate di vendita, le riunioni del team o le riunioni del consiglio di amministrazione, questa guida ti fornirà gli strumenti per scrivere riassunti chiari, concisi e realmente utili.

Indice dei contenuti

Che cos'è un riassunto di riunione? (+ Perché è importante)


Un riassunto della riunione è un breve documento o messaggio che delinea i punti chiave discussi, le decisioni prese e i passi successivi concordati durante una riunione. Offre alle parti interessate un modo rapido per rivedere ciò che è accaduto senza dover leggere la trascrizione completa o partecipare alla chiamata.


Un riassunto post-riunione è particolarmente utile per allineare i team, coinvolgere i partecipanti assenti e tenere traccia dei follow-up. Funge da chiaro punto di riferimento per ciò che è stato deciso e chi è responsabile di cosa.


Il riassunto di una riunione di lavoro non deve includere ogni singolo commento, ma concentrarsi su ciò che è importante per il futuro. È questo che lo rende diverso sia dagli appunti che dai verbali.

Quando utilizzare un riassunto della riunione

Un riassunto della riunione non è utile solo per gli aggiornamenti interni. È utile in una varietà di situazioni, aiutando i diversi team e le parti interessate a rimanere allineati senza confusione.

Riunioni interne del team

I riassunti aiutano a documentare i progressi, annotare le decisioni e assegnare i compiti. Sono particolarmente utili per i check-in ricorrenti, la pianificazione degli sprint o gli aggiornamenti di reparto.

Incontri con i clienti

Dopo una chiamata con un cliente, un riassunto strutturato mostra ciò che è stato discusso e conferma i passi successivi. Questo crea un riferimento chiaro per entrambe le parti e aiuta a evitare ulteriori scambi in seguito.

Aggiornamenti sul progetto

Che tu stia lavorando con team interni o partner esterni, i riassunti aiutano a tenere traccia delle tappe fondamentali, a individuare gli ostacoli e a mantenere chiare le aspettative senza sovraccaricare le persone con appunti completi.

Lavoro Remote ibrido

Quando le persone non si trovano nella stessa stanza o non hanno gli stessi orari, un riassunto permette a tutti di rimanere informati. Offre ai partecipanti assenti un modo rapido per rimanere aggiornati senza dover cercare i colleghi.

Collaborazione interfunzionale

Quando diversi reparti si incontrano, è facile che qualcosa vada perso. Un riassunto evidenzia i risultati chiave e assegna chiaramente le responsabilità, anche se i team utilizzano strumenti o processi diversi.

Riunioni interne del team

Come funzionano insieme i riassunti delle riunioni, i verbali e gli ordini del giorno


Un processo di riunione solido inizia con un piano chiaro e termina con una documentazione accessibile. Gli ordini del giorno, i verbali e i riassunti delle riunioni svolgono ciascuno un ruolo diverso, ma quando vengono utilizzati insieme aiutano i team a rimanere allineati prima, durante e dopo la riunione.


Ordine del giorno della riunione


L'ordine del giorno definisce in anticipo la struttura della riunione. Descrive lo scopo della riunione, gli argomenti, la durata e chi è responsabile di cosa. Un ordine del giorno ben strutturato aiuta a evitare discussioni fuori tema e rende le riunioni più produttive. Se hai bisogno di un punto di partenza, ecco alcuni modelli di ordine del giorno che puoi adattare a diversi tipi di riunioni.

Verbale della riunione


I verbali offrono una registrazione dettagliata e formale di tutto ciò che è accaduto. Ciò include i partecipanti, le voci con indicazione dell'ora, le mozioni chiave e le approvazioni. Sono essenziali nelle sale riunioni, negli ambiti legali e in qualsiasi ambiente che richieda un registro ufficiale. È possibile esplorare i modelli di verbali di riunione per vedere come formattarli in modo efficace.

