최고의 회의용 AI 에이전트 시간 절약 및 효율성 향상

조직의 15%가 회의에 소요되며 비효율적인 회의로 인해 미국 기업들이 매년 3,990억 달러 의 손실을 보고 있다는 사실을 알고 계셨나요? 그렇기 때문에 회의에 가장 적합한 AI 에이전트를 선택하는 것이 중요합니다. 비즈니스 전반의 생산성을 향상시켜 비용과 시간을 크게 절약할 수 있습니다.

AI 에이전트는 더 스마트하고 효율적인 회의를 만드는 데 도움을 줄 뿐만 아니라 회의 후 전략을 혁신할 수 있는 데이터 기반 인사이트를 제공합니다. tl;dv는 회의에서 AI 에이전트를 사용하는 데 있어 업계 선두주자이므로 모든 미묘한 차이를 분석할 수 있는 유리한 위치에 있습니다.

AI 에이전트가 회의에 적합한 이유는 무엇인가요? 처음부터 시작하겠습니다. AI 에이전트란 무엇이며 회의에 어떤 영향을 미칠까요?

AI 에이전트란 무엇이며 어떻게 회의를 혁신할 수 있을까요?

Anthropic AI 에이전트를 컨텍스트에 따라 독립적으로 행동할 수 있는 자율 시스템으로정의합니다. 이에 비해 AI 에이전트 워크플로우는 지능형 시스템이 미리 정의된 경로를 따르는 방식입니다. 에이전트 워크플로는 여전히 업무 프로세스를 간소화하고 팀의 시간을 절약할 수 있지만, 정해진 경로를 따르며 사람이 지시하지 않는 한 변경되지 않습니다.

AI 에이전트는 사람이 무엇을 해야 할지 알려줄 필요가 없습니다. 스스로 상황을 평가하고 결정을 내립니다. 회의의 세계에서는 AI 에이전트가 사용자를 대신하여 일정을 예약하고 캘린더를 스캔하여 사용자가 시간이 있는지 확인할 수 있습니다. 사람의 개입을 기다릴 필요 없이 미리 알림을 설정하고 상황이 바뀌면 계획을 조정할 수 있습니다.

회의 중에 오늘 오후에 통화를 재조정하여 우선순위가 더 높은 통화로 바꿔야 한다는 사실을 깨달았다고 가정해 봅시다. AI 상담원이 대화를 듣고 우선 순위의 변화를 인식하여 그에 따라 조치를 취하면 회의가 끝났을 때는 이미 일정이 조정되어 있을 것입니다.

자율적으로 행동하는 AI 에이전트입니다. 올바르게 사용하면 회의를 획기적으로 변화시킬 수 있습니다. 프로젝트 관리에도 큰 영향을 미칠 수 있으므로 프로젝트 관리용 AI 에이전트도 살펴볼 가치가 있습니다.

최고의 회의용 AI 에이전트를 정의하는 주요 기능

최근 설문조사에서 응답자의 55% 이상이 AI가 참가자의 집중력과 집중력을 높여 실시간 미팅 상호작용을 향상시킨다고 답했습니다. 이들은 특히 실시간 트랜스크립션과 상황에 맞는 프롬프트에 주목했는데, 이는 팀의 혁신과 생산성을 높일 수 있기 때문입니다.

그렇다면 회의에 가장 적합한 AI 에이전트를 구성하는 핵심 기능은 정확히 무엇일까요? 자세히 알아보세요.

자동화된 회의 녹취록 및 요약

이러한 에이전트 워크플로는 현재 AI 회의 도우미 틈새 시장에서 어느 정도 필수적인 요소입니다. Zoom, Google Meet, MS Teams와 같은 대형 화상 회의 플랫폼에서도 이 작업을 수행할 수 있습니다. 하지만 그렇다고 해서 그 가치가 훼손되는 것은 아닙니다.

회의 내용을 자동으로 녹취하는 것은 놀라운 일입니다. 회의 내용을 수기로 기록하기 위해 속기사가 필요하던 시대는 이미 오래 전에 지나갔습니다. 이제 여러분은 중요한 대화에 집중할 수 있도록 AI가 대신 해줄 것입니다.

