Dla wielu osób zajmujących się sprzedażą termin „plany poprawy wyników” (PIP) często budzi niepokój, sugerując ostatni krok przed potencjalnym zwolnieniem. Ta reakcja, choć powszechna, naprawdę pomija prawdziwy cel i potencjalne korzyści wynikające z zastosowania PIP, zwłaszcza w sprzedaży — dziedzinie, w której wyniki mają bezpośredni wpływ na wyniki finansowe i są niezwykle łatwe do monitorowania. 

Programy PIP nie mają na celu zwolnień (chociaż wiele z nich zostało wykorzystanych w ten sposób!), ale stanowią konstruktywne ramy mające na celu rozwój, budowanie lepszych umiejętności sprzedażowych i zapewnienie, że specjaliści ds. sprzedaży nie tylko osiągają swoje cele, ale nawet je przekraczają. Ma to być rozwiązanie korzystne zarówno dla przedstawicieli handlowych, jak i dla firmy. 

Stanowiska związane ze sprzedażą, charakteryzujące się jasnymi wskaźnikami wydajności i wysoką widocznością w organizacjach, mogą wiele zyskać dzięki ustrukturyzowanemu wsparciu i realnym celom oferowanym przez dobrze zaprojektowany program PIP. W niniejszym przewodniku postaramy się obalić mity dotyczące programów PIP i podkreślić ich rolę jako solidnych narzędzi rozwoju i sukcesu w konkurencyjnym i zorientowanym na wyniki świecie sprzedaży, zwłaszcza w dzisiejszych środowiskach pracy remote hybrydowej.

Spis treści

Czym są plany poprawy wyników?

PIP to jedno z głównych narzędzi wykorzystywanych przezkierownictwo sprzedażyw organizacjach do rozwiązywania i korygowania problemów związanych z wydajnością pracowników. Stanowią one formalny, udokumentowany proces stworzony i zaprojektowany w celu wspierania pracowników w pokonywaniu wyzwań związanych z pracą, mający na celu poprawę wydajności, aby spełnić oczekiwane standardy.

PIP-y określają konkretne obszary, w których wyniki pracownika są niewystarczające, wyznaczają jasne i osiągalne cele poprawy oraz określają harmonogram realizacji tych celów. Obejmują one również regularne spotkania kontrolne i sesje informacji zwrotnej w celu monitorowania postępów i wprowadzania niezbędnych zmian. 

Programy PIP mają na celu ułatwienie otwartej i szczerej komunikacji między pracownikami a kierownictwem, zapewniając jasność i spójność oczekiwań. Dzięki ustalonemu podejściu do rozwiązywania problemów związanych z wydajnością, programy PIP pomagają zatrzymać cenne talenty, które w przeciwnym razie mogłyby zostać utracone z powodu nieporozumień lub braku wskazówek. Pozwalają one również zidentyfikować obszary, w których kierownicy sprzedaży powinni położyć nacisk na konkretne moduły szkoleniowe, oraz wszelkie obszary, w których dana osoba może potrzebować dodatkowego wsparcia. W środowiskach remote , gdzie fizyczna odległość może potęgować trudności w komunikacji, ma to kluczowe znaczenie, ponieważ nie jest łatwo zobaczyć, co dzieje się w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z PIP może przynieść korzyści nie tylko poszczególnym pracownikom. Dla organizacji PIP przyczyniają się do twor zenia kultury odpowiedzialności i ciągłego doskonalenia. Pokazują również zaangażowanie w rozwój i utrzymanie pracowników, co może poprawić ogólne morale i zmniejszyć wskaźniki rotacji. Poświęcanie czasu i wysiłku na PIP pokazuje inwestycję i wsparcie dla zespołu sprzedaży.

Dla pracowników objęcie programem PIP oznacza jasny, obiektywny plan poprawy, połączony ze wsparciem ze strony kierownictwa, co może stanowić czynnik motywujący do rozwoju osobistego i zawodowego.

 Ostatecznie, o ile są one skutecznie realizowane i odpowiednio przygotowane z właściwymi intencjami, programy PIP mogą przekształcić potencjalne odejścia w sukcesy. Potwierdza to, że przy odpowiednim wsparciu i wskazówkach pracownicy osiągający słabe wyniki mogą stać się cennymi członkami zespołu.

Co powinno znaleźć się w planie poprawy wydajności?