Sintesi della riunione

I riassunti sono brevi sintesi operative inviate dopo la riunione. Evidenziano i punti più importanti, le decisioni prese, le azioni da intraprendere e chi ne è responsabile. Sebbene siano meno formali dei verbali, sono più veloci da scrivere e più facili da comprendere.


Come lavorano insieme:

  • Utilizza un ordine del giorno della riunione per pianificare e mantenere la conversazione in linea con gli obiettivi prefissati.
  • Cattura i verbali delle riunioni quando è necessario un registro formale
  • Condividi un riassunto della riunione per aiutare tutti a ricordare ciò che conta di più.

 

Non sempre sono necessari tutti e tre, ma sapere quando e come utilizzarli aiuta a rendere più fluide le riunioni e migliora il follow-up.

elenco di controllo dell'ordine del giorno della riunione

Come scrivere un riassunto di una riunione (guida passo passo)


Se ti stai chiedendo come scrivere un riassunto di riunione che sia davvero utile, questa sezione illustra un processo semplice che funziona con tutti i team e tutti i tipi di riunioni. Che tu stia condividendo i risultati con le parti interessate o monitorando i progressi del team, un approccio strutturato fa la differenza.


Passaggio 1: trova un modo per prendere appunti strutturati durante le riunioni

Inizia annotando i punti chiave man mano che vengono sollevati. Non è necessario registrare ogni singola parola, ma solo le decisioni, le sfide, le idee e i follow-up che contano. Usa elenchi puntati per organizzare gli appunti e segna tutto ciò che ti sembra poco chiaro, in modo da poterlo chiarire prima della fine della riunione. Un modo per farlo è utilizzare un assistente per riunioni, come tl;dv.


Fase 2: Identificare le azioni da intraprendere e le responsabilità

Dopo la riunione, rivedi i tuoi appunti ed estrai i risultati più importanti. Cosa deve succedere dopo? Chi fa cosa? Scadenze, responsabili e passi successivi sono gli elementi fondamentali di un buon riassunto conclusivo della riunione.


Passaggio 3: Scegli il formato giusto

Non esiste una soluzione valida per tutti. Una rapida sincronizzazione interna potrebbe richiedere solo un messaggio su Slack. Un aggiornamento sul progetto o una revisione del consiglio di amministrazione richiedono probabilmente qualcosa di più formale. Il tuo riassunto della discussione dovrebbe corrispondere al tono e alle aspettative del tuo pubblico.


Fase 4: Scrivere il riassunto

Inizia con una breve panoramica della riunione. Quindi elenca i punti chiave, seguiti dalle azioni da intraprendere e dalle questioni irrisolte. Utilizza titoli, elenchi puntati e una formattazione chiara. Scrivi in modo che chi non ha partecipato alla riunione possa mettersi al corrente in meno di due minuti.


Passaggio 5: Condividilo, non tenerlo per te

Invia il riassunto post-riunione il prima possibile, mentre la conversazione è ancora fresca. Potrebbe trattarsi di un documento condiviso, di un aggiornamento dello strumento di progetto o di un'e-mail di sintesi della riunione. L'obiettivo è garantire che tutti abbiano la stessa comprensione e un percorso chiaro da seguire.

Modello di riepilogo della riunione (copia e personalizza)

Un modello riutilizzabile per il riassunto delle riunioni semplifica la creazione di sintesi coerenti e utili. Che si tratti di redigere un breve riassunto di una riunione di gruppo o una sintesi più formale dell'ordine del giorno, questo formato consente di mantenere la chiarezza e l'essenzialità.

Modello di sintesi della riunione

Titolo della riunione:
Data:
Ora:
Partecipanti:

Panoramica della riunione:
[Scrivi un breve paragrafo che riassuma lo scopo della riunione e gli argomenti principali trattati.]

