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Le riunioni strategiche sono davvero fantastiche e, sebbene durante esse si possano ottenere molti risultati, potresti chiederti: "Chi dovrebbe partecipare a una riunione strategica?"
La risposta, in breve: chiunque abbia un interesse nel risultato della tua strategia... beh, in una certa misura.
Ciò potrebbe significare amministratori delegati, direttori finanziari, direttori marketing, vicepresidenti delle vendite e del marketing, responsabili di prodotto, responsabili dello sviluppo commerciale: in sostanza, tutti i principali attori.
Tuttavia, a parte la risposta semplice, le riunioni strategiche – e chi dovrebbe parteciparvi – possono essere un po' più sfumate e complesse rispetto alla semplice partecipazione di persone che hanno un titolo professionale che è anche un acronimo. Ok?
Che cos'è una riunione strategica?
Cominciamo con qualcosa di molto semplice. Una riunione strategica è una sessione di pianificazione strategica che riunisce molti stakeholder, decisori e influencer all'interno di un'organizzazione per discutere la strategia aziendale o la strategia di un progetto.
Questo include tipicamente il senior management, il personale operativo e i rappresentanti dei vari dipartimenti.
Lo scopo dell'incontro è quello di generare idee, trovare soluzioni alle sfide organizzative, discutere le tattiche per l'attuazione delle strategie e creare piani.
Mentre la maggior parte delle organizzazioni organizza riunioni periodiche, incontri di sincronizzazione, debriefing e altro, una riunione strategica è un incontro di pianificazione e definizione del percorso per pianificare i progetti. Può anche essere utilizzata per aiutare a creare un abstract o una roadmap per il futuro dell'intera azienda.
Sono utili e consentono a persone diverse provenienti da molti settori dell'azienda di riunirsi e condividere idee.
Possono essere eventi lunghi o anche una serie di eventi brevi. L'obiettivo finale è quello di arrivare a un risultato: una strategia!
Cosa si può ottenere con una riunione strategica?
Durante una riunione strategica è possibile discutere gli obiettivi attuali dell'azienda e sviluppare un piano d'azione che aiuti l'organizzazione a raggiungerli. È inoltre possibile identificare potenziali rischi e opportunità, decidere come allocare le risorse, creare metriche di performance, verificare i progressi rispetto ai piani e altro ancora. Tutto ciò contribuisce a creare una strategia efficace che aiuta la vostra organizzazione ad avere successo nel lungo termine.
Una riunione strategica può essere concettuale. Può essere utilizzata per elaborare idee e discutere strategie generali.
In alternativa, se avete una visione chiara della vostra posizione attuale e di dove volete arrivare, una riunione strategica può essere più dettagliata, concentrandosi sugli aspetti pratici necessari per raggiungere tali obiettivi. È ottima per definire gli obiettivi a livello aziendale in un quadro più ampio.
Chi dovrei includere in una riunione strategica?
I partecipanti dovrebbero essere scelti con cura, valutando attentamente chi potrà contribuire al meglio alla discussione.
Ecco alcuni esempi di persone che potrebbero partecipare:
Team dirigenziale senior
I dirigenti senior dell'organizzazione dovrebbero essere presenti per fornire indicazioni, approfondimenti e feedback. Saranno fondamentali per garantire che la riunione proceda secondo i piani e che tutti gli obiettivi vengano raggiunti, mentre la loro presenza consentirà anche di evitare che le idee e i concetti siano troppo "azzardati" o inconcepibili nell'ambito degli obiettivi aziendali generali.
I dirigenti senior potrebbero essere tentati di intervenire e dirigere l'intera riunione, ma una riunione strategica dovrebbe in definitiva essere incentrata sull'ascolto e sulla comunicazione trasparente piuttosto che sull'imposizione di ciò che accadrà secondo il parere di una sola persona.
Responsabili di reparto
I capi dipartimento sono necessari per garantire che i dipartimenti siano rappresentati e che le loro prospettive specifiche siano incluse nella discussione.
Sebbene tutti i responsabili di reparto abbiano la possibilità di partecipare, in genere è consigliabile adottare un approccio strategico nell'invio degli inviti. Valuta quali reparti hanno il maggiore impatto sull'organizzazione e dai loro la priorità.
Personale operativo
Il personale operativo può fornire preziose informazioni sui processi e sulle operazioni attuali, nonché sulle potenziali opportunità di miglioramento.