이는 영업 담당자가 메모에 대한 걱정 없이 잠재 고객의 말을 적극적으로 경청하면서 잠재 고객의 참여를 유도하는 데 에너지를 쏟을 수 있어 영업에 특히 효과적입니다.

녹취록의 자동 요약 기능은 훨씬 더 유용합니다. 전체 통화를 읽거나 다시 볼 필요 없이 하이라이트만 확인할 수 있습니다. 대부분의 AI 미팅 어시스턴트는 타임스탬프를 제공하므로 가장 중요한 부분으로 쉽게 이동할 수 있습니다.

이 기능은 어떤 이유로든 전화를 놓친 직원들에게 생명의 은인입니다. 또한 remote 및 비동기 팀에게도 매우 유용한 기능입니다.

실행 가능한 인사이트

AI 에이전트가 사람들에게 작업을 할당하기 시작하면 재미가 시작됩니다. 대화 내용을 듣고 의미와 맥락을 파악한 다음 논의된 내용을 바탕으로 작업을 할당할 수 있습니다.

회의에 가장 적합한 AI 에이전트는 주요 작업 항목을 식별하여 완료 시점을 앞당길 수 있습니다. 이는 프롬프트와 알림의 형태로 제공되거나 작업 할당과 같이 직접적으로 이루어질 수 있습니다.

개인화 및 사용자 지정

AI 상담원은 팀 워크플로우에 쉽게 적응할 수 있습니다. 사실 여러 면에서 카멜레온이라고 생각할 수 있습니다. 물론 큰 도움을 주므로 눈에 많이 띄지만, AI 에이전트는 지시를 철저히 따릅니다. 관리자가 높은 수준의 의사 결정 및 실행 항목에 대한 데이터가 필요한 경우 AI 에이전트가 이를 제공합니다.

그러나 동일한 AI 상담원이 개발자와 기술적인 세부 사항이나 할당된 작업만 논의할 수도 있습니다. 영업팀의 경우 고객 피드백 및 협상 포인트에 집중할 수도 있습니다.

AI 에이전트 워크플로도 고도로 사용자 정의할 수 있습니다. 예를 들어, tl;dv는 원하는 스타일로 회의 노트를 작성할 수 있습니다. 인기 있는 영업 playbooks CS, HR, 제품 디자인, 사용자 조사 등을 위한 템플릿까지 다양한 분야별로 선택할 수 있는 다양한 템플릿이 있습니다. 이러한 템플릿은 완전히 사용자 지정할 수도 있고, 특정 필요에 맞게 처음부터 새로 만들 수도 있습니다.

요컨대, 최고의 회의용 AI 에이전트는 다양한 팀과 다양한 사용 사례에 원활하게 적응할 수 있습니다.

다국어 기능

AI 상담원은 다양한 언어로 소통할 수 있습니다. 예를 들어 tl;dv는 40개 이상의 언어로 통화를 텍스트로 변환할 수 있습니다. 이 획기적인 언어 지원은 다국어 팀 간의 격차를 해소하여 세상을 더 작은 곳으로 만들어 줍니다.

보안 및 개인정보 보호

회의에 가장 적합한 AI 에이전트는 개인정보 보호법을 자동으로 준수하는 에이전트입니다. 대부분의 대기업에는 엄격한 개인정보 보호 및 보안 정책이 있으며, AI 에이전트는 이러한 정책의 틀 안에서 작동하도록 적응하지 않으면 쓸모없어집니다.

예를 들어, AI 에이전트는 자신의 업무가 GDPR을 준수하는지 확인해야 합니다. 또 다른 예로, EU에는 EU AI 법이 있습니다. 이 법은 감정 분석을 금지하고 있으며, tl;dv의 AI 에이전트는 이를 준수합니다.

