모니카 겔러 외에 정리 정돈을 가장 좋아하는 사람을 찾기는 어려울 것입니다. 대부분의 경우 사람들은 업무만 처리하고 정리는 다른 사람에게 맡기는 것을 선호합니다. 다행히도 회사의 필수 정보를 거의 자동으로 정리하고 저장할 수 있는 시간을 절약해주는 문서화 도구가 있습니다.
문서화 소프트웨어가 그 역할을 대신해 줄 수 있는데 왜 굳이 통제광이 되어야 할까요?
문서화 도구란 무엇인가요?
문서화 도구는 회사가 중요한 정보를 저장하고 정리하여 하나의 신뢰할 수 있는 출처를 확보할 수 있는 방법입니다.
온보딩을 돕고 투명성과 지식 공유를 촉진하는 기업용 핸드북 역할을 합니다. 위키백과에 비유할 수 있지만 회사에서 직접 사용할 수 있습니다. 모든 항목이 연결되고 상호 참조되므로 중요한 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다.
문서화 도구가 중요한 이유는 무엇인가요?
문서화 도구는 정보의 사일로를 줄여 모든 사람이 동일한 소스에서 동일한 정보에 액세스할 수 있도록 합니다. 불완전하거나 오래된 정보로 인해 발생할 수 있는 오해로 인한 실수를 최소화할 수 있습니다. 문서화 플랫폼을 사용하면 더 강력한 remote 및 비동기식 작업 팀을 만들 수 있습니다.
최고의 문서 도구 8가지
최고의 문서화 소프트웨어를 찾고 계신다면 최고의 7가지 선택지를 소개해 드립니다. 정확히 어떤 작업을 정리할지에 따라 분류해 보았습니다.
더 이상 고민할 필요 없이 회사를 정리하는 데 도움이 되는 8가지 최고의 문서화 도구를 소개합니다.
1. Document360 - 문서 작성에 최적
Document360은 문서화 도구 분야에서 최고 중의 최고로 널리 알려져 있지만, 이러한 수준의 전문성에는 대가가 따릅니다. 엄청난 비용입니다.
간단히 말해, Document360은 사용자 매뉴얼을 만드는 데 완벽한 문서화 도구입니다. 직관적인 드래그 앤 드롭 UI를 통해 쉽게 이동할 수 있는 콘텐츠의 카테고리와 하위 카테고리를 생성할 수 있는 최첨단 편집기를 갖추고 있습니다.
더 중요한 것은 Document360이 고객 대면 문서와 내부 문서를 병합할 수 있는 하이브리드 솔루션이라는 점입니다. SEO 기능, 콘텐츠 검토 알림, 독자가 문서와 어떻게 상호 작용했는지 추적하는 데 도움이 되는 분석 기능까지 갖추고 있습니다.
가장 저렴한 요금제는 월 99달러입니다. 무료 요금제도 있지만 50개의 글과 1GB의 저장 공간, 제한된 기능만 제공됩니다.
2. Confluence - 사전 설정 템플릿에 적합
내부 위키를 만들 때 도움이 필요하다면 Confluence가 가장 적합한 옵션일 수 있습니다. 이 분야에서 가장 오래되고 가장 잘 알려진 문서화 소프트웨어 중 하나인 Confluence는 Trello와 같은 다른 최고 수준의 협업 소프트웨어와 모회사가 같기 때문에 안전하게 사용할 수 있습니다. 실제로 Atlassian이라는 회사는 최근 remote 최고 책임자가 remote 업무 문제를 선제적으로 해결하기 위한 역할을 만든 최초의 회사 중 하나가 되어 remote 업무 뉴스를 만들었습니다.
Atlassian은 Jira 및 BitBucket의 모회사이기도 하므로 Confluence는 이들 제품과 원활하게 통합되므로 전체 제품군을 유리하게 사용할 수 있습니다.
내부 위키 빌더로서 Confluence는 템플릿 옵션으로 인해 최고의 문서화 도구 중 하나이며, 세심하게 고려된 디자인으로 시간을 절약할 수 있습니다.
고급 사용자 지정 옵션이 부족하고 보다 광범위하고 포괄적인 소프트웨어 문서에 사용하기 어려울 수 있지만, Confluence는 온보딩 프로세스를 간소화하고 명확하고 투명한 작업 가이드를 만드는 데 여전히 훌륭한 도구입니다.