Program poprawy wydajności (PIP) składa się z kilku kluczowych elementów, które wspólnie pomagają pracownikowi przejść od słabych wyników do osiągnięcia i przekroczenia oczekiwań związanych z jego stanowiskiem. Zrozumienie tych elementów jest niezbędne zarówno dla nowych, jak i doświadczonych menedżerów, aby skutecznie wdrożyć program PIP. Oto zestawienie elementów składających się na program PIP:

Konkretne obszary wymagające poprawy: Program PIP rozpoczyna się od jasnego określenia konkretnych obszarów wydajności, które wymagają poprawy. Obszary te powinny być bezpośrednio powiązane z obowiązkami pracownika i oczekiwaniami określonymi w opisie jego stanowiska. Bardzo ważne jest, aby obszary te zostały zdefiniowane w sposób obiektywny i precyzyjny, aby uniknąć wszelkich niejasności.

Mierzalne cele: Dla każdego obszaru wymagającego poprawy, PIP musi ustalić mierzalne cele, które pracownik powinien osiągnąć.

Cele te powinny być SMART: konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie. Wyznaczanie celów SMART gwarantuje, że postępy można oceniać pod względem ilościowym i jakościowym. Oto szczegółowy opis tego, jak tworzyć cele SMART.

Plan działania: Plan działania określa kroki, które pracownik podejmie, aby osiągnąć wyznaczone cele. Mogą one obejmować szkolenia, warsztaty lub konkretne zadania, które pomogą poprawić jego wyniki. Plan działania powinien również określać wszelkie zasoby lub wsparcie, które firma zapewni pracownikowi, aby pomóc mu w jego wysiłkach na rzecz poprawy wyników. Jest to naprawdę kluczowe, ponieważ aby pracownik osiągający słabe wyniki mógł osiągnąć postępy, należy mu zapewnić narzędzia umożliwiające wprowadzenie tych zmian. 

Harmonogram: Kluczowym elementem PIP jest harmonogram, który określa czas trwania planu. Typowy PIP trwa od 30 do 90 dni, zapewniając jasne ramy czasowe dla osiągnięcia wyznaczonych celów. Harmonogram pomaga zarówno pracownikowi, jak i kierownikowi zachować odpowiedzialność i skupić się na procesie doskonalenia.

Monitorowanie i informacja zwrotna: Regularne spotkania i sesje informacyjne są bardzo ważne dla powodzenia programu PIP. Spotkania te stanowią okazję do oceny postępów pracownika, omówienia ewentualnych problemów i wprowadzenia zmian w planie, jeśli to konieczne. Skuteczna informacja zwrotna ma charakter konstruktywny i koncentruje się na konkretnych osiągnięciach oraz obszarach wymagających dalszej poprawy.

Kryteria wyników: Na koniec, PIP powinien jasno określać kryteria sukcesu, opisując, co stanowi zadowalającą poprawę wyników. Powinien również szczegółowo określać konsekwencje nieosiągnięcia celów PIP, które mogą obejmować dalsze działania dyscyplinarne lub, w niektórych przypadkach, rozwiązanie umowy o pracę.

Jak napisać plan poprawy wydajności

Sporządzenie planu wymaga zachowania równowagi między jasnością, konkretnością i wsparciem, aby pracownik nie tylko zrozumiał obszary wymagające poprawy, ale także poczuł się zmotywowany do wprowadzenia tych zmian. 

Oto podejście, które kładzie nacisk na empatię, jasność i praktyczność w procesie tworzenia:

Krok 1: Zacznij od empatii i obiektywizmu

Rozpocznij PIP od wyrażenia wsparcia i zrozumienia. Doceniaj wkład pracownika i potwierdź zaangażowanie firmy w jego rozwój i sukces. Bardzo ważne jest, aby podejść do programu PIP z chęcią pomocy pracownikowi w osiągnięciu sukcesu, a nie jako środek karny. Tworzy to konstruktywny ton dokumentu i procesu poprawy. Ponadto, jeśli członek zespołu osiąga słabe wyniki, prawdopodobnie jest już tego w pełni świadomy, więc zapewniając go i stosując pozytywne wzmocnienie, prawdopodobnie przyjmie wszelką krytykę w sposób bardziej dyplomatyczny i mniej defensywny. 

