Frau, die mit einem Laptop auf dem Boden sitzt und sich einen Plan zur Leistungsverbesserung ansieht

Pläne zur Leistungsverbesserung (PIPs): Mastering mit Vorlagen, Schreibanleitungen und wichtigen Einblicken

Bei vielen Vertriebsmitarbeitern löst der Begriff "Leistungsverbesserungspläne" (Performance Improvement Plans, PIP) häufig Alarmglocken aus, da er an einen letzten Schritt vor einer möglichen Entlassung denken lässt. Diese Reaktion ist zwar weit verbreitet, übersieht aber die eigentliche Absicht und die potenziellen Vorteile des Einsatzes von PIPs, insbesondere im Vertrieb - einem Bereich, in dem sich die Leistung direkt auf das Endergebnis auswirkt und unglaublich leicht zu überwachen ist. 

PIPs sind nicht als Einfallstor für Entlassungen gedacht (obwohl viele auf diese Weise missbraucht wurden!), sondern als konstruktiver Rahmen, der auf Wachstum, den Aufbau besserer Verkaufsfähigkeiten und darauf abzielt, dass die Vertriebsmitarbeiter ihre Ziele nicht nur erreichen, sondern übertreffen. Es soll ein Gewinn für beide Seiten sein, für den Verkäufer und für das Unternehmen. 

Vertriebsfunktionen mit ihren klaren Leistungskennzahlen und ihrer hohen Sichtbarkeit innerhalb des Unternehmens profitieren in hohem Maße von der strukturierten Unterstützung und den umsetzbaren Zielen, die ein gut konzipierter PIP bietet. In diesem Leitfaden werden wir versuchen, mit den Mythen rund um die PIPs aufzuräumen und ihre Rolle als solide Instrumente für die Entwicklung und den Erfolg in der wettbewerbs- und ergebnisorientierten Welt des Verkaufs hervorzuheben, insbesondere in den heutigen remote oder hybriden Arbeitsumgebungen.

Inhaltsübersicht

Was sind Pläne zur Leistungsverbesserung?

PIPs sind eines der wichtigsten Instrumente, die von Unternehmen eingesetzt werden, um Leistungsprobleme von Mitarbeitern anzugehen und zu beheben. Sie dienen als formaler, dokumentierter Prozess, der entwickelt und gestaltet wurde, um Mitarbeiter bei der Bewältigung arbeitsbezogener Herausforderungen zu unterstützen, mit dem Ziel, die Leistung zu verbessern und die erwarteten Standards zu erfüllen.

In den PIPs werden spezifische Bereiche beschrieben, in denen die Leistung eines Mitarbeiters unzureichend ist, klare und erreichbare Ziele für Verbesserungen festgelegt und ein Zeitplan für die Erreichung dieser Ziele vorgegeben. Sie beinhalten auch regelmäßige Kontroll- und Feedbackgespräche, um die Fortschritte zu überwachen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. 

PIPs sollen eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Managern erleichtern und sicherstellen, dass die Erwartungen klar sind und übereinstimmen. Indem sie einen klaren Ansatz für die Behandlung von Leistungsproblemen bieten, tragen die PIPs dazu bei, wertvolle Talente zu erhalten, die andernfalls aufgrund von Missverständnissen oder mangelnder Anleitung verloren gehen könnten. Sie können auch aufzeigen, wo Vertriebsleiter den Schwerpunkt auf bestimmte Schulungsmodule legen müssen und in welchen Bereichen die Unterstützung für die betreffende Person fehlen könnte. In remote Arbeitsumgebungen, in denen die räumliche Entfernung die Kommunikation erschweren kann, ist dies von entscheidender Bedeutung, da es nicht einfach ist, in Echtzeit zu sehen, was passiert.