회의에 최고의 AI 에이전트를 사용하여 시간을 절약하는 방법

AI 에이전트의 가장 큰 장점 중 하나는 시간을 절약할 수 있다는 점입니다. 기업 고위 관리자 182명을 대상으로 한 설문조사에 따르면 64%가 회의 때문에 깊은 사고와 성찰을 위한 소중한 시간을 빼앗기고 있다고 답했습니다. 최고의 회의용 AI 에이전트는 세 가지 주요 영역에서 잠재적으로 시간을 절약할 수 있습니다:

1. 회의 전

회의가 시작되기 전에 불필요한 부분을 잘라낼 수 있다면 이미 절반은 성공한 것입니다. 전문가들은 평균적으로 일주일에 5시간 이상 회의를 진행하며, 회의 준비에 거의 4시간을 소비합니다. 이 준비 시간은 두 가지 방법으로 크게 줄일 수 있습니다:

회의 예약하기

자동으로 회의 일정이 예약되므로 모든 사람에게 적합한 시간을 찾기 위해 고민할 필요가 없습니다. 모든 것이 자동으로 처리됩니다.

예를 들어, 캘린더리에는 모든 참가자의 캘린더에서 자동으로 통화에 적합한 시간을 찾아주는 AI 일정 관리 어시스턴트가 있습니다. 사용 가능 여부, 시간대, 개인 선호도에 따라 최적의 시간대를 제안합니다.

시계 방향은 또 다른 자동 회의 스케줄러입니다. 이 기능은 관련된 모든 참가자에게 가장 방해가 적은 시간을 선택합니다. 또한 집중도가 높은 작업 시간과 공동 작업을 위한 블록을 예약할 수 있도록 캘린더를 구성합니다.

의제 준비

AI 상담원이 회의 전 시간을 절약할 수 있는 또 다른 방법은 자동화된 안건 준비입니다.

tl;dv와 같은 도구는 회의 안건 템플릿을 제공하여 통화 중에도 회의 진행 상황을 쉽게 파악할 수 있도록 도와줍니다. Fellow와 같은 다른 앱도 비슷한 기능을 제공하므로 이전 회의의 메모와 목표를 통합하여 요약하고 재평가할 수 있습니다.

심지어 Notion은 AI를 사용하여 회의 안건 초안을 생성하고 있습니다. 진행 중인 작업이나 과거 논의를 기반으로 주요 논의 사항을 제안할 수 있습니다.

2. 회의 중

회의 중에는 AI가 좀 더 주도권을 잡습니다. 사용자가 대화에 참여하는 동안 AI 에이전트가 사용자를 대신하여 녹음, 필사 및 메모를 진행합니다.

tl;dv는 회의에 AI를 도입할 수 있는 최고의 도구 중 하나입니다. 녹음, 전사, 메모 기능은 물론이고 이 모든 기능을 무료로 제공합니다. 이 도구의 진가는 통화 후 유틸리티에서 발휘됩니다.

Zoom 에는 실시간 트랜스크립션 등 동일한 기능을 수행하는 자체 AI 컴패니언이 있지만 뒤늦게 출시되었습니다. 전문화된 장시간 작업자만큼의 디테일을 갖추지 못했습니다.

3. 회의 후

회의 후는 많은 시간을 절약할 수 있는 곳입니다. 통화 후 요약을 사용하면 이미 회의 검토에 걸리는 시간을 줄일 수 있지만, 일부 도구는 그보다 훨씬 더 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

예를 들어, tl;dv는 타임스탬프가 찍힌 요약만 제공하는 것이 아니라 전체 화자 분석 대시보드를 제공합니다. 이를 통해 담당자와 상담원이 얼마나 오래 대화했는지, 얼마나 많은 필러 단어를 사용했는지, 말하기 대 듣기 비율은 어떠한지 등을 알 수 있습니다.

또한 앞서 언급했듯이 상담원 워크플로우를 통해 다양한 CRM 및 인기 있는 문서 도구에서 회의 노트를 동기화할 수 있습니다. 이 작업은 모든 통화 후에 원하는 스타일로 자동으로 수행됩니다.

또한, tl;dv는 모든 회의 참가자에게 통화 후 요약본을 전송하여 누구도 빠짐없이 회의에 참여할 수 있도록 합니다. 팀 전체의 책임감을 높여줍니다.

