Hai una Microsoft Teams importante Microsoft Teams in programma e cerchi qualche consiglio per renderla brillante? Allora sei nel posto giusto!

Che tu lavorinel marketing,nel reparto prodottionelle vendite, se desideri coinvolgere e informare (e magari anche intrattenere!) il tuo pubblico, ti forniremo alcuni consigli utili su come utilizzare Microsoft Teams per migliorare davvero la tua presentazione, condividendo anche alcuni suggerimenti efficaci per creare una presentazione coinvolgente su qualsiasi piattaforma.

Indice dei contenuti

Come preparare una presentazione coinvolgente?

Prepararsi per una presentazione su Teams, o qualsiasi altra presentazione, non significa solo avere delle slide accattivanti e inserire qualche meme (anche se li adoriamo). Una buona presentazione è un mix di storytelling, design e un pizzico di magia (ok, non vera magia, ma quasi).

Innanzitutto, devi conoscere il tuo pubblico: è molto coinvolto, pignolo o sta semplicemente guardando il proprio iPhone chiedendosi quando potrà andare a pranzo? Chiunque sia, assicurati di personalizzare i tuoi contenuti per mantenerlo coinvolto e interessato.

Pensa a come persone diverse assimilano le informazioni e assicurati di fornire una gamma di materiali in grado di coinvolgere ciascuno di loro. Ci sono persone uditive, visive e cinestetiche.

Quindi, per le persone visive, utilizzate immagini che saltino fuori dal loro laptop.

Per gli audiofili, assicuratevi che ogni diapositiva sia accompagnata da una spiegazione concisa e intrigante (e per favore non limitatevi a leggere le diapositive!!!!).

Infine, per quanto riguarda la cinestesia, è qui che entrano in gioco gli elementi interattivi. Coinvolgi il tuo pubblico cinestetico incorporando attività a cui può partecipare o contribuire. Ciò potrebbe avvenire attraversosondaggi dal vivo,sessioni di domande e risposte o anche brevi esercizi pratici, se appropriato.

Fortunatamente Microsoft Teams funzionalità che possono facilitare questi elementi interattivi senza soluzione di continuità.

Quali sono le configurazioni tecniche necessarie?


La regola d'oro delle presentazioni è che prima di iniziare controllate che la vostra attrezzatura tecnologica non vi tradisca. Il microfono funziona? La connessione internet è stabile? Sapete dove sono le vostre slide? Avete ripulito il desktop da tutto ciò che non dovrebbe essere visibile? Assicuratevi inoltre di utilizzare una webcam di qualità, e no, quella del 2005 non andrà bene. Posizionatevi in una stanza ben illuminata, dove l'unica ombra è la scadenza incombente della vostra presentazione.

Come risolvere i problemi più comuni?

Se qualcosa può andare storto nella tua presentazione, probabilmente andrà storto: è la legge di Murphy. Assicurati di prepararti agli imprevisti e, anche se questo non significa che un unicorno irromperà nella tua ufficio, significa comunque che devi avere un piano di riserva. Pensa a una versione preregistrata della tua presentazione e non dimenticare il pulsante di silenziamento. Sia che ti salvi o ti rovini, sappi dove si trova e come usarlo!

Ecco alcune idee su come gestire i problemi tecnici più comuni che possono verificarsi durante una presentazione.

Connettività Internet

Uno dei problemi più comuni è la connessione Internet instabile. Se utilizzi abitualmente il Wi-Fi, assicurati di avere sempre una connessione cablata come backup. Ciò può ridurre significativamente le possibilità di problemi di connettività. Se non è possibile utilizzare una connessione cablata, assicurati di trovarti in un luogo con un segnale Wi-Fi forte. Inoltre, considera la possibilità di avere un hotspot mobile pronto come ultima risorsa. Come regola generale, non fare presentazioni quando ti trovi in un tunnel o sott'acqua.

Qualità audio e video

Prova il microfono e la videocamera prima della presentazione. Un audio di scarsa qualità può compromettere anche la presentazione meglio preparata. Se utilizzi dispositivi esterni, assicurati che siano collegati e configurati correttamente. Per i video,controllain anticipol'illuminazioneel'angolazione della videocamera. Se possibile, procurati un microfono e una videocamera di riserva.

Problemi tecnici del software

Microsoft Teams, come qualsiasi altro software, può presentare dei malfunzionamenti. Familiarizza con le procedure di base per la risoluzione dei problemi, come il riavvio dell'app o del computer. Assicurati che l'app Teams sia aggiornata all'ultima versione prima di iniziare. A volte ci saranno cose che non potrai controllare, ma assicurati che si tratti di un malfunzionamento e non di un errore dell'utente (ehm, cosa che non succederebbe mai... davvero).