최대 10명의 사용자를 위한 무료 요금제를 이용하거나, 최대 35,000명의 사용자를 위해 사용자당 5.75달러를 지불할 수 있습니다! 더 고급 요금제도 이용할 수 있습니다.
3. tl;dv - 회의를 위한 최고의 문서화 도구
tl;dv 는 가상 회의를 위한 최고의 문서화 도구입니다. 가상 회의를 녹음, 전사 및 번역할 수 있는 회의 관리 소프트웨어입니다. 또한, Zoom 또는 Google Meet 통화에 타임스탬프를 추가하여 필수적이지 않은 참가자가 미팅을 건너뛰고 나중에 빠르게 따라잡을 수 있도록 할 수도 있습니다. 회사가 remote 이고 비동기식인 경우 tl;dv 은 업무용 미팅을 추적하기 위한 마스터 도구입니다.
모든 회의록, 녹음 및 녹취록은 tl;dv 라이브러리에 저장되어 팀의 모든 가상 회의에 영구적으로 액세스할 수 있습니다. 키워드를 검색하여 회의의 특정 부분을 쉽게 찾을 수 있으며, 카테고리를 만들어 다양한 회의를 저장하여 정리할 수 있습니다.
타임스탬프와 클립을 포함한 tl;dv 의 다른 기능들은 Notion과 같은 다른 문서 도구와 잘 통합됩니다.
회의를 추적할 수 있는 최고의 문서화 소프트웨어를 찾고 계신다면 tl;dv 을 추천합니다. 강력한 무료 플랜과 프로 버전의 경우 월 20달러에 불과한 tl;dv 는 이 목록에 있는 다른 많은 문서 도구보다 훨씬 저렴합니다.
4. Notion - 유연성에 최고
Notion은 문서화 도구로 특별히 제작되지 않았기 때문에 작업에 스패너를 던집니다. 하지만 그렇다고 해서 작업을 매우 잘 처리할 수 없다는 의미는 아닙니다.
프로젝트 관리, 계획, 지식 저장을 위한 올인원 도구인 Notion은 모든 종류의 문서를 작성하는 데 사용할 수 있습니다. 고객을 대상으로 하는 문서 작성을 염두에 두고 만든 것이 아니라 주로 내부 업무와 브레인스토밍을 위해 만들어진 Notion입니다.
하지만 Engine.so와 파트너 관계를 맺으면 Notion을 사용하여 멋진 지식창고를 만들 수 있습니다. 웹사이트에도 게시할 수 있는 지식 허브를 쉽게 구축할 수 있습니다!
Notion은 문서 도구 경쟁사보다 유연한 우위를 점할 수 있는 고유한 정보 표시 방식을 제공합니다. 배우고 사용하기 쉬우며 사용자당 월 5달러부터 시작하는 요금제로 가격도 저렴합니다. Notion의 가장 큰 단점은 문서화 도구로 설계되지 않았다는 점입니다. 물론 문서 도구로 사용할 수는 있지만, 수백 개의 문서가 서로 연결되어 있는 복잡한 지식창고를 계획하고 있다면 당면한 작업에 맞게 설계된 도구를 선택하는 것이 더 나을 수 있습니다.
5. ProofHub - 모든 것을 결합하는 데 가장 적합
ProofHub는 프로젝트 관리와 효율적인 문서화를 결합한 비즈니스에 적합한 서비스입니다. 뛰어난 작업 관리와 함께 노트, 파일 및 문서와 같은 기능을 통해 문서를 중앙 집중화합니다.
특히 토론 도구와 같은 협업 도구는 문서를 최신의 대화형 상태로 유지할 수 있도록 해줍니다. 다국어 지원 및 화이트 라벨링과 같은 추가 특전을 통해 사용자 지정이 매우 간편합니다.
가격 측면에서 ProofHub는 탁월한 가치를 제공합니다. 월 $89(연간 청구) 또는 월 단위로 99달러로 무제한 사용자에 대한 고정 요금으로 모든 규모의 팀에 경제적으로 적합한 선택입니다.