ClickUp AI와 같은 다른 도구는 회의에서 데이터를 추출하여 작업을 할당하고 마감일을 설정합니다. 자동으로 리마인더를 생성하여 팀원들에게 작업 진행 상황을 업데이트합니다.

회의에서 AI 에이전트의 실제 영향력

AI 에이전트는 회의를 더 스마트하고 효율적이며 결과 중심으로 만들어 직장 내 협업에 혁명을 일으키고 있습니다. 아래에서는 사례 연구를 통해 실제 환경에 미치는 영향, 데이터 기반 협업을 가능하게 하는 방법, 특히 remote 및 하이브리드 환경에서 팀의 역동성을 향상시키는 역할을 살펴봅니다.

사례 연구: 모건 스탠리가 회의에 AI를 구현한 방법

2024년 6월, Morgan Stanley는 이메일 초안을 작성하면서 메모를 작성하고 요약하는 AI 에이전트인 Debrief를 개발했습니다. 이는 2023년 9월에 출시한 AI 지식 도우미에 이어 나온 것으로, 팀의 98%가 사용하고 있는 것으로 알려졌습니다.

디브리핑은 압도적인 성공을 거두었습니다. 하지만 이에 대해 알아보기 전에 이전에 모건 스탠리가 직면했던 문제를 살펴보겠습니다.

도전 과제

재무 설계사들은 고객 미팅 중이나 미팅 후에 메모를 작성하고 토론 내용을 요약하는 등 관리 업무에 상당한 시간을 할애하고 있었습니다.

이러한 관리 부담으로 인해 고객 참여와 전략 계획에 사용할 수 있는 시간이 줄어들었습니다.

솔루션

모건 스탠리는 15,000명의 자산 관리사에게 '디브리프'라는 이름의 AI 비서를 도입했습니다. Debrief는 회의 중에 메모 작성을 자동화하고 요약을 생성하여 어드바이저가 고객과의 상호 작용에 더 집중할 수 있도록 도와줍니다.

결과

이 AI 어시스턴트는 수작업으로 메모하는 것보다 더 높은 품질의 메모를 작성하여 회의 기록의 정확성과 완성도를 높였습니다. 회의당 약 30분이 절약되어 회사의 수많은 고객과의 상호 작용에서 생산성이 크게 향상될 것으로 기대됩니다.

대면 회의를 요약하고 계좌 개설 및 계약 관리와 같은 필수 업무를 처리할 수 있도록 AI 기능을 확장할 계획이 진행 중입니다.

모건 스탠리의 사례는 최고의 AI 상담원이 회의 프로세스를 간소화하고 관리 업무량을 줄이며 전문가가 고객 대면 활동에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하는 방법을 보여줍니다.

데이터 기반 협업

AI 에이전트는 토론 내용을 잘 구조화되고 실행 가능한 데이터로 변환하여 회의를 더욱 효과적으로 만듭니다. AI 에이전트는 회의를 측정 가능한 결과를 도출하는 생산적인 세션으로 전환하여 협업을 촉진합니다.

AI 상담원이 대화를 실행 가능한 인사이트로 전환하는 방법에는 크게 세 가지가 있습니다:

1. 자동 전사 및 요약

tl;dv와 같은 AI 기반 도구는 무제한 필사본을 제공하므로 회의를 놓치는 일이 없습니다. 또한 tl;dv는 핵심 사항과 실행 항목에 대한 간결한 요약을 생성합니다. 이렇게 하면 중요한 정보를 캡처하여 나중에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

2. 작업 항목 추적

AI 에이전트는 회의 중에 작업 항목을 식별하고 강조 표시하여 관련 팀원에게 할당하고 마감일을 설정할 수 있습니다. 이러한 자동화는 책임감을 보장하고 팀이 맡은 바 책임을 다할 수 있도록 도와줍니다.

3. 생산성 도구와의 통합

많은 AI 미팅 어시스턴트가 Slack, Notion 또는 프로젝트 관리 도구와 같은 플랫폼과 원활하게 통합되어 모든 것을 액세스하기 쉬운 한곳에 보관하고 효율적인 협업을 촉진합니다.

