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In qualsiasi progetto, è necessario tenere riunioni per allineare, chiarire aspettative, strategie, ruoli e responsabilità. Tuttavia, ricerche dimostrano che la maggior parte dei dipendenti ritiene che la metà delle riunioni a cui partecipa sia una completa perdita di tempo che ostacola solo la produttività lavorativa. Infatti, i dirigenti considerano il 67% delle riunioni un fallimento perché non riescono a trasmettere l'unico obiettivo della riunione, essendo piene di conversazioni fuori tema. Ecco perché è importante pianificare e realizzare una riunione efficace che assicuri che tutte le parti interessate siano sulla stessa lunghezza d'onda fin dall'inizio.
In questo articolo troverai tutto ciò che ti serve per organizzare una riunione di avvio progetto di successo.
In questo articolo
Che cos'è una riunione di avvio di progetto?
A riunione di avvio del progetto si riferisce al primo incontro tra il cliente (o il responsabile del progetto) e il team incaricato, finalizzato ad allineare tutti i partecipanti. È in questa occasione che vengono definiti gli obiettivi e lo scopo del progetto. Si tratta di un'ottima opportunità per presentare il team e consentire alle parti interessate di esprimersi, porre domande e avviare il progetto con un piano concreto.
Alcuni concetti fondamentali per l'avvio di un progetto
Cominciamo quindi con alcuni termini per capire meglio che tipo di riunione vuoi organizzare e come gestirla. Esistono diversi tipi di ordini del giorno a seconda della fase attuale del progetto.
Avviare un ciclo di progetto senza una riunione iniziale è come prepararsi al fallimento. Il kickoff di un progetto è la fase iniziale del progetto in cui è necessario incontrare il cliente, lo sponsor o gli stakeholder per pianificare, motivare e definire i dettagli. Questo è il momento ideale per allineare gli obiettivi e incontrarsi al centro per portare avanti il progetto.
Si riferisce alla valutazione dello stato di avanzamento di un progetto in un determinato momento. È un'ottima occasione per esaminare ciò che è stato completato fino a quel momento e determinare se il team di progetto ha raggiunto gli obiettivi prefissati o se è necessario apportare delle modifiche. Le revisioni di progetto sono programmate alla fine di ogni fase del progetto o quando si verificano cambiamenti significativi nell'ambito di applicazione.
Lo stato del progetto è un rapporto che riassume i progressi complessivi del progetto rispetto al piano previsto. L'obiettivo di redigere un rapporto sullo stato di avanzamento è quello di comunicare i progressi compiuti, individuare i problemi prima che si verifichino e garantire che tutto rientri nei tempi e nel budget previsti. Questo rapporto monitora i tempi, i rischi e i costi del lavoro. Il documento sullo stato del progetto mostra anche il livello di progresso raggiunto dal team verso l'obiettivo finale.
Modelli per riunioni di progetto e RSS
Se hai molte informazioni da condividere con il tuo team, l'utilizzo di un modello di riunione ti aiuterà a gestire i carichi di lavoro. Che si tratti di una riunione di gruppo o individuale, un modello può aiutarti a creare un piano d'azione che tutti possano seguire. Un ordine del giorno ti fornirà tutte le informazioni essenziali necessarie per qualsiasi progetto dall'inizio alla fine, inclusi obiettivi, scadenze, risultati attesi, elenco dei partecipanti e altro ancora.
Cominciamo con alcuni dei nostri RSS, agende e modelli preferiti!
Modelli per riunioni di avvio del progetto
La riunione di avvio del progetto definisce il tono dell'intero progetto. Il primo giorno dell'avvio, dovresti essere in grado di definire i tuoi obiettivi, stabilire scadenze e traguardi chiari e assegnare le responsabilità con facilità. Dai il benvenuto al tuo team e fornisci una panoramica dei risultati desiderati del progetto in modo chiaro e conciso.
Sono disponibili diversi tipi di modelli in base alle tue esigenze, dai pre-mortumdelle riunioni iniziali, ai modelli Evernote per il kickoff, agli ordini del giorno.Puoi anche collegare questo modello con Jira , un ottimo strumento che consente di gestire i progetti in tempo reale, sincronizzarli con le roadmap e monitorare i progressi con report agili.
Scarica qui o sotto il nostro modello/ordine del giorno per la riunione di avvio del progetto...