Der Einsatz von PIPs kann weit über den einzelnen Mitarbeiter hinaus von Nutzen sein. Für die Organisation tragen die PIPs zu einer Kultur der Verantwortlichkeit und der kontinuierlichen Verbesserung bei. Sie zeigen auch ein Engagement für die Entwicklung und Bindung der Mitarbeiter, was die allgemeine Arbeitsmoral verbessern und die Fluktuationsrate senken kann. Wer Zeit und Mühe in die PIPs investiert, zeigt damit, dass er sein Verkaufsteam unterstützt.

Für die Mitarbeiter bietet die Aufnahme in einen PIP einen klaren, objektiven Plan zur Verbesserung, verbunden mit der Unterstützung durch das Management, was ein motivierender Faktor für die persönliche und berufliche Entwicklung sein kann.

 Solange sie effektiv durchgeführt und mit den richtigen Absichten vorbereitet werden, können die PIPs potenzielle Aussteiger in Erfolgsgeschichten verwandeln. Dies unterstreicht, dass leistungsschwache Mitarbeiter mit der richtigen Unterstützung und Anleitung wertvolle Beiträge für das Team leisten können.

Was sollte in einem Plan zur Leistungsverbesserung enthalten sein?

Ein PIP besteht aus mehreren Schlüsselkomponenten, die zusammenwirken, um den Fortschritt eines Mitarbeiters von unzureichender Leistung hin zur Erfüllung und Übererfüllung seiner beruflichen Erwartungen zu steuern. Das Verständnis dieser Komponenten ist sowohl für neue als auch für erfahrene Manager unerlässlich, um einen PIP effektiv umzusetzen. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Elemente, aus denen ein PIP besteht:

Spezifische Bereiche, die verbessert werden müssen: Der PIP beginnt mit einer klaren Identifizierung der spezifischen Leistungsbereiche, die verbessert werden müssen. Diese Bereiche sollten in direktem Zusammenhang mit den Aufgaben des Mitarbeiters und den in seiner Rollenbeschreibung formulierten Erwartungen stehen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass diese Bereiche objektiv und präzise definiert werden, um jegliche Unklarheit zu vermeiden.

Messbare Ziele: Für jeden ermittelten Verbesserungsbereich muss der PIP messbare Ziele festlegen, die der Mitarbeiter erreichen soll.

Diese Ziele sollten SMART sein: Spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Die Festlegung von SMART-Zielen gewährleistet, dass Fortschritte quantitativ und qualitativ bewertet werden können. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie SMART-Ziele erstellen.

Aktionsplan: Der Aktionsplan beschreibt die Schritte, die der Mitarbeiter unternehmen wird, um die festgelegten Ziele zu erreichen. Dazu können Schulungen, Workshops oder spezifische Aufgaben gehören, die zur Verbesserung der Leistung beitragen. Der Aktionsplan sollte auch die Ressourcen oder die Unterstützung aufführen, die das Unternehmen dem Mitarbeiter bei seinen Verbesserungsbemühungen zur Verfügung stellen wird. Dies ist sehr wichtig, denn damit ein Mitarbeiter mit unzureichenden Leistungen Fortschritte machen kann, müssen ihm die Mittel an die Hand gegeben werden, um diese Veränderungen zu erreichen. 

Zeitplan: Ein wesentlicher Bestandteil des PIP ist der Zeitplan, der die Dauer des Plans festlegt. Ein typischer PIP dauert zwischen 30 und 90 Tagen und bietet einen klaren Zeitrahmen für die Erreichung der gesetzten Ziele. Der Zeitplan trägt dazu bei, dass sowohl der Mitarbeiter als auch die Führungskraft zur Verantwortung gezogen werden und sich auf den Verbesserungsprozess konzentrieren können.

Überwachung und Feedback: Regelmäßige Kontroll- und Feedbackgespräche sind für den Erfolg eines PIP sehr wichtig. Diese Treffen bieten die Möglichkeit, die Fortschritte des Mitarbeiters zu überprüfen, Herausforderungen anzusprechen und gegebenenfalls Anpassungen am Plan vorzunehmen. Wirksames Feedback ist konstruktiv und konzentriert sich auf bestimmte Leistungen und Bereiche, in denen weitere Verbesserungen möglich sind.