Krok 2: Szczegółowe określenie konkretnych braków w wydajności

Wykorzystaj dane i przykłady, aby szczegółowo opisać, gdzie i w jaki sposób wyniki pracownika są niewystarczające. Należy to zrobić w sposób obiektywny, unikając sformułowań, które mogłyby zostać zinterpretowane jako osobista krytyka. Zamiast tego skup się na konkretnych zachowaniach i wynikach, które wymagają poprawy. Taka jasność pomoże pracownikowi zrozumieć dokładną naturę problemów i to, jak wygląda sukces.

Krok 3: Wspólne ustalanie celów

Zaangażuj pracownika w ustalanie celów dotyczących doskonalenia. Takie integracyjne podejście nie tylko wzmacnia pozycję pracownika, ale także zwiększa jego zaangażowanie w osiąganie wyznaczonych celów. Upewnij się, że cele te są SMART, i zachęcaj pracownika do wyrażania opinii na temat wsparcia, jakiego potrzebuje, aby je osiągnąć.

Krok 4: Przedstaw jasny plan działania

Opracuj szczegółowy plan działania, który obejmuje zarówno obowiązki pracownika, jak i zobowiązania dotyczące wsparcia ze strony kierownika lub organizacji. Określ wszelkie zasoby, szkolenia lub mentoring, które zostaną zapewnione. Plan ten powinien być realistyczny i umożliwiać osiągnięcie znaczących postępów w ramach harmonogramu PIP.

Krok 5: Ustal punkty kontrolne dla informacji zwrotnych i dostosowań

Określ regularne terminy przeglądu postępów, np. cotygodniowe rozmowy telefoniczne i spotkania. Powinny to być okazje do otwartej rozmowy, umożliwiające wprowadzenie niezbędnych zmian w planie w oparciu o postępy pracownika i jego opinie.

Krok 6: Jasno określ wyniki

Jasno określ, jak wygląda pomyślne zakończenie programu PIP, a także potencjalne konsekwencje nieosiągnięcia celów planu. Podkreśl jednak, że organizacja pragnie, aby pracownik odniósł sukces i nadal wnosił swój wkład w pracę zespołu.

Skupiając się na tych krokach, PIP powinien stanowić solidny plan działania na rzecz konstruktywnego dialogu, praktycznych kroków prowadzących do poprawy i, ostatecznie, silniejszych i bardziej zaangażowanych pracowników. Takie podejście gwarantuje, że PIP jest narzędziem służącym rozwojowi, a nie dyscyplinowaniu, odzwierciedlającym bardziej zniuansowaną i wspierającą rolę współczesnego zarządzania.

Szablony planów poprawy wydajności

Jeśli nadal nie wiesz, od czego zacząć pisanie PIP, poniżej zamieściliśmy kilka szablonów PIP. Szablony te powinny posłużyć jako punkt wyjścia do stworzenia skutecznego PIP dostosowanego do Twoich konkretnych potrzeb. 

ClickUp oferuje kompleksowy przewodnik po planach poprawy wydajności (PIP), w tym bezpłatne szablony do pobrania. Szablony te zostały zaprojektowane tak, aby można je było łatwo dostosować do indywidualnych potrzeb każdego pracownika w procesie poprawy wydajności. Zapewniają one również solidną strukturę, która obejmuje wszystkie istotne elementy planu PIP, dzięki czemu nie przeoczysz żadnych naprawdę ważnych kroków. Odwiedź ClickUp, aby uzyskać szablony i więcej informacji.

AIHR udostępnia również szczegółowy szablon PIP, który kładzie nacisk na przejrzystość, prostotę i skuteczność. Szablon ten jest szczególnie przydatny dla specjalistów ds. HR i menedżerów poszukujących prostego, krok po kroku przewodnika, który pomoże im wspierać pracowników wymagających poprawy wyników.Zapoznaj się z szablonem AIHR tutaj.

HiBob ma siedzibę w Wielkiej Brytanii i oferuje intuicyjny i łatwo dostosowywalny szablon PIP, zaprojektowany z myślą o potrzebach współczesnych pracowników, w tym remote . Zapoznaj się zszablonem PIP firmy HiBob.

Szablony te stanowią doskonały punkt wyjścia do wdrożenia omówionych strategii. Oferują one praktyczne ramy, które można dostosować do własnych potrzeb oraz indywidualnych potrzeb pracowników. Korzystając z tych szablonów, należy pamiętać o skupieniu się na jasnej komunikacji, mierzalnych celach i konstruktywnej informacji zwrotnej, aby zmaksymalizować skuteczność programów PIP.

Jakie są wyzwania związane ze zdalnym wdrażaniem PIP?