Modelli per riunioni di verifica dello stato dei progetti
Dai dettagli logistici alle esigenze specifiche del progetto, un modello di riunione sullo stato del progetto aiuterà a identificare gli ostacoli e ad assegnare azioni ai membri del team. A seconda delle tue esigenze, puoi includere un riepilogo, i problemi da discutere, le soluzioni e le tappe fondamentali del team. L'utilizzo di un modello di agenda e lo svolgimento di riunioni regolari sullo stato del progetto ti consentiranno di risolvere, prevenire ed evitare potenziali problemi. Questi modelli sono completamente personalizzabili, in modo da poter individuare facilmente eventuali problemi, azioni o soluzioni. Sarà inoltre possibile controllare facilmente i progressi del progetto, ma anche di controllare il tuo team e prepararlo per la fase successiva.
Utilizzando un modello, è possibile individuare facilmente le opportunità e delineare lo scopo della riunione. Un modello di riunione sullo stato di avanzamento del progetto solitamente contiene il riepilogo del progetto, le questioni o gli ostacoli e le azioni da intraprendere.
Scarica qui i nostri modelli per le riunioni di verifica dello stato dei progetti, oppure quelli specifici per Notion, Jira, Confluence, Evernote e Google Docs.
Modello e ordine del giorno della riunione di revisione del progetto
Evviva! Hai portato a termine il progetto più importante e, prima di buttarti nella prossima impresa, dai un'occhiata a questi modelli e ordini del giorno per le riunioni di revisione del progetto:
Altri modelli di riunioni di sviluppo e ingegneria che potrebbero interessarti
Organizzare una riunione settimanale con il tuo team di ingegneri richiede un piano ben strutturato, in modo che tutti si sentano coinvolti e motivati a continuare a svolgere un lavoro eccellente e significativo. L'utilizzo di modelli di riunione renderà più facile la pianificazione, la revisione e la valutazione per te, il tuo team e le parti interessate. Sono disponibili diversi modelli tra cui scegliere, che possono essere facilmente personalizzati in base alle tue esigenze.
Modello per riunione del team di ingegneria
Questo è un modello di riunione settimanale del team che puoi personalizzare facilmente. Questo modello predefinito è completo di argomenti di discussione quali piccoli successi, demo, argomenti di discussione e molto altro ancora per aiutarti a iniziare.
Modello di sincronizzazione della gestione dell'ingegneria ipercontestuale
È perfetto per la sincronizzazione della gestione a metà sprint, in modo da poter discutere facilmente dello sviluppo, degli aggiornamenti e degli obiettivi del team e del progetto. È completo di agenda iniziale, tracker dei passaggi successivi, valutazione delle riunioni e persino attività per rompere il ghiaccio, oltre a approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale che consentono di individuare i problemi non appena si presentano e trovare facilmente delle soluzioni.
Modello per riunione individuale
Sviluppato da Confluence di Atlassian, si tratta di un documento condiviso a cui entrambe le parti possono facilmente contribuire. È particolarmente utile se si remote con il proprio manager o un dipendente. Questo modello aiuta a concentrarsi sulla crescita e sulle problematiche dell'ingegnere e a tenere traccia della sua storia, dei progetti precedenti, dell'apprendimento e delle azioni remote .
Hugo
Hugo supporta diversi tipi di modelli di ordini del giorno che puoi utilizzare per rendere il tuo team più felice e produttivo, da semplici riunioni a riunioni di gruppo e riunioni del consiglio di amministrazione.
Riunione Scrum
Si tratta di una breve riunione quotidiana per verificare lo stato del team, organizzare il lavoro della giornata e scambiare rapidamente informazioni.
Considerazioni finali
Rimanere al passo con ciò che viene detto e fatto durante una riunione è difficile per tutti. Vengono sollevate molte domande, si scambiano idee e, in generale, si condividono molte informazioni. Questo può essere opprimente. Ecco perché i modelli di riunione sono progettati per catturare l' ordine del giornoe l'RSS per includere e aggiornare facilmente tutti i membri del team.
Non solo ti aiuta a condurre una riunione ben strutturata e senza intoppi, ma contribuisce anche all'allineamento degli obiettivi e alla comunicazione all'interno del team. Mantiene alta la produttività e aiuta a individuare gli ostacoli prima ancora che si presentino. È davvero uno strumento potente che puoi utilizzare per avviare e portare a termine un progetto senza intoppi e con grande soddisfazione.
Allora, cosa aspetti? Raggiungi i tuoi obiettivi uno dopo l'altro a pieni voti e scarica i nostri semplici modelli di riunione per ogni fase dello sviluppo del tuo progetto, in modo da mantenere tutto semplice e organizzato.