이 모든 것이 결합되어 협업, 책임감, 조직 수준이 높아집니다. 이는 팀의 효율성과 생산성을 높이고, 직원들은 지루한 수동 반복 작업 대신 자신이 가장 잘하는 일에 집중할 수 있어 더 행복해집니다.

보안 및 개인정보 보호: 회의에 최고의 AI 에이전트를 도입하는 것이 중요한 이유

특히 현대 사회에서 개인정보 보호는 매우 중요합니다. 비즈니스 미팅에서 민감한 정보를 공유할 때는 선택한 AI 에이전트가 안전하고 보안이 유지되는지 확인해야 합니다.

이 기능이 없으면 민감한 데이터가 유출될 수 있습니다. 개인 비즈니스 통화는 다른 사람이나 기업 스파이의 경우 기업이 액세스할 수 있습니다. 요컨대, 비즈니스와 고객의 데이터를 최대한 보호하고 싶을 것입니다.

최고의 회의용 AI 에이전트에는 몇 가지 개인 정보 보호 및 보안 기능이 있습니다. 특히 다음과 같은 기능에 주목하세요:

엔드투엔드 암호화. 이렇게 하면 오디오, 비디오, 요약 등 모든 데이터가 전송 및 저장 중에 암호화됩니다. 권한이 부여된 참가자만 이 정보에 액세스할 수 있습니다. 이를 통해 민감한 데이터의 유출을 방지할 수 있습니다.
업계 표준준수. GDPR, HIPAA, SOC2 등 AI 에이전트는 글로벌 보안 및 개인정보 보호 표준을 준수해야 합니다. 이러한 표준은 민감한 데이터를 안전하게 처리하기 위한 엄격한 업계 벤치마크입니다.
역할 기반 액세스 제어(RBAC). 이를 통해 사용자별로 서로 다른 액세스 수준을 설정하여 민감한 정보의 노출을 제한할 수 있습니다. 또한 권한이 있는 개인만 특정 회의 기록, 요약 및 메모에 액세스할 수 있도록 보장합니다.
데이터 저장 옵션. 이 옵션을 사용하면 데이터가 지리적으로 저장되는 위치를 제어할 수 있습니다. 지역 규정을 준수하기 위해 특정 지역에 데이터를 보관해야 하는 팀에게 특히 유용합니다.
자동 데이터 삭제. 데이터 보존 정책을 정의하고 특정 날짜 이후 녹취록 및 기타 회의 데이터의 자동 삭제를 예약하세요. 이렇게 하면 유출 위험을 최소화할 뿐만 아니라 데이터 저장 비용도 절약할 수 있습니다.
보안 인증인증 메커니즘. 멀티팩터 인증(MFA)부터 싱글사인온(SSO)까지 다양한 유형의 인증 메커니즘이 있습니다. 이는 로그인 정보가 유출된 경우에도 중요한 데이터를 보호합니다.
익명화 및 리댁션. 일부 AI 상담원은 녹취록에서 직접 민감한 정보를 익명화하거나 삭제할 수 있습니다. 이는 금융 정보나 개인 정보를 논의할 때 특히 유용합니다.
데이터 사용의 투명성. 가장 주의해야 할 사항 중 하나는 회사가 데이터 사용 및 저장에 대해 얼마나 투명하게 관리하고 있는지 여부입니다. AI를 학습시키는 데 민감한 정보를 사용하지 않는지 확인하고, 악용을 방지하기 위해 회사가 데이터를 완전히 제어할 수 있는지 확인해야 합니다.
보안 공유 옵션. 회의의 스니펫은 정기적으로 공유되지만 외부 클라이언트가 민감한 정보에 액세스하지 못하도록 링크를 비밀번호로 보호하는 것이 현명합니다.
감사 로그. 누가, 언제, 어떤 작업(예: 다운로드, 편집, 공유)을 수행했는지 미팅 데이터에 액세스했는지에 대한 자세한 로그를 유지하세요. 이를 통해 책임 소재를 파악하는 동시에 팀에서 의심스러운 활동을 신속하게 파악할 수 있습니다.

tl;dv가 회의를 위한 최고의 AI 에이전트인 이유

tl;dv는 여러 가지 이유로 최고의 회의용 AI 에이전트입니다. 첫째, 5,000개 이상의 도구와 통합되어 워크플로우를 간소화하고 한 도구에서 다른 도구로 데이터를 전송하는 지루한 작업을 자동화할 수 있습니다.