Punti chiave della discussione:

  • [Punto 1]
  • [Punto 2]
  • [Punto 3]

Decisioni prese:

  • [Decisione 1]
  • [Decisione 2]

Azioni da intraprendere:

  • [Compito 1 – Assegnato a + Scadenza]
  • [Compito 2 – Assegnato a + Scadenza]

Prossima riunione:
[Data/ora o nota se non ancora programmata]

Adattare il modello

  • Per un resoconto formale della riunione, utilizzare frasi complete e includere i nomi completi dei partecipanti e le loro funzioni.
  • Per il riassunto di una riunione di gruppo, limitati ai punti salienti ed evita dettagli superflui.
  • Per gli aggiornamenti interni, mantieni il riassunto dell'agenda di alto livello e facile da consultare.

 

Puoi duplicarlo nello strumento che preferisci: Google Docs, Notion o la tua app Note.

 

Se utilizzi tl;dv, puoi saltare la configurazione manuale. Include modelli di riunione personalizzabili integrati, che ti consentono di standardizzare il modo in cui gli appunti, i riassunti e le azioni da intraprendere vengono acquisiti e condivisi automaticamente. Questi possono anche essere inseriti nel tuo CRM, come Notion o HubSpot.

Come inviare un'e-mail con il riassunto di una riunione

Un'e-mail di sintesi della riunione ben scritta mantiene tutti allineati e responsabili. Che si tratti di aggiornare un cliente, coinvolgere il proprio team o dare seguito a una rapida sincronizzazione, la chiave è la chiarezza. Inviatela mentre la conversazione è ancora fresca, idealmente entro poche ore dalla fine della riunione.

E sì, puoi saltare il drammatico follow-up su Slack. "Come da mio ultimo messaggio" non ha mai fatto avanzare un progetto.

Perché inviare un riassunto del meeting di follow-up?

  • Rafforza le decisioni prese durante la riunione
  • Aiuta i partecipanti assenti a mettersi al passo
  • Documenti: punti chiave e azioni da intraprendere
  • Mantiene le attività in movimento senza riunioni extra

Un breve riassunto strutturato dell'incontro di follow-up è spesso più utile di una trascrizione completa. Elimina le informazioni superflue e mette in evidenza solo ciò che è davvero importante.

Esempio di email di sintesi della riunione (formale)

Oggetto: Riepilogo: Riunione di pianificazione del secondo trimestre – 2 aprile

Ciao team,
Ecco un breve riassunto della riunione di oggi.

Punti chiave:

  • Campagna Q1 esaminata
  • Attenzione spostata su LinkedIn per il secondo trimestre
  • Budget confermato a 15.000 dollari

Azioni da intraprendere:

  • Alex redigerà la bozza del testo pubblicitario entro il 10 aprile.
  • Priya coordinerà le specifiche di progettazione
  • Jade aggiornerà il calendario dei contenuti

Prossimo check-in: lunedì 8 aprile

Grazie,
[Il tuo nome]

Esempio di email con sintesi della riunione (informale)

Oggetto: Breve riassunto – Piani per il secondo trimestre

Ciao a tutti, questo trimestre ci concentreremo su LinkedIn. Il budget è stato stabilito. Alex si occuperà dei testi, il team di progettazione è pronto e Jade sta aggiornando il calendario. Maggiori informazioni lunedì.

Saluti,
[Il tuo nome]

Consigli per scrivere un'e-mail di sintesi chiara di una riunione

  • Mantieni l'oggetto semplice: includi la parola "riassunto" e l'argomento della riunione.
  • Attenersi ai punti elenco: più facili da leggere, specialmente sui dispositivi mobili.
  • Utilizza nomi e scadenze: evita follow-up vaghi
  • Adatta il tuo tono: formale per clienti/parti interessate, informale per i team interni.

 

Che si tratti di inviare un riassunto di una riunione di lavoro o un breve resoconto interno, l'obiettivo è lo stesso: chiarire i passi successivi.

Migliori pratiche per scrivere un riassunto chiaro della riunione


Un buon riassunto di una riunione dovrebbe essere facile da leggere, attuabile e utile anche dopo giorni o settimane. Questi consigli ti aiutano a scrivere riassunti che le persone consultano effettivamente.