Possono mantenere l'intero incontro e la strategia complessiva con i piedi per terra, non necessariamente in termini di denaro e tasse, ma di fattibilità e logistica nel loro insieme.
Considerali come tuoi amici sensibili che ti riportano alla realtà quando inizi a fantasticare su idee stravaganti come attraversare il Sahara il mese prossimo.
Consulenti ed esperti esterni
I consulenti esterni possono fornire consigli e competenze preziose che sarebbero difficili da acquisire internamente. Possono anche contribuire ad ampliare la prospettiva, poiché alcune delle loro esperienze provengono dall'esterno dell'organizzazione.
Sono particolarmente utili per rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e ricerche nel settore, nonché per fornire informazioni sui concorrenti.
Sebbene la partecipazione di questi professionisti possa comportare costi elevati, pari a quelli di un esperto, l'investimento in un consulente esterno può consentire di risparmiare denaro, tempo ed energia (e probabilmente anche le lacrime dei dipendenti!) nel lungo periodo.
Difensori dei dipendenti
È certamente positivo elaborare strategie e obiettivi ambiziosi, ma è necessario essere consapevoli delle reali capacità e delle effettive risorse del proprio personale.
Mantenere alto il morale è una parte importante di qualsiasi attività commerciale e tutti i dipendenti dovrebbero poter condividere i propri pensieri, sentimenti e preoccupazioni.
Sebbene la presenza di tutti i dipendenti possa causare attriti, sia in termini di tempo che di risorse, invitando un rappresentante di coloro che svolgono il lavoro e non solo il loro responsabile di reparto, sarete in grado di valutare se le tempistiche sono fattibili e quali potrebbero essere gli ostacoli che potrebbero presentarsi.
Ricordate che esiste una linea sottile tra negatività e critica costruttiva, quindi la scelta del dipendente deve essere valutata con attenzione. Allo stesso modo, non limitatevi a scegliere la persona più compiacente dell'ufficio. Qualcuno che è desideroso di compiacere potrebbe non essere il miglior rappresentante di tutti i dipendenti.
La voce del cliente
Sebbene possa non essere fattibile invitare un cliente reale alla riunione strategica, se non altro perché non è un membro retribuito del team, è ottimo coinvolgere qualcuno che possa parlare a nome dei vostri clienti, del vostro pubblico e dei vostri potenziali clienti in qualche modo, forma o maniera.
Questa esperienza non deve basarsi solo sulle "sensazioni", ma anche sull'esperienza di qualcuno che abbia familiarità con i dati quantitativi, qualitativi o entrambi, relativi agli utenti finali. Avere qualcuno che possa sostenere le proprie opinioni con dati concreti può essere prezioso per identificare le esigenze e i desideri dei clienti.
Riunire tutti in un unico luogo per discutere la strategia può sembrare un'impresa ardua, ma questi attori principali possono contribuire a garantire che la vostra organizzazione proceda nella giusta direzione. Allo stesso modo, non è necessario che siano tutti coinvolti contemporaneamente. Finché ci sono contributi e la possibilità di esprimere la propria opinione sulle diverse parti di ciò che viene pianificato, l'obiettivo può essere raggiunto sia in tempo reale che in modo asincrono.
Come condurre una riunione di pianificazione
Ora che abbiamo un'idea più chiara di chi invitare alla riunione, come procederemo per organizzare e realizzare l'evento?
Per organizzare una riunione strategica di successo occorrono un'attenta preparazione e pianificazione. La riunione vera e propria è probabilmente la parte più facile!
Assicurati di pianificare con largo anticipo fissando gli obiettivi della riunione, creando un ordine del giorno e una tempistica, decidendo chi deve essere invitato, assicurandoti che tutti siano preparati e allineati prima di partecipare, assegnando compiti ai partecipanti e finalizzando le decisioni alla fine della sessione.
Devo invitare tutti a una riunione strategica alla stessa ora?
Semplicemente no!
Sebbene l'elenco che abbiamo fornito sopra su chi invitare sia piuttosto dettagliato, non è necessario che tutti partecipino contemporaneamente a una riunione strategica.
È importante garantire che i partecipanti rappresentino diversi settori di competenza, forniscano contributi significativi e siano in grado di prendere decisioni con implicazioni a lungo termine.
