회의용 AI 에이전트가 업무 방식을 변화시키는 방법

AI 에이전트의 유형

인공지능 에이전트는 현재 뜨거운 화두입니다. 2024년 시장 규모가 51억 달러에 달할 것으로 예상되는 이 틈새 시장은 2030년에는 471억 달러로 크게 확대될 것으로 전망됩니다. 이는 연평균 44.8%의 성장률입니다! 그렇다면 AI 에이전트에는 어떤 종류가 있을까요?

일반적으로 AI 에이전트에는 네 가지 유형이 있습니다. 

1. 반응형. 반응형 에이전트는 과거 경험이나 컨텍스트를 고려하지 않고 특정 입력에 반응합니다.
2. 능동적. 능동적인 상담원은 요청을 예상하여 주도적으로 행동합니다.
3. 학습. 이러한 에이전트는 머신 러닝을 사용하여 과거 데이터를 기반으로 행동을 조정합니다.
4. 협업. 협업 상담원은 워크플로를 공유하여 효율성을 향상시킵니다. 이는 사람 또는 다른 상담원과 함께 할 수 있습니다.

회의용 AI 에이전트란 무엇인가요?

회의용 AI 에이전트는 회의 효율성을 개선하고 불필요한 회의를 줄이며 팀의 시간과 비용을 절약하도록 설계된 고도로 전문화된 AI 에이전트입니다.

이러한 에이전트 중 다수는 Zoom, MS Teams 및 Google Meet 과 같은 화상 회의 플랫폼과 직접 통합되지만, 일정 및 준비부터 실행 및 후속 조치에 이르기까지 전체 회의 수명 주기를 간소화하도록 구축된 독립형 도구로 작동하는 회의용 AI 에이전트를 사용할 수도 있습니다.

회의에 AI 에이전트 사용의 이점

회의용 AI 에이전트는 팀의 협업 방식을 혁신하고 있습니다. 한 순간도 놓치지 않고 진정으로 중요한 일에 집중할 수 있도록 지원합니다. 회의용 AI 에이전트는스케줄링부터 후속 조치까지 모든 것을 다룹니다.

시간대별로 최적의 회의 시간을 자동으로 찾고, 상세한 메모를 작성하고, 후속 이메일을 작성하고, 실시간으로 트랜스크립트할 수도 있습니다. AI 회의 에이전트는 언어 장벽을 허물고, 토론 내용을 요약하며, 실행 가능한 인사이트를 제공함으로써 팀의 효율성을 높이고 회의 피로를 줄여줍니다.

회의 예약

AI 에이전트는 미팅 참가자 간의 공통된 사용 가능 시간을 자동으로 찾아 예약 프로세스를 간소화합니다. 더 이상 빈 자리를 찾기 위해 서로의 캘린더를 훑어볼 필요 없이 AI가 대신 찾아줍니다.

일정이 겹치는 경우 AI 에이전트는 이를 빠르고 쉽게 감지하여 대안을 제시할 수 있습니다. 글로벌 팀의 경우 에이전트는 서로 다른 시간대를 고려하여 모든 관련자에게 편리한 시간을 제안하기도 합니다.

나를 위한 메모

AI 상담원은 회의 중 모든 단어를 캡처합니다. 그런 다음 이 대화 내용을 평가하고 대화의 맥락에 따라 가장 중요하고 관련성이 높은 부분을 강조 표시합니다. 여기에는 핵심 사항, 결정 사항, 실행 항목이 포함됩니다. 

이러한 유형의 AI 에이전트는 검색 가능한 기록을 생성하여 사용자가 원하는 순간을 쉽게 찾을 수 있도록 합니다. tl;dv와 같은 도구는 타임스탬프를 사용하므로 사용자는 대화에 집중할 수 있고 놓칠 염려가 없습니다. 이는 회의 피로에 시달리는 사람들에게 특히 유용합니다. 주의를 기울이다가 놓친 부분이 있으면 다시 돌아가서 가장 중요한 부분을 따라잡을 수 있습니다.

미팅 종료 후 후속 이메일 초안 작성하기

통화가 종료되는 즉시 모든 회의 참가자에게 요약 이메일이 전달되기를 원한다면 tl;dv가 도와드립니다. 팀원들 간의 책임감을 높이고 모든 사람이 주요 작업 항목, 결과물 및 마감일을 다시 확인할 수 있도록 합니다.