Kriterien für das Ergebnis: Schließlich sollte der PIP die Erfolgskriterien klar definieren und darlegen, was eine zufriedenstellende Leistungsverbesserung ausmacht. Er sollte auch die Konsequenzen aufzeigen, die sich ergeben, wenn die Ziele des PIP nicht erreicht werden, was weitere disziplinarische Maßnahmen oder in manchen Fällen auch eine Kündigung beinhalten kann.

Wie man einen Plan zur Leistungsverbesserung schreibt

Die Ausarbeitung eines Plans erfordert ein ausgewogenes Verhältnis von Klarheit, Spezifität und Unterstützung, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter nicht nur die verbesserungsbedürftigen Bereiche versteht, sondern sich auch befähigt fühlt, diese Verbesserungen vorzunehmen. 

Hier ist ein Ansatz, der Einfühlungsvermögen, Klarheit und Praktikabilität bei der Erstellung von Texten in den Vordergrund stellt:

Schritt 1: Beginnen Sie mit Empathie und Objektivität

Beginnen Sie den PIP mit einem Ton der Unterstützung und des Verständnisses. Erkennen Sie die Beiträge des Mitarbeiters an und bekräftigen Sie das Engagement des Unternehmens für sein Wachstum und seinen Erfolg. Es ist von entscheidender Bedeutung, den PIP mit dem Wunsch zu beginnen, dem Mitarbeiter zum Erfolg zu verhelfen, und nicht als Strafmaßnahme. Dadurch wird ein konstruktiver Ton für das Dokument und den Verbesserungsprozess vorgegeben. Wenn ein Teammitglied unterdurchschnittliche Leistungen erbringt, ist es sich dessen wahrscheinlich bereits bewusst. Wenn man ihm Mut macht und es positiv bestärkt, wird es Kritik wahrscheinlich diplomatischer und weniger defensiv aufnehmen. 

Schritt 2: Spezifische Leistungslücken aufzeigen

Zeigen Sie anhand von Daten und Beispielen auf, wo und wie die Leistung des Mitarbeiters zu wünschen übrig lässt. Dies sollte objektiv geschehen, wobei jede Formulierung vermieden werden sollte, die als persönliche Kritik ausgelegt werden könnte. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die spezifischen Verhaltensweisen und Ergebnisse, die verbessert werden müssen. Diese Klarheit hilft dem Mitarbeiter, die genaue Art der Probleme zu verstehen und zu erkennen, wie Erfolg aussieht.

Schritt 3: Gemeinsame Zielsetzung

Beziehen Sie die Mitarbeiter in die Festlegung ihrer Verbesserungsziele ein. Dieser integrative Ansatz gibt dem Mitarbeiter nicht nur mehr Befugnisse, sondern erhöht auch sein Engagement für die Erreichung der gesetzten Ziele. Stellen Sie sicher, dass diese Ziele SMART sind, und ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihre Gedanken darüber zu äußern, welche Unterstützung sie zur Erreichung der Ziele benötigen.

Schritt 4: Erstellen Sie einen klaren Aktionsplan

Skizzieren Sie einen schrittweisen Aktionsplan, der sowohl die Verantwortlichkeiten des Mitarbeiters als auch die Unterstützungszusagen der Führungskraft oder des Unternehmens enthält. Geben Sie an, welche Ressourcen, Schulungen oder Mentoren zur Verfügung gestellt werden sollen. Dieser Plan sollte realistisch sein, damit innerhalb des Zeitrahmens des PIP sinnvolle Fortschritte erzielt werden können.

Schritt 5: Festlegung von Kontrollpunkten für Feedback und Anpassungen

Legen Sie regelmäßige Termine zur Überprüfung der Fortschritte fest, z. B. wöchentliche Telefonate und Nachholtermine. Bei diesen Terminen sollte ein offener Dialog stattfinden, damit der Plan je nach den Fortschritten und dem Feedback des Mitarbeiters angepasst werden kann.