Wykorzystanie PIP w przypadku zespołu sprzedaży pracującego zdalnie może wiązać się z kilkoma przeszkodami, które menedżerowie muszą pokonywać ostrożnie i strategicznie. Fizyczna odległość może naprawdę utrudniać komunikację, komplikować monitorowanie postępów i potencjalnie prowadzić do poczucia izolacji pracownika objętego PIP. 

Oto kilka kwestii, które mogą się pojawić, wraz z pomysłami, jak je rozwiązać, aby uzyskać maksymalny efekt. 

1. Bariery komunikacyjne: Bez drobnych sygnałów pojawiających się podczas bezpośredniej interakcji wyrażenie empatii i wsparcia za pośrednictwem programu PIP może być trudne.
Rozwiązanie: Wykorzystaj rozmowy wideo do dyskusji związanych z programem PIP, aby nadać im osobisty charakter i zapewnić jasność. Regularne, zaplanowane spotkania mogą pomóc w utrzymaniu otwartej komunikacji.

2. Trudności w monitorowaniu postępów: Remote może utrudniać menedżerom bezpośrednią obserwację zmian w wydajności pracowników.
Rozwiązanie: Wprowadź narzędzia cyfrowe i platformy, które umożliwiają przejrzyste śledzenie postępów w realizacji celów. Zachęcaj pracowników do dzielenia się aktualnymi informacjami i wyzwaniami. Pamiętaj, aby poinformować ich, że wdrażasz te narzędzia, aby 

3. Utrzymanie zaangażowania i motywacji: Remote objęci programem PIP mogą czuć się odizolowani lub odłączeni od zespołu, co wpływa na ich motywację.
Rozwiązanie: Stwórz wirtualne środowisko zespołowe, które wspiera współpracę i integrację. Publicznie doceniaj postępy i osiągnięcia, aby podnieść morale.

4. Zapewnienie odpowiedniego wsparcia: Znalezienie i dostarczenie odpowiednich zasobów wsparcia może być trudniejsze w przypadku pracy zdalnej.Rozwiązanie
:Skorzystaj z zasobów szkoleniowych online i wirtualnych programów mentorskich. Upewnij się, że pracownik wie, jak uzyskać dostęp do tych zasobów i z kim się skontaktować, aby uzyskać pomoc. Alternatywnie, korzystając z narzędzia takiego jak tl;dv stworzyć bibliotekę rozmów sprzedażowych, które mogą służyć jako narzędzia sprzedażowe dla całego zespołu. 

Aktywne podejście do tych wyzwań pozwala menedżerom stworzyć skuteczny proces remote , który zapewnia wsparcie. Takie podejście nie tylko pomaga pracownikom w doskonaleniu się, ale także wzmacnia spójność i produktywność remote .

Skuteczne wykorzystanie PIP

PIP to podstawowe narzędzie w arsenale menedżera, które nie jest krokiem w kierunku zwolnienia, ale wsparciem dla sukcesu pracownika. Zwłaszcza w środowiskach remote , gdzie tradycyjne metody nadzoru są mniej skuteczne, PIP oferuje jasne podejście do identyfikacji, rozwiązywania i pokonywania wyzwań związanych z wydajnością. Kluczem do sukcesu PIP jest jasna komunikacja, mierzalne cele oraz konsekwentne wsparcie i informacje zwrotne.

Zintegrowanie narzędzi takich jak tl;dv znacznie usprawnić proces PIP w remote , zapewniając przejrzystość i odpowiedzialność, a jednocześnie oszczędzając czas. Dzięki rejestrowaniu i podsumowywaniu istoty ważnych dyskusji tl;dv zarówno menedżerom, jak i pracownikom zachować spójność w zakresie celów i postępów, sprawiając, że droga do poprawy staje się jasna i łatwa do zarządzania.

Po omówieniu znaczenia, struktury i strategii wdrażania programów PIP należy pamiętać, że ostatecznym celem jest wspieranie kultury ciągłego doskonalenia i wsparcia. 

Zachęcamy menedżerów i specjalistów ds. zasobów ludzkich do wykorzystania potencjału tl;dv usprawnienia procesów PIP, zwiększając ich skuteczność i wydajność. 

Pobierz tl;dv i wykorzystaj go, aby wesprzeć znaczący krok w kierunku optymalizacji planów poprawy remote , zapewniając każdemu pracownikowi możliwość osiągnięcia sukcesu i rozwoju w ramach organizacji.

Pobierz tl;dv za darmo