Перейти до змісту
У будь-якому проекті необхідно проводити наради для узгодження, уточнення очікувань, стратегій, ролей та обов'язків. Однак дослідження показують, що більшість співробітників вважають половину засідань, які вони відвідують, повним марнуванням часу, що тільки заважає продуктивності роботи. Насправді, керівники вважають 67% засідань невдалими, оскільки вони не досягають єдиної мети засідання, оскільки наповнені розмовами, що не стосуються теми. Ось чому важливо планувати та проводити ефективні наради, які забезпечують, що всі зацікавлені сторони з самого початку мають однакове розуміння ситуації.
У цій статті ви знайдете все необхідне для успішного проведення стартової наради проекту.
У цій статті
Що таке стартове засідання проекту?
A запуск проекту — це перша зустріч між клієнтом (або керівником проекту) та відповідальною командою, мета якої — узгодити позиції всіх учасників. На цій зустрічі визначаються цілі та завдання проекту. Це чудова нагода представити команду, а зацікавленим сторонам — висловити свою думку, задати питання та розпочати проект із конкретним планом.
Деякі основи запуску проекту
Тож давайте почнемо з декількох термінів, щоб краще зрозуміти, який тип зустрічі ви хочете організувати і як її провести. Існує кілька типів порядку денного зустрічі залежно від поточної фази проекту.
Починати проектний цикл без стартової наради — це все одно, що готуватися до провалу. Старт проекту — це початкова фаза проекту, під час якої ви повинні зустрітися з клієнтом, спонсором або зацікавленою стороною, щоб спланувати, мотивувати та остаточно узгодити деталі. Це ідеальний час, щоб узгодити цілі та знайти спільну мову, щоб просунути проект вперед.
Це стосується оцінки прогресу проекту в конкретний момент часу. Це чудова нагода переглянути те, що вже було зроблено, і визначити, чи проектна команда досягла цілей і завдань проекту, чи потрібно внести корективи. Перегляди проекту плануються наприкінці кожного етапу проекту або коли відбулися значні зміни в обсязі робіт.
Статус проекту — це звіт, що підсумовує загальний прогрес проекту порівняно з запланованим планом. Мета складання звіту про стан справ — повідомити про досягнутий прогрес, виявити проблеми до їх виникнення та забезпечити дотримання термінів і бюджету. Цей звіт контролює час, ризики та витрати на роботу. Документ про стан проекту також показує рівень прогресу, досягнутий командою у напрямку кінцевої мети.
Шаблони зустрічей проекту та RSS
Якщо вам потрібно поділитися з командою великим обсягом інформації, використання шаблону зустрічі допоможе вам впоратися з робочим навантаженням. Незалежно від того, чи це групова зустріч, чи індивідуальна, шаблон допоможе вам скласти план дій, якого зможуть дотримуватися всі. Порядок денний надасть вам всю необхідну інформацію, яка потрібна для будь-якого проекту від початку до кінця, включаючи цілі, терміни, результати, список присутніх/учасників тощо.
Давайте почнемо з деяких наших улюблених RSS, планів та шаблонів!
Шаблони для зустрічей з нагоди початку проекту
Стартове засідання проекту задає тон всьому проекту. У перший день старту ви повинні бути в змозі визначити свої цілі, встановити чіткі терміни та етапи, а також легко розподілити обов'язки. Привітайте свою команду та чітко і лаконічно надайте загальну інформацію про бажані результати проекту.
Залежно від ваших потреб, доступні різні типи шаблонів: від попередніхзустрічей передпочатком проекту, шаблонів Evernote для початку проекту до порядків денних.Ви також можете пов'язати цей шаблон з Jira , який є чудовим інструментом, що дозволяє вам керувати проектами в режимі реального часу, синхронізувати їх із вашими дорожніми картами та відстежувати прогрес за допомогою гнучкої звітності.
Завантажте наш шаблон/порядок денний для стартової наради проекту тут або нижче...