Schritt 6: Klare Definition der Ergebnisse

Legen Sie klar dar, wie der erfolgreiche Abschluss des PIP aussieht und welche Folgen es haben kann, wenn die Ziele des Plans nicht erreicht werden. Betonen Sie jedoch den Wunsch des Unternehmens, dass der Mitarbeiter erfolgreich ist und weiterhin seinen Beitrag zum Team leistet.

Durch die Konzentration auf diese Schritte sollte ein PIP ein solider Fahrplan für einen konstruktiven Dialog, umsetzbare Verbesserungsschritte und letztendlich einen stärkeren, engagierteren Mitarbeiter sein. Dieser Ansatz stellt sicher, dass der PIP ein Instrument zur Entwicklung und nicht zur Disziplinierung ist, was die differenzierte und unterstützende Rolle des modernen Managements widerspiegelt.

Vorlagen für Pläne zur Leistungsverbesserung

Wenn Sie immer noch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, wenn es darum geht, einen PIP zu schreiben, haben wir hier eine Reihe von PIP-Vorlagen verlinkt. Diese Vorlagen sollen als Ausgangspunkt für die Erstellung eines effektiven und auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnittenen PIP dienen. 

ClickUp bietet einen umfassenden Leitfaden für PIPs, einschließlich kostenloser, herunterladbarer Vorlagen. Diese Vorlagen sind so konzipiert, dass sie leicht anpassbar sind, so dass Sie sie an die einzigartigen Umstände der Leistungsverbesserungsreise jedes Mitarbeiters anpassen können. Außerdem bieten sie eine solide Struktur, die alle wesentlichen Komponenten eines PIP abdeckt und sicherstellt, dass Sie keine wirklich wichtigen Schritte übersehen. Besuchen Sie ClickUp für Vorlagen und mehr.

Die AIHR bietet auch eine detaillierte PIP-Vorlage an, die auf Klarheit, Einfachheit und Effektivität ausgerichtet ist. Diese Vorlage ist besonders nützlich für Personalverantwortliche und Manager, die einen einfachen, schrittweisen Leitfaden für die Unterstützung von Mitarbeitern suchen, die eine Leistungsverbesserung benötigen. Sehen Sie sich die AIHR-Vorlage hier an.

HiBob hat seinen Sitz im Vereinigten Königreich und bietet eine intuitive und leicht anpassbare PIP-Vorlage, die auf die Bedürfnisse moderner Arbeitskräfte, einschließlich remote , zugeschnitten ist. Sehen Sie sich die PIP-Vorlage von HiBob an.

Diese Vorlagen sind ein guter Ausgangspunkt für die Umsetzung der besprochenen Strategien. Sie bieten einen praktischen Rahmen, den Sie an Ihre Bedürfnisse und an die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter anpassen können. Denken Sie bei der Verwendung dieser Vorlagen daran, den Schwerpunkt auf klare Kommunikation, messbare Ziele und unterstützendes Feedback zu legen, um die Wirksamkeit Ihrer PIPs zu maximieren.

Was sind die Herausforderungen bei der Durchführung von PIPs aus der Ferne?

Der Einsatz von PIPs für ein Vertriebsteam, das aus der Ferne arbeitet, kann einige Hürden mit sich bringen, die von den Führungskräften mit Sorgfalt und Strategie überwunden werden müssen. Die räumliche Entfernung kann die Kommunikation erschweren, die Überwachung des Fortschritts komplizierter machen und möglicherweise zu einem Gefühl der Isolation für den Mitarbeiter im Rahmen des PIP führen. 

Im Folgenden finden Sie einige mögliche Probleme und einige Ideen, wie Sie diese umgehen können, um eine maximale Wirkung zu erzielen. 