6. Dropbox Paper - 내부 문서에 적합
Dropbox Paper는 팀을 위한 내부 문서나 미니 위키를 만들 수 있는 훌륭한 문서 플랫폼입니다. 직원들이 업무상 궁금한 점이 있으면 내부 문서를 쉽게 참고해 원하는 답을 찾을 수 있습니다. 텍스트, 미디어, 기타 파일을 한 곳에 모두 표시하는 데 사용할 수 있습니다.
이 외에도 Dropbox Paper는 쉽게 공유할 수 있으며 사용자는 댓글을 달거나 마감일이나 마일스톤을 지정할 수도 있습니다. 이 기능은 최고의 문서 도구 중 하나로 손꼽히는 훌륭한 기능입니다. 또한 이미 Dropbox 계정이 있는 경우 무료로 사용할 수 있어 Dropbox를 스토리지 소프트웨어로 사용하는 팀에게 큰 도움이 될 수 있습니다.
Dropbox Paper는 사용하기 매우 쉬운 인터페이스를 갖추고 있어 지루할 수도 있는 문서 정리를 재미있고 창의적으로 할 수 있습니다. 하지만 문서를 공개적으로 표시하는 데는 적합하지 않습니다. 내부 위키를 외부에 공개하고 싶은 야망이 있다면 Dropbox Paper는 적합하지 않을 수 있습니다.
7. 누클리노 - 구조 및 시각화에 적합
누클리노는 내부 문서를 가장 체계적으로 정리할 수 있도록 설계된 문서 소프트웨어입니다. 중첩 목록부터 표, 마인드맵, 칸반 보드에 이르기까지, Nuclino는 다른 어떤 문서 도구도 할 수 없는 방식으로 워크플로우를 시각화할 수 있도록 도와줍니다. 내부 문서를 이 각도에서 보면 병목 현상을 쉽게 파악하고 팀의 진행 상황을 모니터링할 수 있습니다.
모든 작업을 하나의 도구에 통합하여 불필요한 컨텍스트 전환을 최소화할 수 있기 때문에 비동기식으로 소통하는remote 팀에게 매우 유용한 도구입니다.
깔끔하고 직관적인 UI를 갖춘 누클리노는 원활한 작업을 염두에 두고 설계되었습니다. 위키 스타일의 내부 링크 시스템을 통해 관련 문서를 쉽게 연결할 수 있습니다. 가장 좋은 점은? 누클리노는 동기화 문제 없이 동시에 공동 편집이 가능합니다. 다른 사용자가 업데이트를 볼 수 있도록 편집하고 저장할 필요가 없습니다. 모든 것이 자동으로 이루어지므로 매우 간편합니다.
표준 요금제는 사용자당 월 5달러부터 시작합니다.
8. GitHub - 개발자를 위한 최고의 문서화 소프트웨어
GitHub는 협업을 염두에 두고 구축된 개발자를 위한 문서화 플랫폼입니다. 어떤 애플리케이션이든 오픈 소스인 경우, 해당 코드 리포지토리를 GitHub에서 찾을 수 있습니다. 세계적으로 유명한 문서화 도구로, 코더들에게 최고의 선택입니다.
기본 GitHub 위키 섹션 또는 하나의 무료 페이지, 호스팅 및 사용자 정의 도메인을 가질 수 있는 GitHub 페이지 중에서 선택할 수 있습니다. GitHub 페이지를 Jekyll과 결합하면 매력적이고 현대적인 사이트를 만들 수 있습니다.
깃허브의 주요 단점 중 하나는 효과적으로 사용하려면 개발자의 기술이 필요하다는 점입니다. 모든 팀원이 액세스하지 못할 수도 있습니다. 또한 기술에 익숙하지 않은 사람은 탐색하기가 다소 어려울 수 있습니다.
리포지토리가 공개되어도 상관없다면 GitHub는 완전히 무료로 사용할 수 있습니다. 하지만 팀에서 새로운 애플리케이션이나 웹사이트를 코딩하는 경우 코드를 비공개로 유지하고 싶을 것입니다. 이 경우 Team 요금제를 사용하면 사용자당 연간 $44를 지불할 수 있습니다.
내부 문서 정리
보시다시피, 정리해야 할 내용에 따라 다양한 문서화 도구가 있습니다. 이 목록이 의사 결정 과정에 도움이 되었기를 바라며, 내면의 모니카는 잠시 내려놓고 이러한 문서화 플랫폼 중 하나에 작업을 맡기시기 바랍니다.