AI 상담원은 회의 논의 및 결정 사항을 간결한 후속 메시지로 요약할 수 있습니다. 이러한 유형의 이메일에는 다음 단계가 포함되어 모든 사람이 같은 정보를 공유할 수 있도록 할 수 있습니다. 또한 개인 톤이나 브랜드에 맞게 조정할 수도 있습니다. 이를 통해 일관되고 명확한 커뮤니케이션을 유지할 수 있습니다.

이 기능은 잠재 고객이나 고객에게 통화 후 연락을 취하려는 영업 및 CS 팀에게도 유용합니다.

실시간 트랜스크립션

일부 AI 미팅 어시스턴트에는 실시간으로 음성을 텍스트로 변환하여 실시간 액세스를 제공하는 에이전트가 있습니다. 이러한 에이전트는 여러 화자를 구별하여 대화 내용을 더욱 명확하게 전달할 수 있습니다. 

회의 중 및 회의 후 언어 장벽 해소

여러 언어로 진행되는 미팅에 AI 에이전트를 사용할 수 있습니다. 음성 또는 서면 콘텐츠를 참가자가 선호하는 언어로 변환할 수 있습니다. 일부 상담원은 이 텍스트를 통화 위에 캡션 레이오버로 표시할 수 있습니다. Krisp AI와 같이 말 그대로 실시간 통역을 통해 음성을 실시간으로 변환할 수 있는 에이전트도 있습니다. 

통화 요약

AI 에이전트는 녹취록을 포함한 대량의 텍스트를 요약하는 데 능숙합니다. 중요한 순간, 결정, 작업을 식별하고 요약하는 동안 강조 표시되도록 함으로써 이를 수행합니다. 또한 사용자의 필요에 따라 맞춤 설정할 수도 있습니다.

예를 들어, 영업 관리자는 특정 영업 playbook 템플릿을 사용하여 회의를 요약하고 싶을 수 있습니다. tl;dv는 MEDDIC에서 SPIN에 이르기까지 다양한 회의 템플릿에 액세스할 수 있는 기능을 제공합니다.

이러한 템플릿을 사용자 지정해 원하는 대로 조정하거나 처음부터 나만의 템플릿을 만들 수도 있습니다. 회의 노트를 원하는 CRM과 동기화하고 싶으세요? 입력해야 하는 CRM 필드에 해당하는 템플릿을 만들고 Bob은 삼촌입니다. 밥이 다 해드릴게요.

실행 가능한 인사이트 제공 

AI 에이전트는 미팅 트렌드, 참가자 참여도, 작업 후속 조치에 대한 데이터를 제공하도록 학습시킬 수 있습니다. 우선순위가 매우 높은 작업이 있는 경우, 특히 즉각적인 조치가 필요한 경우 AI 에이전트가 이를 식별하여 사용자의 주의를 환기시킵니다. 

또한 가상 회의 도우미는 다양한 토론과 결과의 효과를 분석하고 측정하여 리더가 정보를 파악하고 능동적으로 대처할 수 있도록 도와줍니다.

비동기 통신 잠금 해제

비동기식 팀은 언제든 원할 때 회의를 따라잡을 수 있기 때문에 AI 에이전트를 통해 힘을 얻을 수 있습니다. 녹음과 메모가 기다리고 있습니다. 사용자는 잡담을 생략하고 관련 섹션으로 바로 건너뛸 수 있습니다. 

또한 대부분의 AI 상담원은 녹취록에 직접 댓글을 달고 메모를 작성하여 협업을 용이하게 합니다. 이를 통해 팀은 멀리 떨어진 곳에서도 함께 작업할 수 있습니다.

회의 피로 감소

75% 이상의 근로자가 회의 중 집중력을 잃는 등 많은 근로자가 회의 피로에 시달리고 있습니다. 하지만 AI 에이전트는 회의 피로를 줄이는 데 도움이 됩니다. 사실, 꼭 기여해야 하는 경우가 아니라면 회의에 참석할 필요가 전혀 없습니다. 요약, 메모, 번역 등을 제공받을 수 있으므로 개인 시간에 따라잡을 수 있습니다. 

회의가 너무 많으면 놓치지 않고 휴식을 취할 수 있습니다. tl;dv와 같은 일부 플랫폼에서는 동시에 여러 회의를 녹음, 녹화 및 요약할 수 있습니다. 이중 예약이 있는 경우에도 유용한 옵션입니다.