Problemi relativi al file di presentazione

Non c'è niente di peggio che non riuscire ad aprire il documento che hai preparato per mostrarlo a tutti o ricevere la richiesta di scaricare un nuovo visualizzatore PDF. Cerca di avere a disposizione più formati della tua presentazione. Oltre al formato principale, salva una versione PDF o carica le tue diapositive su una piattaforma di archiviazione cloud per un accesso rapido. Questo ti sarà utile in caso di problemi con il file originale.

Piano di emergenza in caso di interruzioni di corrente

In caso di interruzione di corrente, assicurati che il tuo laptop sia completamente carico. Inoltre, avere un power bank può essere un vero salvagente, soprattutto se stai facendo una presentazione da un tablet o uno smartphone. Anche se questo può sembrare assurdo se lavori dal tuo ufficio a casa, per inomadi digitalie per chi ama lavorare in movimento questo può accadere più spesso di quanto pensi!

Gestire le interruzioni con garbo

Quando si lavora da remoto possono verificarsi interruzioni impreviste: un rumore improvviso, qualcuno che entra nella stanza, ecc. Pianificate come gestire queste situazioni con eleganza senza agitarsi. Un semplice "Scusatemi un attimo" può essere sufficiente mentre gestite l'interruzione. E alla maggior parte delle persone non dispiace un cameo di un simpatico cane o gatto durante una presentazione.

Gestione delle questioni relative ai partecipanti

A volte, i partecipanti potrebbero avere problemi come non riuscire a sentirti o a vedere il tuo schermo. Prepara unaguida rapida alla risoluzione dei problemi perassisterli, ad esempio controllando le impostazioni del volume o assicurandoti che stiano visualizzando lo schermo corretto in Teams.

Come mantenere vivo l'interesse del pubblico?

Coinvolgere il pubblico in una presentazione virtuale è come cercare di attirare l'attenzione di un gatto: difficile, ma non impossibile. Ponete domande, utilizzate sondaggi e inserite qualche battuta (che sia comunque appropriata al contesto lavorativo). Fate sentire i partecipanti coinvolti, come se fossero parte integrante della presentazione e non semplici spettatori. Il contatto visivo è fondamentale: guardate nella telecamera, non lo schermo. Questo crea una connessione, anche attraverso l'abisso digitale.

Quali caratteristiche di Microsoft Teams le presentazioni?

Anche se nella tua presentazione ti occuperai principalmente delle parti più complesse Microsoft Teams ti supporta con numerose funzionalità integrate che possono migliorare le presentazioni, rendendole più interattive, coinvolgenti ed efficaci.

 

Condivisione dello schermo e lavagna

A volte basta semplicemente mostrare alle persone ciò di cui si sta parlando. Grazie alla funzione di condivisione dello schermo, è possibile condividere letteralmente l'intero schermo o applicazioni specifiche, garantendo la massima chiarezza. La lavagna digitale nativa è uno strumento eccellente per il brainstorming, per illustrare concetti complessi, disegnare terribili immagini di gatti e, in generale, coinvolgere il pubblico in una collaborazione in tempo reale.

 

Reazioni in tempo reale e sondaggi

Teams consente ai partecipanti di reagire in tempo reale, permettendo loro di esprimere immediatamente il proprio feedback. I sondaggi possono essere utilizzati per raccogliere risposte in tempo reale, rendendo la presentazione interattiva e valutando la comprensione del pubblico.

 

Sale riunioni

Per workshop o sessioni di formazione, le sale riunioni possono dividere i partecipanti in gruppi più piccoli per discussioni o attività, favorendo la collaborazione e un coinvolgimento più profondo con i contenuti.

 

Sfondi personalizzati ed effetti visivi

La possibilità di personalizzare gli sfondi aggiunge un tocco professionale mantenendo l'attenzione sul relatore. Gli effetti visivi possono enfatizzare i punti chiave e rendere la presentazione più accattivante dal punto di vista visivo. Scopri di più nel nostrodivertente articolo sulla modifica degli sfondi!

Registrazione della riunione

Teams consente di registrare riunioni e presentazioni, permettendo ai partecipanti di rivedere i contenuti in un secondo momento, il che è particolarmente utile per presentazioni dettagliate o tecniche. Tuttavia, questa funzione è disponibile solo nella versione a pagamento di Teams. Fortunatamente esistono altre opzioni, come tl;dv, che offrono maggiori funzionalità, funzioni di ricerca e migliori opportunità di collaborazione... perché non clicchi qui sotto e lo provi GRATUITAMENTE?

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Queste funzionalità trasformano le presentazioni da una comunicazione unidirezionale a sessioni dinamiche e interattive. Sfruttando questi strumenti, i relatori possono creare un'esperienza coinvolgente e memorabile per il loro pubblico.

Ora sei sulla buona strada per diventare un guru delle presentazioni con Teams. La fiducia è fondamentale, la preparazione è essenziale e un po' di umorismo può fare molto.