1. Kommunikationshürden: Ohne die kleinen Signale, die bei einer Interaktion von Angesicht zu Angesicht auftauchen, kann es schwierig sein, Empathie und Unterstützung durch einen PIP auszudrücken.
Lösung: Nutzen Sie Videoanrufe für Diskussionen im Zusammenhang mit dem PIP, um eine persönliche Note hinzuzufügen und für Klarheit zu sorgen. Regelmäßige, geplante Rückmeldungen können helfen, die Kommunikation offen zu halten.

2. Schwierige Überwachung des Fortschritts: Remote Arbeit kann es Managern erschweren, Veränderungen in der Leistung eines Mitarbeiters direkt zu beobachten.
Lösung: Implementieren Sie digitale Tools und Plattformen, die eine transparente Verfolgung der Fortschritte im Vergleich zu den Zielen ermöglichen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Aktualisierungen und Herausforderungen mitzuteilen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie wissen lassen, dass Sie diese Tools einsetzen, um 

3. Aufrechterhaltung von Engagement und Motivation: Remote Mitarbeiter in einem PIP können sich isoliert oder vom Team abgekoppelt fühlen, was ihre Motivation beeinträchtigt.
Lösung: Fördern Sie eine virtuelle Teamumgebung, die Zusammenarbeit und Integration unterstützt. Erkennen Sie Verbesserungen und Erfolge öffentlich an, um die Moral zu steigern.

4. Angemessene Unterstützung bereitstellen: Die Identifizierung und Bereitstellung der richtigen Support-Ressourcen kann aus der Ferne komplexer sein.
Lösung: Nutzen Sie Online-Schulungsressourcen und virtuelle Mentorenprogramme. Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter weiß, wie er auf diese Ressourcen zugreifen kann und an wen er sich wenden muss, wenn er Hilfe benötigt. Alternativ dazu können Sie mit einem Tool wie tl;dv eine Bibliothek von Verkaufsanrufen aufbauen, die als Verkaufstools für das gesamte Team genutzt werden können. 

Indem sie diese Herausforderungen proaktiv angehen, können Manager einen unterstützenden und effektiven remote PIP-Prozess schaffen. Dieser Ansatz trägt nicht nur zur Verbesserung des Mitarbeiters bei, sondern stärkt auch den Zusammenhalt und die Produktivität des remote Teams.

Effektiver Einsatz von PIPs

PIPs sind ein zentrales Instrument im Arsenal des Managers, das nicht als ein Schritt zur Kündigung, sondern als ein unterstützender Weg zum Erfolg des Mitarbeiters gedacht ist. Vor allem in remote Arbeitsumgebungen, in denen traditionelle Aufsichtsmethoden weniger effektiv sind, bieten PIPs einen klaren Ansatz, um Leistungsprobleme zu erkennen, anzugehen und zu überwinden. Der Schlüssel zu einem erfolgreichen PIP liegt in einer klaren Kommunikation, messbaren Zielen und konsequenter Unterstützung und Rückmeldung.

Die Integration von Tools wie tl;dv kann den PIP-Prozess in remote deutlich verbessern und für Klarheit und Verantwortlichkeit sorgen und gleichzeitig Zeit sparen. Durch die Erfassung und Zusammenfassung der wichtigsten Diskussionen hilft tl;dv sowohl den Managern als auch den Mitarbeitern, sich an den Zielen und Fortschritten zu orientieren, wodurch der Weg zur Verbesserung klar und überschaubar wird.

Da wir uns mit der Bedeutung, der Struktur und den Umsetzungsstrategien für die PIPs beschäftigt haben, sollten Sie daran denken, dass das ultimative Ziel darin besteht, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und Unterstützung zu fördern. 

Wir ermutigen Manager und Personalverantwortliche, die Möglichkeiten von tl;dv zu nutzen, um ihre PIP-Prozesse zu verbessern und sie effektiver und effizienter zu gestalten. 

Laden Sie tl;dv noch heute herunter und nutzen Sie es, um einen wichtigen Schritt zur Optimierung Ihrer remote Leistungsverbesserungspläne zu machen und sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter die Möglichkeit hat, in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein und zu wachsen.

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