Concentrati sui risultati, non sulla conversazione

Evita il resoconto dettagliato. Il riassunto del verbale della riunione dovrebbe mettere in evidenza ciò che è stato deciso, chi fa cosa e entro quando. Se qualcosa è stato discusso ma non risolto, annotalo brevemente e contrassegnalo per un follow-up.


Usa elenchi puntati per maggiore chiarezza

Le persone non leggono paragrafi lunghi, specialmente quando sono impegnate. Gli elenchi puntati rendono più facile dare una rapida occhiata ai riassunti delle riunioni e evidenziano chiaramente le azioni da intraprendere.


Sii specifico con le azioni da intraprendere

Indica il nome della persona responsabile, cosa deve fare e la scadenza. I follow-up vaghi come "riesaminare in seguito" tendono a passare inosservati.

Sii conciso, ma non vago

Non è necessario includere tutto, ma non tralasciare nemmeno gli aspetti importanti. Il riassunto conclusivo di una riunione dovrebbe fornire un contesto sufficiente per comprenderne il significato senza dover seguire l'intera riunione.


Adatta il tono al tuo pubblico

Team interno? Mantieni un tono informale. Stakeholder esterni o dirigenti? Usa un tono più formale. In entrambi i casi, mantieni un approccio professionale e strutturato.

Inizia oggi stesso a scrivere riassunti delle riunioni migliori

Se ti è mai capitato di uscire da una riunione pensando "Aspetta, cosa è appena successo?", non sei il solo.

Scrivere un riassunto utile della riunione non richiede molto tempo, ma può far risparmiare ore di lavoro in seguito. Mantiene i team allineati, evita di perdere i follow-up e fornisce una registrazione chiara di ciò che è stato discusso e concordato.

Se vuoi velocizzare il processo, usa il modello di sintesi della riunione presente in questa guida oppure prova uno strumento come tl;dv automatizzare l'intero processo. Grazie ai modelli integrati, alla trascrizione in tempo reale e alle sintesi intelligenti basate sull'intelligenza artificiale, non dovrai più occuparti manualmente della documentazione delle riunioni.

Che si tratti di aggiornamenti sui progetti, chiamate con i clienti o sincronizzazioni interne, un buon riassunto aiuta le persone a rimanere aggiornate senza dover cercare tra registrazioni o appunti.

Prova tl;dv per iniziare a standardizzare la documentazione delle tue riunioni. Non è necessaria alcuna amministrazione aggiuntiva!

Domande frequenti sui riassunti delle riunioni

Il resoconto di una riunione dovrebbe riportare lo scopo della riunione, i punti chiave discussi, le decisioni prese, le azioni da intraprendere e i passi successivi, assegnando chiaramente responsabilità e scadenze. ​

No, differiscono nei dettagli e nella formalità. I verbali delle riunioni sono registrazioni formali ed esaurienti delle discussioni e delle decisioni, che spesso includono voci con indicazione dell'ora e elenchi dei partecipanti. Al contrario, un riassunto della riunione è una sintesi concisa che si concentra sui risultati e sulle azioni da intraprendere.

In genere, il riassunto viene redatto dall'organizzatore della riunione o da un partecipante designato. Tuttavia, con strumenti come tl;dv, questo processo può essere automatizzato, garantendo coerenza e accuratezza.

È consigliabile condividere il riassunto della riunione tempestivamente, idealmente entro 24 ore, per garantire che tutti i partecipanti siano allineati e possano agire in base alle decisioni prese. ​

Sebbene i riassunti delle riunioni forniscano una registrazione delle discussioni e delle decisioni, essi sono generalmente meno formali dei verbali delle riunioni e potrebbero non soddisfare i requisiti di documentazione legale. Ai fini legali, si raccomanda di redigere verbali formali delle riunioni. ​

Sì, esistono diversi strumenti che possono aiutare ad automatizzare e semplificare la creazione di sintesi delle riunioni. Ad esempio, tl;dv funzionalità che registrano le riunioni e generano sintesi, migliorando l'efficienza e la precisione.