둘째, tl;dv는 모든 회의를 무료로 녹화하고, 대본을 생성하고, 요약합니다. 맞습니다. 동시에 진행되더라도 무제한 회의가 가능합니다. 또한 실행 항목을 강조 표시하고 자신에게 가장 적합한 방식으로 메모를 작성할 수 있습니다. 회의 노트 템플릿을 사용하거나, 편집하거나, 처음부터 직접 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 AI 상담원에게 어떤 스타일로 노트를 받고 싶은지 알려줍니다. CRM에 자동으로 바로 입력되도록 하려면 해당 템플릿도 만들 수 있습니다.

셋째, tl;dv는 7개 언어로 현지화된 플랫폼을 갖추고 있어 다국어 팀을 위한 최고의 회의용 AI 에이전트 중 하나입니다. 또한 40개 이상의 언어로 트랜스크립션이 가능하여 회의 인사이트를 놓치지 않도록 도와줍니다.

그리고 tl;dv의 멀티 미팅 인텔리전스도 있습니다. 이 AI 에이전트 워크플로우를 사용하면 시간을 셀 수 없이 절약할 수 있습니다. 모든 미팅을 한 번에 분석하고 비교할 수 있습니다. 잠재 고객의 가장 큰 불만이 무엇인지 알고 싶을 때 tl;dv에 요청하면 모든 외부 통화를 검토하여 다양한 회의의 타임스탬프가 포함된 보고서를 생성합니다.

여기서 한 걸음 더 나아가 받은 편지함으로 바로 전달되도록 반복 보고서를 예약할 수도 있습니다. 영업 담당자가 이의 제기를 어떻게 처리하고 있는지 알고 싶으신가요? 모든 통화에 대한 성공, 실패 및 개선 팁이 포함된 주간 보고서를 받아보세요. 생산성과 효율성을 높이고 시간을 절약할 수 있다면 그보다 더 좋은 방법은 없을 것입니다.

tl;dv가 최고의 회의용 AI 에이전트인 이유는 그 외에도 많습니다. 화자 분석 대시보드, AI 이의 제기 처리 팁, 엔터프라이즈급 보안 기능을 갖추고 있으며, GDPR, EU AI 법, HIPAA를 완벽하게 준수합니다. 또한 데이터 보존 정책도 투명하고 명확합니다.

가장 중요한 점은 tl;dv는 가격이 비싸지 않다는 것입니다. 프리미엄 무료 플랜과 기업을 위한 몇 가지 저렴한 플랜이 있습니다. 요컨대, 최고의 회의용 AI 에이전트를 사용해보고 싶다면 지금 바로 무료로 사용해 보세요.

영업팀의 회의는 강력한 코칭 리소스가 될 수 있습니다! 이제 AI를 통해 MEDDIC, SPICE 또는 BANT와 같은 인기 있는 영업 playbooks 뿐만 아니라 자체적으로 설계한 프레임워크에서도 회의 성과를 개선할 수 있는 기회를 발견할 수 있습니다.

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AI 에이전트를 통한 회의의 미래

일정 및 안건 준비부터 실시간 녹취 및 회의 후 후속 조치까지, AI 에이전트는 회의 프로세스의 모든 단계를 간소화합니다. 더 이상 미래적인 개념이 아니라 바로 지금 일어나고 있는 일입니다! 이러한 수준의 자동화를 통해 팀은 혁신, 전략, 목표 달성 등 진정으로 중요한 일에 집중할 수 있습니다.

tl;dv와 모건 스탠리와 같은 사례에서 볼 수 있듯이 AI 에이전트를 도입하는 것은 단순히 시간을 절약하는 것만이 아니라 매 순간 팀의 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 하는 것입니다. 회의의 미래는 AI를 통해 실현됩니다.

최고의 회의용 AI 에이전트: 시간 절약 및 효율성 향상