Шаблони зустрічей для перевірки стану проекту
Від логістичних деталей до конкретних потреб проекту, шаблон зустрічі щодо стану проекту допоможе виявити перешкоди та призначити дії членам команди. Залежно від ваших потреб, ви можете включити підсумок, проблеми для обговорення, рішення та етапи роботи команди. Використання шаблону порядку денного та проведення регулярних нарад щодо стану проекту дозволить вам вирішувати, запобігати та уникати потенційних проблем. Ці шаблони можна повністю налаштувати, щоб ви могли легко визначити будь-які проблеми, дії або рішення. Ви також зможете легко перевірити прогрес проекту, а також перевірити стан справ у вашій команді та підготувати її до наступний етап.
Використовуючи шаблон, ви можете легко виявити можливості та окреслити мету зустрічі. Шаблон зустрічі щодо стану проекту зазвичай містить підсумок проекту, проблеми або перешкоди та відкриті пункти дій.
Завантажте наші шаблони для нарад щодо перевірки стану проєкту тут або спеціально для Notion, Jira, Confluence, Evernote та Google Docs.
Шаблон та порядок денний засідання з розгляду проекту
Ура! Ви завершили надзвичайно важливий проект, і перш ніж зануритися в наступну складну справу, давайте ознайомимося з цими шаблонами та порядком денним для нарад з огляду проектів:
Інші шаблони зустрічей для розробників та інженерів, які можуть вам сподобатися
Проведення щотижневих нарад з інженерною командою вимагає добре структурованого плану, щоб усі відчували зв'язок між собою та були натхненні продовжувати виконувати чудову та цілеспрямовану роботу. Використання шаблонів нарад полегшить планування, перегляд та оцінку для вас, вашої команди та зацікавлених сторін. Ви можете вибрати з декількох шаблонів, які можна легко налаштувати відповідно до ваших потреб.
Шаблон для зустрічі команди інженерів-колег
Це шаблон щотижневої наради команди, який ви можете легко налаштувати під свої потреби. Цей готовий шаблон містить такі теми для обговорення, як невеликі перемоги, демонстрації, теми для дискусій та багато іншого, що допоможе вам розпочати роботу.
Шаблон синхронізації управління гіперконтекстом
Це ідеально підходить для синхронізації управління в середині спринту, щоб ви могли легко обговорювати розвиток, оновлення, а також цілі команди та проекту. Він повністю укомплектований стартовою програмою, трекерами наступних кроків, оцінкою зустрічей і навіть «криголамами», а також аналітичними даними на основі штучного інтелекту, щоб ви могли виявляти проблеми в міру їх виникнення та легко знаходити рішення.
Шаблон зустрічі 1:1
Розроблений на основі Confluence від Atlassian, це спільний документ, до якого обидві сторони можуть легко додавати інформацію. Це особливо корисно, якщо ви remote зі своїм керівником або співробітником. Цей шаблон допомагає зосередитися на розвитку та проблемах інженера, а також відстежувати його історію, попередні проекти, навчання та завдання.
Гюго
Hugo підтримує різні типи шаблонів порядку денного, які ви можете використовувати для підвищення задоволеності та продуктивності команди, починаючи від простих зустрічей, зустрічей команди, засідань правління.
Скрам-зустріч
Це щоденна коротка нарада, під час якої ви перевіряєте стан справ у вашій команді, плануєте роботу на день та швидко обмінюєтеся інформацією.
Останні думки
Слідкувати за тим, що говориться і робиться на нараді, є складним завданням для всіх. Піднімається багато питань, обмінюються ідеями і, як правило, просто обмінюються великим обсягом інформації. Це може бути надто обтяжливим. Саме тому шаблони нарад розроблені для фіксації порядок денний, а RSS — для того, щоб легко залучити та інформувати всіх членів команди.
Це не тільки допомагає провести злагоджену, добре структуровану нараду, але й сприяє узгодженню цілей та комунікації в команді. Це дозволяє підтримувати високу продуктивність і допомагає виявляти перешкоди ще до їх виникнення. Це дійсно потужний інструмент, який можна використовувати для безпроблемного початку та завершення проекту з великим задоволенням.
Тож на що ви чекаєте? Досягайте цілей одну за одною з блискучим успіхом і завантажте наші прості шаблони зустрічей для кожного етапу розробки вашого проєкту, щоб все було просто і організовано.