Tuttavia, invitare troppe persone può creare confusione e rallentare il processo. Cerca di invitare solo coloro le cui conoscenze ed esperienze sono necessarie per prendere decisioni strategiche.
Assicurandoti che ci sia il giusto equilibrio tra i partecipanti, in modo che tutti possano esprimere il proprio punto di vista e le decisioni possano essere prese in modo collaborativo.
È inoltre importante mantenere il numero dei partecipanti gestibile: un numero eccessivo di persone può causare confusione e compromettere il processo.
In definitiva, assicurandoti di avere le persone giuste nella sala riunioni per discutere della tua strategia, potrai garantire che vengano prese le decisioni giuste e risparmiarti un sacco di seccature (per non parlare del tempo, dell'energia e forse anche delle lacrime dei tuoi dipendenti!).
Ma c'è un modo per coinvolgere tutti?
Assolutamente sì! L'aumento del remote ha reso possibile lo svolgimento virtuale delle riunioni strategiche e la registratori di riunioni online possono risolvere il problema di avere TUTTE le voci presenti alla riunione... senza che ci siano effettivamente troppe persone.
tl;dv anche aiutarti a organizzare quella riunione strategica generale, con un numero minimo di persone coinvolte nella videoconferenza in tempo reale, ma dando comunque a tutti la possibilità di dire la propria.
Questo strumento consente a tutti i membri dell'azienda discaricare Zoom o i video Google Meet e di visualizzarli a proprio piacimento.
Puoi anche tagliare le parti noiose (o quelle delicate!).
Basta impostare la registrazione e anche la riunione strategica verrà trascritta automaticamente (in oltre 20 lingue, nientemeno!).
Modificafacilmente Google Meet ,modificasenza problemi Zoom , evidenzia i momenti salienti aggiungendo un timestamp e ritagliando solo le parti importanti.
È anche possibile taggare singoli individui o interi reparti con notifiche push su Slack, avvisandoli solo quando è richiesto il loro intervento.
Funziona anche come eccellente strumento di follow-up, consentendo la massima trasparenza e la registrazione di tutto ciò che è stato discusso, pianificato e persino programmato.
Come posso condividere i follow-up di una riunione strategica?
Un altro vantaggio di tl;dv, e dell'implementazione di una strategia collaborativa asincrona globale, è che è necessaria una registrazione accurata da parte di esperti, ma lo strumento lo fa per tutti voi e garantisce che possa essere utilizzato in modo efficace.
Niente più appunti persi.
Nessun piano d'azione frainteso.
Niente più incomprensioni!
È tutto lì, sia nel video che nella trascrizione scritta.
Cosa è stato deciso, quando deve essere fatto e chi lo farà?
Per questo motivo, disponi di un eccellente elenco di controllo per seguire e monitorare i risultati complessivi dei piani.
Ancora meglio è che puoi inserire questi dati direttamente nei sistemi CRM e diffondere i piani a tutta l'azienda.
In questo modo tutti possono partecipare agli obiettivi aziendali, non solo coloro che sono presenti alla riunione iniziale!
Le riunioni strategiche sono ottime... ma non tutti devono partecipare!
Sebbene in passato fosse normale organizzare grandi riunioni con gli stakeholder, ciò comportava un notevole dispendio di tempo, risorse e denaro.
Riesci a immaginare quanto costano il catering e il caffè per questo genere di eventi?!
Questi eventi costosi e dispendiosi in termini di tempo, che richiedevano un'incredibile pianificazione, semplicemente non sono necessari in questo mondo remote .
Le riunioni strategiche, tenute in videoconferenza e utilizzando strumenti intelligenti come tl;dv, hanno cambiato per sempre il modo in cui le aziende lavorano e lavoreranno.
Riducendo il numero di persone che partecipano a una riunione, ma mantenendo comunque la piena trasparenza e il coinvolgimento di tutti i membri dell'azienda, è possibile organizzare una riunione strategica efficiente, efficace e sicura che possa effettivamente contribuire a portare avanti i progetti.
Puoi coinvolgere tutti, anche se non sono presenti! Anzi, potrebbero anche essere in vacanza!
È democratico per tutti: niente più orari scomodi, niente più tempo perso negli spostamenti!
Si tratta di riunioni strategiche più efficaci e intelligenti. Ora... se solo potessimo farci consegnare quel buffet a domicilio nel nostro ufficio, sarebbe fantastico.
Con chi dobbiamo parlare a riguardo?
